Scandienstleistung Digitalisierung Archiv Referenznummer der Bekanntmachung: 121/2021
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 81739
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [removed]
Fax: [removed]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.gewofag.de
Abschnitt II: Gegenstand
Scandienstleistung Digitalisierung Archiv
Digitalisierung des Technischen Archivs (Bauakten) sowie der Aufsichtsratsunterlagen:
— ca. 5 900 Akten mit etwa 990 000 Blatt Papier sowie 32 200 Pläne (> DIN A3).
Haus 85
81739 München-Neuperlach
Technisches Archiv mit den Bauakten auf dem Gelände der Siemens AG, München
Die 3 Aktenräume des technischen Archivs befinden sich auf dem Gelände der Siemens AG in München-Neuperlach. Das Haus 85, in dem sich die Archivräume befinden, ist nur nach Voranmeldung über die Einfahrt in der Carl-Wery-Straße, 81739 München-Neuperlach erreichbar. Die Ortskoordinaten (Google Maps) lauten:
48.08844456659047, 11.649697753480003,
Gewofag Holding GmbH
Gustav-Heinemann-Ring 111
81739 München
Der Auftraggeber beabsichtigt im Rahmen eines auslaufenden Mietverhältnisses für seine Geschäftsräume seine in Papierform vorliegenden Bestandsdokumente zu digitalisieren.
Hierbei handelt es sich primär um Akten und großformatige Pläne zu abgeschlossenen Bauprojekten („Bauakten“) sowie sekundär um eine deutlich kleinere Menge an Aufsichtsratsunterlagen. Die Unterlagen befinden sich an 2 Standorten in München-Neuperlach.
In Vorbereitung der Ausschreibung wurden die Unterlagen in den Archivräumlichkeiten mengenmäßig erfasst und nicht mehr benötigte Unterlagen bereits aussortiert. Der Bieter kann von etwa 5 870 Objekten mit circa 979 000 Blatt Papier ausgehen. Die Unterlagen besitzen unterschiedliche Papierqualitäten.
Für die Digitalisierung soll ein Scandienstleister gefunden werden, der sowohl Erfahrung mit Scanaufträgen für öffentliche Auftraggeber als auch mit Projekten ähnlicher Komplexität und Größenordnung vorweisen kann. Hervorzuheben ist insbesondere der recht große Anteil von technischen Zeichnungen („Plänen“) in Großformaten, der nur mittels einer größeren Anzahl geeigneter Zeichenscanner zu bewältigen ist. Der Bieter kann von zusätzlichen etwa 32 300 Plänen mit Formaten größer als DIN A3 ausgehen.
Die Unterlagen entstammen primär aus abgeschlossenen Bauprojekten und enthalten beispielweise Genehmigungen, Statiken, Rechnungen, Pläne, Verträge, Angebote, Versicherungsunterlagen aus B2B-Geschäften. Hinzu kommt eine kleinere Menge an Aufsichtsratsunterlagen. Es kann nicht völlig ausgeschlossen werden, dass auch personenbezogene Daten von Privatpersonen vorkommen können.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Hierzu sind Angaben in Form von Angebotserklärung, Bewertungsmatrix und Eigenerklärungen gemäß Anlage „Eigenerklärungen Eignung und Zuverlässigkeit“ und „Eigenerklärungen Mindestlohn, Nachunternehmer, Bietergemeinschaft“ zu machen, diese sind auszufüllen und mit den Angebotsunterlagen abzugeben. Die Eigenerklärungen umfassen:
— Erklärung zum Gesamtumsatz,
— Erklärung zu eingesetzten Arbeitskräften,
— Erklärung zum Nachunternehmereinsatz inkl. Anlage,
— Erklärung einer Bewerber-/Bietergemeinschaft.
Hierzu sind Angaben in Form von Angebotserklärung, Bewertungsmatrix und Eigenerklärungen gemäß Anlage „Eigenerklärungen Eignung und Zuverlässigkeit“ und „Eigenerklärungen Mindestlohn, Nachunternehmer, Bietergemeinschaft“ zu machen, diese sind auszufüllen und mit den Angebotsunterlagen abzugeben. Die Eigenerklärungen umfassen:
— Erklärung zu vergleichbaren Referenzen,
— Erklärung zur Berufsgenossenschaft,
— Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne der §§ 123, 124 GWB,
— Erklärung zur Zuverlässigkeit (Gewerbezentralregister),
— Erklärung zur Einhaltung des Mindestlohns,
— Angaben zur Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter,
— Erfahrung des Bieters,
— Anzahl Beschäftigte des Bewerbers,
— Sprache,
— Ansprechpartner für alle Belange,
— Entfernung Scan-Dienstleister von Standort der Gewofag,
— Verarbeitungskapazität Akten,
— Verarbeitungskapazität Pläne,
— Farbige und bitonale Digitalisate in einer PDF-Datei,
— Einsatz Bildkompression,
— Vorlage Backup-/Notfallkonzept,
— Backup-Standort.
Vgl. Leistungsbeschreibung Anlage Checkliste:
— Unveränderbarkeit,
— Nachvollziehbarkeit,
— Vollzähligkeit,
— Zertifizierung,
— Zugrundeliegende Norm,
— Wirksamkeit des QM-Systems,
— QM-Handbuch,
— QM-Beauftragter,
— Leuchtmittel der eingesetzten Scanner,
— Komprimierungsalgorithmen,
— Stichprobenprüfung zur Qualitätssicherung,
— Methoden zur Bildbesserung,
— Löschen leerer Rückseiten,
— Volltexterkennung.
Bitte fügen Sie als Anlage Ihre Zertifikate bei.
Sind die Mindestanforderungen nicht erfüllt, ist dies ein Ausschlusskriterium.
Die in der Checkliste getroffenen Zusagen werden vor Zuschlag an den Bestbietenden in Form einer Testverarbeitung (Scannen einzelner ausgewählter Akten & Pläne) überprüft.
Testverarbeitung vor Zuschlag:
Scans zur Bestätigung der geforderten Qualität vor Zuschlagserteilung.
Die in der Checkliste getroffenen Zusagen werden vor Zuschlag an den Bestbietenden in Form einer Testverarbeitung (Scannen einzelner ausgewählter Akten & Pläne) überprüft.
Abschnitt IV: Verfahren
Bieter sind bei der Öffnung der Angebote nicht zugelassen.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6FDWAS
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).