Öffentliche Ausschreibung München 2024 Deutschland – Branchenspezifisches Softwarepaket – SAP-Lizenzen für das Projekt CONTOR 2024-12-30

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Bayerisches Landeskriminalamt

E-Mail: blka.sg124.team@polizei.bayern.de

Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Öffentliche Ordnung und Sicherheit

2.1.

Verfahren

Titel: SAP-Lizenzen für das Projekt CONTOR

Beschreibung: Überlassung von Standardsoftware auf Dauer und Pflege der überlassenen Software ab dem 01.01.2025

Kennung des Verfahrens: 97597a28-1063-4040-8ca3-5869c17e5907

Interne Kennung: 124-8010-236/24

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Maillingerstr. 15

Stadt: München

Postleitzahl: 80636

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 9 890 225,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv - § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: SAP-Lizenzen für das Projekt CONTOR

Beschreibung: Überlassung von Standardsoftware auf Dauer und Pflege der überlassenen Software

Interne Kennung: 124-8010-236/24

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Maillingerstr. 15

Stadt: München

Postleitzahl: 80636

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/01/2025

Andere Laufzeit: Unbegrenzt

5.1.5.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 9 890 225,00 EUR

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.8.

Zugänglichkeitskriterien

Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen wurden berücksichtigt

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Beschreibung: Preis

Gewichtung (dezimal, genau): 1

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Schlichtungsstelle: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern

Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern

Organisation, die Informationen über den allgemeinen, am Ort der Ausführung des Auftrags geltenden steuerrechtlichen Rahmen bereitstellt: Bayerisches Landeskriminalamt

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Bayerisches Landeskriminalamt

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Bayerisches Landeskriminalamt

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Bayerisches Landeskriminalamt

Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Bayerisches Landeskriminalamt

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 9 890 225,00 EUR

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist

Sonstige Begründung: Die Vergabe erfolgt mittels eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb mit nur einem Bieter gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV ist möglich, wenn wegen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, insbesondere von gewerblichen Schutzrechten, nur ein Unternehmen die Leistung erbringen kann. Zunächst muss hierfür die Bestimmung der Leistung willkürfrei getroffen werden. Die Bestimmung der Leistung muss also sachlich gerechtfertigt sein und es müssen nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe für die Bestimmung der Leistung angegeben werden. Vorliegend wird vom Auftraggeber ein Konfigurationsrecht als Teil der Leistung gefordert. Diese Forderung des Konfigurationsrechts als unabdingbarer Teil der Leistung wird vom Auftraggeber wie folgt begründet: Der Auftraggeber hat in einem Verhandlungsverfahren mit vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb, ein systemoffenes ERP-System ausgeschrieben, das heißt, es erfolgte keine Festlegung auf konkrete Systemanbieter. Angestrebt wurde eine sog. Company-Lizenz / Enterprise Lizenz. Der einmalige Kauf der Lizenz sollte ein Nutzungsrecht für alle User der Bayer. Polizei umfassen. Bei dieser Lizenzierungsform hätte eine Festlegung auf die voraussichtliche Userzahl einschließlich Mehrungen ausgereicht. Abweichend von den Erwartungen des Auftraggebers boten alle Bieter im Vergabeverfahren SAP-basierte Systeme an. SAP bietet keine Company-Lizenzen an, somit musste die ursprüngliche Strategie hinsichtlich der Lizenzen angepasst werden und die notwendige SAP-Lizenzmetrik konkretisiert werden. Die Konkretisierung der Lizenzmetrik konnte nur grob festgelegt werden, da es nicht nur um die Einführung eines neuen ERP-Systems bei der Bayerischen Polizei handelt, sondern auch um eine Organisationsanpassung aller bisherigen Einkäufe, einschließlich des Aufbaus eines Logistikzentrums der Bayerischen Polizei. Der Auftraggeber besitzt daher eine große Komplexität mit vielen Unwägbarkeiten, die kurzfristige Anpassungen notwendig machen. Grundsätzlich lassen sich Lizenzmehrungen über vertraglich im Voraus festgelegte Nachkäufe einschließlich Upgrade-Rechte realisieren. Die komplexen und dynamischen Entwicklungen im Rahmen eines IT- und Organisationsprojektes mit Auswirkungen auf die Lizenzmetrik, lassen sich jedoch mit den genannten üblichen Nachkaufrechten nicht ausreichend abbilden, da der bloße Nachkauf bzw. Upgrades nicht ausreichend sind, um gewissen Anpassungen im Projekt abzubilden. Vielmehr kann es für den Erfolg des Projekts erforderlich werden, dass eine Lizenz nicht häufiger oder mit einem Upgrade notwendig wird, sondern dass anstelle einer bestimmten Lizenz eine völlig andere Lizenz verwendet werden muss. In diesen Fällen wird ein Konfigurationsrecht benötigt, das es ermöglicht, sowohl die Anzahl als auch die Lizenzmetrik bereits gekaufter Lizenzen anzupassen und damit notwendige Prozess- und Funktionsanpassungen in der Migrationsphase des ERP-Systems umzusetzen. Diese Notwendigkeit zeigte sich insbesondere auch in den Verhandlungsrunden mit den teilnehmenden Bietern. Der Bieter, der den Zuschlag erhalten hat und nun in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber das ERP-System realisiert, hat ebenfalls bestätigt, dass eine Einräumung eines Konfigurationsrecht bei der Beschaffung der SAP-Lizenzen erfolgen sollte. Mit einem Konfigurationsrecht lässt sich das Projektrisiko hinsichtlich der Einhaltung von festgelegten Zeitschienen / Projektphasen reduzieren und sicherstellen, dass dem Auftraggeber auch bei unvorhersehbaren notwendigen Änderungen und Anpassungen zeitnah ausreichend passende Lizenzen zur Verfügung stehen. Aus Sicht des Auftraggebers erfolgte die Bestimmung des Leistungsgegenstand, insbesondere die Festlegung der Notwendigkeit eines Konfigurationsrechts, willkürfrei. Die Festlegung erscheint aufgrund der angeführten nachvollziehbaren und objektiven Gründe als sachlich gerechtfertigt. Lediglich SAP darf ein Konfigurationsrecht vertraglich einräumen. SAP als Hersteller und Quellcodeinhaber hat gegenüber der PC CONTOR bestätigt, dass keiner ihrer Distributoren zur Einräumung eines Konfigurationsrechts ermächtigt ist. Damit erscheint die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb mit nur einem Bieter gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV als vergaberechtlich vertretbar.

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: SAP Deutschland SE & Co. KG

Angebot:

Kennung des Angebots: 3062863903 vom 06.11.2024

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000

Wert der Ausschreibung: 9 890 225,00 EUR

Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 124-8010-236/24

Titel: SAP-Lizenzen für das Projekt CONTOR

Datum der Auswahl des Gewinners: 18/12/2024

Datum des Vertragsabschlusses: 20/12/2024

Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Bayerisches Landeskriminalamt

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen