1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: LfA Förderbank Bayern
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: Personalmanagementsystem
Beschreibung: Die LfA beabsichtigt, eine Personalmanagement-Software als Software as a Service (SaaS) einzuführen.
Kennung des Verfahrens: f8c61fe8-0f84-4a03-a5e8-d34b2ac65eb1
Interne Kennung: P03/23
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Königinstr. 17
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YZD57U6
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Personalmanagementsystem
Beschreibung: a) Cloud Leistung - Software as a Service Sachgebiete, die das Personalmanagementsystem abdecken soll, sind: - Stellen- und Organisationsmanagement - Bewerbermanagement - Onboarding - Personalbetreuung - Vergütung - Digitale Personalakte - Zeit- und Anwesenheitsmanagement - Personalentwicklung - Mitarbeitergespräche - Reisekostenmanagement - Offboarding - Aufgabenmanagement - Dokumentenmanagement - Workflow - Analysen und Statistiken - Vertretungsregelung Die Gehaltsabrechnung ist nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Der Anbieter stellt dem Auftraggeber die Software als Produktiv- und als Testsystem zur Verfügung. Der Anbieter entwickelt das System laufend weiter. Der Anbieter stellt dem Auftraggeber einen 2nd und 3rd Level Support zur Verfügung. Die jährliche Pauschale deckt jegliche Software insbesondere Betriebssysteme, Datenbanken, Webserver und Application Server, welche für den Betrieb der Standardsoftware während der gesamten Vertragslaufzeit erforderlich sind, sowie sämtliche Updates und Upgrades dieser Software ab. b) Initiale Leistungen - Setup und sonstige Leistungen Die LfA benötigt einmalige Leistungen im Rahmen des Einführungsprojekts. c) Leistungen auf Abruf - optionale Leistung Die LfA benötigt Personentage-Kontingente auf Abruf für Beratung, Änderung, Neuentwicklung und Schulungen. d) Leistungen bei Vertragsende - optionale Leistung Der Anbieter unterstützt die LfA bei der Herstellung der Betriebsbereitschaft eines neuen Systems durch Datenmigration.
Interne Kennung: P03/23
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Siehe Beschreibung der Beschaffung c) und d)
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Königinstr. 17
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 4 Jahre
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Umsatz, den der Bieter innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre im Bereich Personalmanagementsoftware gemacht hat, muss größer oder gleich 700.000 EUR sein. Gewertet wird der Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch keine 3 Jahre besteht: durchschnittlicher Umsatz seit Unternehmensgründung).
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Nachweis ist dem Teilnahmeantrag beizulegen.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter, welche fachlich im Umfeld Personalmanagementsoftware innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre tätig sind. 0 Punkte: unter 20 Mitarbeiter 2 Punkte: 20 Mitarbeiter bis 40 Mitarbeiter 4 Punkte: über 40 Mitarbeiter Gewertet wird der Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch keine 3 Jahre besteht: durchschnittliche Anzahl seit Unternehmensgründung). Die hier erzielten Punkte werden mit den Punkten der weiteren Eignungskriterien addiert.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Anzahl der fest angestellten Softwareentwickler, welche fachlich im Umfeld Personalmanagementsoftware innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre tätig sind. 0 Punkte: unter 10 Mitarbeiter 2 Punkte: 10 Mitarbeiter bis 30 Mitarbeiter 4 Punkte: über 30 Mitarbeiter Gewertet wird der Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch keine 3 Jahre besteht: durchschnittliche Anzahl seit Unternehmensgründung). Die hier erzielten Punkte werden mit den Punkten der weiteren Eignungskriterien addiert.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Es werden max. drei Referenzen bewertet. Die Gesamtpunktzahl für die Referenzen liegt zwischen 0 und 30 Punkten und wird als Summe der Einzelpunkte der 3 Referenzen ermittelt. Jede Referenz, die nicht folgende Kriterien erfüllt, wird mit 0 Punkten bewertet: - Das Projekt befindet sich seit 01.01.2021 oder später im produktiven Einsatz. - Der Referenzgeber verwaltet mehr als 250 angestellte Mitarbeiter mit der Personalmanagementsoftware im angegebenen Leistungsumfang. - Der Referenzgeber ist nicht Teil des Konzerns des Bewerbers. Für jede andere einzelne Referenz gilt: - Es werden zwischen 0 und 10 Einzelpunkte vergeben. Siehe zur Punktvergabe die Ausschreibungsunterlagen. Die hier erzielten Punkte werden mit den Punkten der weiteren Eignungskriterien addiert.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Rangfolge: 1
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Folgende Deckungssummern müssen gegeben sein: Personenschäden pauschal mindestens 500.000 EUR. Sachschäden pauschal mindestens 500.000 EUR. Vermögensschäden pauschal mindestens 1.500.000 EUR.
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis "P"
Beschreibung: Der Gesamtpreis ergibt sich aus der Angabe des Bieters im Preisblatt (Teil G) für die gesamte Projektlaufzeit. Dieser Gesamtpreis ("P") wird unverändert für die erweiterte Richtwertmethode verwendet. Eine Umrechnung in Punkte findet somit nicht statt.
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität "L"
Beschreibung: Die Bewertung der Leistung erfolgt anhand der in der Leistungsbeschreibung (siehe Teil E der Vergabeunterlagen) und der in der Bewertungsmatrix für Zuschlagskriterien zur Ermittlung der Leistungspunkte (siehe Teil F der Vergabeunterlagen) dargestellten Kriterien. Die Punktzahl pro Kriteriengruppe ergibt sich jeweils durch die Summe der gewichteten Punktwerte. Beispiel: Der gewichtete Punktwert für 1.1 ergibt sich beispielsweise durch das Produkt von vergebenem Punktwert für 1.1 sowie der angegebenen Gewichtung Kriteriengruppe 1 und Gewichtung Kriterium 1.1. Der gewichtete Punktwert für die anderen Nummern errechnet sich analog. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 1000 Punkte. Am Ende dieses Bewertungsschrittes liegt für jedes Angebot eine Kennzahl für die Leistung (Gesamtsumme der Leistungspunkte "L") vor. Folgende Kriteriengruppen werden herangezogen: KG1 - Qualität - Flexibilität (Gewichtungspunkte 1,5) KG 2 Technischer Wert - Zertifizierung (Gewichtungspunkte 0,5) KG 3 Ästhetik - Benutzbarkeit (Gewichtungspunkte 1,0) KG 4.1 - Zweckmäßigkeit - Abbildung Personalprozesse (Gewichtungspunkte 5,0) KG 5 - Innovation - Effizienzsteigerung durch Künstliche Intelligenz (Gewichtungspunkte 2,0)
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt entsprechend der erweiterten Richtwertmethode gemäß UfAB 2018.04 (April 2018). Dabei wird zunächst das Leistungs-Preis-Verhältnis ermittelt (Leistungspunkte "L" / Gesamtpreis "P" = Leistungs-Preis-Verhältnis "Z"). L = Zuschlagskriterium "Qualität"; P = Zuschlagskriterium "Preis". Ausgehend vom Angebot mit der höchsten Kennzahl Z (führendes Angebot) wird ein Schwankungsbereich ermittelt, dessen untere Grenze 20 % unterhalb der Kennzahl Z des führenden Angebots liegt. Die obere Grenze entspricht der Kennzahl Z des führenden Angebots. Danach werden alle Angebote ermittelt, die innerhalb des Schwankungsbereichs liegen. Diese Angebote werden zunächst als gleichwertig betrachtet. Das Entscheidungskriterium innerhalb dieser Gruppe ist die höchste Leistungspunktzahl. Bei identischen Ergebnissen im Entscheidungskriterium greift das preisgünstigste Angebot. Bei wiederum identischen Ergebnissen greift ein Aus-losungsverfahren.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 01/09/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 12/09/2025 15:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich eine Nachforderung von Unterlagenunter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung (vergleiche § 56 VgV) vor.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen ab Erkennen dieses Verstoßes bei der Vergabestelle. Teilt die Vergabestelle dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Nichtabhilfeentscheidung ein Antrag auf Nachprüfung zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: LfA Förderbank Bayern
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: LfA Förderbank Bayern
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: LfA Förderbank Bayern
Registrierungsnummer: 09-9118001-80
Postanschrift: Königinstr. 17
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49892124-2563
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: 09-0318006-60
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 892176-2411
Fax: +49 892176-2847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 27144429-c9b7-4da8-9a88-ad917f30e384 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 12/08/2025 17:30:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 533985-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 155/2025
Datum der Veröffentlichung: 14/08/2025