1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Regensburg als staatliche Einrichtung in Vertretung des Freistaates Bayern
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Browsergestützte Pathologiesoftware inkl. 60 Monate Pflege
Beschreibung: Beschaffung von Software zur Patientenverwaltung mit browserbasierter Architektur, welche einen plattformunabhängigen Zugriff auf lokal installierte Clients ermöglicht
Kennung des Verfahrens: fa4a4cad-4569-4554-9371-4b3ca9398c31
Interne Kennung: EST-000038+EST-000052
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48600000 Datenbank- und -Betriebssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Regensburg
Land, Gliederung (NUTS): Regensburg, Kreisfreie Stadt (DE232)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - § 14 Abs. 4 Nr. 2 Buchst. b VgV
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Browsergestützte Pathologiesoftware inkl. 60 Monate Pflege
Beschreibung: Beschaffung von Software zur Patientenverwaltung mit browserbasierter Architektur, welche einen plattformunabhängigen Zugriff auf lokal installierte Clients ermöglicht
Interne Kennung: EST-000038+EST-000052
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48600000 Datenbank- und -Betriebssoftwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Regensburg, Kreisfreie Stadt (DE232)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer Nordbayern
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Regensburg als staatliche Einrichtung in Vertretung des Freistaates Bayern
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Universität Regensburg als staatliche Einrichtung in Vertretung des Freistaates Bayern
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer Nordbayern
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Universität Regensburg als staatliche Einrichtung in Vertretung des Freistaates Bayern
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 612 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Das Universität Regensburg benötigt ein Patientenmanagement-System, das alle Abläufe im Institut Pathologie von der Probenannahme/Fallerfassung über Makroskopie, Mikroskopie, Befunddiktat und -schreiben bis hin zur Archivierung unterstützt. Erforderlich ist eine moderne, browserbasierte Webarchitektur für plattformunabhängigen Zugriff (Windows, macOS, Linux; auch bei Homeoffive und Tumorkonferenzen mittels Tablet) ohne lokal installierte Clients, sodass es jederzeit möglich ist, eigenständig Funktionen zu erweitern bzw. an neue Anforderungen anzupassen. Die Fallerfassung bei der Probenannahme soll schnell und zuverlässig über ein entsprechendes Barcode- und Scannersystem bzw. durch Übernahme der Daten aus verschiedenen Kliniken über entsprechende Schnittstellen erfolgen. Die Zuordnung zum Patienten soll eindeutig sein, insbesondere bei schon in der Datenbank gespeicherten Patienten. Alle Informationen inkl. ggf. Makro- und Mikroskopie-Bilder sowie externe Dokumente zu einem Patienten sollen übersichtlich darstellbar und jederzeit abrufbar sein. Nach der Freigabe der Befunde per Unterschrift müssen die Befunde per Scan versiegelt und damit unveränderbar gemacht werden. Befunde können über entsprechende Schnittstellen und unter Berücksichtigung des Datenschutzes elektronisch an Einsender übermittelt werden. Nach Abschluss des Auftrags können die erbrachten Leistungen mit den Einsendern bzw. Patienten mithilfe des Systems abgerechnet werden. Leistungskennzahlen sowohl für das Management-Review im Rahmen der Akkreditierung als auch für die Erhebungsbögen der Onkologischen Zentren und Organkrebs-Zentren sollten unkompliziert erhoben und dargestellt werden können. Die Übernahme aller bisherigen Daten seit 1989 muss sichergestellt sein. Ebenso die Verfügbarkeit dieser Daten in der Routine und für die Statistik. Um den modernen Anforderungen gerecht zu werden, müssen kontinuierlich verschiedene Komponenten an Hardware und Software ergänzt, ausgetauscht oder adaptiert werden. Dies setzt voraus, dass man für ein Funktionieren auf universitärem Niveau die von der Leistung und im Zusammenspiel am besten zueinander passenden Module verschiedener Hersteller in ein funktionierendes System mit der Pathologie-Software "nur noch" als dessen Kern integrieren muss. Eine Software-Installation auf Endgeräten muss daher obsolet sein. Es muss Unabhängigkeit von allen gängigen Betriebssystemen bestehen (Microsoft Windows, Mac OS, Android, Linux etc). Es muss Unabhängigkeit vom Ort des Zugriffs auf alle Daten bestehen (inkl. datenschutzsichere Nutzung über das Internet). Es müssen externe Software-Module effizient, flexibel und sicher integrierbar sein. Es muss eine Near-Real-Time-Datenreplikation (Verzögerung in nur wenigen Sekunden) gewährleistet sein. Es muss eine kurzfristige automatische Ausfallsicherung existieren (Failover < 5 min). Um zukünftige Big-Data Anwendungen (AINutzung der virtuellen Slides und genomischen Daten) zu ermöglichen, muss eine NoSQLDatenbankstruktur bestehen. Im Gegensatz zu klassischer lokal installierter Software, sind webbasierte Anwendungen leichter zu entwickeln, nützlicher für Ihre Benutzer (Schnittstellen), einfacher zu installieren, zu warten und zu sichern sowie leichter zu skalieren. Nur ein solches webbasiertes Prinzip kann daher die beschriebenen gegenwärtigen und zukünftigen Bedürfnisse bedienen. Das anzuschaffende System muss daher Browser-basiert aufgebaut sein (HTTPS-only). Das System muss sich in der Praxis der Krankenversorgung in der Pathologie im deutschen Gesundheitssystem als prinzipiell tauglich und robust erwiesen haben. Dazu müssen wenigstens 5 Installationen in Pathologieeinheiten (Praxen, MVZs, Krankenhäuser) in Deutschland nachgewiesen werden, die länger als 3 Jahre bestehen. Weiterhin muss den besonderen Erfordernissen der Universitätspathologie mit zusätzlichen Anforderungen in Forschung und Lehre dadurch Rechnung getragen sein, dass wenigstens 2 Universitätspathologien das LIS bereits installiert und entlang universitärer Anforderungen auch nutzen. Im Rahmen der Marktanalyse wurden die Anbieter mit mindestens fünf Installationen in deutschen Pathologien angefragt. Die Befragungen ergaben, dass der kritische Punkt das Fehlen der zwingend notwendigen modernen, browserbasierten Architektur, die einen plattformunabhängigen Zugriff ohne lokal installierte Clients ermöglicht, ist. Mit Ausnahme der Fa. Co-Fox konnte keiner der anderen angefragten Anbieter bestätigen, dass das jeweilige Produkt diese Anforderung erfüllt. De facto ist also nur das System Co-Fox in der Lage, diese technische Voraussetzung zu erfüllen, so dass hieraus ein technisches Alleinstellungsmerkmal resultiert.Dies hat die intensive Marktrecherche ergeben. Deshalb gibt es für die geplante Beschaffung keinen Markt, da gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Dies rührt auch gemäß § 14 Abs. 6 VgV auch nicht daher, dass der Wettbewerb künstlich eingeschränkt worden wäre. Benötigt wird die dargestellte Lösung.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Universität Regensburg als staatliche Einrichtung in Vertretung des Freistaates Bayern
Registrierungsnummer: 09-1521012-24
Postanschrift: Universitätsstr. 31
Stadt: Regensburg
Postleitzahl: 93053
Land, Gliederung (NUTS): Regensburg, Kreisfreie Stadt (DE232)
Land: Deutschland
Telefon: +499419430
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer Nordbayern
Registrierungsnummer: DE811335517
Postanschrift: Promenade 27
Stadt: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land, Gliederung (NUTS): Ansbach, Kreisfreie Stadt (DE251)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Co-Fox GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: HRB 207184
Postanschrift: Wilhelm-Saucke-Straße 12
Stadt: Celle
Postleitzahl: 29227
Land, Gliederung (NUTS): Celle (DE931)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 94ab9b8b-1795-4822-a534-e4be2dbcb07a - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/08/2025 06:38:02 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 552772-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 161/2025
Datum der Veröffentlichung: 25/08/2025