Öffentliche Ausschreibung 2022 ZV Landkreis Coburg - Scandienstleistungen - Digitalisierung, Einlagerung u. Vernichtung von Akten in Papierform Referenznummer der Bekanntmachung: 1020-0452-2022/000592 2022-05-10

ZV Landkreis Coburg - Scandienstleistungen - Digitalisierung, Einlagerung u. Vernichtung von Akten in Papierform Referenznummer der Bekanntmachung: 1020-0452-2022/000592

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Coburg
NUTS-Code: DE247 Coburg, Landkreis
Postleitzahl: 96450
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.coburg.de/Vergabeseite

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-180410f795a-94eff33430ce42

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: www.tender24.de

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

ZV Landkreis Coburg - Scandienstleistungen - Digitalisierung, Einlagerung u. Vernichtung von Akten in Papierform

Referenznummer der Bekanntmachung: 1020-0452-2022/000592

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

79999100 Scanning

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Scandienstleistung

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE247 Coburg, Landkreis

Hauptort der Ausführung:

Landratsamt Coburg

Lauterer Str. 60

96450 Coburg

Deutschland

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Leistung umfasst das einscannen u. digitalisieren von Papierakten. Ein Besichtigungstermin der Akten wird vor Ort am Landratsamt in Coburg stattfinden und ist verpflichtend wahrzunehmen. Es handelt sich hierbei voraussichtlich um 340 Ordner mit Rückenbreite 3-5 cm, 570 Ordner mit Rückenbreite 5 cm, 510 Ordner mit Rückenbreite 7-8 cm, 100 Hängemappen, 120 Hängehefter u. 4300 Pendelhefter aus ingesamt 5 Fach-/Aufgabenbereichen. Hinzu kommen ca. 300 Bebauungspläne mit Legende für den Fachbereich Bauwesen mit unterschiedlichen Formaten. Nach Zuschlag erfolgt eine Pilotphase, in welcher eine bestimmte Anzahl an Akten in Papierformen zum testweisen einscannen übergeben wird.

Die Akten müssen vom Auftragnehmer in selbst gestellten Transportbehältern abgeholt, befüllt u. transportiert werden. Dies hat in wöchentlichen, vom Auftraggeber festgelegten, Chargen zu erfolgen. Eil-scanns müssen gewährleistet werden können. Nach dem Scannen u. nach Freigabe durch den jeweiligen Fachbereich sind sie für 6 Monate aufzubewahren und danach zu vernichten. Die Vernichtung hat nach DIN 66399 mit mindestens nach Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 4, in einigen Fällen nach Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 5 zu erfolgen. Zur Einhaltung dieser Schutzklasse ist ein Nachweis bzw. Zertifikat vorzulegen.

Die erfolgreiche Vernichtung u. Entsorgung ist zertifiziert nachzuweisen. Das Scannen hat nach festgelegten Kriterien zu erfolgen. Wichtig ist, dass der Auftragnehmer in der Lage ist, die vom Auftraggeber festgelegten Metadaten je Vorgang o. Dokument zu erfassen und diese den Datensätzen in einem Excel-Dokument zuzuordnen. Darüber hinaus muss er in der Lage sein, die Metadaten des Datensatzes jeweils mit dem Dokumentennamen des Scans auszuliefern. Dokumente deren Zuordnung nicht möglich ist, sind in einer Fehlerdatei zu vermerken. Die Dateien sind zudem als sogenannte .IMP Dateien über eine verschlüsselte und datenschutzkonforme Downloadmöglichkeit bereitzustellen. Ebenso werden je Fachbereich Dokumente definiert, die im Original weiterhin aufzubewahren u. von der Vernichtung ausgeschlossen sind.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Die nachstehenden Kriterien

Preis

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 29/08/2022

Ende: 31/08/2023

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://www.tender24.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-180410f795a-94eff33430ce42

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://www.tender24.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-180410f795a-94eff33430ce42

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://www.tender24.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-180410f795a-94eff33430ce42

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 08/06/2022

Ortszeit: 09:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 22/08/2022

IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Tag: 08/06/2022

Ortszeit: 09:00

Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

entfällt

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Wir bitten um Beachtung:

Es werden "NUR" elektronische Angebote zugelassen!

Die in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen genannte Adresse (Postanschrift) ist "ausschließlich" für die Zusendung von Angebotsteilen gedacht, die nicht den elektronischen Angebotsunterlagen beigefügt werden können (z B. Muster, Proben, Modelle). Diese auf dem Postweg zugesandten Angebotsteile "müssen" der Vergabestelle bis zur Angebotseröffnung vorliegen.

Die Gesamtdateigröße "ALLER" Unterlagen der Angebote/Teilnahmeanträge dürfen 300 MB nicht überschreiten.

Termin bis zu bem Bieterfragen als rechtzeitig gestellt gelten: 25.05.2022

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.regierung.mittelfranken.bayern.de/aufg_abt/abt2/abt3Sg2101.htm

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Die Vergabekammer leitet gemäß § 160 Abs. 1 GWB ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

Der Antrag ist nach § 160 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nichtinnerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat.

Weiterhin ist der Antrag unzulässig, soweit der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.

Auch ist der Antrag unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagenerkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.

Ferner ist der Antrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

05/05/2022

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