Öffentliche Ausschreibung München 2025 Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – SV-KTR-250314-005, MS Dynamics CRM Implementierung / Customizing

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: SWM Services GmbH

Tätigkeit des Auftraggebers: Mit Strom zusammenhängende Tätigkeiten

2.1.

Verfahren

Titel: SV-KTR-250314-005, MS Dynamics CRM Implementierung / Customizing_EU

Beschreibung: Die MS 365 Dynamics Customer Engagement Plattform wurde 2023 bei den SWM eingeführt und wird durch ein IT Service-Management-Team betreut. 2024 starteten bei der SWM zwei Projekte aus unterschiedlichen Fachbereichen, mit der Implementierung einer eigenen CRM-Lösung, auf zwei getrennten Instanzen. Dabei ist eine der beiden Lösungen produktiv im Einsatz, die zweite Lösung befindet sich noch in der Umsetzung. In der IT Lösungseinheit Technik (IL-TE) entstand zum 01.01.2025 ein neues Produktteam CRM@IL-TE, das die vormals genannten Projekte vereint und die Umsetzung in einem agilen Produkt weiterführt. Aus dem Produktbetrieb heraus sollen CRM-Lösungen auf der Plattform MS Dynamics 365 angeboten werden. Dies gilt als Weiterentwicklungsangebot für bestehende MS Dynamics CRM Lösungen ebenso, wie für die Umsetzung neuer Anforderungen.

Kennung des Verfahrens: 80195c93-c058-4387-b6ba-133110b6dd17

Interne Kennung: SV-KTR-250314-005

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: München

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Die Einreichung der Teilnahmeanträge erfolgt elektronisch über das Lieferantenportal der SWM. Für das Vergabeverfahren werden die Vergabeunterlagen unter der in der genannten URL zum freien Download zur Verfügung gestellt. Der freie Download dient jedoch nur einer ersten Ansicht der Vergabeunterlagen. Voraussetzung für die elektronische Einreichung der Teilnahmeanträge ist eine Freischaltung der Vergabeunterlagen im Lieferantenportal (URL: https://www.swm.de/einkauf/bekanntmachungen). Diese ist mit Angabe der Aktenzeichen SV-KTR-250314-005 anzufordern. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist durch jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft ein elektronischer Teilnahmeantrag über das Lieferantenportal einzureichen. Die Aufteilung der (Teil)-Leistungen bzw. Aufgaben auf die einzelnen Mitglieder der Bewerbergemeinschaft ist für den Auftragsfall darzustellen. Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Die Auswahl der Bewerber für die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt über eine Prüfung und Bewertung der mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Eignungsnachweise im Bezug zu den vorgegebenen Eignungskriterien (= Eignungsprüfung). Voraussetzung für die Berücksichtigung eines Teilnahmeantrages ist dessen fristgerechte Einreichung, die Vollständigkeit der Eignungsnachweise sowie die Einhaltung von etwaigen Mindestanforderungen. Es werden nur die Bewerber zur Angebotsabgabe ausgewählt, welche nach dem Ergebnis der Eignungsprüfung über eine ausreichende Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) verfügen und daher die notwendige Sicherheit für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen bieten.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/25/EU

sektvo -

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: SV-KTR-250314-005, MS Dynamics CRM Implementierung / Customizing_EU

Beschreibung: Die MS 365 Dynamics Customer Engagement Plattform wurde 2023 bei den SWM eingeführt und wird durch ein IT Service-Management-Team betreut. 2024 starteten bei der SWM zwei Projekte aus unterschiedlichen Fachbereichen, mit der Implementierung einer eigenen CRM-Lösung, auf zwei getrennten Instanzen. Dabei ist eine der beiden Lösungen produktiv im Einsatz, die zweite Lösung befindet sich noch in der Umsetzung. In der IT Lösungseinheit Technik (IL-TE) entstand zum 01.01.2025 ein neues Produktteam CRM@IL-TE, das die vormals genannten Projekte vereint und die Umsetzung in einem agilen Produkt weiterführt. Aus dem Produktbetrieb heraus sollen CRM-Lösungen auf der Plattform MS Dynamics 365 angeboten werden. Dies gilt als Weiterentwicklungsangebot für bestehende MS Dynamics CRM Lösungen ebenso, wie für die Umsetzung neuer Anforderungen. Kunden sind die internen Fachbereiche der SWM, aus dem Ressort Technik und dem Ressort Regionale Energiewende. Die CRM Lösungen ergänzen bestehende Lösungen des ERP-Systems SAP, und tauschen perspektivisch Daten über Schnittstellen zu SAP und zu anderen Systemen aus. Als wichtigstes Qualitätsziel, ist hier die schnelle Umsetzung zu sehen, damit Fachbereiche in kurzer Zeit digitale Lösungen für ihre Problemstellungen erhalten. Durch Themenbündelung und der Einführung eines Produktteams, sollen Synergieeffekte genutzt, und eine schnelle, teils standardisierte Umsetzung erfolgen. Das Produktteam ist interdisziplinär zu verstehen, und setzt sich zusammen aus entsprechenden Rollen des jeweiligen Fachbereichs, dem IT-Plattform- und IT-Servicebetrieb, sowie aktuell noch den Entwicklern. Der Product Owner sitzt im IT-Produktteam, sorgt für definierte Rahmenbedingungen und Standards, plant die Roadmap. Er priorisiert die Umsetzung der Fachthemen und sorgt für die Einhaltung der qualitativen Vorgaben, dabei koordiniert er gegebenenfalls die Bedarfe mehrerer Business Process Experts (BPEs), den Repräsentanten der Fachbereiche. Die Umsetzung erfolgt in 2-wöchigen Sprint-Zyklen, denen eine 10-wöchige Portfolioplanung vorangeht. Die Sprint Planung, sowie die Meetingstruktur entspricht überwiegend der Vorgehensweise nach Scrum. Die Anforderung an den Auftragnehmer ist im Wesentlichen die Entwicklungsleistung, bzw. das Customizing in MS Dynamics 365 CRM, die technische Umsetzung in MS Dynamics CRM, unter Berücksichtigung der SWM-internen "MS Dynamics Customization Guidelines". Die Beratung zur Umsetzung in den entsprechenden MS Dynamics CRM Modulen, dies schließt auch Module ein, die aktuell bei der SWM noch nicht im Einsatz sind. Ziel ist es, eine zukunftssichere und effiziente Nutzung der gesamten MS Dynamics CRM Suite zu fördern. In Einzelfällen kann auch Begleitung und Beratung zum Erstellen und Schreiben von User Stories, basierend auf vorgegebenen Epics, eine Anforderung sein. Jegliche Umsetzung erfolgt ticketbasiert: Die in Jira Tickets beschriebenen User Stories zur Konfiguration, Customizing, und Entwicklung auf Microsoft Dynamics 365, in den Modulen Sales und Customer Service, werden vom externen Auftragnehmer nach T-Shirt Sizes geschätzt, und nach erfolgter Validierung durch den SPOC der SWM, vom externen Auftragnehmer umgesetzt.

Interne Kennung: SV-KTR-250314-005

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Optionen:

Beschreibung der Optionen: In der Laufzeit von 01.09.2025 bis 31.08.2029 ist eine Verlängerungsoption von einem Jahr enthalten. (Initiales Ende der Vertragslaufzeit ist der 31.08.2028)

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: München

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/09/2025

Enddatum der Laufzeit: 31/08/2029

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 1

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Kalendertage nach Absendung (elektronisch oder per Fax) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass der Antragsteller die geltend gemachten Vergabeverstöße, soweit diese vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt wurden, innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen, soweit die Vergabeverstöße aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 - 3 GWB).

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: SWM Services GmbH

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 815 000,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: CGI Deutschland B.V. & Co. KG

Angebot:

Kennung des Angebots: Angebot vom 12.08.2025

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000

Wert der Ausschreibung: 815 000,00 EUR

Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 4500310555

Datum des Vertragsabschlusses: 01/10/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 26

8.1.

ORG-0000

Offizielle Bezeichnung: SWM Services GmbH

Registrierungsnummer: DE813863509

Postanschrift: Emmy-Noether-Straße 2

Stadt: München

Postleitzahl: 80992

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Karin Treiner

E-Mail: treiner.karin@swm.de

Telefon: +49 89 2361-4747

Fax: +49 89 2361-704747

Internetadresse: https://swm.de

Profil des Erwerbers: https://www.swm.de/einkauf/bekanntmachungen

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern

Registrierungsnummer: DE811335517

Postanschrift: Maximiliansstraße 39

Stadt: München

Postleitzahl: 80538

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Geschäftsstelle

E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de

Telefon: +49 89 2176-2411

Fax: +49 89 2176-2411

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: CGI Deutschland B.V. & Co. KG

Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen

Registrierungsnummer: DE114118368

Postanschrift: Bertha-Benz-Platz 1

Stadt: Leinfelden-Echterdingen

Postleitzahl: 70771

Land, Gliederung (NUTS): Esslingen (DE113)

Land: Deutschland

Rollen dieser Organisation:

Bieter

Gewinner dieser Lose: LOT-0000

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 47207ac7-c9d8-4523-ab01-a1084ab1c674 - 01

Formulartyp: Ergebnis

Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 30

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 01/10/2025 14:37:45 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 645375-2025

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 189/2025

Datum der Veröffentlichung: 02/10/2025