1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Bibliothekmanagementsystem
Beschreibung: Im Rahmen dieses Verfahrens wird ein neuer Pflege- und Wartungsvertrag mit der Firma aStec geschlossen. Der Vertrag umfasst die Wartung der aDIS/BMS-Standardsoftware sowie die Wartung des aDIS/Archiv-Systems.
Kennung des Verfahrens: b1cd6a32-f258-40a4-a673-e9b866d17bc8
Interne Kennung: VGSt3-Z41-2025-0005
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware, 72261000 Software-Unterstützung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 833 633,20 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Bibliothekmanagementsystem
Beschreibung: Wartung & Pflege von 1253 Lizenzen
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware, 72261000 Software-Unterstützung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2025
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2044
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 2 833 633,20 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Unwirksamkeit des öffentlichen Auftrags kann gem. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB nur innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 2 833 633,20 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Der Auftraggeber hat die ausgeschriebene Leistung direkt an die Firma aStec - angewandte Systemtechnik eG vergeben. Der Vertrag (Zuschlag) erfolgte am 30. September 2025. Die Landeshauptstadt München (LHM) nutzt das Bibliotheksmanagementsystem aDIS/BMS der Firma aStec. Der aktuelle Pflegevertrag lief am 30. September 2025 aus. Die LHM beabsichtigte, das Produkt aDIS/BMS weiterhin zu nutzen, da es mit großem Aufwand an die spezifischen Anforderungen der LHM angepasst wurde. Eine Umstellung auf ein neues System wäre mit erheblichen finanziellen und organisatorischen Aufwänden verbunden gewesen. Der Aufwand für die Migration der bestehenden Daten in ein neues System wäre hoch, und es wäre erforderlich gewesen, die LHM-spezifischen Anpassungen erneut umzusetzen. Zudem wären umfangreiche Schulungen für die Mitarbeitenden und die IT notwendig geworden, um sich in die neue Software einzuarbeiten. Auch die Anpassung und möglicherweise die Neubeschaffung sämtlicher Schnittstellen zu anderen bei der LHM eingesetzten Fachverfahren hätten erhebliche Kosten verursacht. Die LHM stellte fest, dass die Weiternutzung der bestehenden Software aDIS/BMS und des Moduls aDIS/Archiv nicht nur aus Gründen des Investitionsschutzes sinnvoll ist, sondern auch das Risiko einer Umstellung auf ein anderes System vermeidet. Die LHM hatte sich mit möglichen Alternativen auseinandergesetzt und war zu dem Ergebnis gekommen, dass die Beschaffung einer neuen Softwarelösung im Wettbewerb keine vernünftige Alternative darstellt. Die Software aDIS/BMS ist proprietär, und Änderungen, Anpassungen, Wartungen sowie Weiterentwicklungen können ausschließlich durch aStec vorgenommen werden. aStec ist der alleinige Rechteinhaber des Quellcodes, was bedeutet, dass eine Vergabe an Dritte aufgrund dieser exklusiven Rechte nicht möglich ist. Für die Erbringung von Dienstleistungen, die Eingriffe in den Quellcode erfordern, sind zudem spezifische Kenntnisse und Werkzeuge von aStec notwendig. Aufgrund dieser Tatsachen können die benötigten Leistungen europaweit ausschließlich von der Firma aStec angeboten werden. Der Beschaffungsgegenstand wurde daher produkt- bzw. unternehmensbezogen festgelegt.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: aStec angewandte Systemtechnik eG
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: 2 833 633,20 EUR
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 30/09/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162 000-40
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 33
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: aStec angewandte Systemtechnik eG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: 129289989
Postanschrift: Paul-Lincke-Ufer 7c
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10999
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 83c6179d-2f64-43a4-be34-a4e0a36eaef2 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 13/10/2025 10:55:27 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 673952-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 197/2025
Datum der Veröffentlichung: 14/10/2025