1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: AOK Bayern - Die Gesundheitskasse
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Textoptimierung Bekanntmachung Auftragsvergabe
Beschreibung: Ausschreibung zum Abschluss eines Vertrages über die Aktualisierung des Sprachleitfadens, Schulungen und Textoptimierung.
Kennung des Verfahrens: 8c20084a-af53-40b1-ba8a-a594e7efd80e
Interne Kennung: 23-266
Verfahrensart: Nichtoffenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 450 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6YHZW3
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Textoptimierung Bekanntmachung Auftragsvergabe
Beschreibung: Die AOK Bayern ist als gesetzliche Krankenkasse eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und stellt mit über 4,6 Millionen Versicherten die größte der 11 Landes-AOKen dar. Damit ist sie die mitgliederstärkste Krankenkasse in Bayern. Rund 10.000 Mitarbeitende arbeiten in 34 Direktionen und gerundet 200 Geschäftsstellen für den Marktführer in Bayern. "Gesundheit nehmen wir persönlich" - dieser Satz ist mehr als nur ein Claim. Er stellt die Mission des Unternehmens dar. Die AOK Bayern, nachfolgend Auftrag-geberin genannt, rückt ihre Kundinnen und Kunden in den Fokus ihres Handelns. Sie möchte das beste Kundenerlebnis auf lokalen und digitalen Kanälen erreichen und sich damit vom Wettbewerb - welcher sich zunehmend zentral aufstellt - abheben. Auf jedem Kommunikationskanal sollen ausgezeichneter Service, zielgruppengerechte Ansprache, empathische Beratung, standardisierte Prozesse und attraktive Produkte erlebbar werden. Die Auftraggeberin hat das Ziel, ihre Marktführerschaft weiter auszubauen und die Servicezufriedenheit ihrer Kundinnen und Kunden zu erhöhen. In der schriftlichen Kundenkommunikation ist die Verständlichkeit besonders im Fokus. Mit verständlicher Sprache kommunizieren wir wertschätzend und auf Augenhöhe mit unseren Versicherten. Wir hinterlassen das gute und sichere Gefühl, bei der AOK richtig aufgehoben zu sein. Zudem handeln unsere Versicherten schneller, wenn sie Briefe sofort verstehen. Sie haben weniger Rückfragen und es bleibt mehr Zeit für echte Beratung. Für eine nachhaltige Optimierung der Kundenansprache wollen wir externe Ex-pertise einbinden. Wir suchen einen Dienstleister, der uns bei der teilweisen Überarbeitung der aktuell 3.500 vorhandenen Briefen und 300 E-Mail-Textbausteinen mit unterschiedlicher Qualität unterstützt. Zwischen unserem Geschäftsbereich und dem dienstleistenden Unternehmen sehen wir eine Zusammenarbeit im Sinne einer "verlängerten Werkbank". Derzeit geht die Auftraggeberin davon aus, dass über die Vertragslaufzeit 500 bis 1.500 Briefe oder E-Mail-Bausteine überarbeitet werden. Zugrunde liegt ein Regelwerk in Form eines Sprachleitfadens, der aktualisiert werden soll. Diese Aktualisierung erfolgt teilweise mit dem Dienstleister. Für den Sprachleitfaden wird es auch Vorgaben vom AOK-Bundesverband geben. Diese Vorgaben sollen ergänzt werden, um die Bedürfnisse der AOK Bayern im Sinne einer anlassbezogenen, kontaktkanalabhängigen und zielgruppenorientierten Kommunikation zu erfüllen. Wir wollen auf Basis unseres Regelwerks möglichst eigenständig Briefe, E-Mail-Bausteine und Chats erarbeiten. Daher ist die Wissensvermittlung und Schulung der Mitarbeitenden im eigenen Geschäftsbereich sowie Texterstellende anderer Bereiche im Unternehmen besonders wichtig. Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss einer Vereinbarung mit einem geeigneten Unternehmen, auf deren Grundlage die Auftraggeberin externe Dienstleis-tungen zur Erreichung der genannten Ziele erhält. Der Bieter ist verpflichtet, mit der jeweiligen Software zur Textoptimierung der Auftraggeberin zu arbeiten, wenn dies die Auftraggeberin für erforderlich hält. Derzeit verwenden wir TextLab. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle erforderlichen Zuarbeiten zu leisten, damit die Software genutzt werden kann. Diese wird in Absprache und nach Zustimmung der Auftraggeberin auf die AOK Bayern Ver-sion angepasst. Die Kosten für die Lizenz trägt die Auftraggeberin. Die AOK Bayern behält sich vor, während der Vertragslaufzeit die Software zu wechseln. Details sind den Ausführungen in der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Der Auftrag ist nicht in Lose unterteilt. Das Inkrafttreten und die operative Umsetzung des Vertrages sind ab 01.06.2024 erforderlich. Die tatsächliche Briefüberarbeitung nach C I e) beginnt etwa zwei Monate nach Vertragsbeginn, da der Auftragnehmer sich zunächst in das Thema einarbeiten muss. Die Laufzeit des Vertrages beträgt 2 Jahre (bis 31.05.2026). Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, längstens jedoch auf vier Jahre, sofern die Auftraggeberin nicht drei Monate vor Ablauf des jeweiligen Jahres kündigt. Verzögert sich der Zeitpunkt des Inkraft-tretens über den 01.06.2024 hinaus, verlängert sich die Laufzeit entsprechend. Der Vertrag wird grundsätzlich als Rahmenvereinbarung geschlossen (§ 103 Abs. 5 GWB, § 21 VgV). Im Bereich der Schulungen werden Festpreise festgelegt. Das Auftragsvolumen ist abhängig vom Bedarf der Auftraggeberin. Die Zusicherung eines bestimmten Auftragsvolumens ist mit dem Abschluss des Vertrages nicht verbun-den. Zum Abschluss der Vereinbarungen führt die Auftraggeberin ein nicht offenes Vergabeverfahren durch (§ 119 Abs. 4 GWB, § 16 VgV). Zu diesem Zweck führt die Auftraggeberin einen Teilnahmewettbewerb durch, in dessen Rahmen 5 Bieter ausgewählt werden, die anschließend zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden.
Interne Kennung: 23-266
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/06/2024
Enddatum der Laufzeit: 31/05/2026
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Das Inkrafttreten und die operative Umsetzung des Vertrages sind ab 01.06.2024 erforderlich. Die tatsächliche Briefüberarbeitung nach C I e) beginnt etwa zwei Monate nach Vertragsbeginn, da der Auftragnehmer sich zunächst in das Thema einarbeiten muss. Die Laufzeit des Vertrages beträgt 2 Jahre (bis 31.05.2026). Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, längstens jedoch auf vier Jahre, sofern die Auftraggeberin nicht drei Monate vor Ablauf des jeweiligen Jahres kündigt. Verzögert sich der Zeitpunkt des Inkrafttretens über den 01.06.2024 hinaus, verlängert sich die Laufzeit entsprechend.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Fester Wert (insgesamt): 15
Kriterium:
Art: Qualität
Fester Wert (insgesamt): 15
Kriterium:
Art: Qualität
Fester Wert (insgesamt): 25
Kriterium:
Art: Qualität
Fester Wert (insgesamt): 15
Kriterium:
Art: Preis
Fester Wert (insgesamt): 30
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 GWB (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: AOK Bayern - Die Gesundheitskasse
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: H&H Communication Lab GmbH
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Informationen zum Auftrag:
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: AOK Bayern - Die Gesundheitskasse
Registrierungsnummer: DE811695320
Postanschrift: Carl-Wery-Str. 28
Stadt: München
Postleitzahl: 81379
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle SGB V
Telefon: 089 627300
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: t:022894990
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: 0228 94990
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: H&H Communication Lab GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: small
Registrierungsnummer: HRB 724099
Stadt: Ulm
Postleitzahl: 89007
Land, Gliederung (NUTS): Ulm, Stadtkreis (DE144)
Land: Deutschland
Telefon: +49 731 932 84-15
Rollen dieser Organisation:
BieterFederführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: DEU
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 7a96fa8d-fed1-42ae-adef-537809cf3218 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 10/06/2024 15:27:47 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 345341-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 113/2024
Datum der Veröffentlichung: 12/06/2024