Institutsumfragen Referenznummer der Bekanntmachung: 22.4.1.2.0.1.3
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.mpg.de
Abschnitt II: Gegenstand
Institutsumfragen
Nachdem im Jahr 2019 eine MPG-weite Mitarbeitenden-Umfrage durchgeführt wurde, deren Ergebnisse einen Querschnitt der gesamten MPG darstellen, ist es das Ziel, auch an allen Instituten und Einrichtungen eine Umfrage durchzuführen, u.a. da mit erheblichen lokalen Varianzen im Vergleich zum Gesamtdurchschnitt gerechnet wird. Die freiwillige und anonyme Umfrage bezieht sich auf den Bereich Arbeits- und Führungskultur, die an möglichst vielen der 86 Institute der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) in Zukunft durchgeführt werden soll. Für diese institutsspezifischen Umfragen wurde auf Basis der ersten Umfrage mit wissenschaftlicher Unterstützung von Max-Planck Forschern und Input von MPG-Stakeholdern ein neuer Fragebogen entwickelt, der in einer Pilotphase getestet und danach nochmals validiert und optimiert wurde.
Die übergeordneten Ziele der MPG für einen übergreifenden Rahmenvertrag sind:
• die Arbeits- und Führungskultur zu beleuchten und zu verbessern
• die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen und dadurch
• die MPG als Arbeitgeber attraktiv(er) zu machen
• und präventiv zu agieren.
Der Auftragnehmer soll das Projektteam an den jeweiligen Instituten in der Vorbereitungsphase zu Themen beraten, die das Institut selbst entscheiden muss und unterstützt das Institut bei der Formulierung von maximal 5 zusätzlichen Fragen. Die Durchführung der Umfrage obliegt dann dem Auftragnehmer, ebenso die Auswertung der Daten sowie die Aufbereitung und - in Abstimmung mit dem jeweiligen Projektteam und Direktorium - die Kommunikation der Ergebnisse. Die MPG sucht daher ein auf Mitarbeiterbefragungen spezialisiertes Unternehmen, das diese Leistungen als Kerngeschäft mit Sitz in Deutschland erbringt. Das gesuchte Profil der Berater*innen findet sich hauptsächlich in den Sozialwissenschaften wie (Wirtschafts-)¬Psychologie, Politologie, Soziologie und Statistik.
je nach Max-Planck-Institut (bundesweit)
Nachdem im Jahr 2019 eine MPG-weite Mitarbeitenden-Umfrage durchgeführt wurde, deren Ergebnisse einen Querschnitt der gesamten MPG darstellen, ist es das Ziel, auch an allen Instituten und Einrichtungen eine Umfrage durchzuführen, u.a. da mit erheblichen lokalen Varianzen im Vergleich zum Gesamtdurchschnitt gerechnet wird. Die freiwillige und anonyme Umfrage be-zieht sich auf den Bereich Arbeits- und Führungskultur, die an möglichst vielen der 86 Institute der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) in Zukunft durchgeführt werden soll. Für diese institutsspezi-fischen Umfragen wurde auf Basis der ersten Umfrage mit wissenschaftlicher Unterstützung von Max-Planck Forschern und Input von MPG-Stakeholdern ein neuer Fragebogen entwickelt, der in einer Pilotphase getestet und danach nochmals validiert und optimiert wurde.
Die übergeordneten Ziele der MPG für einen übergreifenden Rahmenvertrag sind:
• die Arbeits- und Führungskultur zu analysieren und zu verbessern
• die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen und dadurch
• die MPG als Arbeitgeber attraktiv(er) zu machen
• und präventiv zu agieren.
Der Auftragnehmer soll das Projektteam an den jeweiligen Instituten in der Vorbereitungsphase zu Themen beraten, die das Institut selbst entscheiden muss und unterstützt das Institut bei der Formulierung von maximal 5 zusätzlichen Fragen. Die Durchführung der Umfrage obliegt dann dem Auftragnehmer, ebenso die Auswertung der Daten sowie die Aufbereitung und - in Abstimmung mit dem jeweiligen Projektteam und Direktorium - die Kommunikation der Ergebnisse. Die MPG sucht daher ein auf Mitarbeiterbefragungen spezialisiertes Unternehmen, das diese Leistungen als Kerngeschäft mit Sitz in Deutschland erbringt. Das gesuchte Profil der Berater*innen findet sich hauptsächlich in den Sozialwissenschaften wie (Wirtschafts-)¬Psychologie, Politologie, Soziologie und Statistik.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
• Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
• Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines klei-nen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]),
• falls gegeben die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer und Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente),
• Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie organisatorische Gliederung des Unternehmens. Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 3 Abschnitt "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 3 Abschnitt "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.
Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (EK-04-A)
Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Berufs- und/oder Betriebshaft-pflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen:
• für Personen- und Sachschäden mindestens 3 Mio. EUR (zweifach maximiert) sowie
• für Vermögensschäden mindestens 250 T EUR (zweifach maximiert)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Er-klärung über
• den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)
jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2018 - 2020) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das letzte Jahr noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass der Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügt. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte ver-gleichbare Leistungen des Bieters nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen. Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leis-tungsbereiche aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende An-gaben enthalten:
• Leistungsempfänger inklusive Kontaktdaten;
• Angaben zum Auftragszeitraum;
• aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter selbst erbracht hat,
• Auftragsvolumen des selbst erbrachten Anteils (Auftragswert und zeitlicher Umfang).
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen jeweils folgende Mindestzahl drei an Referen-zen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird).
Eine Referenz kann für mehrere Leistungsbereiche genannt werden, wenn in dem jeweiligen Referenzprojekt die entsprechenden Leistungen zum Nachweis der Erfahrungen für verschiedene Leistungsbereiche erbracht wurden. Es ist daher in jeder Referenz darauf hinzuweisen, welche Leistungsbereiche diese abdeckt.Die Umfrage-Projekte müssen in den letzten drei Jahren stattgefunden haben; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen (= Mindestanforderung an die Wertbarkeit der Referenz, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird). Der Bieter hat jede Referenz auf jeweils ca. 1 DIN A4-Seite unter Verwendung von Anlage 3 Abschnitt "Unternehmensreferenzen" darzustellen. Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit der hier ausgeschriebenen Leistungen verfü-gen.
Es wird erwartet, dass der Bieter, auf Anfrage des Auftraggebers, Beratungsleistungen dem Empfängerkreis gibt. Es wird erwartet, dass ein festes Team zur Verfügung steht und die Berater die Gespräche in deutscher und englischer Sprache führen können. Bitte benennen Sie die Namen der Berater*innen und fügen Sie jeweils einen kurzen Lebenslauf bei (je 1-2 Seiten).
Eigenerklärung verhandlungssichere Englischkenntnisse (EK-08-A)
Die MPG erwartet von der Projektleitung und Stellvertretung verhandlungssichere Englisch-kenntnisse in Wort und Schrift. Die Vergabestelle behält sich vor Zuschlag vor, die Englisch-kenntnisse durch ein persönliches Gespräch zu validieren voraussichtlich im Zeitraum 07. bis 14. März 2022. Die Validierung beinhaltet eine virtuelle Präsentation auf Englisch per WebEx der Ergebnisse in Aufgabe 3 unter 4.1.4.1 in der Vergabeunterlage mit Rückfragen durch die MPG (auch auf Englisch).
Eigenerklärung zur Durchführung des vorgelegten statistischen Skripts (EK-09-A)
Um eine einheitliche Analysemethodik sicherzustellen, stellt die Max-Planck-Gesellschaft zusätzlich ein statistisches Skript zur Verfügung, das vom Auftragnehmer durchzuführen ist und dessen Ergebnisse den Instituten mitzuteilen sind. Dieses Skript ist in R geschrieben.
Für die Durchführung dieses Skripts benötigt der Auftragnehmer dementsprechend die frei ver-fügbare Software R (https://www.r-project.org/). Vorkenntnisse in R sind vorteilhaft aber nicht zwingend erforderlich.
Hosting in Deutschland (EK-10-A)
Nennen Sie den Standort und Anbieter des Hosting Ihres Servers in Deutschland.
ISO 27001-Zertifikat (EK-11-A)
Weisen Sie die Informationssicherheit Ihres Managementsystems mit einem ISO 27001-Zertifikat nach IT-Grundschutz nach. Als Nachweis dient hierbei die Zertifizierungsurkunde, dass Sie bitte dem Angebot beifügen.
Verwendung Software LimeSurvey (EK-12- A)
LimeSurvey ist derzeit die einzige open-source Software, die den hohen Datenschutzanforderungen der MPG bei integriertem Betrieb in der MPG-IT-Umgebung erfüllt. Selbst wenn es eine vergleichbare open-source Software mit gleichen Funktionalitäten gäbe, wäre die Einführung einer neuen Software und deren Betrieb mit höchster Sicherheit bzgl. Anonymisierung sehr aufwändig und teuer. Für die MPG-Systeme kann die Sicherheit des Betriebs mit LimeSurvey garantiert werden, dies gilt nicht für andere Software, die überwiegend als Cloud-Produkte angeboten werden. LimeSurvey ist seit ca. 10 Jahren flächendeckend in der MPG eingeführt und von den Instituten jahrelang positiv evaluiert. Es erüllt als einzige Software die Bedingungen und Datenschutzanforderungen für den Betrieb in der MPG-IT Umgebung und ist außerdem für die MPG wirtschaftlicher im Betrieb als jede andere vergleichbare Software. Des Weiteren ist die zeitliche Einhaltung des Projekts "Ausrollung der Institutsumfragen" nur mit LimeSurvey aufgrund der Mitbestimmungstatbestände möglich (eine gültige Gesamtbetriebsvereinbarung zur Verwendung von LimeSurvey liegt vor). Aus diesem Grund erfüllt LimeSurvey als einzige Software die Anforderungen für diese Ausschreibung eines Rahmenvertrags zur Durchführung von Mitarbeiten denUmfragen an Instituten durch externe Dienstleister. Der Wettbewerb der Dienstleister um einen Rahmenvertrag kann dennoch stattfinden, da die Dienstleistung (Beratung zur Vorbereitung der Umfrage, Durchführung der Befragung, Datenanalyse und Ergebnisbericht-Erstellung und Präsentationen) ausgeschrieben wird. Jeder Dienstleister könnte sich die open-source Version von Lime Survey herunterladen und somit am Wettbewerb teilnehmen.
Es ist daher zwingende Voraussetzung, dass der Auftragnehmer die Software
LimeSurvey für die Mitarbeitenden-Umfragen verwendet.
LimeSurvey ist derzeit die einzige open-source Software, die den hohen Datenschutzanforderungen der MPG bei integriertem Betrieb in der MPG-IT-Umgebung erfüllt. Selbst wenn es eine vergleichbare open-source Software mit gleichen Funktionalitäten gäbe, wäre die Einführung einer neuen Software und deren Betrieb mit höchster Sicherheit bzgl. Anonymisierung sehr aufwändig und teuer. Für die MPG-Systeme kann die Sicherheit des Betriebs mit LimeSurvey garantiert werden, dies gilt nicht für andere Software, die überwiegend als Cloud-Produkte angeboten werden. LimeSurvey ist seit ca. 10 Jahren flächendeckend in der MPG eingeführt und von den Instituten jahrelang positiv evaluiert. Es erfüllt als einzige Software die Bedingungen und Datenschutzanforderungen für den Betrieb in der MPG-IT Umgebung und ist außerdem für die MPG wirtschaftlicher im Betrieb als jede andere vergleichbare Software. Des Weiteren ist die zeitliche Einhaltung des Projekts "Ausrollung der Institutsumfragen" nur mit LimeSurvey aufgrund der Mitbestimmungstatbestände möglich (eine gültige Gesamtbetriebsvereinbarung zur Verwendung von LimeSurvey liegt vor). Aus diesem Grund er-füllt LimeSurvey als einzige Software die Anforderungen für diese Ausschreibung eines Rahmenvertrags zur Durchführung von Mitarbeiten den Umfragen an Instituten durch externe Dienstleister. Der Wettbewerb der Dienstleister um einen Rahmenvertrag kann dennoch stattfinden, da die Dienstleistung (Beratung zur Vorbereitung der Umfrage, Durchführung der Befragung, Datenanalyse und Ergebnisbericht-Erstellung und -Präsentationen) ausgeschrieben wird. Jeder Dienstleister könnte sich die open-source Version von Lime Survey herunterladen und somit am Wettbewerb teilnehmen.
Es ist daher zwingende Voraussetzung, dass der Auftragnehmer die Software
LimeSurvey für die Mitarbeitenden-Umfragen verwendet.
Abschnitt IV: Verfahren
entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/behoerde/mittelinstanz/vergabekammer
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird
(§168 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist gerügt
Wurden (§160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]