Öffentliche Ausschreibung Würzburg 2024 Deutschland – Medizinische Informationssysteme – Einführung eines digitalen Entlass- und Überleitungsmanagements für die Kliniken des Bezirks Unterfranken 2024-06-13

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Bezirk Unterfranken

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2.1.

Verfahren

Titel: Einführung eines digitalen Entlass- und Überleitungsmanagements für die Kliniken des Bezirks Unterfranken

Beschreibung: Der Bezirk Unterfranken ist Träger psychiatrischer und somatischer Krankenhäuser an den Standorten Würzburg, Werneck, Lohr und Münnerstadt. Die Einrichtungen unterstehen dem Bezirkstagspräsidenten und werden zentral von der Bezirksverwaltung aus geleitet (Geschäftsleitung für die Krankenhäuser und Heime). Um den komplexen Anforderungen der grundsätzlichen Digitalisierung und des Krankenhauszukunftsgesetztes (KHZG) mehrwertstiftend und nachhaltig gerecht zu werden, beabsichtigt der Bezirk für seine Krankenhäuser die Beschaffung und Implementierung eines Patientenportals, um ein digitales Aufnahmemanagement, ein digitales Behandlungsmanagement sowie ein digitales Entlass- und Überleitungsmanagement i.S.d. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 KHSFV umsetzen und anbieten zu können. Der mit dieser Bekanntmachung ausgeschriebene Teilnahmewettbewerb bezieht sich auf das digitale Entlass- und Überleitungsmanagement. Die Beschaffung des digitalen Aufnahme- und Behandlungsmanagements ist Gegenstand eines separaten Vergabeverfahrens.

Kennung des Verfahrens: fb33c8ea-30cf-4f84-977b-20b91adc2ee2

Vorherige Bekanntmachung: 382104-2023

Interne Kennung: KBU_KHZG_04-2023

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48814000 Medizinische Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48814500 Systeme zur Verwaltung von Patientenakten, 48800000 Informationssysteme und Server, 48814200 Patientenverwaltungssystem

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Bezirk Unterfranken Silcherstraße 5

Stadt: Würzburg

Postleitzahl: 97074

Land, Gliederung (NUTS): Würzburg, Kreisfreie Stadt (DE263)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen: Folgende Krankenhäuser sollen an das Patientenportal angebunden werden: Krankenhaus für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatische Medizin Am Sommerberg 97816 Lohr a. Main Krankenhaus für Psychiatrie Psychotherapie und Psychosomatische Medizin Schloss Werneck Balthasar-Neumann-Platz 1 97440 Werneck Orthopädisches Krankenhaus Schloss Werneck Balthasar-Neumann-Platz 1 97440 Werneck Thoraxzentrum Bezirk Unterfranken Michelsberg 1 97702 Münnerstadt Klinik König-Ludwig-Haus Brettreichstraße 11 97074 Würzburg Klinik am Greinberg Graf-Moritz-Weg 2 97076 Würzburg

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YMGHJ9T 1. Die Vergabeunterlagen können über die Vergabeplattform abgerufen werden. Die Verwendung der Vergabeunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens des Bezirks Unterfranken erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bieter müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang zu den Bieterinformationen. 2. Fragen zu den Anforderungen der Vergabeunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum 31.01.2024 über die Vergabeplattform gestellt werden. Der Bezirk Unterfranken behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten. 3. Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote verschlüsselt, so dass der Bezirk Unterfranken keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bieter steht es jedoch frei, sein Angebot bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen. 4. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Der Bezirk Unterfranken kann Ausnahmen zulassen. Dies gilt insbesondere für technische Nachweise, die nur in englischer Sprache verfügbar sind. 5. Der Bezirk Unterfranken behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen, insbesondere für den Fall, dass die Förderung nach dem KHZG ganz oder teilweise nicht bewilligt wird, aufzuheben. Ersatzansprüche der Bieter und Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen hat der Bieter dem zugestimmt. 6. Die Verhandlungsgespräche werden in Würzburg oder als Videokonferenz stattfinden, sofern der Zuschlag nicht auf das Erstangebot erteilt wird. Einzelheiten hierzu enthält der Verfahrensbrief 1. 7. Mit seinem Angebot verpflichtet sich der Bieter, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Der Bezirk Unterfranken seinerseits wird Unterlagen der Bieter nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden. 8. Bietergemeinschaften hatten mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten war. Sollte im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bietergemeinschaft ihre Zusammensetzung verändern oder ein Einzelbieter das Verfahren in Bietergemeinschaft fortsetzen wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung des Bezirks Unterfranken zulässig. Die Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung Auswirkungen auf die Fachkunde und Leistungsfähigkeit hat. Dies gilt entsprechend für Nachunternehmer. 9. Der Bezirk Unterfranken behält sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen bzw. die Anzahl der ausgewählten Bieter im Laufe des Verhandlungsverfahrens zu reduzieren. Weitere Einzelheiten hierzu enthält der Verfahrensbrief 1.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Einführung eines digitalen Entlass- und Überleitungsmanagements für die Kliniken des Bezirks Unterfranken

Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist die Beschaffung, Implementierung und Wartung einer Entlass- und Überleitungsplattform für die vorgenannten Kliniken im Sinne des KHZG FTB 2 (§19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 KHSFV). Hiermit sollen die Prozesse des Entlass- und Überleitungsmanagements digitalisiert und sowohl für die Kliniken als auch die Patienten optimiert werden. Damit einhergehend soll der Kommunikationsaufwand verringert und der Informationsaustausch verbessert werden. Zwingend erforderlich hierfür ist die Umsetzung der Entlass- und Überleitungsplattform als integrative Lösung mit bestehenden Systemen wie einem Clinical Data Repository (CDR) und KIS Orbis sowie weiterer Systeme und Subsysteme. Zur Wahrung der Interoperabilität ist die Verwendung international anerkannter technischer, syntaktischer und semantischer Standards unabdingbar. Über die Entlass- und Überleitungsplattform sollen Patient*innen zukünftig verlegt oder in die Nachsorge entlassen werden können. Zum Entlassmanagement zählen z.B. die Rückkehr in die eigene Häuslichkeit, eine pflegerische Nachversorgung und/oder eine medizinische Anschlussbehandlung sowie die Organisation von Hilfsmitteln. Das Entlassmanagement als Gesamtheit ist ein fachabteilungs- und berufsgruppenübergreifender Arbeitsvorgang, bei dem der Sozialdienst und das Patientenmanagement die Prozesshoheit haben. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden des Auftraggebers (u.a. Sozialdienst und Patientenmanagement), nachgelagerten Versorgungseinrichtungen, Kostenträgern und den Patient*innen sowie deren Angehörigen muss über das digitale Entlass- und Überleitungsmanagement gesteuert werden. Über dieses müssen zudem alle Abschlussdokumentationen, inklusive des generierten Entlassplans, des Arztbriefs und des Medikationsplans, aber auch die Verlegungsdokumentation einfach und sicher ausgetauscht werden können. Damit wird zum einen das Verwaltungspersonal im Prozess entlastet und zum anderen können die Patient*innen und Angehörigen besser in den Entlassungsprozess involviert werden. Die Entlass- und Überleitungsplattform stellt im wesentlichen folgende Funktionen zur Verfügung. - Einheitlicher und sicherer Authentifizierungsmechanismus - Accountverwaltung - Rollen- /Rechtekonzept - Dateiup- und download - Schnittstellenfunktionen - Backend für die interne Nutzung - IT-Sicherheit - Kommunikation mit den weiterversorgenden Institutionen Zur Persistierung der primären Gesundheitsdaten und administrativen Daten soll ein vorhandenes Clinical Data Repository (CDR) genutzt werden. Die Kliniken des Bezirks Unterfranken setzen aktuell das Krankenhausinformationssystem "Orbis" von Dedalus ein. Die Nutzerzentrierung bzw. -orientierung ist einer der wichtigsten Grundsätze der User Experience, Usability und des User-Centered Designs. Kern der Nutzerzentrierung ist es, Produkte und Prozesse entlang der Bedürfnisse der tatsächlichen Nutzer (User) zu gestalten, den Nutzer also ins Zentrum aller Überlegungen zu stellen. Das Entlass - und Überleitungsmanagement wird als Software as a Service zu Verfügung gestellt. Weitere Einzelheiten zur Leistung sowie zu den benötigten Schnittstellen enthalten die Vergabeunterlagen.

Interne Kennung: KBU_KHZG_04-2023

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48814000 Medizinische Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48814500 Systeme zur Verwaltung von Patientenakten, 48800000 Informationssysteme und Server, 48814200 Patientenverwaltungssystem

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Der Vertrag, der nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird, enthält weitere Einzelheiten zur Vertragsverlängerungsoption (vgl. Ziff. II.2.7). Vergaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV (zusätzliche Lieferungen des ursprünglichen Auftragnehmers) und § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV (Wiederholung gleichartiger Dienstleistungen) bleiben ausdrücklich vorbehalten.

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Bezirk Unterfranken Silcherstraße 5

Stadt: Würzburg

Postleitzahl: 97074

Land, Gliederung (NUTS): Würzburg, Kreisfreie Stadt (DE263)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

Zusätzliche Informationen: Folgende Krankenhäuser sollen an das Patientenportal angebunden werden: Krankenhaus für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatische Medizin Am Sommerberg 97816 Lohr a. Main Krankenhaus für Psychiatrie Psychotherapie und Psychosomatische Medizin Schloss Werneck Balthasar-Neumann-Platz 1 97440 Werneck Orthopädisches Krankenhaus Schloss Werneck Balthasar-Neumann-Platz 1 97440 Werneck Thoraxzentrum Bezirk Unterfranken Michelsberg 1 97702 Münnerstadt Klinik König-Ludwig-Haus Brettreichstraße 11 97074 Würzburg Klinik am Greinberg Graf-Moritz-Weg 2 97076 Würzburg

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Vertrag kann zwei Mal um jeweils 12 Monate verlängert werden. Die Gesamtlaufzeit beträgt maximal 60 Monate. Einzelheiten zu möglichen Verlängerungsoptionen enthalten die Vergabeunterlagen.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

Informationen über frühere Bekanntmachungen:

Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 382104-2023

Zusätzliche Informationen: 1. Die Mittel des Krankenhauszukunftsfonds wurden zu 70% durch den Bund nach § 14a Abs. 1 KHG bereitgestellt. Diese Mittel werden durch die Europäische Aufbau- und Resilienzfazilität (ARF) finanziert. Die Leistungen werden somit aus Mitteln der Europäischen Union (NextGenerationEU) finanziert. 2. Varianten/ Alternativangebote sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss von Varianten/ Alternativangeboten bleibt vorbehalten.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Wertungspreis

Fester Wert (insgesamt): 175

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Kriterienkatalog

Fester Wert (insgesamt): 175

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Projektkonzept

Fester Wert (insgesamt): 235

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: - § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. - Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Nordbayern

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Bezirk Unterfranken

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Recare Deutschland GmbH

Angebot:

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Lauterer Wettbewerb

Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 11/06/2034

Vergabe von Unteraufträgen: no

Informationen zum Auftrag:

Datum des Vertragsabschlusses: 10/06/2024

Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Nicht veröffentlicht

Begründungscode:Lauterer Wettbewerb

Datum der zukünftigen Veröffentlichung:11/06/2034

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: Nicht veröffentlicht

Begründungscode:Lauterer Wettbewerb

Datum der zukünftigen Veröffentlichung:11/06/2034

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Bezirk Unterfranken

Registrierungsnummer: 97074

Postanschrift: Silcherstraße 5

Stadt: Würzburg

Postleitzahl: 97074

Land, Gliederung (NUTS): Würzburg, Kreisfreie Stadt (DE263)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Geschäftsleitung Krankenhäuser und Heime

E-Mail: j.oswald@bezirk-unterfranken.de

Telefon: +49 93179590

Fax: +49 93179593799

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB

Registrierungsnummer: 20457

Postanschrift: Alter Wall 20-22

Stadt: Hamburg

Postleitzahl: 20457

Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Dr. Oliver Jauch / Nadine Listl

E-Mail: ojauch@goerg.de

Telefon: +49 40500360480

Fax: +49 40500360444

Rollen dieser Organisation:

Beschaffungsdienstleister

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Nordbayern

Registrierungsnummer: 91522

Postanschrift: Promenade 27

Stadt: Ansbach

Postleitzahl: 91522

Land, Gliederung (NUTS): Ansbach, Kreisfreie Stadt (DE251)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de

Telefon: +49 981531277

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Recare Deutschland GmbH

Größe des Wirtschaftsteilnehmers: small

Registrierungsnummer: DE304972741

Postanschrift: Alt-Moabit 103

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10559

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

E-Mail: info@recaresolutions.com

Telefon: +49 3056796057

Rollen dieser Organisation:

BieterFederführendes Mitglied

Wirtschaftlicher Eigentümer:

Staatsangehörigkeit des Eigentümers: DEU

Gewinner dieser Lose: LOT-0001

8.1.

ORG-0005

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b7e97f91-6f82-45af-a38b-853ea1b32187 - 01

Formulartyp: Ergebnis

Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 12/06/2024 09:00:08 (UTC+2)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 348880-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 114/2024

Datum der Veröffentlichung: 13/06/2024