1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2.1.
Verfahren
Titel: RV Reisekostenabrechnung 2026
Beschreibung: Die Mitarbeiter der MPG führen zahlreiche Dienstreisen sowohl im Inland als auch im Ausland durch. Vor diesem Hintergrund hat die Max-Planck-Gesellschaft e. V. einen regelmäßigen Bedarf an der Durchführung von Reisekostenabrechnungen. Die MPG unterliegt als Zuwendungsempfänger den Regularien des BRKG; diese sind allen Aktivitäten in dem hier relevanten Umfeld von Dienstreisen zu Grunde zu legen. Neben der Generalverwaltung planen zunächst rund 14 Institute in Deutschland, ihre Dienstreisen im In- und Ausland über den Auftragnehmer als externen Dienstleister abrechnen zu lassen. Gegenstand dieses Offenes Verfahren ist der Abschluss eines (Abruf-)Rahmenvertrags ("RV", oder "Vereinbarung") mit einem einzigen Auftragnehmer, der den Auftraggeber entlang der ganzen Reisekostenabrechnung schnell, digital, regel-, rechtssicher und revisionskonform begleitet.
Kennung des Verfahrens: 7c9fe4bd-688e-4586-b34b-b68e4665f70b
Interne Kennung: RKA_22.4.1.2.0.1.3_26
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 63510000 Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 63516000 Reiseverwaltung, 79997000 Dienstleistungen für Geschäftsreisen
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 350 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachung mit Aufruf zum Wettbewerb ab jetzt. Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) als OFFENES VERFAHREN durchgeführt. Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande. Implementierung mit einem Pilot-Institut ist ab 01.07.2026 geplant. Leistungsbeginn am 01.10.2026. Die Laufzeit des Vertrages beträgt ab Leistungsbeginn 48 Monate (bis 30.09.2030). Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäss § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat. Dieses Vergabeverfahren wird gemäss den Bestimmungen über die öffentliche Auftragsvergabe im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU nach den Bestimmungen des vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) als offenes Verfahren i. S. d. § 15 VgV durchgeführt, ohne dass diese Bestimmungen Vertragsbestandteile werden. Bieterfragen, Angebote und Kommunikation werden ausschliesslich elektronisch und über AI Vergabemanager laufen.
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: RV Reisekostenabrechnung 2026
Beschreibung: Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) als OFFENES VERFAHREN durchgeführt. Geschätzter Wert ohne MwSt. (in Euro, Netto): 1.200.000,00 EUR. Höchstwert der Rahmenvereinbarung ohne MwSt. (in Euro, Netto): 1.350.000,00 EUR. Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande. Implementierung mit einem Pilot-Institut ist ab 01.07.2026 geplant. Leistungsbeginn am 01.10.2026. Die Laufzeit des Vertrages beträgt ab Leistungsbeginn 48 Monate (bis 30.09.2030). Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt. Eine Aufteilung des Vergabegegenstandes in Lose erfolgt NICHT. Abrufberechtigt aus der RV (und damit Bedarfsträger) sind die Generalverwaltung ("GV") und derzeit 14 Institute und Einrichtungen der MPG: - MaxIT, München - MPI für Bildungsforschung, Berlin - MPI für Geoanthropologie, Jena - MPI für Gravitationsphysik, Potsdam-Golm - MPI für Physik des Lichts, Erlangen - MPI für Terrestrische Mikrobiologie, Marburg - MPI für Biogeochimie, Jena - MPI für Biologie inkl. Friedrich-Miescher-Laboratorium, Tübingen - MPI für Kolloid- und Grenzflächenforschung, Potsdam - MPI für Biochemie, München Martinsried - MPI für Kernphysik, Heidelberg - MPI für Verhaltensbiologie, Radolfzell/ Konstanz - MPI für Infektionsbiologie, Berlin - Evtl. das ESI als unselbstständiges MPI ab 01.01.2027 Weitere Max-Planck-Institute, die hier nicht aufgelistet sind, können nach Rücksprache mit der Stabsstelle Travel Management während der Vertragslaufzeit einsteigen. Außerdem sind die selbstständigen Einrichtungen über die Eröffnungsklausel berechtigt, Einzelverträge auf Basis der Verfahrensergebnisse abzuschließen (Bsp. Max-Planck-Innovation GmbH, München).
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 63510000 Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 63516000 Reiseverwaltung, 79997000 Dienstleistungen für Geschäftsreisen
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Dieser Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von 4 Jahren mit Leistungsbeginn ab 01.10.2026 und endet automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf, am 30.09.2030.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2030
5.1.5.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 350 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 33203-2026
Zusätzliche Informationen: Beabsichtigte Zuschlagserteilung ab 05.05.2026. Der Vertrag kommt mit der Zuschlagserteilung zustande. Abschluss einer (Abruf-)Rahmenvereinbarung für alle abrufberechtigte Einrichtungen der MPG, ohne Mindestabnahmepflicht. Ihr Angebot besteht aus: - der ausgefüllten Anlage D.1 (Erklärungen: Eignung und Ausschlusskriterien) inklusiv Ausführungsbedingungen) - der ausgefüllten Anlage A.2 Preisblatt - der ausgefüllten Anlage E.1 Konzeptfragen (- ggfs. aus den ausgefüllten Anlagen D.2 bei Bietergemeinschaften). Hinweis zu den Zuschlagskriterien: Bei der einfachen Richtwertmethode Z = L/P ist eine Gewichtung zwischen L und P mathematisch wirkungslos. Unglücklicherweise erwartet das Bekanntmachungsformular eine Gewichtung, weshalb die Vergabestelle eine Dummy-Gewichtung von 50 % für L und 50 % für P eingetragen hat. Es findet keine Gewichtung zwischen L und P statt.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Einfache Richtwertmethode
Beschreibung: Einfache Richtwertmethode
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Einfache Richtwertemethode
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde kein Wettbewerbsgewinner ermittelt, und der Wettbewerb ist abgeschlossen.
Grund, warum kein Gewinner ausgewählt wurde: Es sind keine Angebote, Teilnahmeanträge oder Projekte eingegangen
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Registrierungsnummer: t:08921080
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Sachgebiet Vergabemanagement
Telefon: +49 8921080
Fax: +49 8921081344
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registrierungsnummer: t:08921762411
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Registrierungsnummer: t:08921080
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Fax: +49 8921081344
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6d839833-4116-4db9-af12-e079acffb2f5 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 13/04/2026 16:39:31 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 257019-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 73/2026
Datum der Veröffentlichung: 15/04/2026