1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Ratsinformationssystem RIS - Vertragsverlängerung
Beschreibung: Leistungsgegenstand sind der Weiterbetrieb des Ratsinformationssystems (RIS) der LHM mit Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung mit einer Laufzeit von 48 Monaten, sowie optionale Lizenzerweiterungen und optionale Dienstleistungen
Kennung des Verfahrens: aacf81c0-0667-481a-98a3-a8e701c047da
Interne Kennung: VGSt3-Z42-BEK-2025-0003
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software, 72253000 Help-Desk und Unterstützungsdienste
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Abweichung von der Regelvergabe: Der Auftraggeber beabsichtigt, die Leistungen im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV zu beschaffen, da sowohl hinsichtlich des Produkts als auch hinsichtlich des Händlers ein Alleinstellungsmerkmal besteht. Abweichung vom Grundsatz der Losbildung: Das Ziel der losweisen Vergabe ist es insbesondere, die Beteiligung von kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) am Vergabeverfahren zu erleichtern. Die Leistung wird vorliegend im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV vergeben. Es liegt sowohl ein rechtmäßiges Produkt- als auch ein Händleralleinstellungsmerkmal vor. Eine Losaufteilung ist schon aus diesem Grund nicht zielführend. Insofern erfolgt im vorliegenden Vergabeverfahren keine Aufteilung in Lose. Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung: Gem. § 31 Abs. 6 VgV darf in der Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, oder auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verwiesen werden, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder bestimmte Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden, es sei denn, dieser Verweis ist durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt. Die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des Auftraggebers sind eingehalten, sofern • die Bestimmung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist, • vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe angegeben worden sind und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist, • solche Gründe tatsächlich vorhanden (festzustellen und notfalls erwiesen) sind, • und die Bestimmung andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminiert. Aufgrund des vorliegenden Alleinstellungsmerkmals ist die Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung gerechtfertigt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Ratsinformationssystem RIS - Vertragsverlängerung
Beschreibung: Der Auftragsgegenstand umfasst: Die derzeit im Einsatz befindliche Produktpalette muss - zur Gewährleistung eines supporteten Zustandes - den zukünftigen Releases /Zertifizierungen folgen. Im Zusammenhang mit Upgrades ist die Unterstützung bei Migrationsarbeiten erforderlich. Die Arbeiten beziehen sich sowohl auf systembezogene Inhalte, wie z.B. die Erstellung oder Überarbeitung von Packages, Procedures und Functions, Partitioning, Indexierung, Tuning, Problemsuche und -lösungen als auch auf fachliche Inhalte. Qualifikationen im Bereich der im RIS-System eingesetzten Technologien sind erforderlich. Des Weiteren sind folgende Leistungen durch den Auftragnehmer für das RIS-System erforderlich: • Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft ausschließlich bei Störungen, welche bei Systemkomponenten auftreten, für die noch Gewährleistung auf Grund Weiterentwicklung/Customizing besteht. • Überlassung neuer Programmstände • Hotline • Vor-Ort Service /Fernwartungszugang bereitgestellt durch it@M • Modifikation von Systemkomponenten • Einrichtung von neuen oder ausgewechselten Systemkomponenten • Dokumentation • Unterstützung bei Tests (Fachliche Tests, Entwicklertests, Integrations- und Systemtests, Bug Fixing) • Einrichtung und Wartung einer Schnittstelle zur eAkte • Bereitstellung des herstellerseitig geführten Ticketsystems JIRA • Optionale Lizenzen für das RIS-System (Basis, Administrator, Organisation/Sitzungsplaner, Sitzungsteilnehmer, Standardbenutzer, Standardbenutzer nur lesend, Publikationsdienst1 (Intranet), Publikationsdienst2 (Internet)) Folgende Leistungen sind durch den Auftragnehmer für die Software Documentum im RIS-System erforderlich: • Dauerhafte Überlassung von Standardsoftware • Pflege und Support für die bestehenden als auch für optional zukünftige Lizenzen der Software Documentum (Platform, Webtip)
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software, 72253000 Help-Desk und Unterstützungsdienste
Optionen:
Beschreibung der Optionen: - optionale Lizenzerweiterungen für das RIS-System und die Software Documentum - optionale Unterstützungsleistungen im Umfang von ca. 3215 Personenstunden pro Jahr für fachliche Weiterentwicklungen und Anpassungen sowie im Umfang von ca. 1250 Personenstunden pro Jahr für technische Weiterentwicklungen und Anpassungen von RIS - optionaler Systemservice für RIS im Umfang von ca. 800 Personenstunden für fachlichen Support und im Umfang von ca. 640 Personenstunden für technischen Support Diese optionalen Leistungen sind vom Auftragnehmer anzubieten. Eine Abnahmeverpflichtung seitens des Auftraggebers besteht jedoch nicht.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Der Schätz- und Höchstwert der zukünftigen Rahmenvereinbarung beläuft sich auf 3.856.715,20 € (netto), 4.589.491,09 € (brutto).
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst nach Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen werden (§ 135 Abs. 3 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Leistungsgegenstand sind der Weiterbetrieb des Ratsinformationssystems (RIS) der LHM mit Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung mit einer Laufzeit von 48 Monaten, sowie optionale Lizenzerweiterungen und optionale Dienstleistungen. Der AG hat sich aus Gründen des Investitionsschutzes, der Wirtschaftlichkeit und aufgrund einer Vielzahl von Risiken (z.B. Schnittstellen, laufender Betrieb, Datenhaltung, Interoperabilität, Schädigung des Ansehens der LHM bei rechtswidrig gefassten Beschlüssen in Folge von fehlerhaften Ladungen) entschieden, die sich seit Jahren beim AG im Einsatz befindliche Fachapplikation, welche nach den Vorgaben des AG angepasst wurde, weiter zu betreiben, zu pflegen und weiter zu entwickeln, auch mit Erwerb zusätzlicher Lizenzen. RIS ist eines der größten IT-Gesamtsysteme der LHM, wird auch weiterhin dringend benötigt und soll zukunftssicher betrieben werden. Documentum wird grundlegend für den Aufbau des RIS verwendet, wurde entsprechend angepasst und mit weiteren RIS- Komponenten verknüpft. Die Leistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des RIS können nicht gesondert auf dem freien Markt bezogen, sondern nur von T- Systems International GmbH erbracht werden, da das Unternehmen Ausschließlichkeitsrechte am Quellcode hat. Der Eigentumserwerb zusätzlicher Lizenzen (Documentum), kann ebenfalls nur bei T-Systems erfolgen, da das RIS nur mit der Software Documentum betrieben werden kann und eine Anpassung auf eine andere Software einen Quellcodeeingriff seitens des Herstellers bedarf. Die Quellcoderechte liegen in diesem Fall ebenfalls bei T- Systems und nicht bei der LHM. Alternativen zur Beschaffung der genannten Dienstleistungen und dem Erwerb zusätzlicher Lizenzen bei anderen Unternehmen in einem Wettbewerb bestehen nicht. Ein vollständiger Verzicht auf einen Pflegevertrag ist nicht möglich. T-Systems hält sowohl die Quellcoderechte der Software und teilt diese auch nicht mit Dritten. Hinsichtlich des Zukaufs von Lizenzen, wäre zwar der erforderliche Parallelbetrieb einfacher zu bewältigen und weniger risikobehaftet, als bei einem vollständigen Austausch aller benötigten Funktionalitäten. Allerdings würde sich dadurch ein deutlich erhöhter Mehraufwand für den Zeitraum der Datenmigration bzw. Umstellung ergeben, wodurch weitere Risiken entstehen. Der komplette Austausch des bereits beschafften Produkts RIS ist weder vergaberechtlich geschuldet (Investitionsschutz) noch sinnvoll oder geplant. Die LHM hat nicht die Ressourcen für eine Neubeschaffung und Einführung für RIS vor dem Hintergrund der vom Stadtrat beschlossenen Änderung der Kosteneinsparungen der LHM-IT und des anstehenden Technologiewechsels. Auch ein Umstieg auf eine mögliche Eigenentwicklung eines neuen Systems durch die LHM erscheint aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten nicht als vernünftige Alternative. Es würden dieselben Probleme/Risiken auftreten, wie bei der Alternative kompletter Austausch. Da fachliche Gründe vorliegen (Leistungsbestimmungsrecht) und der Abschluss des angestrebten Vertrags mit T-Systems im Vergleich zu einem kompletten Austausch (Ersatzlösung) wirtschaftlich vorteilhafter ist, werden die genannten Alternativen im Interesse des Investitionsschutzes und Ausschließlichkeitsrechten des derzeitigen Vertragspartners, sowie im Hinblick auf die mit diesen Alternativen verbundenen Risiken, als nicht realisierbar eingeschätzt. Aus der Gesamtschau der obenstehenden Ausführungen wird deutlich, dass kein anderes Unternehmen eine vernünftige Alternative im Sinne des § 14 Abs. 6 VgV anbieten/leisten kann. Aufgrund der geschilderten Tatsachen liegen die Voraussetzungen der § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV vor. Es wird daher beabsichtigt, die Leistung ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an die Firma T-Systems International GmbH zu vergeben.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: T-Systems International GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: 3 856 715,20 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162 000-40
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 33
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: T-Systems International GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE 118 645 675
Postanschrift: Dingolfinger Str. 1-15
Stadt: München
Postleitzahl: 81673
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: d79e7fb5-691a-4d88-baa6-830714297fda - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 10/11/2025 13:42:56 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 748158-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 217/2025
Datum der Veröffentlichung: 11/11/2025