1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Bayerischer Rundfunk A.d.ö.R.
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2.1.
Verfahren
Titel: Digitalisierung physische Archive
Beschreibung: Gegenstand dieses Vertrages ist die vollständige, datenschutzkonforme und qualitätsgesicherte Digitalisierung der physischen Archivbestände der Abteilung "Rechtemanagement und -strategie" (RM-S) des Bayerischen Rundfunks (BR). Die zu digitalisierende Bestände liegen überwiegend in Form von Aktenordnern und Karteikarteneinheiten (Hörfunk und Fernsehen) vor. Der Auftraggeber verfügt nicht über die personellen und technischen Ressourcen zur eigenständigen Durchführung der Digitalisierung.
Kennung des Verfahrens: 794f9924-516d-45ed-8bf9-f58f049c3f63
Interne Kennung: BR-2026-0011
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung, 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Herbststraße 5
Stadt: München
Postleitzahl: 80335
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXS0Y54YTQV4V3T0# keine
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrug:
Korruption:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Zahlungsunfähigkeit:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Digitalisierung physische Archive
Beschreibung: Die Leistung umfasst insbesondere: -Ausräumen, Verpacken, Transport, Zwischenlagerung und Rücktransport von ausgewählten Beständen, -fachgerechte Vorbereitung und Digitalisierung der Unterlagen, -Indexierung und Metadatenerfassung, -Bereitstellung der Digitalisate in standardisierten, systemneutralen Formaten, -qualitätsgesicherte Durchführung des Gesamtprozesses einschließlich Pilotphase, -datenschutzkonforme Vernichtung der hierfür vorgesehenen Unterlagen. Ziel des Projekts ist die vollständige Digitalisierung der Bestände, um diese strukturiert, dauerhaft nutzbar und anhand definierter Indexwerte recherchierbar bereitzustellen. Die Ergebnisse müssen: -fachlich vollständig und korrekt sein, -in durchsuchbaren (OCR), standardkonformen Formaten (PDF/A 2b, optional TIFF) vorliegen, -mit definierten Metadaten und Indexwerten angereichert sein, -systemneutral und medienbruchfrei in nachgelagerte Systeme (z. B. SAP, Office Anwendungen) überführbar sein, -nachvollziehbar, prüfbar und qualitätsgesichert erzeugt werden.
Interne Kennung: BR-2026-0011
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79995100 Archivierung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung, 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Herbststraße 5
Stadt: München
Postleitzahl: 80335
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 30/09/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/07/2027
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Anlage 11 - Referenzangaben (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
Kriterium: Finanzkennzahlen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bonitätsnachweis (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung):
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens (Handelsregisterauszug) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung):
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflicht-Versicherungsdeckung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung):
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Beschreibung der beim Bieter implementierten Prozesse für Qualitätsmanagement (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Beschreibung der Ausstattung der technischen Geräte (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis einer IT-Haftpflicht / Cyberversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung):
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis einer Transportversicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung):
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: oder Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Versicherungs-Deckungssummen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung - Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung muss ein Nachweis vorgelegt werden, dass der Bewerber im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug, nicht älter als 1 Jahr) falls das Unternehmen des Bieters bei einem Registergericht eingetragen wurde. Mindestanforderung: Berufs- oder Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Registereintrag) nicht älter als 12 Monate.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis einer Betriebshaftpflicht-Versicherung mit den geforderten Deckungssummen - Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit muss ein Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für das Leistungsbild des ausgeschriebenen Auftrages (bei Bewerbergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied) durch Vorlage einer Bestätigung der Versicherung zumindest in Kopie (nicht älter als 12 Monate) vorgelegt werden. Mindestanforderung: Mindestdeckungssummen der Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden in Höhe von 5,0 Mio. Euro und Vermögensschäden in Höhe von 1 Mio. Euro (mindestens zweifach maximiert pro Jahr).
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis einer IT-Haftpflicht / Cyberversicherung - Nachweis einer IT-Haftpflicht / Cyberversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1.000.000 EUR je Vorfall nach, die Risiken im Zusammenhang mit Datenpannen, unbefugten Zugriffen sowie Malware-Befall bei der Verarbeitung umfassen.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis einer Transportversicherung - Nachweis einer Transportversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1.000.000 EUR je Fahrt die Risiken gegen Verlust, Diebstahl und Beschädigung wäh-rend des Transports umfasst und ausdrücklich auch Drittunterlagen mit hohem Schutzbedarf umfasst.
Kriterium: Finanzkennzahlen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bonitätsnachweis - Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit muss ein Nachweis der Bonität anhand eines Bonitätsnachweises zum Beispiel mittels Zeugnisses einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel, o.ä.) oder eines gleichwertigen Nachweises einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist (nicht älter als 6 Monate), aus welchem eine Risikoklasse/Ausfallwahrscheinlichkeit zweifelsfrei ablesbar ist, vorgelegt werden. Mindestanforderung: Nachweis einer Ausfallwahrscheinlichkeit von maximal 1,5 % (entspricht in der unten beispielhaft dargestellten Tabelle einer Risikoklasse nicht höher als III) Hinweis: Eigenerklärungen oder Auskünfte der Hausbank erfüllen diese Anforderung nicht und führen zum Ausschluss des Bieters.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bewertung der beim Bieter implementierten Prozesse für Qualitätsmanagement bezogen auf die Digitalisierung von Dokumenten - Der Bieter hat die beim Bieter implementierten Prozesse für Qualitätsmanagement bezogen auf die Digitalisierung von Dokumenten auf maximal 2 Seiten zu beschreiben.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Vorlage von drei geeigneten Referenzen - Der Bieter hat (ausschließlich) drei geeignete Referenzen vorzulegen und in Anlage 11 auf maximal 3 Seiten pro Referenz zu beschreiben. Die Referenzen müssen innerhalb der letzten drei Jahre abgeschlossen sein. Die Referenzen müssen Leistungen zur Digitalisierung physischer Dokumentenbestände umfassen und hinsichtlich Art und Umfang mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sein (als vergleichbar gelten Projekte zur Digitalisierung physischer Dokumentenbeständen, die hinsichtlich Umfangs (z.B. Menge oder Komplexität der Dokumente) und Art der Leistung (z.B. Digitalisierung, OCR, Indexierung) der ausgeschriebenen Leistung entsprechen). Bewertet wird je Referenzprojekt, anschließend werden die Punkte addiert.
Kriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Beschreibung der Ausstattung der technischen Geräte - Der Bieter hat für die Leistungserbringung vorgesehene Ausstattung der technischen Geräte auf maximal 2 Seiten zu beschreiben. Dabei sind folgende Aspekte zu berücksichtigen: Scanleistung der eingesetzten Geräte (Seiten pro Minute, Duplexfähigkeit), Unterstützung verschiedener Dokumententypen (Normalpapier, dünnes und dickes Papier, Karteikarten) sowie Funktionen zur automatisierten Qualitätssicherung (z.B. Leerseitenerkennung, Schräglagenkorrektur, automatischer Bildzuschnitt). Bewertet wird nach den vorgegebenen Kriterien.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 25/06/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 20/07/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 06/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Keine
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Keine
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die ausschreibende Stelle weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer nur zulässig ist, soweit der Antragsteller - den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach §134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - den Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, stellt. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach §135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. §134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Auf die Regelungen in §§160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Bayerischer Rundfunk A.d.ö.R.
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Bayerischer Rundfunk A.d.ö.R.
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Bayerischer Rundfunk A.d.ö.R.
Registrierungsnummer: DE129523494
Postanschrift: Rundfunkplatz 1
Stadt: München
Postleitzahl: 80335
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentraleinkauf - Vergabemanagement
Telefon: +49 89590094912
Fax: +49 89590023469
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE811335517
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer Südbayern
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 9c3db788-5514-40d2-9564-f950c786b895 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/06/2026 23:55:48 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 387679-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 107/2026
Datum der Veröffentlichung: 05/06/2026