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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: KI Wohngeld
Beschreibung: Auftragsgegenstand ist die Beschaffung einer KI-Assistenzsystem-Software für eine teilautomatisierte Bearbeitung von Wohngeldanträgen. Leistungsgegenstände mithin sind die Lizenz für die KI-Assistenzsystem-Software "wohni" als SaaS (Cloud), Wartung und Support sowie weitere Dienstleistungen (weitere Unterstützungsleistungen) in Form von ca. 176 Personenstunden pro Jahr für die Integration & kontinuierliche Verbesserung der Software auf Abruf.
Kennung des Verfahrens: 1aa10659-d39b-444d-abaf-38144b6bf46c
Interne Kennung: VGSt3-Z42-2026-0011
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72261000 Software-Unterstützung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 534 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: KI Wohngeld
Beschreibung: Auftragsgegenstand ist die Beschaffung einer KI-Assistenzsystem-Software für eine teilautomatisierte Bearbeitung von Wohngeldanträgen. Leistungsgegenstände mithin sind die Lizenz für die KI-Assistenzsystem-Software "wohni" als SaaS (Cloud), Wartung und Support sowie weitere Dienstleistungen (weitere Unterstützungsleistungen) in Form von ca. 176 Personenstunden pro Jahr für die Integration & kontinuierliche Verbesserung der Software auf Abruf.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72261000 Software-Unterstützung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Optionen:
Beschreibung der Optionen: weitere Dienstleistungen (weitere Unterstützungsleistungen) in Form von ca. 176 Personenstunden pro Jahr für die Integration & kontinuierliche Verbesserung der Software auf Abruf
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 120 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 6
Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Vertragslaufzeit von 120 Monaten beinhaltet die Möglichkeit der Vertragsverlängerung von sechsmalig 12 Monaten.
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 534 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 617325-2026
Zusätzliche Informationen: Hinweis: In den Felden "Anzahl der eingegangenen Angebote", "Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU" und "Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote" wird jeweils die Anzahl 2 angegeben. Hierbei handelt es sich um einen technischen Fehler, welche Seitens des Auftraggebers nicht korrigiert werden kann. Tatsächlich ist nur ein Angebot/ ein Angebot von KMU/ ein elektronisches Angebot eingegangen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Unwirksamkeit des öffentlichen Auftrags kann gem. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB nur innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 2 534 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Der Auftraggeber (AG) hat die Leistungen ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an forml GmbH vergeben. Der AG benötigte eine Lizenz für eine integrierte, in vergleichbarer Größenordnung praxiserprobte KI-/Automatisierungssoftware, die nachweislich die Automatisierungsfunktionen (AF) L1-L4 für die Einzelverarbeitung von Wohngeld(WG)anträgen ermöglicht. L1: Autom. Erkennung u. Datenextraktion von Papier- u. Onlineanträgen (kompatibel zum Schnittstellenformat des bestehenden Fachverfahrens DiWo u. der stadtweiten eAkte) sowie gängiger Nachweisdokumente für WGbeantragung L2: Autom. Durchführung WGspezifischer Routineaufgaben (Vorsortierung, Darstellung wichtigster Daten, Vollständigkeitsprüfung der Nachweise) L3: Autom. WGspezifische Plausibilitätserstprüfung, Erstellung weiterführender Bearbeitungshinweise für Sachbearbeiter mit WGspezifisch-trainiertem Chatassistent L4: Autom. Erstellung von WGspezifischen Anforderungsschreiben. Dazu werden Dienstleistungen/weitere Unterstützungsleistungen (D) benötigt, um die Software (SW) in die bestehende IT des AG zu integrieren u. Abläufe kontinuierlich zu verbessern. Die SW muss Schnittstellen zu DiWo u. eAkte haben, Aspekte der Daten- u. Informationsqualität, des Datenschutzes berücksichtigen, die Datenkonsistenz sichern u. durch interaktive u. intelligente Verknüpfungen die Arbeit erleichtern. Aus Sicht AG war die Ausübung des Leistungsbestimmungsrechts, insb. zur Risikominimierung, Vermeidung techn. Inkompatibilitäten u. wirtschaftl. Erwägungen, zugunsten des spezifischen Produkts KI-AssistenzSW wohni der forml GmbH sachlich gerechtfertigt. Die AF L1 bis L4 bilden eine funktionale Einheit. Eine isolierte Betrachtung/getrennte Vergabe ist techn. nicht sinnvoll umsetzbar, da L1-L4 sequenziell voneinander abhängen. Nur die Gesamtlösung garantiert, dass die generierten Daten aus L1 - L2 verlustfrei u. im korrekten Format für L3 - L4 zur Verfügung stehen. Sonst würde es zu komplexen techn. Schnittstellen zwischen potenziell unterschiedl. Systemlandschaften führen, was Fehleranfälligkeit bei der Datenübergabe erhöht u. zu Datenbrüchen an den Übergabepunkten führen kann. Die durchgehende Revisionssicherheit des gesamten Autom.prozesses ist zu gewährleisten. Eine Aufspaltung auf verschiedene Anbieter würde die Rekonstruktion von Entscheidungswegen massiv erschweren. Nur die Gesamtlösung sichert eine revisionssichere Dokumentation. Zudem ist ein manueller fehleranfälliger Datentransfer in u. aus der eAkte u. dem DiWO zu minimieren/idealerweise vollständig zu vermeiden, weshalb stabile Schnittstellen erforderlich sind. Wohni ist eine Gesamtlösung u. hat autom. Schnittstellen zu DiWo u. eAkte. Dies wurde bei einem 12-monatigen Einsatz beim AG erprobt u. in die bestehende IT-Infrastruktur integriert (inkl. Schnittstellen). Der hochkomplexe WGprozess u. die Vielzahl mögl. Ergebnis-Kombinationen bedingen einen kontinuierlichen Datenabgleich u. laufende Aktualisierungen auf Basis des umfangreichen Datenmodells. Definition u. Testen der Schnittstellen setzen tiefgehendes fachliches Know-how voraus. Für das Ziel, eine spürbare Entlastung u. Beschleunigung des Geschäftsprozesses, um die existenzielle Leistungserbringung zu stabilisieren u. Rückstau abzubauen, kann ausschließlich eine SW eingesetzt werden, bei der nachweislich die AF L1-L4 bereits in anderen Kommunen mit hoher Anzahl von WGanträgen rechtssicher u. effizienzsteigernd in der Praxis eingesetzt wurden. Dies ist bei wohni der Fall. Das Risiko der Einführung eines unreifen Systems ist für AG nicht tragbar, da die Folgen fehlerhafte/unsichere Verarbeitung von hochsensiblen Daten besonders schutzbedürftiger Personengruppen, Ausfall von ggf existenziellen Leistungsansprüchen, erhöhte juristische Angreifbarkeit mit weiteren Bearbeitungsstau u. Schaden in der Außendarstellung wären. SWpflege- u. Wartungsleistungen sind für sicheren, rechtskonformen u. störungsfreien SWeinsatz unerlässlich ebenso die (D). Dabei dürfen Weiterentwicklung u. Wartung der AF keine unzumutbaren Aufwände verursachen o. Risiken für die Sicherstellung von Datenkonsistenz/-integrität mit sich bringen. forml GmbH verfügt über eingespielte Prozesse/Lösungen, als Ergebnis enger Zusammenarbeit mit Kommunalverwaltungen. Jede Abweichung o. Umsetzung einer Ersatzlösung erfordert eine erneute zeit-/kostenintensive Pilotierung u. gefährdet den stabilen Betrieb. Die Konsequenzen für die Bürger sind für AG nicht tragbar (Sicherstellung des Existenzminimums). Im Falle eines Produktwechsels müssten die notwendigen Schnittstellen individuell entwickelt werden, mit erheblichem Risiko von Fehlfunktionen, Dateninkonsistenzen, fehleranfälligen Datenübertragungen, erheblichen Aufwänden hinsichtlich Stabilisierung u. dieser würde zu hohen Frustrationskosten führen, da spezifische Investitionen in die Integration u. Anpassung der SW im Pilotprojekt getätigt wurden. Gemäß europaweiter Markterkundung ist forml GmbH das einzige Unternehmen ohne weitere Vertriebs-/Händlerpartnerschaften, das eine in deutschen Großstädten bereits erprobte KI-AssistenzSW als Gesamtlösung anbietet, die alle AF L1-L4 abdeckt. forml GmbH hat alleinige Rechte am Sourcecode der Lösung u. ist alleinigt berechtigt, Änderungen u. Optimierungen im Rahmen der (D) durchzuführen. Aufgrund der Tatsachen lagen die Voraussetzungen von § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV vor. Aufgrund der hohen Komplexität, spezifi. Anforderungen, langer Entwicklungszeiten u. bisherigen Praxiserprobung deutscher Großstädte ist keine Alternative am Markt verfügbar, die die geforderten AF L1-L4 in einer erprobten, sicheren u. wirtschaftlichen Gesamtlösung abbildet. Aus Sicht AG gibt es keine vernünftigen Alternative o. Ersatzlösung u. der mangelnde Wettbewerb ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter, vgl. § 14 Abs. 6 VgV.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: forml GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert des Angebots: 2 534 000,00 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 08/10/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162 000-40
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 33
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: forml GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleinstunternehmen
Registrierungsnummer: DE370028099
Postanschrift: Rosenbuschstraße 6
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 35c1d987-36f6-409c-b256-5a23279a4a53 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/10/2026 06:38:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 730895-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 205/2026
Datum der Veröffentlichung: 22/10/2026