Öffentliche Ausschreibung München 2024 Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Dokumentenmanagementsystem für den Immobilienbereich 2024-06-27

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: SWM Services GmbH

Tätigkeit des Auftraggebers: Mit Strom zusammenhängende Tätigkeiten

2.1.

Verfahren

Titel: Dokumentenmanagementsystem für den Immobilienbereich

Beschreibung: Diese Ausschreibung ist dem (SWM-internen) Programm „ImmoDigital“ untergeordnet, in dem die Grundlagen für die Entwicklung der Digitalisierung im Bereich Immobilien und dessen erfolgreiche Weiterentwicklung gesichert werden sollen. Für die Ablage und Archivierung von Dokumenten des Bereichs Immobilien (IM) der SWM sind derzeit mehrere unterschiedliche Plattformen im Einsatz. Neben Systemen wie Sharepoint und Alfresco werden auch Ablagen auf Abteilungslaufwerken nach bestimmten Ordnerstrukturen genutzt. Daraus erwächst die Schwierigkeit, Dokumente aufzufinden. Als Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen betreuen wir auch Anlagen der kritischen Infrastruktur (im Folgenden KRITIS). Hieraus ergibt sich bei einem Teil der zu verwaltenden Dokumente ein sehr hoher Schutzbedarf, was besondere Anforderungen an die Speicherung und den Zugriff auf solche Dokumente stellt. Es soll ein Dokumentenmanagementsystem – im Weiteren kurz DMS genannt – eingeführt werden, dass die Anforderungen aller Abteilungen innerhalb des Fachbereichs Immobilien erfüllt. Hierzu gehören vor allem: • Ablage und Archivierung von Dokumenten des gesamten Immobilienlebenszyklus, von der Grundstücksentwicklung über Bauprojektmanagement bis zum Gebäudebetrieb • Neben der direkten Arbeit im DMS soll auch eine Integration mit den vom Fachbereich IM genutzten bzw. geplanten operativen Systemen (z.B. der Immobilienverwaltungssoftware „Varyhome“) gewährleistet sein. • Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung solcher Dokumente, für die dies gesetzlich vorgeschrieben ist. • Systemisch unterstützter Schutz von Dokumenten gemäß zugeordneter Vertraulichkeitsstufe/Metadaten (z.B. KRITIS-Dokumente). Die gesuchte Lösung soll vom Bieter bereitgestellt, implementiert und OnPremise betrieben werden.

Kennung des Verfahrens: d22f5ed7-e71c-47c6-b8cd-39cb8644dd27

Interne Kennung: SV-DBÖ-230914-003

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: München

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/25/EU

sektvo -

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: Dokumentenmanagementsystem für den Immobilienbereich

Beschreibung: Diese Ausschreibung ist dem (SWM-internen) Programm „ImmoDigital“ untergeordnet, in dem die Grundlagen für die Entwicklung der Digitalisierung im Bereich Immobilien und dessen erfolgreiche Weiterentwicklung gesichert werden sollen. Für die Ablage und Archivierung von Dokumenten des Bereichs Immobilien (IM) der SWM sind derzeit mehrere unterschiedliche Plattformen im Einsatz. Neben Systemen wie Sharepoint und Alfresco werden auch Ablagen auf Abteilungslaufwerken nach bestimmten Ordnerstrukturen genutzt. Daraus erwächst die Schwierigkeit, Dokumente aufzufinden. Als Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen betreuen wir auch Anlagen der kritischen Infrastruktur (im Folgenden KRITIS). Hieraus ergibt sich bei einem Teil der zu verwaltenden Dokumente ein sehr hoher Schutzbedarf, was besondere Anforderungen an die Speicherung und den Zugriff auf solche Dokumente stellt. Es soll ein Dokumentenmanagementsystem – im Weiteren kurz DMS genannt – eingeführt werden, dass die Anforderungen aller Abteilungen innerhalb des Fachbereichs Immobilien erfüllt. Hierzu gehören vor allem: • Ablage und Archivierung von Dokumenten des gesamten Immobilienlebenszyklus, von der Grundstücksentwicklung über Bauprojektmanagement bis zum Gebäudebetrieb • Neben der direkten Arbeit im DMS soll auch eine Integration mit den vom Fachbereich IM ge-nutzten bzw. geplanten operativen Systemen (z.B. der Immobilienverwaltungssoftware „Varyhome“) gewährleistet sein. • Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung solcher Dokumente, für die dies gesetzlich vorgeschrieben ist. • Systemisch unterstützter Schutz von Dokumenten gemäß zugeordneter Vertraulichkeitsstufe/Metadaten (z.B. KRITIS-Dokumente). Die gesuchte Lösung soll vom Bieter bereitgestellt, implementiert und OnPremise betrieben werden.

Interne Kennung: SV-DBÖ-230914-003

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: München

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Kalendertage nach Absendung (elektronisch oder per Fax) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass der Antragsteller die geltend gemachten Vergabeverstöße, soweit diese vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt wurden, innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen, soweit die Vergabeverstöße aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 - 3 GWB).

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: SWM Services GmbH

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000

Es wurde kein Wettbewerbsgewinner ermittelt, und der Wettbewerb ist abgeschlossen.

Grund, warum kein Gewinner ausgewählt wurde: Entscheidung des Beschaffers aufgrund geänderter Anforderungen

6.1.3.

Nicht erfolgreiche Bieter:

Angebot:

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

8.1.

ORG-0000

Offizielle Bezeichnung: SWM Services GmbH

Registrierungsnummer: DE813863509

Stadt: München

Postleitzahl: 80992

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Einkauf IT, Denise Böhm

E-Mail: boehm.denise@swm.de

Telefon: +49 892361-4591

Fax: +49 892361-704591

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern

Registrierungsnummer: DE811335517

Postanschrift: Maximilianstraße 39

Stadt: München

Postleitzahl: 80538

Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)

Land: Deutschland

E-Mail: suedbayern@reg-ob.bayern.de

Telefon: +49 892176-2411

Fax: +49 892176-2847

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 73299190-6481-473d-a3ec-9ff7eb237846 - 01

Formulartyp: Ergebnis

Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 26/06/2024 00:00:00 (UTC+2)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 381684-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 124/2024

Datum der Veröffentlichung: 27/06/2024