1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Freistaat Bayern, vertreten durch die Landesanstalt für Wald und Forstwirtschaft (LWF)
Deutschland – Entwicklung von Projektmanagementsoftware – Auftragsänderung: Programmierung eines ressortweiten Fachverfahrens Forschungsprojektmanagement
856788-2025 - Auftragsänderung
Deutschland – Entwicklung von Projektmanagementsoftware – Auftragsänderung: Programmierung eines ressortweiten Fachverfahrens Forschungsprojektmanagement
OJ S 247/2025 23/12/2025
Bekanntmachung der Auftragsänderungen
Dienstleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Auftragsänderung: Programmierung eines ressortweiten Fachverfahrens Forschungsprojektmanagement
Beschreibung: Der Gegenstand des Auftrags ist die Entwicklung eines webbasierten Fachverfahrens zur Beantragung, Abwicklung, Bewilligung und Verwaltung sowie zum Controlling und Monitoring von Forschungsprojekten mit anschließender Pflege für das Ressort des StMELF. Dafür ist eine datenbankgestützte Webanwendung mit dem Racy10 Framework programmiert worden.
Kennung des Verfahrens: 833a096a-1cd4-4634-9023-780e7aa95bfb
Interne Kennung: Aktenzeichen: 0273-2-41
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212331 Entwicklung von Projektmanagementsoftware
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212600 Entwicklung von Datenbank- und Betriebssystemsoftware, 72212610 Entwicklung von Datenbanksoftware, 72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software, 72262000 Software-Entwicklung, 72263000 Software-Implementierung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Gegenstand des Verfahrens ist die Verfeinerung des vorläufigen Lastenheftes und Entwicklung eines ressortweiten Fachverfahrens Forschungsprojektmanagement im Bereich des StMELF und die Pflege nach Abnahme sowie die Weiterentwicklung und Anpassung.
Beschreibung: Das ressortweiten Fachverfahrens Forschungsprojektmanagement soll als zentrales Managementinstrument den Überblick und das Controlling der Forschungsprojekte in den Bereichen Landwirtschaft, Forstwirtschaft und nachwachsende Rohstoffe gewährleisten. Insbesondere folgende Leistungen werden von der Anwendung erwartet: a) Zentraler Überblick über die bewilligten und abgeschlossenen Forschungsprojekte (inhaltlich, organisatorisch und finanziell) b) Koordination und Steuerung der Haushalts- und Fördermittel durch das StMELF inklusive eines Plan-Ist-Vergleichs c) Einheitliche Ausarbeitung, Beantragung und Administration von Projekten über einen Online-Zugang durch die Projektnehmer d) Verwaltung der Fördermittel, Unterstützung der Prüf- und Bewilligungsprozesse sowie der Projektbegleitung durch den Fördermittelgeber, insbesondere: i. Generierung von standardisierten Dokumenten im Prozess (z. B. Bewilligungsbescheide)oder an der Schnittstelle zu anderen Systemen (z. B. weitere Datenbanken), ii. Überwachung von Auflagen, z. B. Berichtspflichten sowie iii. Ergebnisdokumentation und Qualitätsmanagement e) Verschlagwortung der Forschungsprojekte für Suche und Auswertungen f) Abfragen und Auswertungen aktueller und historischer Daten zu Forschungsprojekten sowie zu Förderungen bzw. Fördermitteln hinsichtlich der bearbeiteten Themen g) Überblick über Kooperationspartner, Fördermittelgeber und sonstige Unterstützer des Projektes (z. B. Eigentümer von Versuchsflächen) h) Unterstützung von Wissenstransfer und Ergebnisverbreitung
Interne Kennung: 2020H3000002
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72212331 Entwicklung von Projektmanagementsoftware
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212600 Entwicklung von Datenbank- und Betriebssystemsoftware, 72212610 Entwicklung von Datenbanksoftware, 72262000 Software-Entwicklung, 72263000 Software-Implementierung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 02/11/2020
Enddatum der Laufzeit: 28/02/2027
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer Nordbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Überprüfungsstelle: Vergabekammer Nordbayern Informationen über die Überprüfungsfristen: Das Verfahren zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. GWB. Zuständig für entsprechende Nachprüfungsanträge ist: Vergabekammer Nordbayern bei der Regierung von Mittelfranken Promenade 27 91522 Ansbach Telefax: 0049 98153-1837. Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn/soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber der Auftraggeberin nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen und in der Regel vor Anrufung der Vergabekammer gerügt hat. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt davon unberührt, - der Antragsteller Vergabeverstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar waren, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe bzw. zur Abgabe der Teilnahmeanträge gerügt hat, - mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist weiter in der Regel unzulässig, sofern der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird. Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung in elektronischer Form oder per Fax (§ 134 Abs. 2 GWB). Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Freistaat Bayern, vertreten durch die Landesanstalt für Wald und Forstwirtschaft (LWF)
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: pico-engineering GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 2020072446
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: 1,00 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: Vertrag-01
Datum des Vertragsabschlusses: 24/11/2025
7. Änderung
7.1.
Änderung
Kennzeichnung der vorherigen Vertragsvergabebekanntmachung: 422882-2020
Identifikator des geänderten Vertrags: CON-0000
Grund für die Änderung: Änderungen aufgrund von Umständen, die bei aller Umsicht vom Beschaffer nicht vorhergesehen werden konnten, erforderlich.
Beschreibung: Vom 17.04.2023 bis 01.06.2023 wurde der Stand der Entwicklung durch Pilotanwender im Rahmen einer freiwilligen Pilotphase getestet. Sowohl aus der Evaluierung als auch aus der Pilotphase haben sich neue Anforderungen an die Software ergeben. Dabei handelte es sich insbesondere um die Möglichkeit zur Erfassung zusätzlicher Attribute zur Generierung von Controlling-Auswertungen und um Anpassungen der Erfassung mit Rückmeldungen zum Stand des Vorhabens. Die dementsprechend notwendig gewordenen zusätzlichen Leistungen an der Software der Forschungsdatenbank wurden durch eine Auftragsänderung gem. § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB vom 09.08.2023 dokumentiert und im Anschluss beauftragt. Nach dieser Abnahme des Releases 2.0 mit den Erweiterungen des Programms am 06.03.2025 ergaben sich veränderte Rahmenbedingungen in Hinblick auf die Pflege- und Wartung der Entwicklungssoftware, die nachträglich eingetreten sind und der Auftraggeber sowohl zum Zeitpunkt des Abschlusses des Ursprungsverfahren als auch mit der ersten Änderung vom 09.08.2023 nicht vorhersehen konnten. Die Umsetzung der neuen fachlichen und funktionalen Anforderungen des Releases 2.0 bedingten nicht nur Anpassungen im Quellcode, sondern auch eine erweiterte Dokumentation, Tests und die Integration in die bestehende Datenstruktur sowie fortlaufende Betreuung im laufenden Betrieb. Aus diesem erweiterten Programmumfang ergab sich ein deutlich erhöhter Pflege- und Wartungsaufwand, der objektiv nicht vorhersehbar war und erst im Laufe der praktischen Anwendung, der die Funktionalität der Software betraf, an den Auftraggeber von der Firma herangetragen wurde, sodass es am 15.10.2025 zu einer Erläuterung und einem Änderungsantrag kam, der die oben genannten Bereiche im Rahmen der Pflege und Wartung implizierte. Die Software wurde über einen langen Zeitraum entwickelt und stellt sich als sehr komplex dar. Der Auftragnehmer hat die Software entwickelt und verfügt über ein tiefes Verständnis für die Architektur, Designentscheidungen und Implementierungsdetails. Insbesondere besteht der Bedarf der Anpassung aufgrund der erhöhten Cyber-Bedrohungslage und den damit verbundenen notwendigen Sicherheitsmaßnahmen. Die Bedrohungslage im Bereich der IT-Sicherheit hat sich seit Vertragsschluss erheblich verschärft. Insbesondere sind zunehmend neue Angriffsvektoren und Schwachstellen (z.B. Zero-Day-Exploits, Ransomware-Angriffe, kritische CVE-Meldungen) bekannt geworden, die eine kurzfristige Anpassung und Erweiterung der Wartungsleistungen erforderlich machen. Hieraus resultiert ein erhöhter Bedarf an sicherheitsrelevanten Updates, Penetrationstests, Codehärtungen und der laufenden Überprüfung sicherheitskritischer Komponenten. Diese Entwicklungen waren weder vorhersehbar noch zumutbar planbar. Zudem fand eine Änderung des Lizenzmodells einer eingebundenen technischen Komponente statt. Der Hersteller einer im System verwendeten technischen Komponente (hier: der Texteditor TinyMCE) hat ein neues Lizenzierungsmodell eingeführt, die eine kostenfreie Nutzung der bisher verwendeten Version ausschließt. Um den rechtskonformen und wirtschaftlichen Betrieb der Anwendung weiterhin zu gewährleisten, ist daher ein Austausch dieser Komponente erforderlich. Im Zuge des Austauschs muss das bisher genutzte Wordcount-Feature manuell nachimple-mentiert werden, da es in der neuen Lizenzform nicht mehr enthalten ist. Diese Änderung war nicht vorhersehbar, da die Lizenz- und Produktstrategie des Herstellers im Einflussbereich eines Dritten liegt und sich erst nach Vertragsbeginn geändert hat. Diese Veränderung führt ebenfalls zu einem erhöhten Mehraufwand. Zusammenfassend ist festzuhalten, dass im Rahmen des Pflege- und Wartungsverhältnisses als Dauerschuldverhältnis externe Umstände eingetreten sind, die eine Anpassung verlangen, welche ein sorgfältiger und umsichtiger Auftraggeber sowohl zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung als auch zum Zeitpunkt der ersten Änderung vom 09.08.2023 nicht vorhersehen konnte und die zur Zielerreichung des Projektes notwendig sind. Der Gesamtcharakter des Auftrags ändert sich dadurch nicht.
7.1.1.
Änderung
Beschreibung der Änderungen: Es soll eine Anpassung der Pflege und Wartungsleistung an die nachträglich eingetretenen Umstände vorgenommen werden. Dies soll folgende Bereiche betreffen: Detaillierung der Anforderungen als Vorbereitung für die Implementierung, Implementierung der Anforderungen, Software-Qualitätssicherung, Unterstützung der Abnahme durch den Auftraggeber, Unterstützung externer Qualitätssicherungsmaßnahmen wie z.B. Pen-Tests, Projektmanagement, Laufende Kommunikation mit Vertretern des Kunden, Einschluss von Wartungsleistungen für die neuen Funktionen in den bestehenden Wartungsvertrag. Der Gesamtwert der geänderten Leistungen bleibt innerhalb der nach § 132 Abs. 2 GWB zulässigen Grenze. Der Gesamtwert der geänderten Leistungen liegt bei ca. 20,3% des ursprünglichen Auftragswerts. Aufgrund eines bestehenden Geheimhaltungsinteresses (Geschäftsgeheimnis) unterbleibt die Angabe des tatsächlichen Gesamtauftragswerts vor den Änderungen sowie des tatsächlichen Gesamtauftragswerts nach den Änderungen. Hinsichtlich der Einlegung von Rechtsbehelfen gilt Folgendes: Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammer zu richten. Die Geltendmachung der Unwirksamkeit einer Auftragsvergabe in einem Nachprüfungsverfahren ist fristgebunden. Nach § 135 Abs. 2 S. 2 GWB endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Nach Ablauf der Frist kann eine Unwirksamkeit nicht mehr festgestellt werden.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Freistaat Bayern, vertreten durch die Landesanstalt für Wald und Forstwirtschaft (LWF)
Registrierungsnummer: 09-8310013-14
Postanschrift: Hans-Carl-von-Carlowitz-Platz 1
Stadt: Freising
Postleitzahl: 85354
Land, Gliederung (NUTS): Freising (DE21B)
Land: Deutschland
Telefon: 49 87195224300
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer Nordbayern
Registrierungsnummer: 09-0358002-61
Postanschrift: Promenade 21
Stadt: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land, Gliederung (NUTS): Ansbach, Kreisfreie Stadt (DE251)
Land: Deutschland
Telefon: 49981531277
Fax: 49981531837
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: pico-engineering GmbH
Registrierungsnummer: DE252295857
Postanschrift: Hannoversche Str. 99
Stadt: Isernhagen
Postleitzahl: 30916
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
Telefon: 05111659110
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a2daa7dc-9bdd-4626-844e-50b13524a90a - 01
Formulartyp: Auftragsänderung
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung der Auftragsänderungen
Unterart der Bekanntmachung: 38
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/12/2025 09:46:43 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 856788-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 247/2025
Datum der Veröffentlichung: 23/12/2025