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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Wartung und Pflege der Fachapplikation OctowareTN im Gesundheitsreferat
Beschreibung: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Verlängerung der Wartung und Pflege der bereits im Einsatz befindlichen Software OctowareTN um weitere 4 Jahre. Zudem sollen jeweils ein optionales Kontingent von ca. 125 Lizenzen und von Unterstützungsleistungen i. H. v. 75 Personentagen (PT) pro Jahr Bestandteil der neu abzuschließenden Vereinbarung sein.
Kennung des Verfahrens: 2023dccd-89f3-47e7-98d2-64d518d7d858
Interne Kennung: VGSt3-Z42-BEK-2026-0003
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Abweichung von der Regelvergabe: Der Auftraggeber beabsichtigt, die Leistungen im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV zu beschaffen, da sowohl hinsichtlich des Produkts als auch hinsichtlich des Händlers ein Alleinstellungsmerkmal besteht. Abweichung vom Grundsatz der Losbildung: Das Ziel der losweisen Vergabe ist es insbesondere, die Beteiligung von kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) am Vergabeverfahren zu erleichtern. Die Leistung wird vorliegend im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV vergeben. Es liegt sowohl ein rechtmäßiges Produkt- als auch ein Händleralleinstellungsmerkmal vor. Eine Losaufteilung ist schon aus diesem Grund nicht zielführend. Insofern erfolgt im vorliegenden Vergabeverfahren keine Aufteilung in Lose. Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung: Gem. § 31 Abs. 6 VgV darf in der Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, oder auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verwiesen werden, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder bestimmte Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden, es sei denn, dieser Verweis ist durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt. Die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des Auftraggebers sind eingehalten, sofern -die Bestimmung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist, -vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe angegeben worden sind und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist, -solche Gründe tatsächlich vorhanden (festzustellen und notfalls erwiesen) sind, - und die Bestimmung andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminiert. Aufgrund des vorliegenden Alleinstellungsmerkmals ist die Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung gerechtfertigt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Wartung und Pflege der Fachapplikation OctowareTN im Gesundheitsreferat
Beschreibung: Für die bereits im Einsatz befindende Software "Octoware TN" soll der bestehende EVB-IT Systemlieferungsvertrag durch die 4. Änderungsvereinbarung um vier Jahre verlängert werden. Vorgesehen ist die Fortschreibung der Pflege- und Wartungsleistungen, die Anpassung der Pflegepauschale und jeweils ein optionales Kontingent von ca. 125 Lizenzen und von Unterstützungsleistungen i. H. V. 75 PT pro Jahr. Es ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung vorgesehen. Der Schätzwert beträgt hierbei 975.000,00 € netto, der maximale Höchstwert 1.462.500,00 € netto.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Optionen:
Beschreibung der Optionen: - Kontingent von ca. 125 Lizenzen - Unterstützungsleistungen während der Vertragslaufzeit i. H. v. 75 Personenstunden pro Jahr
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Der Schätzwert der Rahmenvereinbarung beträgt 975.000,00 € netto, der Höchstwert 1.462.500,00 € netto.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst nach Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen werden (§ 135 Abs. 3 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: OctowareTN wurde im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung bei der easy-soft GmbH Dresden beschafft und ein zugrunde liegender EVB-IT Systemlieferungsvertrag abgeschlossen. Mit der Anwendung vollziehen ca. 400 Anwender*innen die Aufgaben des öffentlichen Gesundheitsdienstes nach GDG und IfSG (u.a. Infektionsschutz, Schutzimpfungen, Jugend- und Zahngesundheit, Medizinalaufsicht, Kommunalhygiene) und verarbeiten dabei äußerst sensible Gesundheits- und Sozialdaten. Die Module sind stark verzahnt, nutzen gemeinsame Stammdaten, sind über zahlreiche Schnittstellen (z.B. SAP, DEMIS, Formularserver, Telematik-Infrastruktur) integriert und enthalten DMS-Funktionen, sodass wesentliche Teile der medizinischen Dokumentation ausschließlich digital in OctowareTN geführt werden. Der AG hat sich aus Gründen des Investitionsschutzes, der Wirtschaftlichkeit und aufgrund einer Vielzahl von Risiken (z.B. Betrieb, Datenhaltung und Datenmigration, Schnittstellen, Interoperabilität, Gefährdung der Gefahrenabwehr im Infektionsschutz, Schädigung der Reputation der LHM) entschieden, die seit mehreren Jahren im Einsatz befindliche und nach den Vorgaben des AG angepasste Fachapplikation weiter zu betreiben, zu pflegen und weiterzuentwickeln, auch mit Erwerb zusätzlicher Lizenzen. Ein Betrieb ohne Pflegevertrag ist nicht möglich, da die Software fortlaufend an gesetzliche Änderungen (insbesondere Meldepflichten nach dem IfSG) angepasst werden muss und jede Anpassung einen Eingriff in den Quellcode erfordert. Die easy-soft GmbH Dresden ist die alleinige Inhaberin des Quellcodes und der Nutzungsrechte, und in Folge dessen als Einzige zur Modifikation der im Einsatz befindlichen Fachapplikation berechtigt. Darüber hinaus können Lizenzen und Dienstleistungen zu OctowareTN ausschließlich bei ihr bezogen werden können. Die Leistungen für Wartung, Pflege und Weiterentwicklung sowie zusätzliche Lizenzen und Module können daher nicht gesondert auf dem freien Markt bezogen werden. Der AG hat den Markt geprüft und alternative Szenarien bewertet. Vorliegend existiert keine andere Lösung, welche die fachlichen Anforderungen des AG erfüllt. Eine vollständige Ablösung durch eine andere Standardsoftware würde wesentlich höhere Gesamtkosten verursachen, gegenüber der Weiterführung des bestehenden Systems, sodass dies keine wirtschaftliche Alternative darstellt. Bei einem Produktwechsel wären zudem ein Parallelbetrieb, eine komplexe Datenmigration mit Gefahr von Datenverlust sowie die Neuanbindung sämtlicher Schnittstellen erforderlich, wodurch ein interoperables Arbeiten nicht mehr gewährleistet wäre. Störungen hätten unmittelbare Auswirkungen auf die Bürger*innen, z.B. auf Infektionsschutzmeldungen, jährlich über 14.000 Gesundheitsuntersuchungen zur Einschulung oder die Trinkwasserüberwachung. Ein Parallelbetrieb mehrerer Anwendungen für einzelne Teilfachlichkeiten ist aus Gründen der Interoperabilität ebenfalls nicht vertretbar. Die LHM hat angesichts der Personalengpässe und der Haushaltskonsolidierung zudem nicht die Ressourcen für eine Neubeschaffung und Einführung. Der komplette Austausch der modulweise eingeführten Fachapplikation ist weder vergaberechtlich geschuldet (Investitionsschutz) noch sinnvoll oder geplant. Da fachliche Gründe vorliegen (Leistungsbestimmungsrecht) und der Abschluss des angestrebten Vertrags mit der easy-soft GmbH Dresden im Vergleich zu einem kompletten Austausch (Ersatzlösung) wirtschaftlich vorteilhafter ist, werden die genannten Alternativen im Interesse des Investitionsschutzes und der Ausschließlichkeitsrechte des derzeitigen Vertragspartners, sowie im Hinblick auf die mit diesen Alternativen verbundenen Risiken, als nicht realisierbar eingeschätzt. Aus der Gesamtschau der obenstehenden Ausführungen wird deutlich, dass kein anderes Unternehmen eine vernünftige Alternative im Sinne des § 14 Abs. 6 VgV anbieten/leisten kann. Aufgrund der geschilderten Tatsachen liegen die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b und c VgV vor. Es wird daher beabsichtigt, die Leistung ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an die Firma easy-soft GmbH Dresden zu vergeben.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: easy-soft GmbH Dresden
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert des Angebots: 1 462 500,00 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162 000-40
Postanschrift: Agnes-Pockles-Bogen 33
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 49 8921762411
Fax: 49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: easy-soft GmbH Dresden
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE140206118
Stadt: Dresden
Postleitzahl: 01307
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 5f674b30-f9a2-483b-ad34-9a991784f6c1 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 25/09/2026 13:25:05 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 664204-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 187/2026
Datum der Veröffentlichung: 28/09/2026