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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Wartung und Pflege der Fachapplikation OctowareTN
Beschreibung: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Verlängerung der Wartung und Pflege der bereits im Einsatz befindlichen Software OctowareTN um weitere 4 Jahre. Zudem sollen jeweils ein optionales Kontingent von ca. 125 Lizenzen und von Unterstützungsleistungen i. H. v. 75 Personentagen (PT) pro Jahr Bestandteil der neu abzuschließenden Vereinbarung sein.
Kennung des Verfahrens: 351d7ded-ac7c-44ee-8c12-e60fcbae8905
Interne Kennung: VGSt3-Z42-2026-0013
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 975 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 462 500,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Wartung und Pflege der Fachapplikation OctowareTN
Beschreibung: Für die bereits im Einsatz befindende Software "Octoware TN" wurde der bestehende EVB-IT Systemlieferungsvertrag durch die 4. Änderungsvereinbarung um vier Jahre verlängert. Dies beinhaltet die Fortschreibung der Pflege- und Wartungsleistungen, die Anpassung der Pflegepauschale und jeweils ein optionales Kontingent von ca. 125 Lizenzen und von Unterstützungsleistungen i. H. V. 75 PT pro Jahr. Es wurde eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen. Der Schätzwert beträgt hierbei 975.000,00 € netto, der maximale Höchstwert 1.462.500,00 € netto.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Optionen:
Beschreibung der Optionen: - Kontingent von ca. 125 Lizenzen - Unterstützungsleistungen während der Vertragslaufzeit i. H. v. 75 Personenstunden pro Jahr
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 975 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 462 500,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 664204-2026
Zusätzliche Informationen: Die Angabe der Bedarfe gemäß Vergabeunterlagen wurde aufgrund der aktuell vorliegenden Bedarfslage getroffen und begründet keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem Auftragnehmer. Das dargestellte Mengengerüst beruht auf realistischen Bedarfsschätzungen des Auftraggebers und berücksichtigt die Planungen zum aktuellen Stand.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Unwirksamkeit des öffentlichen Auftrags kann gem. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB nur innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden. Zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen vor Auftragsvergabe wird auf die Auftragsbekanntmachung verwiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 1 462 500,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: OctowareTN wurde im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung bei der easy-soft GmbH Dresden beschafft und ein zugrunde liegender EVB-IT Systemlieferungsvertrag abgeschlossen. Mit der Anwendung vollziehen ca. 400 Anwender*innen die Aufgaben des öffentlichen Gesundheitsdienstes nach GDG und IfSG (u.a. Infektionsschutz, Schutzimpfungen, Jugend- und Zahngesundheit, Medizinalaufsicht, Kommunalhygiene) und verarbeiten dabei äußerst sensible Gesundheits- und Sozialdaten. Die Module sind stark verzahnt, nutzen gemeinsame Stammdaten, sind über zahlreiche Schnittstellen (z.B. SAP, DEMIS, Formularserver, Telematik-Infrastruktur) integriert und enthalten DMS-Funktionen, sodass wesentliche Teile der medizinischen Dokumentation ausschließlich digital in OctowareTN geführt werden. Der AG hatte sich aus Gründen des Investitionsschutzes, der Wirtschaftlichkeit und aufgrund einer Vielzahl von Risiken (z.B. Betrieb, Datenhaltung und Datenmigration, Schnittstellen, Interoperabilität, Gefährdung der Gefahrenabwehr im Infektionsschutz, Schädigung der Reputation der LHM) entschieden, die seit mehreren Jahren im Einsatz befindliche und nach den Vorgaben des AG angepasste Fachapplikation weiter zu betreiben, zu pflegen und weiterzuentwickeln, auch mit Erwerb zusätzlicher Lizenzen. Ein Betrieb ohne Pflegevertrag wäre nicht möglich gewesen, da die Software fortlaufend an gesetzliche Änderungen (insbesondere Meldepflichten nach dem IfSG) angepasst werden muss und jede Anpassung einen Eingriff in den Quellcode erfordert. Die easy-soft GmbH Dresden ist die alleinige Inhaberin des Quellcodes und der Nutzungsrechte, und in Folge dessen als Einzige zur Modifikation der im Einsatz befindlichen Fachapplikation berechtigt. Darüber hinaus konnten Lizenzen und Dienstleistungen zu OctowareTN ausschließlich bei ihr bezogen werden. Die Leistungen für Wartung, Pflege und Weiterentwicklung sowie zusätzliche Lizenzen und Module konnten daher nicht gesondert auf dem freien Markt bezogen werden. Der AG hatte den Markt geprüft und alternative Szenarien bewertet. Vorliegend existierte keine andere Lösung, welche die fachlichen Anforderungen des AG erfüllt hätte. Eine vollständige Ablösung durch eine andere Standardsoftware hätte wesentlich höhere Gesamtkosten verursacht, gegenüber der Weiterführung des bestehenden Systems, sodass dies keine wirtschaftliche Alternative Dargestellt hätte. Bei einem Produktwechsel wären zudem ein Parallelbetrieb, eine komplexe Datenmigration mit Gefahr von Datenverlust sowie die Neuanbindung sämtlicher Schnittstellen erforderlich gewesen, wodurch ein interoperables Arbeiten nicht mehr gewährleistet gewesen wäre. Störungen hätten unmittelbare Auswirkungen auf die Bürger*innen gehabt, z.B. auf Infektionsschutzmeldungen, jährlich über 14.000 Gesundheitsuntersuchungen zur Einschulung oder die Trinkwasserüberwachung. Ein Parallelbetrieb mehrerer Anwendungen für einzelne Teilfachlichkeiten wäre aus Gründen der Interoperabilität ebenfalls nicht vertretbar gewesen. Die LHM hatte angesichts der Personalengpässe und der Haushaltskonsolidierung zudem nicht die Ressourcen für eine Neubeschaffung und Einführung. Der komplette Austausch der modulweise eingeführten Fachapplikation war weder vergaberechtlich geschuldet (Investitionsschutz) noch sinnvoll oder geplant. Da fachliche Gründe vorlagen (Leistungsbestimmungsrecht) und der Abschluss des Vertrags mit der easy-soft GmbH Dresden im Vergleich zu einem kompletten Austausch (Ersatzlösung) wirtschaftlich vorteilhafter war, wurden die genannten Alternativen im Interesse des Investitionsschutzes und der Ausschließlichkeitsrechte des derzeitigen Vertragspartners, sowie im Hinblick auf die mit diesen Alternativen verbundenen Risiken, als nicht realisierbar eingeschätzt. Aus der Gesamtschau der obenstehenden Ausführungen wird deutlich, dass kein anderes Unternehmen eine vernünftige Alternative im Sinne des § 14 Abs. 6 VgV anbieten/leisten hätte können. Aufgrund der geschilderten Tatsachen lagen die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b und c VgV vor. Es wurde daher, die Leistung ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an die Firma easy-soft GmbH Dresden vergeben.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 462 500,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: easy-soft GmbH Dresden
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 09/10/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162 000-40
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 33
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: easy-soft GmbH Dresden
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE140206118
Postanschrift: Fetscherstraße 32/34
Stadt: Dresden
Postleitzahl: 01307
Land, Gliederung (NUTS): Dresden, Kreisfreie Stadt (DED21)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 9e167c5a-4fa5-4720-9092-791764e19a31 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/10/2026 11:49:03 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 702652-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 197/2026
Datum der Veröffentlichung: 12/10/2026