1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Rechtsform des Erwerbers: Organisation mit besonderen oder ausschließlichen Rechten
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: SAP SuccessFactors Suite
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung von Dienstleistung mit dem Ziel der Implementierung von SAP SuccessFactors (SF) als Suite mit dazugehörigen Dienstleistungen für ein Transformationsprogramm. Neben der Implementierung von Employee Central (EC) inkl. Migration aus SAP HCM & Integration zu SAP HCM, in dem weiterhin die Gehaltsabrechnung und Reisekostenmanagement abgewickelt werden, sollen auch weitere Module bei der MPG implementiert werden. Dabei handelt es sich um das Modul Time sowie Talent Management Module wie Recruiting und Onboarding. Da es sich um ein großes Veränderungsprojekt handelt werden neben der Implementierung (als Los 1) auch zusätzliche Beratungs-Dienstleistungen im Bereich Change Management (als Los 2) benötigt. Die Lizenzen von SAP werden vom Auftraggeber gestellt und sind nicht Bestandteile des Vergabeverfahrens.
Kennung des Verfahrens: 74051cbc-c29b-4244-a696-b474bbfd754f
Interne Kennung: 2204.0102.00-01.0303_08/25
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Auf Kap. 1.5.1 - Selbstverpflichtung Vertraulichkeit wird ausdrücklich hingewiesen! Aufgrund von IT-Sicherheitsaspekten werden Teile der Vergabeunterlagen den interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 12) übersandt. Diese Unterlagen sind für die Angebotserstellung zwingend notwendig. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote von Bietern, die diese Selbstverpflichtungserklärung nicht abgegeben haben und denen dadurch die vertraulichen Anlagen 13 bis 15 nicht vorlagen, vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden!
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Implementierung SuccessFactors
Beschreibung: Die Leistungen des Wettbewerbs zur Implementierung SuccessFactors (Los 1) umfassen folgende Komponenten: 1. Beschreibung Gesamtvorgehen SuccessFactors in der MPG 2. SuccessFactors Employee Central (EC) 3. SuccessFactors Time 4. SuccessFactors Talent Management In den einzelnen Kategorien und Projekten werden unterschiedliche Dienstleistungen benötigt, mit folgenden Volumina (s. a. Kap. 1.6.2 der VU). Insgesamt werden 19 verschiedene Rollen für die Gesamtvertragslaufzeit mit einer Schätzmenge i.H.v. 5.140 Personentagen (PT) und einer Höchstmenge von 5.580 PT benötigt. Es wird darauf hingewiesen, dass das dargestellte Mengengerüst in Kap. 1.6.2 der VU als Annahme und damit als fiktive, nur zu Kalkulationszwecken dienende Mengenangabe zu verstehen ist. Dies soll dem Bieter als Hilfestellung bei der Kalkulation der Einzelpreise dienen und bildet die Grundlage für die Angebotswertung. Zur Abrechnung kommen nur tatsächlich von der MPG beauftragte und vom Dienstleister erbrachte Leistungen.
Interne Kennung: LOT-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die Laufzeit des Vertrags beträgt maximal 5 Jahre (60 Monate), d.h. bis maximal 31.08.2030, gerechnet ab Leistungsbeginn 1.09.2025. Diese beinhaltet eine dreimonatige Überleitungsphase (Ramp Down) zum Vertragsende, in welcher der neue Auftragnehmer vom Auftraggeber und dem bisherigen Auftragnehmer (im Folgenden auch: "Alt-Auftragnehmer") u. a. auch eingearbeitet wird. Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate ab Leistungsbeginn (1.09.2025) mit allen im Kapitel 5 beschriebenen Leistungsinhalten. Die Basisvertragslaufzeit verlängert sich automatisch - maximal dreimal - um jeweils zwölf weitere Monate, es sei denn der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer spätestens sechs Monate vor jeweiligem Laufzeitende schriftlich mit, dass er auf eine weitere Vertragsverlängerung verzichtet. Hinweis: Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/09/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/08/2030
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 0
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Aufgrund von IT-Sicherheitsaspekten werden Teile der Vergabeunterlagen den interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 12) übersandt - s. Kap. 1.5.1 der Vergabeunterlage - Diese Unterlagen sind für die Angebotserstellung zwingend notwendig!!!
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: einfache Richtwertmethode nach UfAB
Beschreibung: Z=L/P
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: -->Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen. Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber den Auftraggebern (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Change Management
Beschreibung: Beratungs-Dienstleistungen im Bereich Change Management (Los 2) Insgesamt werden 3 verschiedene Rollen für die Gesamtvertragslaufzeit mit einer Schätzmenge i.H.v. 1.110 Personentagen (PT) und einer Höchstmenge von 1.215 PT benötigt. Es wird darauf hingewiesen, dass das dargestellte Mengengerüst in Kap. 1.6.2 der VU als Annahme und damit als fiktive, nur zu Kalkulationszwecken dienende Mengenangabe zu verstehen ist. Dies soll dem Bieter als Hilfestellung bei der Kalkulation der Einzelpreise dienen und bildet die Grundlage für die Angebotswertung. Zur Abrechnung kommen nur tatsächlich von der MPG beauftragte und vom Dienstleister erbrachte Leistungen.
Interne Kennung: LOT-0002
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die Laufzeit des Vertrags beträgt maximal 5 Jahre (60 Monate), d.h. bis maximal 31.08.2030, gerechnet ab Leistungsbeginn 1.09.2025. Diese beinhaltet eine dreimonatige Überleitungsphase (Ramp Down) zum Vertragsende, in welcher der neue Auftragnehmer vom Auftraggeber und dem bisherigen Auftragnehmer (im Folgenden auch: "Alt-Auftragnehmer") u. a. auch eingearbeitet wird. Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate ab Leistungsbeginn (1.09.2025) mit allen im Kapitel 5 beschriebenen Leistungsinhalten. Die Basisvertragslaufzeit verlängert sich automatisch - maximal dreimal - um jeweils zwölf weitere Monate, es sei denn der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer spätestens sechs Monate vor jeweiligem Laufzeitende schriftlich mit, dass er auf eine weitere Vertragsverlängerung verzichtet. Hinweis: Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/09/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/08/2030
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 0
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Aufgrund von IT-Sicherheitsaspekten werden Teile der Vergabeunterlagen den interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 12) übersandt - s. Kap. 1.5.1 der Vergabeunterlage - Diese Unterlagen sind für die Angebotserstellung zwingend notwendig!!!
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: einfache Richtwertmethode nach UfAB
Beschreibung: Z=L/P
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: -->Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen. Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber den Auftraggebern (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: EPI-USE GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 26/08/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0002
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: PwC PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsgesellschaft GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0002
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0002
Datum des Vertragsabschlusses: 26/08/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Registrierungsnummer: t:08921080
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: EK2 Team IT-Vergabe
Telefon: +49 8921080
Fax: +49 8921081367
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registrierungsnummer: t:08921760
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registrierungsnummer: t:08921760
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: EPI-USE GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE260735544
Postanschrift: Sophie-Scholl-Platz 8
Stadt: Hanau
Postleitzahl: 63452
Land, Gliederung (NUTS): Main-Kinzig-Kreis (DE719)
Land: Deutschland
Telefon: 015259282413
Fax: 015259282413
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: PwC PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsgesellschaft GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE194821795
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Anlage 35-37
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60237
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6995859969
Fax: +49 6995859969
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0002
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: cfc942b9-c5c6-4610-9099-08683b8d6245 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/08/2025 07:46:57 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 562733-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 164/2025
Datum der Veröffentlichung: 28/08/2025