1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Europäische Patentorganisation
Rechtsform des Erwerbers: Internationale Organisation
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: Modernisierung von physischen Sicherheitsystemen
Beschreibung: Das Europäische Patentamt (EPA) sucht einen Dienstleister, der bei der Implementierung einer einheitlichen, integrierten physischen Sicherheitslösung unterstützt. Diese Lösung soll mehrere separate Komponenten - wie Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Einbruchserkennung - zusammenführen, die derzeit über eine Physical Security Information Management (PSIM) Plattform verwaltet werden. Ziel der ausgeschriebenen Dienstleistung ist die Modernisierung und Konsolidierung der fragmentierten Sicherheitsinfrastruktur des EPA in einer einzigen, skalierbaren, automatisierten und zentral verwalteten SaaS-basierten Plattform auf Basis einer Genetec-Lösung, die an allen Standorten des EPA implementiert werden soll. Dies wird die Grundlage für eine einheitlichere und effizientere Sicherheitsinfrastruktur schaffen.
Kennung des Verfahrens: 45db5497-d4df-445b-a929-128e448d5415
Interne Kennung: EPO-2025-0025
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72500000 Datenverarbeitungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212730 Entwicklung von Sicherheitssoftware, 72263000 Software-Implementierung, 79710000 Dienstleistungen von Sicherheitsdiensten
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Contractor's premises
Stadt: not applicable
Postleitzahl: not applicable
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Nur elektronische Teilnahmeanträge und Angebote dürfen eingereicht werden. Bitte beachten Sie, dass eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist, siehe die Angaben auf der Webseite des EPA: https://www.epo.org/about-us/tenders/signatures_de.html Folgen Sie bitte den Anweisungen im Fragebogen. Füllen Sie ihn aus und senden Sie ihn an die EPO über das Bietercockpit.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Modernisierung von physischen Sicherheitsystemen
Beschreibung: Siehe Ausschreibungsunterlagen
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72500000 Datenverarbeitungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212730 Entwicklung von Sicherheitssoftware, 72263000 Software-Implementierung, 79710000 Dienstleistungen von Sicherheitsdiensten
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die Vereinbarung kann von der EPO nach eigenem Ermessen um bis zu sechs Monate verlängert werden.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/04/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2027
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Zusätzliche Informationen: Änderungsvorschläge, die sich in einer erheblichen Einschränkung der Rechte und Sicherheiten der EPO niederschlagen würden, sind nicht zulässig. Für diese Beschaffung gelten die Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen des EPA. Nur die folgenden Bestandteile der Angebote sind verhandelbar: - Das technische Angebot - Die Preise Online-Besprechungen und Besichtigungen vor Ort zur Klärung der Angebote können, falls erforderlich und nach Ermessen des EPA, im Februar 2026 stattfinden.
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Auftragsunterlagen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 7
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Technische Aspekte
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70,00
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Zugang zu bestimmten Auftragsunterlagen ist beschränkt
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 02/12/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 19/11/2025 11:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so haften sie gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen. Zusammen mit dem Angebot ist eine entsprechende von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete Erklärung einzureichen, in der ein Vertreter bestimmt ist, der bevollmächtigt ist, für alle Mitglieder zu handeln.
Elektronische Rechnungsstellung: Nicht zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Siehe Allgemeine Ausschreibungsbedingungen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Bitte berücksichtigen Sie, dass die Beschaffungsverfahren der EPO ausschließlich den eigenen Beschaffungsvorschriften der EPO unterliegen. Die relevanten Vorschriften sind in den Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen der EPO beschrieben, welche auf der Website der EPO https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions_de.html abrufbar sind.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Europäische Patentorganisation
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Beschaffung und Lieferantenmanagement
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Europäische Patentorganisation
Registrierungsnummer: -
Postanschrift: Bob-van-Benthem-Platz 1
Stadt: Munich
Postleitzahl: 80469
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Procurement and Vendor Management
Telefon: +49 892399-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Siehe Allgemeine Ausschreibungsbedingungen
Registrierungsnummer: --
Postanschrift: not applicable
Stadt: not applicable
Postleitzahl: --
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 892399-0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Beschaffung und Lieferantenmanagement
Registrierungsnummer: ---
Postanschrift: European Patent Office
Stadt: Munich
Postleitzahl: 80298
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 892399-0
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: bad7a606-ae09-4959-9554-842043335752 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 04/11/2025 14:19:14 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch, Deutsch, Französisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 731397-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 213/2025
Datum der Veröffentlichung: 05/11/2025