1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Bewerbermanagementsystem
Beschreibung: Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist die befristete Überlassung eines Bewerbermanagement-Systems (BMS) als SaaS (Software as a Service), deren Einführung und Pflege. Das BMS ist eine Cloud Lösung, die DSGVO-konform durch den Auftragnehmer zu hosten ist. Des Weiteren berät der Auftragnehmer den Auftraggeber in der Einführung, Nutzung und Konfiguration des Systems. Derzeit wird mit einem Bewerbermanagementsystem gearbeitet, das im Jahr 2020 eingeführt wurde. Folgende Ziele sollen mit der Bewerbermanagement-Software erreicht werden: - Effektive Gestaltung des Recruiting Prozesses für alle Beteiligten unter Berücksichtigung der Besonderheiten des öffentlichen Dienstes - Aufgaben automatisieren, Prozesse beschleunigen - Gewährleistung einer hervorragenden Candidate Experience - Auswertungsmöglichkeiten zur internen Prozesseffektivität, zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit von Personalmarketinginstrumenten und zur Candidate Journey - Abbildung des komplexen Bewertungsverfahrens in den wissenschaftlichen Abteilungen - Datenschutz-konforme und technisch zuverlässige Datenverarbeitung
Kennung des Verfahrens: bb1121d6-4b09-4bdc-b147-59049d031d00
Interne Kennung: VgV_2024-051
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Stadt: 85764
Postleitzahl: Neuherberg
Land, Gliederung (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Die Verhandlung inkl. Präsentation erfolgt erst nach Abgabe der Angebote und nach der Bewertung (inkl. Teststellung) mit maximal drei (3) Bietern (Bestplatzierten gemäß Wertungsmatrix). Sollten sich zwei oder mehrere Bieter auf dem gleichen Rang befinden werden diese Bewerber komplett eingeladen. Die Einladung zur ersten Verhandlungsrunde ist voraussichtlich für den 21.03.2025 geplant. Geplanter Zeitraum für die erste Verhandlungsrunde: 24.03.2025 bis 26.03.2025. Wir behalten uns vor, eine zweite Verhandlung durchzuführen. Die zweite Verhandlungsrund würde mit maximal drei (3) Bietern erfolgen. Wir behalten uns vor, die zweite Verhandlung nur telefonisch durchzuführen. Die Einladung zur zweiten Verhandlungsrunde ist voraussichtlich für den 11.04.2025 eingeplant. Geplanter Zeitraum für die zweite Verhandlungsrunde: 14.04.2025.. Bitte halten Sie sich diese Termine frei! Es ist geplant, dass die Verhandlungen in Form einer Videokonferenz stattfinden. Testzeitraum: 24.02.2025 bis 14.03.2025.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Bewerbermanagementsystem
Beschreibung: Lizenzen (ca. 2.500 Mitarbeiter, ca, 600 Systemnutzer, ca. 12.000 Bewerbungen), Implementierung, Schnittstellen, Workshop & Schulung, Wartung & Support
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die Laufzeit dieses Vertrages beträgt 24 Monate ab 01.08.2025. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um 1 Jahr, wenn dieser nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende der Vertragslaufzeit gekündigt wird.
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 12
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistung
Beschreibung: Leistung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: BITE GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
Datum des Vertragsabschlusses: 07/05/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Stadt: Neuherberg
Postleitzahl: 85764
Land, Gliederung (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle - Einkauf und Materialwirtschaft
Telefon: +49 8931872727
Fax: +49 8931873327
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 22894990
Fax: +49 2289499163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Stadt: Neuherberg
Postleitzahl: 85764
Land, Gliederung (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8931872727
Fax: +49 8931873327
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: BITE GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE260078815
Postanschrift: Magirus-Deutz-Str 12
Stadt: Ulm
Postleitzahl: 89077
Land, Gliederung (NUTS): Ulm, Stadtkreis (DE144)
Land: Deutschland
Telefon: +49 7311411500
Fax: +49 7311411500
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 7ec68cc5-d0ab-426e-8735-3590bcc5f96b - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 07/05/2025 13:10:44 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 296290-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 89/2025
Datum der Veröffentlichung: 08/05/2025