1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: coSys
Beschreibung: Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die zeitlich unbefristete Überlassung von coSys-Lizenzen, Wartung und Pflege der bestehenden und neuen Lizenzen und weiterer Unterstützungsleistungen.
Kennung des Verfahrens: 47b3fa34-f541-477c-a162-a0c2e5503727
Interne Kennung: VGSt3-Z42-BEK-2024-0006
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48310000 Dokumentenerstellungssoftwarepaket, 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Abweichung von der Regelvergabe: Der Auftraggeber beabsichtigt, die Leistungen im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV zu beschaffen, da sowohl hinsichtlich des Produkts als auch hinsichtlich des Händlers ein Alleinstellungsmerkmal besteht. Abweichung vom Grundsatz der Losbildung: Das Ziel der losweisen Vergabe ist es insbesondere, die Beteiligung von kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) am Vergabeverfahren zu erleichtern. Die Leistung wird vorliegend im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV vergeben. Es liegt sowohl ein rechtmäßiges Produkt- als auch ein Händleralleinstellungsmerkmal vor. Eine Losaufteilung ist schon aus diesem Grund nicht zielführend. Insofern erfolgt im vorliegenden Vergabeverfahren keine Aufteilung in Lose. Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung: Gem. § 31 Abs. 6 VgV darf in der Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, oder auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verwiesen werden, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder bestimmte Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden, es sei denn, dieser Verweis ist durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt. Die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des Auftraggebers sind eingehalten, sofern - die Bestimmung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist, - vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe angegeben worden sind und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist, - solche Gründe tatsächlich vorhanden (festzustellen und notfalls erwiesen) sind, - und die Bestimmung andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminiert. Aufgrund des vorliegenden Alleinstellungsmerkmals ist die Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung gerechtfertigt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: coSys
Beschreibung: Leistungsgegenstand ist die zeitlich unbefristete Überlassung von coSys-Lizenzen, Wartung und Pflege der bestehenden und neuen Lizenzen und weiterer Unterstützungsleistungen. Die Rahmenvereinbarung wird über eine Laufzeit von vier Jahren (48 Monate) mit nur einem Wirtschaftsteilnehmer geschlossen. Leistungsgegenstand sind mithin: 1) Lizenzen a) Bereitstellung von 5 Paketen coSys mit Basislizenzierung, Partnerverwaltung und pdf/UA (Paket für 1000 Arbeitsplätze) b) Bereitstellung von 1 Paket coSys workbench Textorganisatoren (Paket für 90 Arbeitsplätze) c) Bereitstellung von 80 Lizenzen coSys workbench Textorganisatoren (4 x 20 Lizenzen) 2) Systemservice (Wartung und Pflege) Die Wartungs- und Pflegeleistungen umfassen die oben aufgeführten Lizenzen einschließlich der im Bestand befindlichen coSys in der Leistungstufe 1, coSys Partnerverwaltung und cosys pdf/UA (Anzahl 25.000) und coSys workbench Textorganisatoren (Anzahl 260). 3) Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit Der Auftraggeber rechnet mit voraussichtlich 240 Personenstunden des Auftragnehmers pro Jahr für Optimierungen und Unterstützungen des Geschäftsprozesses. Ein Anspruch auf Abnahme besteht nicht. Auf Basis des vorliegenden Mengengerüsts hat der Auftraggeber für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung einen Schätzwert in Höhe von 1.266.300,00 € (netto) ermittelt. Der Schätzwert kann unter- oder bis zu einem Höchstwert von 1.500.00,00 € (netto) überschritten werden.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48310000 Dokumentenerstellungssoftwarepaket, 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Der Schätzwert beläuft sich auf 1.266.300,00 € (netto) und der Höchstwert auf 1.500.00,00 € (netto).
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst nach Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen werden (§ 135 Abs. 3 GWB).
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Der Auftraggeber beabsichtigt, die ausgeschriebene Leistung direkt an CIB software GmbH zu vergeben. Der Vertrag (Zuschlag) hierzu wurde noch nicht abgeschlossen. Die Landeshauptstadt München (LHM) nutzt zur einheitlichen Bereitstellung von allen Arten von Vorlagen in nur einem Vorlagensystem die Software coSys. Die Software coSys wurde vom Auftraggeber 2019 beschafft. Der aktuelle Vertrag läuft Ende 2024 aus. Die LHM möchte das Produkt coSys noch mindestens vier Jahre weiternutzen. Grund hierfür ist, dass die Software coSys in einem 3-jährigen Parallelbetrieb eingeführt wurde und dabei die Vorlagen von der WollMux-Technologie auf coSys-Technologie umgestellt sowie die Fachverfahren an coSys angebunden wurden. Die Umstellung hat insgesamt 5 Jahre gedauert und war mit sehr hohen Aufwänden sowohl finanzieller als auch organisatorischer Natur verbunden, die verloren wären, würde die Software nicht weiterbetrieben werden. Hinzu käme, dass für die Einführung einer neuen Software höchstwahrscheinlich erneut mit einem vergleichbaren Aufwand zu rechnen wäre. Ohne Parallelbetrieb stünde der LHM für die Zeit des Aufbaus der Folgelösung kein Vorlagenverwaltungssystem zu Verfügung. Der im Falle einer Neubeschaffung zwingend erforderliche Parallelbetrieb würde zusätzlich, nicht kalkulierbare Risiken für die LHM erzeugen. Diese wären u.a. keine Übernahme von abgelegten Entwürfen aus coSys in ein mögliches Neusystem, Inkonsistenzen bei der Datenmigration, Risiken bei der Integration von Drittanbietersystemen bzw. Schnittstellen. Dabei kann es zu Interoperabilitätsproblemen u.a. bei den Datenformaten, der Datenintegrität, der Programmiersprache, API's und Verschlüsselung zwischen den parallellaufenden Formularsystemen kommen. Der Quellcode von coSys ist proprietär, so dass eine Änderung, Anpassung, Wartung und Weiterentwicklung durch Dritte nicht möglich ist. Die Weiternutzung dieser Bestandssoftware erscheint unter dem Gesichtspunkt des Investitionsschutzes wirtschaftlich sinnvoll und ist zudem risikoarm. Was die Aufstockung der Lizenzen für coSys webdesk (Basislizenzierung, Partnerverwaltung und pdf/UA) und coSys workbench betrifft, kann die proprietäre Bestandssoftware coSys nebst den dazugehörigen Leistungen ausschließlich direkt über die CIB software GmbH bezogen werden, da die CIB software GmbH alleiniger Rechteinhaber bzgl. coSys ist und weder Vertriebslizenzen an Dritte vergeben hat noch Vertriebspartnerschaften mit anderen Unternehmen unterhält. Für die Erbringung der ergänzenden Leistungen (komplexe Vorlagen, Weiterentwicklung, Produktanpassungen) sowie der benötigten Systemservice-Leistungen ist Kenntnis und ggf. Eingriff in den source code erforderlich. Da der Quellcode von coSys proprietär ist, können alle Dienstleistungen, die einen Eingriff in den Quellcode der Standardsoftware coSys, Modifikationen oder Erweiterungen des Quellcodes, Kenntnisse über interne Schnittstellen oder APIs, den Einsatz spezifischer Entwicklungs- und Migrationswerkzeuge von CIB erfordern, aufgrund ausschließlicher Rechte nur von der CIB software GmbH angeboten werden. Damit liegen nach vertretbarer Auffassung rechtliche Gründe vor, die dazu führen, dass ausschließlich die CIB software GmbH den Bedarf der LHM decken kann, § 14 Abs. 4 Nr. 2 Buchst. c VgV. Die benötigten Leistungen werden europaweit ausschließlich von der CIB software GmbH angeboten. Die LHM hat im Rahmen einer Marktanalyse potenzielle Anbieter identifiziert, miteinander verglichen und bewertet, sich folglich mit möglichen Alternativen auseinandergesetzt. Dabei ist sie zu dem Ergebnis gekommen, dass die Beschaffung einer neuen Softwarelösung im Wettbewerb keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung darstellt, vielmehr lediglich die CIB software GmbH mit der Software coSys den Beschaffungsbedarf der LHM decken kann, § 14 Abs. 6 VgV. Der mangelnde Wettbewerb ist auch nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter. Der Beschaffungsgegenstand wurde produkt- bzw. unternehmensbezogen festgelegt. Es wird daher beabsichtigt, die Leistungen ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an die Firma CIB software GmbH zu vergeben.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: CIB software GmbH
Offizielle Bezeichnung: CIB software GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: 1 266 300,00 EUR
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, IT@M-GL4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162 000-40
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 33
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: CIB software GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 201 280 686
Postanschrift: Elektrastr. 6a
Stadt: München
Postleitzahl: 81925
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 89 143600
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 16c8ef2d-5357-4745-9b34-d4b3432d0ade - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/01/2025 07:26:42 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 35452-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 12/2025
Datum der Veröffentlichung: 17/01/2025