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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Klinikum der Technischen Universität München (TUM Klinikum)
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Reisekostenmanagementsystem
Beschreibung: Digitalisierung des Reisekostenabrechnungssystems am TUM Klinikum
Kennung des Verfahrens: d60019c3-32a5-4e93-ab33-79ac35859afd
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Beliebiger Ort
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beschaffung und Implementierung eines digitalen Reisekostenmanagementsystems
Beschreibung: Gegenstand der Beschaffung ist die Einführung und Implementierung eines digitalen Systems zur vollumfänglichen Optimierung und revisionssicheren Abwicklung der Reisekostenabrechnung. Die Lösung richtet sich an die spezifischen Anforderungen eines Universitätsklinikums mit jährlich ca. 7.000 bis 8.000 Dienstreisen, einem hohen Anteil internationaler Reisen sowie einer komplexen Drittmittel- und Compliancestruktur.
Interne Kennung: Beschaffung und Implementierung eines digitalen Reisekostenmanagementsystems
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Regierung Oberbayern - Sachgebiet Vergabekammer Südbayern
Überprüfungsstelle: Regierung Oberbayern - Sachgebiet Vergabekammer Südbayern
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Klinikum der Technischen Universität München (TUM Klinikum)
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Klinikum der Technischen Universität München (TUM Klinikum)
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird: Klinikum der Technischen Universität München (TUM Klinikum)
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Zur Optimierung der Reisekostenabrechnung soll der bestehende Prozess im Klinikum digitalisiert werden. Als zwingende Anforderungen an das zukünftige Reisekostensystem wurden insbesondere die nahtlose Integration in die bestehende SAP-Systemlandschaft, die revisionssichere Abbildung des Bayerischen Reisekostengesetzes (BayRKG) sowie höchstmögliche KRITIS-, Datenschutz- und Informationssicherheit unter Berücksichtigung komplexer Drittmittel- und Compliance-Prozesse identifiziert. Alle drei genannten Anforderungen müssen zwingend parallel gegeben sein. Um das zu gewährleisten sind zudem nachweisbare Erfahrungen und Referenzen im Umfeld von Universitätsklinika und KRITIS-relevanten Einrichtungen erforderlich. Im April/Mai 2026 wurde hierzu eine EU-weite Marktrecherche durchgeführt, die sieben konkrete Anbieter identifiziert hat. Es wurden alle sieben Anbieter mit Blick auf alle Kriterien, insbesondere die drei parallel notwendigen zwingenden Anforderungen, tabellarisch gegenübergestellt, siehe Anhang. Im Ergebnis erfüllt mit SAP Concur ausschließlich einer der sieben Anbieter die zwingend erforderliche Kombination der genannten technischen, fachlichen und regulatorischen Anforderungen. Im einzelnen: 1. Native Integration SAP HCM/Fi/Co-Integration: Für den Betrieb ist insbesondere eine nahtlose Integration in bestehende SAP-Prozesse erforderlich, u. a. hinsichtlich Stammdaten, Orgmgt., Berechtigungskonzepten, SSO sowie der automatisierten Übergabe von Buchungssätzen in die Finanzbuchhaltung. Die IT-Architektur des Klinikums folgt dabei dem Grundsatz, SAP als führendes System zu nutzen und zusätzliche Middleware- sowie Individualschnittstellen zu vermeiden. Dies ist aus Gründen der IT-Sicherheit (Vermeidung zusätzlicher Angriffsvektoren auf Finanzdaten) sowie zur Vermeidung unwirtschaftlicher Folgekosten bei Release-Wechseln zwingend vorgegeben. 2. Revisionssichere Abbildung BayRKG: Zusätzlich bestehen besondere Anforderungen aus dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG). Insbesondere müssen individuelle Tagegelder, Wegstreckenentschädigungen, Übernachtungspauschalen sowie steuerrechtliche Anforderungen im Zusammenhang mit Drittmitteln und Compliance-relevanten Reisen revisionssicher abgebildet werden. Alternative Lösungen würden hierfür Individualentwicklungen, dauerhafte Sonderkonfigurationen oder manuelle Nebenprozesse erfordern und damit erhebliche Risiken hinsichtlich Wartbarkeit, Releasefähigkeit und Revisionssicherheit verursachen. 3. Anforderung an Datenschutz/KRITIS/Barrierefreiheit in einem Universitätsklinikum unter Berücksichtigung der komplexen Drittmittel- und Compliancestruktur: Mit jährlich ca. 7.000–8.000 Dienstreisen, einem hohen Anteil internationaler Reisen sowie komplexen Drittmittel- und Compliance-Prozessen bestehen besonders hohe Anforderungen an das Reisekostenmanagement. Die Reisekostenprozesse des Klinikums sind aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher Finanzierungsquellen (Haushaltsmittel, Drittmittel, Förderprojekte, Sponsorings) deutlich komplexer als in Unternehmen. Hieraus ergeben sich erhöhte Anforderungen an die steuerliche, förderrechtliche und compliancekonforme Zuordnung, Genehmigung und revisionssichere Abrechnung von Dienstreisen. Das System muss in der Lage sein, die Zuwendung von dritter Seite nach §331 Strafgesetzbuch sowie die Obligo der Drittmittel als vorgemerkte Buchung abzubilden. Es ist zwingend erforderlich, dass alle drei Anforderung umfassend erfüllt werden, anderenfalls können Reisekosten nicht korrekt auszahlt werden und es zu Abrechnungsfehlern kommen, die unbedingt vermieden werden müssen. SAP Concur lässt sich nahtlos in SAP HCM/Fi/Co integrieren, bildet das BayRKG revisionssicher ab und ist bereits in vergleichbaren Universitätsklinika im Einsatz. Das System erfüllt die Anforderungen des öffentlich-rechtlichen Umfelds hinsichtlich Datenschutz, KRITIS-, Informations- und Revisionssicherheit sowie digitaler Barrierefreiheit. Hierfür liegen umfangreiche Zertifizierungen und Testate wie ISO 27001, ISO 22301, ISO 9001 sowie SOC 1-/SOC 2-Type-II-Nachweise vor. Die durchgeführte Marktrecherche belegt, dass es neben dem Anbieter SAP Concur keine Alternative oder Ersatzlösung gibt, welche die zwingend notwendigen Anforderungen erfüllt und sich ohne fehleranfällige Schnittstellen-Übergänge in die führende SAP-Landschaft integrieren lässt. (Hinweis: Bei Bedarf kann die tabellarisch geführte Dokumentation zur Marktanalyse zur Verfügung gestellt werden. "Anlage 1")
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Klinikum der Technischen Universität München (TUM Klinikum)
Registrierungsnummer: DE129523996
Abteilung: Geschäftsbereich Zentrale Beschaffung
Postanschrift: Ismaningerstraße 22
Stadt: München
Postleitzahl: 81675
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung, Strategischer Einkauf/Vergabrecht
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Concur (Germany) GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: HRB 81415
Postanschrift: Frankfurter Straße 1
Stadt: Eschborn
Postleitzahl: 65760
Land, Gliederung (NUTS): Main-Taunus-Kreis (DE71A)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Regierung Oberbayern - Sachgebiet Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811335517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +498921762411
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 3041eec7-f939-4ae7-8382-1abd56688c74 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/06/2026 10:16:18 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 396664-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 110/2026
Datum der Veröffentlichung: 10/06/2026