Leistungen zur Durchführung der Sozialwahl 2023 Referenznummer der Bekanntmachung: 22-053
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Ort: München
NUTS-Code: DE2 Bayern
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.aok.de
Abschnitt II: Gegenstand
Leistungen zur Durchführung der Sozialwahl 2023
Die AOK Bayern ist eine rechtsfähige Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung und Versicherungsträger im Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung; die bei der AOK Bayern errichtete Pflegekasse ist Träger der sozialen Pflegeversicherung. Die Selbstverwaltung wird durch die Versicherten und die Arbeitgeber im Verwaltungsrat der AOK Bayern ausgeübt. Die Bildung des Verwaltungsrats erfolgt durch die Sozialversicherungswahlen.
Im Jahr 2023 finden Sozialversicherungswahlen statt, Wahltermin ist der 31. Mai 2023. Die AOK Bayern führt eine Ausschreibung zur Durchführung der Sozialversicherungswahlen 2023 durch.
Wesentlicher Gegenstand der Ausschreibung ist die technische und organisatorische Abwicklung der Sozialversicherungswahlen. Die rechtlichen Grundlagen sind der Wahlordnung für die Sozialversicherung (SVWO) und den maßgeblichen Bestimmungen des vierten Sozialgesetzbuches (§§ 43 ff SGB IV) zu entnehmen. Der Ablauf richtet sich nach dem aus den Wahlrechtsvorschriften abzuleitenden Wahlkalender. Die Wahlen sind frei und öffentlich; es gelten die Grundsätze der Verhältniswahl. Die Wahl erfolgt aufgrund von Vorschlagslisten. Dabei werden die Vertreter der Gruppe der Versicherten und der Gruppe der Arbeitgeber getrennt gewählt.
Bei den Sozialversicherungswahlen wird zwischen Urwahlen mit Stimmabgabe der Wahlberechtigten und Friedenswahlen, bei der eine Stimmabgabe entfällt, unterschieden. Für 2023 besteht aufgrund einer Änderung der gesetzlichen Rahmenbedingungen eine erhöhte Erwartung, dass es bei der AOK Bayern zu einer Urwahl kommen kann. Gewählt wird durch briefliche Stimmabgabe. Nur im Fall einer Urwahl hat der Auftragnehmer die beschriebenen Leistungen zu erbringen.
Gegenstand der Leistungsbeschreibung ist ausschließlich die Wahl der Versichertenvertreter/innen für den Verwaltungsrat der AOK Bayern im Rahmen der Sozialversicherungswahlen 2023. Die AOK Bayern als Auftraggeberin schreibt als zu erbringende Leistungen im Rahmen der Sozialwahlen 2023 die Produktion von Wahlunterlagen sowie deren Auswertung, Lagerung und Vernichtung aus. Die Ausschreibung erfolgt in 2 Fachlosen.
Fachlos 1: Produktion, Kuvertierung und Bereitstellung der Wahlunterlagen. Gefordert wird in Fachlos 1 die Herstellung der Wahlunterlagen (Anschreiben ein-schließlich Merkblatt auf der Rückseite - mit (integriertem) Wahlbrief, Stimmzettel, Versandumschlag). Hierzu hat der Auftragnehmer Produktionsleistungen inklusive Druck- und Weiterverarbeitungsleistungen, Datenverarbeitungsleistungen (Ver-/Entschlüsselung, Datenübermittlung) und Lettershopleistungen zu erbringen. Die Wahlunterlagen/Briefsendungen sind vorzusortieren, zwischenzulagern und an den von der AOK Bayern noch festzulegenden Versanddienstleister zu übergeben. Die AOK Bayern gibt diese dem Auftragnehmer nach Vertragsabschluss bekannt.
Fachlos 2: Auswertung der eingegangenen Wahlunterlagen. Hier wird die Abholung der als Rücklauf eingegangenen Wahlunterlagen, die Aufbewahrung und Aufbereitung/Vorbehandlung sowie Öffnung der Wahlbriefe, Auswertung der Stimmzettel und Meldung der ausgewerteten Stimmen gefordert. Die zeitlich befristete Lagerung der ausgewerteten Wahlunterlagen sowie deren datenschutzkonforme Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und Freigabe durch die AOK Bayern ist ebenfalls Leistungsbestandteil.
Die gesamte Sozialversicherungswahl 2023 unterliegt einem sehr strengen organisatorischen und zeitlich genau im Vierten Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) und in der Sozialversicherungswahlordnung (SVWO) festgelegten Ablauf. Der Auftragnehmer muss ein hohes Maß an Qualität, insbesondere im Hinblick auf die Güte der produzierten Wahlunterlagen, ein einwandfreies Schriftbild und die absolute Termineinhaltung sicherstellen.
Produktion, Kuvertierung und Bereitstellung der Wahlunterlagen
Gefordert wird in Fachlos 1 die Herstellung der Wahlunterlagen (Anschreiben einschließlich Merkblatt auf der Rückseite - mit (integriertem) Wahlbrief, Stimmzettel, Versandumschlag). Hierzu hat der Auftragnehmer Produktionsleistungen inklusive Druck- und Weiterverarbeitungsleistungen, Datenverarbeitungsleistungen (Ver-/Entschlüsselung, Datenübermittlung) und Lettershopleistungen zu erbringen.
Die Wahlunterlagen/Briefsendungen sind vorzusortieren, zwischenzulagern und an den von der AOK Bayern noch festzulegenden Versanddienstleister zu übergeben. Die AOK Bayern gibt diesen dem Auftragnehmer nach Vertragsabschluss bekannt.
Auswertung der eingegangenen Wahlunterlagen
Hier wird die Abholung der als Rücklauf eingegangenen Wahlunterlagen, die Aufbewahrung und Aufbereitung/Vorbehandlung sowie Öffnung der Wahlbriefe, Auswertung der Stimmzettel und Meldung der ausgewerteten Stimmen gefordert. Die zeitlich befristete Lagerung der ausgewerteten Wahlunterlagen sowie deren datenschutzkonforme Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und Freigabe durch die AOK Bayern ist ebenfalls Leistungsbestandteil.
Im Fall einer Wahlanfechtungsklage sind die Wahlunterlagen über den 29.02.2024 hinaus bis zum Abschluss des Verfahrens aufzubewahren und nach Freigabe durch die AOK Bayern zu vernichten.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Die Auftraggeberin überprüft das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Die Auftraggeberin hat zudem die Einhaltung der Anforderungen des Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, sicherzustellen. Die Bieter haben hierzu eine ausgefüllte und in Textform mit dem Namen des Erklärenden versehene Eigenerklärung zur Eignung (Anlage 8 zu den Vergabeunterlagen) einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften muss die Eigenerklärung zu Eignung für jedes Mitglied eingereicht werden. Sofern der Bieter Drittunternehmen benennt, muss die Eigenerklärung zu Eignung auch für die Drittunternehmen eingereicht werden.
Da die Auftraggeberin ab einem Auftragswert von [Betrag gelöscht] EUR dazu verpflichtet ist, für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung anzufordern bzw. eine Abfrage beim Wettbewerbsregister nach dem WRegG vorzunehmen, wird darauf hingewiesen, dass die zur Zuschlagserteilung vorgesehenen Bieter auf Anforderung durch die Auftraggeberin einen aktuellen Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) einreichen müssen, aus dem hervorgeht, wer die vertretungsberechtigten Personen sind.
Bei Bietergemeinschaften muss der Handelsregisterauszug für jedes Mitglied eingereicht werden.
Achtung: Dieser Eignungsnachweis muss noch nicht mit dem Angebot, sondern erst auf Anforderung durch die Auftraggeberin eingereicht werden!
Die Bieter belegen ihre wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch den Nachweis einer angemessenen und gültigen Betriebshaftpflichtversicherung (angemessen ist eine Deckungssumme in Höhe von [Betrag gelöscht] EUR pauschal für Personen-, Sach- und sämtliche Vermögensschäden pro Jahr), nicht älter als 12 Monate bei Angebotsfristende. Sofern der Bieter keine aktuell bestehende entsprechende Versicherung abgeschlossen hat, genügt eine Eigenerklärung, in welcher er bestätigt, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird. Dies hat er der Auftraggeberin spätestens eine Woche nach Mitteilung, dass sein Angebot zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist, nachzuweisen.
Bei Bietergemeinschaften ist der Nachweis über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung für jedes Mitglied einzureichen.
Achtung: Dieser Eignungsnachweis muss noch nicht mit dem Angebot, sondern erst auf Anforderung durch die Auftraggeberin eingereicht werden!
Die Bieter belegen ihre wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch den Nachweis einer angemessenen und gültigen Betriebshaftpflichtversicherung (angemessen ist eine Deckungssumme in Höhe von [Betrag gelöscht] EUR pauschal für Personen-, Sach- und sämtliche Vermögensschäden pro Jahr), nicht älter als 12 Monate bei Angebotsfristende. Sofern der Bieter keine aktuell bestehende entsprechende Versicherung abgeschlossen hat, genügt eine Eigenerklärung, in welcher er bestätigt, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird. Dies hat er der Auftraggeberin spätestens eine Woche nach Mitteilung, dass sein Angebot zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist, nachzuweisen.
Bei Bietergemeinschaften ist der Nachweis über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung für jedes Mitglied einzureichen.
Achtung: Dieser Eignungsnachweis muss noch nicht mit dem Angebot, sondern erst auf Anforderung durch die Auftraggeberin eingereicht werden!
a) in Los 1: Nachweis über ausreichende Erfahrung mit der auftragsgegenständlichen Leistung durch Nennung von mindestens 2 vergleichbaren Referenzaufträgen aus den vergangenen 6 Jahren unter Angabe des Auftraggebers des Referenzauftrags einschließlich eines Ansprechpartners des Auftraggebers nebst Telefonnummer für Rückfragen, des Auftragsinhalts und des Leistungszeitraums. Die Referenzaufträge müssen nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad vergleichbar sein.
Mindestens ein Referenzauftrag muss die Durchführung einer erfolgreichen Produktion, Konfektionierung und Kuvertierung von Wahlunterlagen oder/ und hochwertigen Massendrucksachen wie z.B. Mailings, Infopost, die einen Umfang von mind. 1,8 Millionen an produzierten Briefsendungen/Mailings und mindestens 3,6 Millionen Blatt innerhalb eines Leistungszeitraums von 4 Wochen (ab Endabnahme und Freigabe zur Produktion bis Fertigstellung aller Sendungen inklusive Konfektionierung, Konvertierung und Sortierung) beinhalten.
Mindestens ein Referenzauftrag muss die erfolgte Verschlüsselung (z.B. personenbezogene Daten, Versicherungsnummern) in Kennnummern oder Codes bzw. Erstellung eines Ver- und Entschlüsselungsprogramms beinhalten.
Anmerkung: Sofern die Mindestanforderungen beider genannten Referenzaufträge in nur einem Referenzauftrag gleichzeitig erfüllt sind, ist es ausreichend, nur einen Referenzauftrag zu benennen.
Die Bieter haben für jeden Referenzauftrag das Referenzblatt (Anlage 5 zu den Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt und mit dem Namen des Erklärenden versehen einzureichen.
in Los 2: Nachweis über ausreichende Erfahrung mit der auftragsgegenständlichen Leistung durch Nennung von mindestens 2 vergleichbaren Referenzaufträgen aus den vergangenen 6 Jahren unter Angabe des Auftraggebers des Referenzauftrags einschließlich eines Ansprechpartners des Auftraggebers nebst Telefonnummer für Rückfragen, des Auftragsinhalts und des Leistungszeitraums. Die Referenzaufträge müssen nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad vergleichbar sein.
Mindestens ein Referenzauftrag muss die Durchführung einer erfolgreichen Auswertung von Wahlunterlagen (Wahlbriefe, Stimmzettel, Wahlkennzeichen/Codes) oder/und von (Werbe-)Rückantworten mit maschineller Erfassung/Auswertung von Kennnummern (ggf. Barcodes oder anderen Codes) sowie von Schrift-/Ankreuzfeldern, die einen Umfang von mindestens 1,08 Millionen an maschinell bearbeiteten/ausgelesenen Briefen/ Kennnummern und mindestens 1,08 Millionen an maschinell bearbeiteten/ausgelesenen Unterlagen (z.B. Stimmzettel, Dokumente mit handschriftlich ausgefüllten Ankreuzfeldern) innerhalb eines Leistungszeitraums von einer Woche beinhalten.
Mindestens ein Referenzauftrag muss die datenschutzgerechte Lagerung und Vernichtung von mindestens 0,54 Millionen an Unterlagen (z.B. Wahlunterlagen, Stimmzettel, Briefsendungen, Einzeldokumente) beinhalten.
Anmerkung: Sofern die Mindestanforderungen beider genannten Referenzaufträge in nur einem Referenzauftrag gleichzeitig erfüllt sind, ist es ausreichend, nur einen Referenzauftrag zu benennen.
Die Bieter haben für jeden Referenzauftrag das Referenzblatt (Anlage 5 zu den Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt und mit dem Namen des Erklärenden versehen einzureichen.
b) Kurze Unternehmensdarstellung unter Angabe des Leistungsspektrums, der Standorte, der technischen Ausrüstung/der zur Verfügung stehenden Maschinen und Geräte sowie der Umsatz- und Mitarbeiterzahlen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Die Bieter haben hierfür das Formblatt Unternehmensdarstellung (Anlage 7 zu den Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt und mit dem Namen des Erklärenden versehen einzureichen.
a) in Los 1: Nachweis über ausreichende Erfahrung mit der auftragsgegenständlichen Leistung durch Nennung von mindestens 2 vergleichbaren Referenzaufträgen aus den vergangenen 6 Jahren unter Angabe des Auftraggebers des Referenzauftrags einschließlich eines Ansprechpartners des Auftraggebers nebst Telefonnummer für Rückfragen, des Auftragsinhalts und des Leistungszeitraums. Die Referenzaufträge müssen nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad vergleichbar sein.
Mindestens ein Referenzauftrag muss die Durchführung einer erfolgreichen Produktion, Konfektionierung und Kuvertierung von Wahlunterlagen oder/ und hochwertigen Massendrucksachen wie z.B. Mailings, Infopost, die einen Umfang von mind. 1,8 Millionen an produzierten Briefsendungen/Mailings und mindestens 3,6 Millionen Blatt innerhalb eines Leistungszeitraums von 4 Wochen (ab Endabnahme und Freigabe zur Produktion bis Fertigstellung aller Sendungen inklusive Konfektionierung, Konvertierung und Sortierung) beinhalten.
Mindestens ein Referenzauftrag muss die erfolgte Verschlüsselung (z.B. personenbezogene Daten, Versicherungsnummern) in Kennnummern oder Codes bzw. Erstellung eines Ver- und Entschlüsselungsprogramms beinhalten.
Anmerkung: Sofern die Mindestanforderungen beider genannten Referenzaufträge in nur einem Referenzauftrag gleichzeitig erfüllt sind, ist es ausreichend, nur einen Referenzauftrag zu benennen.
Die Bieter haben für jeden Referenzauftrag das Referenzblatt (Anlage 5 zu den Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt und mit dem Namen des Erklärenden versehen einzureichen.
in Los 2: Nachweis über ausreichende Erfahrung mit der auftragsgegenständlichen Leistung durch Nennung von mindestens 2 vergleichbaren Referenzaufträgen aus den vergangenen 6 Jahren unter Angabe des Auftraggebers des Referenzauftrags einschließlich eines Ansprechpartners des Auftraggebers nebst Telefonnummer für Rückfragen, des Auftragsinhalts und des Leistungszeitraums. Die Referenzaufträge müssen nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad vergleichbar sein.
Mindestens ein Referenzauftrag muss die Durchführung einer erfolgreichen Auswertung von Wahlunterlagen (Wahlbriefe, Stimmzettel, Wahlkennzeichen/Codes) oder/und von (Werbe-)Rückantworten mit maschineller Erfassung/Auswertung von Kennnummern (ggf. Barcodes oder anderen Codes) sowie von Schrift-/Ankreuzfeldern, die einen Umfang von mindestens 1,08 Millionen an maschinell bearbeiteten/ausgelesenen Briefen/ Kennnummern und mindestens 1,08 Millionen an maschinell bearbeiteten/ausgelesenen Unterlagen (z.B. Stimmzettel, Dokumente mit handschriftlich ausgefüllten Ankreuzfeldern) innerhalb eines Leistungszeitraums von einer Woche beinhalten.
Mindestens ein Referenzauftrag muss die datenschutzgerechte Lagerung und Vernichtung von mindestens 0,54 Millionen an Unterlagen (z.B. Wahlunterlagen, Stimmzettel, Briefsendungen, Einzeldokumente) beinhalten.
Anmerkung: Sofern die Mindestanforderungen beider genannten Referenzaufträge in nur einem Referenzauftrag gleichzeitig erfüllt sind, ist es ausreichend, nur einen Referenzauftrag zu benennen.
Die Bieter haben für jeden Referenzauftrag das Referenzblatt (Anlage 5 zu den Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt und mit dem Namen des Erklärenden versehen einzureichen.
b) Kurze Unternehmensdarstellung unter Angabe des Leistungsspektrums, der Standorte, der technischen Ausrüstung/der zur Verfügung stehenden Maschinen und Geräte sowie der Umsatz- und Mitarbeiterzahlen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Die Bieter haben hierfür das Formblatt Unternehmensdarstellung (Anlage 7 zu den Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt und mit dem Namen des Erklärenden versehen einzureichen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Der letztmögliche Termin für das Einreichen von Bieterfragen ist der 27.05.2022, 09:00 Uhr. Nach diesem Zeitpunkt eingereichte Bieterfragen können leider nicht mehr beantwortet werden.
Bietergemeinschaften haben unter Verwendung des Formblattes "Erklärung der Bietergemeinschaft" (Anlage 2 zu den Vergabeunterlagen) eine von allen ihren Mitgliedern mit dem Namen des Erklärenden versehene Erklärung abzugeben, die die einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft benennt sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des hiesigen Vertrages sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens bezeichnet. Bietergemeinschaften müssen für den Fall der Auftragserteilung erklären, dass alle ihre Mitglieder gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten haften (Anlage 2 zu den Vergabeunterlagen).
Will der Bieter Teile des Auftrags an Unterauftragnehmer als Drittunternehmen vergeben, so muss er diesen Umstand, das vorgesehene Drittunternehmen (falls zumutbar) sowie Art und Umfang der an das Drittunternehmen zu vergebenden Leistungen durch eine entsprechende Erklärung "Drittunternehmerverzeichnis/Unterauftragnehmerverzeichnis" (Anlage 3 zu den Vergabeunterlagen) mitteilen. Der Bieter muss der Auftraggeberin nachweisen, dass ihm im Auftragsfall die erforderlichen Mittel des Drittunternehmens zur Verfügung stehen, indem er die mit dem Namen des Erklärenden und mit Datum und Firmenstempel versehene Erklärung zur Art und Umfang der durch Drittunternehmen zu erbringenden Leistungen inklusive der mit dem Namen des Erklärenden und mit Datum und Firmenstempel versehenen Verpflichtungserklärung dieser Drittunternehmen vorlegt (Anlage 4 - vgl. § 36 Abs. 1 VgV). Verbindliche Verpflichtungserklärungen der Drittunternehmer (Anlage 4 zu den Vergabeunterlagen) können bereits bei Abgabe des Angebots, müssen aber spätestens 1 Woche nach Mitteilung, dass das Angebot des betreffenden Bieters zur Zuschlagserteilung vorgesehen ist (maßgeblich ist der Eingang bei der Vergabestelle der AOK Bayern), eingereicht werden.
Die vollständigen Angebote einschließlich aller dazugehörigen Nachweise und Erklärungen sind ausschließlich elektronisch über das Portal www.dtvp.de abzugeben. Anlage 10 zu den Vergabeunterlagen enthält eine abschließende Liste aller einzureichenden Unterlagen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6YR7FR
Ort: Bonn
Land: Deutschland
§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1.
der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.
mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.