Öffentliche Ausschreibung Regensburg 2026 Deutschland – Textverarbeitungssoftwarepaket – Microsoft 365 E3 Enterprise Agreement (EA) mit Software Assurance (SA), Verlängerung des bestehenden Volumenlizenzvertrages 2026-04-16

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: REWAG Regensburger Energie- und Wasserversorgung AG & Co KG

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des Auftraggebers: Erzeugung, Fortleitung oder Abgabe von Gas oder Wärme

2.1.

Verfahren

Titel: Microsoft 365 E3 Enterprise Agreement (EA) mit Software Assurance (SA), Verlängerung des bestehenden Volumenlizenzvertrages

Beschreibung: Verlängerung von Microsoft 365 E3 Enterprise Agreement (EA) mit Software Assurance (SA), Verlängerung des bestehenden Volumenlizenzvertrages (3 Jahre)

Kennung des Verfahrens: 539a1e21-748b-446f-936f-2f1b33fd3a32

Vorherige Bekanntmachung: 124434-2026

Interne Kennung: CXP4DB0M0DT - MB

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48317000 Textverarbeitungssoftwarepaket

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48620000 Betriebssysteme, 72268000 Bereitstellung von Software, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 72261000 Software-Unterstützung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Greflingerstraße 26

Stadt: Regensburg

Postleitzahl: 93055

Land, Gliederung (NUTS): Regensburg, Kreisfreie Stadt (DE232)

Land: Deutschland

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 260 862,80 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4DB0M0DT#

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/25/EU

sektvo -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Microsoft 365 E3 Enterprise Agreement (EA) mit Software Assurance (SA), Verlängerung des bestehenden Volumenlizenzvertrages

Beschreibung: Ein Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb kann auf Grundlage eines nicht vorhandenen Wettbewerbs aus technischen Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden. Hier: Die technisch erforderliche Lösung kann insbesondere aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten, einschließlich Rechten des geistigen Eigentums der Firma Microsoft, nur von dieser bereitgestellt werden, da hier auch kein Händlerwettbewerb besteht. Begründung: Gegenstand dieser Beschaffung ist die erforderliche Verlängerung des bestehenden Enterprise-Agreements (EA) inklusive der Software Assurance (SA) für die Nutzungs- und Lizenzrechte von Microsoft-Produkten für den Zeitraum von drei Jahren. Gemäß den Vorgaben des Vergaberechts kann der öffentliche Auftraggeber den Leistungsgegenstand nur dann auf ein bestimmtes Unternehmen begrenzen, wenn hierfür eine technische Notwendigkeit und/oder Ausschließlichkeitsrechte vorliegen. Beide Ausnahmetatbestände, die die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb mit nur einem Teilnehmer rechtfertigen, sind gemäß den nachfolgenden Erläuterungen vorliegend gegeben. Die bestehende IT-Infrastruktur der REWAG KG basiert seit vielen Jahren vollständig und durchgängig auf Produkten der Firma Microsoft, die sowohl server- als auch clientseitig integraler Bestandteil des IT-Systems sind. Hintergrund hierfür sind die nachfolgenden technischen Eigenschaften der Produkte der Firma Microsoft, die nicht durch andere Hersteller abgebildet werden können. Einige erforderliche Schnittstellen mit Drittanbietern (z.B. Tools für Office-Anwendungen) in der IT-Infrastruktur der REWAG KG sind abhängig von den Produkten der Firma Microsoft und können nur durch diese dargestellt werden. Ein ebenfalls wesentlicher, technisch zwingender Bestandteil der bestehenden IT-Infrastruktur ist die Software Assurance (SA). Diese ist im Enterprise-Agreement der Firma Microsoft fest integriert und ermöglicht den kostenfreien Wechsel auf aktuelle Softwareversionen ohne den Erwerb neuer, versionsgebundener Einzellizenzen. Ebenso ist die Möglichkeit des Up- und Downsizings im Rahmen der SA für den laufenden Betrieb für die REWAG KG zwingend erforderlich, um sowohl Personaländerungen als auch erforderliche Anpassungen der IT-Infrastruktur technisch ohne Betriebsunterbrechung abbilden zu können. Daraus ergibt sich, dass die bestehende IT-Infrastruktur der REWAG KG in technischer Hinsicht ausschließlich mit einem Enterprise Agreement (EA) mit Software Assurance (SA) dargestellt und weitergeführt werden kann. Diese Enterprise Agreements werden dabei ausschließlich von Microsoft selbst angeboten und stehen nur Bestandskunden zur Verfügung; ein Neuabschluss eines Enterprise Agreements erfolgt durch Microsoft nicht. Die REWAG KG kann dieses Vertragsmodell daher ausschließlich durch die Verlängerung des bestehenden EAs fortführen. Die in der Software Assurance (SA) enthaltene und von der REWAG KG zwingend erforderliche Möglichkeit des Up- und Downsizings kann ebenfalls von keinem anderen Händler am Markt dargestellt werden. Dies wurde im Vorfeld der Beschaffung von der REWAG KG eingehend geprüft. Vor diesem Hintergrund besteht kein Händlerwettbewerb, der der technisch erforderlichen Einschränkung des Beschaffungsgegenstandes auf die Produkte der Firma Microsoft entgegensteht. Eine Diskriminierung und/oder ein Ausschluss anderer Wirtschaftsteilnehmer vom Wettbewerb ist eindeutig nicht gegeben, da die erforderliche Softwarelösung in funktionaler und technischer Hinsicht durch keinen anderen Hersteller dargestellt werden kann. Zudem ist die Firma Microsoft der Inhaber der ausschließlichen Rechte an der Softwarelösung, die diese technischen Anforderungen erfüllt. Die REWAG KG hat im Vorfeld der Beschaffung ebenfalls eingehend geprüft, ob eine Umstellung der IT-Infrastruktur auf andere Betriebssysteme und Anwendungen wirtschaftlich dargestellt werden kann. Diese Prüfung hat ergeben, dass eine wirtschaftlich und technisch gleichwertige Abbildung der bestehenden IT-Infrastruktur durch andere Hersteller nicht möglich ist. Der Einsatz alternativer Produkte würde eine vollständige Umstellung der gesamten IT-Infrastruktur der REWAG KG, einschließlich Serverbetriebssystemen, Clientbetriebssystemen und Office-Anwendungen, erfordern. Hierdurch würde ein erheblicher zeitlicher und finanzieller Mehraufwand insbesondere auch durch die aufwändige Migration der Altdaten, das Erfordernis der Neuschulung sämtlicher Nutzer des Systems sowie die unvermeidbaren Ausfallzeiten während der Systemumstellung im laufenden Betrieb entstehen. Zudem wäre eine durchgängige Leistungserbringung "aus einer Hand" nicht darstellbar; stattdessen wäre der parallele Einsatz von Lösungen mehrerer Hersteller und Anbieter - die wiederum miteinander kompatibel sein müssen - mit zusätzlichen Schnittstellen erforderlich. Diese zusätzlichen Schnittstellen würde jedoch die Komplexität der IT-Infrastruktur sowie das Risiko von Sicherheits- oder Integrationsfehlern erheblich erhöhen. Das hieraus resultierende technische, organisatorische und wirtschaftliche Risiko für die REWAG KG steht somit in keinem angemessenen Verhältnis zum Beschaffungsgegenstand. Alternative Lösungen anderer Hersteller am Markt sind daher aus objektiven, nachvollziehbaren und auftragsbezogenen Gründen ausgeschlossen. Die Wahl der REWAG KG zum Abschluss des Enterprise Agreements (EA) inklusive der Software Assurance (SA) entspricht somit der Bestimmungsfreiheit des Auftraggebers, den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt festzulegen. Die nachvollziehbaren, objektiven, auftragsbezogenen und tatsächlich vorhandenen Gründe wurden eingangs dargestellt und führen bei dieser Beschaffung auch nicht dazu, dass andere Produkte in diskriminierender Weise vom Wettbewerb ausgeschlossen sind.

Interne Kennung: CXP4DB0M0DT - MB

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48317000 Textverarbeitungssoftwarepaket

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48620000 Betriebssysteme, 72268000 Bereitstellung von Software, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 72261000 Software-Unterstützung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Greflingerstraße 26

Stadt: Regensburg

Postleitzahl: 93055

Land, Gliederung (NUTS): Regensburg, Kreisfreie Stadt (DE232)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 3 Jahre

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

Informationen über frühere Bekanntmachungen:

Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 124434-2026

Zusätzliche Informationen: Auf Grundlage der bisher ergangenen Rechtsprechung (vgl. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 22.5.2013 - VII-Verg. 16/12, OLG Düsseldorf, Beschluss vom 1.8.2012 - VII-Verg 10/12, SatWaS/MoWaS und Beschluss vom 27.6.2012 - VII-Verg 7/12, Fertigspritzen) sind vorliegend die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des öffentlichen Auftraggebers gegeben bzw. eingehalten, da die Bestimmung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist und vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe vorliegen und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist. Zudem sind die Gründe tatsächlich vorhanden und die Bestimmung diskriminiert andere Wirtschaftsteilnehmer nicht. Dieses von der REWAG KG ausgeübte Bestimmungsrecht steht der aktuellen Rechtsprechung insbesondere vor dem Hintergrund der für den vorliegenden Beschaffungsauftrag zwingend erforderlichen technischen Anforderungen, welche ausschließlich durch die Firma Microsoft dargestellt werden können, nicht entgegen. Zudem ist die Firma Microsoft der Inhaber der ausschließlichen Rechte an der Softwarelösung, die diese technischen Anforderungen erfüllt. Vor diesem Hintergrund die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb mit nur einem Teilnehmer gem. § 13 Abs. 2 Nr. 3 b) und c) SektVO vergaberechtlich zulässig und erforderlich.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Nordbayern

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt. Die Unwirksamkeit des Vertrages kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages bzw. nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union geltend gemacht worden ist (§ 135 Abs. 2 GWB). § 135 GWB bleibt unberührt.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: REWAG Regensburger Energie- und Wasserversorgung AG & Co KG

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Nordbayern

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Lauterer Wettbewerb

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden

Sonstige Begründung: Der Zuschlag wurde nach Ablauf der vorgeschriebenen Stillhaltefrist gemäß § 134 GWB fristgerecht erteilt. Zuschlagsempfänger: Microsoft Ireland Limited (im Rahmen des bestehenden EA-Vertragsmodells)

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Microsoft Ireland Operations Limited

Angebot:

Kennung des Angebots: 7-3DUOKPZTUT

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Lauterer Wettbewerb

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Lauterer Wettbewerb

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 4500299279

Titel: EA-Verlängerung 2026-29

Datum des Vertragsabschlusses: 25/03/2026

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge