5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79416000 Öffentlichkeitsarbeit
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Leistungszeitraum umfasst zunächst zwei Jahre mit einer jährlichen Verlängerungsoption bis einschließlich 2035. Bleibt das Vertragsverhältnis länger als 2 Jahre bestehen, sind die Vertragsparteien berechtigt, den Vertrag unter Einhaltung einer 3-monatigen Kündigungsfrist zum 01.02, 01.05, 01.08, 01.11eines jeden Jahres ordentlich zu kündigen. Termine werden mit Laufzeitbeginn ggf. noch angepasst.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Erlangen
Postleitzahl: 91052
Land, Gliederung (NUTS): Erlangen, Kreisfreie Stadt (DE252)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 15/10/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2035
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Das Unternehmen ist ein KMU, wenn die Anzahl der Mitarbeiter insgesamt kleiner als 250 ist. Zudem darf die Summe der Jahresumsätze höchstens 50 Millionen Euro oder die addierten Bilanzsummen höchstens 43 Millionen Euro betragen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Eignungskriterien sind auch im Bewerberbogen aufgelistet. Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Angabe, in welches einschlägige Berufs- oder Handelsregister seines Niederlassungsstaates das Unternehmen eingetragen ist und ob Mitgliedschaften bei brancheneinschlägigen Verbänden, Vereinigungen, Vereinen oder ähnlichem bestehen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Eignungskriterien sind auch im Bewerberbogen aufgelistet. Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Anzugeben ist der allgemeine Jahresumsatz des Unternehmens aus den letzten fünf abgeschlossenen Geschäftsjahren. Sind diese Informationen zum Umsatz nicht für den gesamten vorgegebenen Zeitraum erhältlich, geben Sie bitte an, ab welchem Datum das Unternehmen gegründet wurde oder seine Tätigkeit aufgenommen hat. Zur angemessenen Beteiligung von kleineren Büroorganisationen und Berufsanfängern am Verfahren wird insbesondere auf die Möglichkeit der Bildung von Kooperationen oder Bewerbergemeinschaften hingewiesen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Eignungskriterien sind auch im Bewerberbogen aufgelistet. Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Anzugeben ist der spezifische Jahresumsatz des Unternehmens in dem Tätigkeitsbereich des Auftrag gemäß der Auftragsbekanntmachung aus den letzten fünf abgeschlossenen Geschäftsjahren. Sind die diese Informationen zum Umsatz nicht für den gesamten vorgegebenen Zeitraum erhältlich, geben Sie bitte an, ab welchem Datum das Unternehmen gegründet wurde oder seine Tätigkeit aufgenommen hat. Zur angemessenen Beteiligung von kleineren Büroorganisationen und Berufsanfängern am Verfahren wird insbesondere auf die Möglichkeit der Bildung von Kooperationen oder Bewerbergemeinschaften hingewiesen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Eignungskriterien sind auch im Bewerberbogen aufgelistet. Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Es ist zu erklären, dass das Unternehmen eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in bestimmter geeigneter Höhe abgeschlossen hat oder zu erklären, im Auftragsfall eine entsprechende Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen. Für Personenschäden in Höhe von mind. 3.000.000 €, für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) in Höhe von mind. 500.000 €
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Eignungskriterien sind auch im Bewerberbogen aufgelistet. Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren sind anzugeben. Im Unternehmen ist ein hoher Anteil an Mitarbeitenden tätig, die einen Studien- oder Ausbildungsabschluss im Tätigkeitsbereich der zu vergebenden Leistung nachweisen können. Angabe der fünf am stärksten vertretenen Studien- und Ausbildungsabschlüsse im Unternehmen unter Angabe des absoluten und prozentualen Anteils an der Gesamtanzahl der Mitarbeitenden des Unternehmens.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Eignungskriterien sind auch im Bewerberbogen aufgelistet. Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Nimmt der Bewerber die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, so muss er eine Erklärung des anderen Unternehmens zur gemeinsamen Haftung vorlegen (Formblatt L 236); die Haftungserklärung ist gleichzeitig mit der „Verpflichtungserklärung“ abzugeben.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Eignungskriterien sind auch im Bewerberbogen aufgelistet. Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Die Erbringung der Leistung erfordert umfassende Erfahrung im Bereich Partizipation und Begleitung von Stadterneuerungsprozessen sowie im Bereich Imagefördernder Maßnahmen und planerische Erfahrungen in der Konzeption, Koordination und Steuerung von Projekten. Es sind Referenzen aus den letzten fünf abgeschlossenen Geschäftsjahren aufzuführen. Bei Bedarf können die Kompetenzen durch eine Bürogemeinschaft nachgewiesen werden. Mit den Referenzen sind Unterlagen (bspw. Referenzblätter, Arbeitsproben) als Nachweis abzugeben. Diese sind als Anlage auf der Vergabeplattform hochzuladen. Anzugeben sind jeweils: Leistungsinhalte / Beträge / Leistungszeitraum / Auftraggeber. Die Auflistung ist auf Projekte zu beschränken, deren Anforderungen mit denen der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Die Projekte können sich ggfs. mit Referenzen aus beiden Kompetenzbereichen überschneiden. Bitte beschreiben Sie dann jeweils den Leistungsinhalt mit Fokus auf den gewünschten Kompetenzbereich. 1. Kompetenzbereich Konzeption und Umsetzung: Das Unternehmen hat durch zwei Referenzen nachzuweisen, dass es mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbare Projekte (u. a. fachlich konstruktiver Diskurs; Berücksichtigung vorhandener Grundlagen, Rahmenbedingungen und Entwicklungen ebenso wie Integration von Ergebnissen der Beteiligungsformate; fachlicher Umgang und Erfahrung mit konkurrierenden Interessenslagen mit dem Ziel der Schaffung eines Konsenses, Sichtbarkeit der Maßnahmen und Reflektion) im Kompetenzbereich Konzeption und Umsetzung erbracht hat. 2. Kompetenzbereich Beteiligung und Kommunikation: Das Unternehmen hat durch zwei Referenzen nachzuweisen, dass es mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbare Projekte (u. a. Erfahrungen in der zielgruppenorientierten und aktivierenden Ausrichtung und Ansprache der Beteiligungsformate; neue Ansätze und Ideen, ggfs. über die üblichen Formate hinaus, zur Beteiligung der verschiedenen Akteursgruppen der Stadtgesellschaft; mediativer Ausgleich zwischen konkurrierenden Interessenslagen, Teilhabe im Quartier) im Kompetenzbereich Beteiligung und Kommunikation erbracht hat.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Siehe Vergabeunterlagen Formblatt L 227
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Siehe Vergabeunterlagen Formblatt L 227
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 25/03/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 31/03/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Unterlagen werden gem. § 56 VgV nachgefordert.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Siehe Auftrags- / Vergabeunterlagen
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bewerbergemeinschaften müssen im Falle der Angebotsbearbeitung eine Bietergemeinschaft bilden. Die Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben, - in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, - in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, - dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, - dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Nordbayern, Regierung von Mittelfranken
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Erlangen - Zentrale Vergabestelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt Erlangen - Zentrale Vergabestelle
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Erlangen - Zentrale Vergabestelle
Organisation, die Angebote bearbeitet: Stadt Erlangen - Amt 61