1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2.1.
Verfahren
Titel: Beratung zur Entwicklung und Umsetzung einer KI-Strategie
Beschreibung: Helmholtz Munich sucht erfahrene Unterstützung bei der Entwicklung einer zukunftsorientierten KI-Strategie sowie der Begleitung erster Umsetzungsmaßnahmen für den administrativen Geschäftsbereich. Ziel ist es, die Potenziale der Künstlichen Intelligenz gezielt zu nutzen, um KI als strategischen Erfolgsfaktor in unsere Prozesse zu integrieren, betriebliche Prozesse zu optimieren und die Mitarbeitenden zu entlasten. Die Beratungsleistung spielt dabei eine zentrale Rolle, um klare Ziele zu definieren, datenbasierte Entscheidungen zu ermöglichen und technische sowie organisatorische Grundlagen für einen nachhaltigen Einsatz von KI zu schaffen. Wir legen besonderen Wert auf praxisorientierte Empfehlungen und eine enge Zusammenarbeit, um unsere Unternehmensziele effizient zu erreichen.
Kennung des Verfahrens: 3558561c-d27d-46af-ae30-44c7762656ad
Interne Kennung: VgV_2025-020
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Stadt: 85764
Postleitzahl: Neuherberg
Land, Gliederung (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Eigenerklärung
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Eigenerklärung
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Eigenerklärung
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Beratung zur Entwicklung und Umsetzung einer KI-Strategie
Beschreibung: Der Auftraggeber ist bestrebt, das Beschaffungsvolumen über den Auftragnehmer abzuwickeln. Gleichwohl kann der Auftraggeber eine Verpflichtung, eine bestimmte Anzahl abzunehmen, nicht übernehmen. Das dargestellte Beschaffungsvolumen von 1,2 Mio. Euro über die komplette Vertragslaufzeit stellt einen unverbindlichen Orientierungswert dar.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Auftraggeber hat das einseitige Optionsrecht, den Vertrag bis zu 3-mal um je ein Jahr zu verlängern. Der Vertrag endet somit spätestens zum 31.01.2030. Die Ausübung des Optionsrechts ist spätestens drei Monate vor dem jeweiligen Laufzeitende in Textform gegenüber dem Auftragnehmer zu erklären.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/02/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/01/2027
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Unternehmensdarstellung: Die Darstellung muss das Leistungsspektrum des Bieters bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen und muss auf alle nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name des Unternehmens / (2) Geschäftsführer / (3) Geschäftssitz / (4) alle Niederlassungen / (5) Gesellschaftsform / (6) Gründungsdatum / (7) Geschäftsfokus. Die Unternehmensdarstellung ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Referenzen: Es müssen mindestens drei (3) Referenzen über vergleichbare Leistungen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) in den letzten drei (3) Jahren (Ende der Angebotsfrist minus 3 Jahre) abgegeben werden. Weniger als drei (3) Referenzen führen zum Ausschluss. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich) / (2) Ansprechpartner der Referenz (Telefon, E-Mail, Funktion) / (3) Art der Leistung / (4) Volumen (PT oder Euro) / (5) Zeitraum. Es muss auch bestätigt und nachgewiesen werden, dass sich die Projekte auf Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern im Unternehmen bezogen haben. Die Referenzen sind in einem separaten Dokument hochzuladen und dienen der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Mitarbeiterprofil - Junior Berater: Die Angaben zum Berater müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen. Beispielhafte Aufgaben: Identifikation von KI-Anwendungsfällen, Begleitung der Implementierung von KI-Lösungen, Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit KI, Bewertung der Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit von KI-Projekten. (1) Name / (2) Ausbildung / (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Rolle Junior Berater: min. 1 Jahr Erfahrung im KI-Umfeld, solides Verständnis von KI-Architekturen, Modelltraining und Anwendungsfällen in Unternehmen. Fähigkeit, kleine Pilotprojekte durchzuführen und deren Ergebnisse in skalierbare Lösungen umzuwandeln. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit IT, Fachabteilungen und Führungsebene. / (4) relevante Weiterbildungen (Aufzählung ausreichend) / (5) Fremdsprachen: min. Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift / (6) Referenzen: min. 2 Projekte als Nachweis über erfolgreiche KI-Projekte. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber, (2) Art der Leistung, (3) Volumen (PT oder Euro) & (4) Zeitraum. Das Profil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Mitarbeiterprofil - Senior Berater: Die Angaben zum Berater müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen. Beispielhafte Aufgaben: Entwicklung von KI-Strategien für Unternehmen, Einführung von KI-Governance & Compliance-Richtlinien, Steuerung komplexer KI-Projekte und Teams, Beratung auf C-Level zu KI-Transformation, Beratung zu Fairness, Transparenz und Bias-Vermeidung in KI-Systemen. Sicherstellung, dass Lösungen DSGVO-konform und rechtlich abgesichert sind. (1) Name / (2) Ausbildung / (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Rolle Senior Berater: min. 3 Jahre Erfahrung im KI-Umfeld, tiefgehendes Verständnis von KI-Methoden, Architekturen, Ethik, Governance und regulatorischen Anforderungen, Erfahrung in der Entwicklung und Umsetzung einer KI-Strategie im Öffentlichen Dienst bzw. in forschungsnahen Einrichtungen. Fähigkeit, kleine Pilotprojekte durchzuführen und deren Ergebnisse in skalierbare Lösungen umzuwandeln. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit IT, Fachabteilungen und Führungsebene. / (4) relevante Weiterbildungen (Aufzählung ausreichend) / (5) Fremdsprachen: min. Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift / (6) Referenzen: min. 2 Projekte als Nachweis über erfolgreiche KI-Projekte. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber, (2) Art der Leistung, (3) Volumen (PT oder Euro) & (4) Zeitraum. Das Profil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Mitarbeiterprofil - Junior KI-Engineer / KI-Architekt: Die Angaben zum Berater müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen. Beispielhafte Aufgaben: Entwicklung von KI-gestützten Anwendungen, Sicherstellung von Performance, Skalierbarkeit und Sicherheit. (1) Name / (2) Ausbildung / (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Rolle Junior KI-Engineer / KI-Architekt: min. 1-3 Jahre Erfahrung im KI-Umfeld, solide Kenntnisse in KI-Technologien, Data Engineering, Cloud-Plattformen, Modell-Deployment. Fähigkeit, kleine Pilotprojekte durchzuführen und deren Ergebnisse in skalierbare Lösungen umzuwandeln. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit IT, Fachabteilungen und Führungsebene. / (4) relevante Weiterbildungen (Aufzählung ausreichend) / (5) Fremdsprachen: mindestens Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift / (6) Referenzen: min. 2 Projekte als Nachweis über erfolgreiche KI-Projekte. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber, (2) Art der Leistung, (3) Volumen (PT oder Euro) & (4) Zeitraum. Das Profil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung: Mitarbeiterprofil - Senior KI-Engineer / KI-Architekt: Die Angaben zum Berater müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen. Beispielhafte Aufgaben: Integration von KI in bestehende IT-Systeme, Evaluierung der bestehenden Systemlandschaft hinsichtlich Readiness für den Einsatz von KI-Tools. (1) Name / (2) Ausbildung / (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Rolle Senior KI-Engineer / KI-Architekt: Mindestens 3 Jahre Erfahrung im KI-Umfeld, tiefgehende Kenntnisse in KI-Technologien, Data Engineering, Cloud-Plattformen, Modell-Deployment. Fähigkeit, kleine Pilotprojekte durchzuführen und deren Ergebnisse in skalierbare Lösungen umzuwandeln. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit IT, Fachabteilungen und Führungsebene. Zugang zu einem Netzwerk von Spezialisten oder Anbietern, falls zusätzliche Expertise oder Technologien benötigt werden. Optional: Kooperation mit Universitäten, Start-ups oder etablierten Tech-Unternehmen als Ergänzung zur Beratung. / (4) relevante Weiterbildungen (Aufzählung ausreichend) / (5) Fremdsprachen: mindestens Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift / (6) Referenzen: min. 2 Projekte als Nachweis über erfolgreiche KI-Projekte. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber, (2) Art der Leistung, (3) Volumen (PT oder Euro) & (4) Zeitraum. Das Profil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung (während der geplanten Vertragslaufzeit) für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht bei folgendem Versicherungsunternehmen (Bezeichnung, Deckungssumme pro Versicherungsjahr sind zu benennen).
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistung
Beschreibung: Leistung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 04/12/2025 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 86 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: gem. Angebots- und Bewerbungsbedingungen
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Stadt: Neuherberg
Postleitzahl: 85764
Land, Gliederung (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle - Einkauf und Materialwirtschaft
Telefon: +49 8931872727
Fax: +49 8931873327
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: k. A.
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 22894990
Fax: +49 2289499163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Registrierungsnummer: k.A.
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Stadt: Neuherberg
Postleitzahl: 85764
Land, Gliederung (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8931872727
Fax: +49 8931873327
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2da71b22-5811-4b41-ae90-9d9574044a03 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/11/2025 09:25:17 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 729696-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 212/2025
Datum der Veröffentlichung: 04/11/2025