1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Druckmaschinen und Serviceverträge für die Hausdruckerei
Beschreibung: Beschaffung von zwei fabrikneuen Farbdruckmaschinen imagePRESS V1000 sowie einer schwarzweiß-Druckmaschine VP 140 der Firma Canon mit Serviceverträgen sowie Serviceverträge für die Software PRISMAprepare und PRISMAdirect
Kennung des Verfahrens: fc9f75f0-e0ac-4e9a-b078-136a6eaf5aa6
Interne Kennung: 2024BRE000005
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30232100 Drucker und Plotter
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Salvatorstraße 14
Stadt: München
Postleitzahl: 80333
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: test
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - § 14 Abs. 4 Nr. 2 b, Abs. 6 VgV
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Druckmaschinen und Serviceverträge für die Hausdruckerei
Beschreibung: Beschaffung von zwei fabrikneuen Farbdruckmaschinen imagePRESS V1000 sowie einer schwarzweiß-Druckmaschine VP 140 der Firma Canon mit Serviceverträgen sowie Serviceverträge für die Software PRISMAprepare und PRISMAdirect
Interne Kennung: 2024BRE000005
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 30232100 Drucker und Plotter
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Salvatorstraße 14
Stadt: München
Postleitzahl: 80333
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Zusätzliche Informationen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen gemäß §§ 155 ff. GWB sowie § 135 GWB wird ausdrücklich hingewiesen. Die Vergabekammer leitet gemäß § 160 Abs. 1 GWB ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist gemäß § 160 Abs. 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend machen kann. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit • Nr. 1 der Antragstellerden geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt; • Nr. 2 Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; • Nr. 3 Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabe unterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; •Nr. 4 mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2.§ 134 Abs. 1 S. 2 bleibt unberührt. Für einen Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB sind die Voraussetzungen und Fristen des § 135 GWB zu beachten. Gemäß § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Eine Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB tritt jedoch nicht ein, wenn gemäß § 135 Abs. 3 • Nr. 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, • Nr. 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit derer die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und • Nr. 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach § 135 Abs. 3 S.1 Nr. 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen. Es wird darauf hingewiesen, dass es sich bei dieser Bekanntmachung um eine sog. Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung gemäß § 135 Abs. 3 GWB handelt. Der Auftraggeber ist der Ansicht, dass die Leistung aufgrund der unter 6 (Ergebnisse) dargestellten Gründe nur von einem Unternehmen erbracht bzw. bereitgestellt werden kann und deshalb die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist. Er beabsichtigt daher, den Vertrag nach Ablauf von zehn Kalendertagen nach Veröffentlichung der Bekanntmachung gemäß § 135 Abs. 3 GWB mit der Canon Deutschland GmbH abzuschließen. Der Vertragsabschluss erfolgt nicht vor Ablauf dieser Wartefrist.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Begründung Teil 1: Der Auftrag kann nur von der Canon Deutschland GmbH (Canon) erbracht werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 b, Abs. 6 VgV; Hardware- u. Serviceleistungen) sowie zusätzliche Lieferleistungen (Hardware) beschafft werden, die zur teilw. Erneuerung bereits erbrachter Leistungen bestimmt sind u. ein Wechsel d. Unternehmens dazu führen würde, dass eine Leistung mit unterschiedlichen techn. Merkmalen beschafft werden müsste u. dies zu techn. Unvereinbarkeit sowie unverhältnismäßigen techn. Schwierigkeiten bei Gebrauch u. Wartung führen würde (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV). Im Einzelnen: 1. Hardware (HW) 1.1 Die für die Druckmaschinen (DM) verfügb. Stellfläche in der Hausdruckerei ist beschränkt. Für die schwarzweiß-DM steht ein Bereich mit einer Länge von ca. 4,75 m zur Verfügung. Die große Farb-DM kann auf einer Fläche mit einer Länge von 5,50 m gestellt werden, für die kleinere Farb-DM stehen 4,90 m zur Verfügung. Davon sind (je nach Hersteller unterschiedliche) Mindestabstände von den Wänden in Abzug zu bringen (Belüftung, Zugang für Service). I. R. e. umfangreichen europaweiten Markterkundung haben Hersteller, die DM mit den geforderten Leistungsmerkmalen anbieten, die Größen dieser Maschinen mitgeteilt. Daraus hat sich ergeben, dass nur Canon-DM mit der zur Verfügung stehenden Fläche auskommen. 1.2 I. R. dieser Beschaffung wird die HW in der Hausdruckerei teilw. ersetzt. Zwei gr. Canon-schwarzweiß-DM, über die das prozentual höchste Druckvolumen in der Hausdruckerei abgewickelt wird, verbleiben im Bestand. Eine uneingeschränkte Kompatibilität der alten u. der neu zu beschaffenden Geräte untereinander muss gewährleistet sein, damit alle Arbeitsprozesse störungsfrei ablaufen können: Die Produktion in der Hausdruckerei (Workflow) wird in wesentl. Teilen über die Canon-Softwarelösungen PRISMADirect (Webshop) u. PRISMAPrepare (Bearbeitungsprogramm) organisiert. Diese wurden vom Auftraggeber (AG) gekauft u.in den vergangenen Jahren sukzessive u. passgenau an die internen Abläufe d. AG angepasst. Die Software (SW) muss weiterverwendet werden, da andernfalls die aufeinander abgestimmten Arbeitsprozesse in der Hausdruckerei sowie die Nutzung der Hausdruckerei durch das Personal neu definiert werden müssten Dies wäre mit einer erheblichen Mehrbelastung für das Personal bei der Einarbeitung u. der Nutzung verbunden. Entspr. zeitliche Kapazitäten d. Personals stehen hierfür nicht zur Verfügung, sodass die Aufgabenerfüllung unverhältnismäßig beeinträchtigt würde. In den Canon DM sind auf die SW abgestimmte PRISMASync Controller eingebaut, die eine optimale Kommunikation von HW u. SW ermöglichen. Die Markterkundung hat ergeben, dass DM anderer Hersteller diese Controller nicht enthalten. Die HW anderer Hersteller – die nach dem Ergebnis der Markterkundung ohnehin nicht existiert, s.o. –könnte zwar theoretisch an die SW angebunden werden. Ein anderer Hersteller kann aber den aktuell hohen Integrationsgrad sowie die uneingeschränkte Kompatibilität zwischen Komponenten unterschiedlicher Hersteller nicht gewährleisten bzw. garantieren. Grund hierfür sind die unterschiedlichen Controller, die nicht in der Weise aufeinander abgestimmt sind wie die desselben Herstellers. Auch die Bedienung wäre anders u. eingeschränkt. Insbesondere müsste bei der regelmäßigen Aufspielung neuer Patches damit gerechnet werden, dass es zu Problemen u. ggf. Fehlfunktionen kommt. Es besteht die Gefahr, dass die grds. Inkompatibilität herstellerfremder HW zudem zu Kompetenzstreitigkeiten zwischen SW- u. HW-Anbieter bzgl. Fehlerursache u. Haftung führen würde. Geprüft wurde höchst hilfsweise auch die Möglichkeit, ob die HW eines anderen Herstellers mit einer neuen, zusätzl. SW gesteuert werden kann. Neben den Kosten für die Anschaffung einer solchen SW u. eines neuen, zusätzlichen Servers wäre der zusätzliche Arbeits- u. Schulungsaufwand für die Einrichtung u. Betreuung zu berücksichtigen, der dadurch noch erhöht wird, dass Mitarbeiter, die Druckaufträge an die Hausdruckerei schicken, mit zwei unterschiedl. SW-Lösungen arbeiten müssten. Zudem wäre allein durch die Anwendung zweier verschiedener SW-Lösungen regelmäßig mehr Unterstützungsbedarf der Anwender zu erwarten. Die Bedienung zweier unterschiedlicher SW-Lösungen bedeutet damit nicht nur einen Verlust an Komfort, sondern eine weitere Belastung im Arbeitsalltag von Anwendern u. Anwenderbetreuern, wodurch der reibungslose Betrieb der Hausdruckerei u. damit die termingerechte Fertigung wichtiger u. zeitkritischer Druckerzeugnisse (z.B. Prüfungsaufgaben) gefährdet ist. Die Koordination u. Ansteuerung der DM, die bisher zentral über eine SW läuft, müsste dann im laufenden Betrieb von den Mitarbeitern der Hausdruckerei außerhalb der SW stattfinden. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf die Ablauforganisation u. führt zu einem zeitl. Mehraufwand, der von den Mitarbeitern der Hausdruckerei, zumindest in der Hochphase der Druckproduktion in der ersten Jahreshälfte, nicht bewältigt werden kann. Der Service für HW u. SW muss, (s. 2.), von Canon ausgeführt werden. Die Markterkundung hat ergeben, dass die Erbringung der Serviceleistungen mit der Lieferung der HW verknüpft ist. Canon hat erklärt, dass sie keine Serviceleistungen unmittelbar ggü. dem Endkunden für DM übernimmt, die sie nicht selbst unmittelbar geliefert hat. Damit muss auch die Lieferung der HW von Canon direkt erfolgen.
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Begründung Teil 2: 2. Service HW Für die in der Hausdruckerei verbleibende sowie die neue HW werden Serviceleistungen benötigt. Diese müssen sicherstellen, dass alle DM in der Hausdruckerei jederzeit in einem technisch einwandfreien u. funktionsfähigen Zustand sind. Als Hersteller, Lieferant u. Servicepartner hat Canon das umfangreichste Fachwissen bezüglich ihrer HW- u. SW. Alle Servicemitarbeiter sind nach ISO 9001 qualifiziert u. zertifiziert. Sie werden ständig in hochqualifizierten Lehrgängen auf Canon-Produkte geschult. Für jede Modellserie steht ein Produktspezialist zur Verfügung, der bei komplexen Problemstellungen einbezogen wird. Das Servicekonzept sieht außerdem eine Zusammenarbeit mit den Entwicklungsstandorten u. dem europäischen Hauptsitz in London vor. Diese höchste Kompetenz im Bereich Service muss für die Hausdruckerei zur Verfügung stehen, da nur so gewährleistet ist, dass Probleme schnellstmöglich u. somit mit geringstmöglichen Einschränkungen d. Produktionsprozesses gelöst werden. Ein anderer als der Hersteller kann diese Servicequalität nicht bieten, da er nicht über die entsprechenden Strukturen verfügt. Dies gilt auch für einen sonstigen Händler, der nach den Ergebnissen der Markerkundung bei einer Störung zwar bei entsprechender Vereinbarung zunächst mittels Servicecall Canon informieren kann. Zeitverzögerungen, die für den AG erhebliches Risikopotenzial bedeuten, sind dabei aber nicht auszuschließen. Dies ist mit der termingerechten Aufgabenerfüllung unvereinbar. 3.Service SW Mit den SW-Lösungen PRISMAprepare u. PRISMAdirect werden Produktionssteuerung, Auftragsmanagement, Web2Print u. Druckvorbereitung in einem hochintegrierten Workflow abgewickelt, der in den letzten Jahren sukzessive auf die Erfordernisse d. AG abgestimmt u. angepasst wurde. Der SW Service muss vom Hersteller Canon übernommen werden. Allein dieser verfügt über ein Team aus Mitarbeitern, die ständig speziell auf die Canon SW geschult werden (s.o.) u. die modernsten Technologien für die Analyse u. Behebung von SW-Problemen nutzen. Diese Struktur kann ein Händler nicht vorhalten. Den SW-Lösungen kommt für den Produktionsprozess in der Hausdruckerei eine entscheidende Rolle zu. Sie bilden zusammen mit den Druckmaschinen u. den darin enthaltenen PRISMAsync Controllern ein Gesamtsystem, bei dem die einzelnen Module nahtlos ineinandergreifen u. miteinander kommunizieren. Dadurch bedingt haben Störungen o. Einstellungsänderungen an einer der Systemkomponenten Auswirkungen auch auf alle anderen Elemente. Für die Serviceleistungen bedeutet dies, dass diese nur dann optimal im Sinne einer Minimierung d. Ausfallrisikos u. d. Zeitverlusts im Falle einer Störung verlaufen können, wenn sie für die SW aus der gleichen Hand kommen wie für die HW. Bei Übernahme von Serviceleistungen durch mehrere Auftragnehmer (AN) sind vielfältige Probleme nicht auszuschließen: Kommt es zu einem Servercrash, müssten die SW-Komponenten neu aufgesetzt werden. Danach müssten diese wieder mit den DM verbunden werden. Wenn hier die Unterstützung d. eines anderen AN für den HW-Service notwendig wäre, könnte es zu Stillstandszeiten kommen. Die SWPRISMAdirect u. PRISMAprepare werden regelmäßig upgedated. Das Update der SW kann eine Anpassung d. Releases der DM erforderlich machen, damit die Zusammenarbeit von HW u. SW nicht beeinträchtigt wird. Ein Upgrade der SW, für das es noch keine Release-Anpassung der DM gibt, darf daher nicht stattfinden. Dass Kenntnis hierüber besteht u. entsprechend gehandelt wird, kann nur sichergestellt werden, wenn die Serviceleistungen für HW u. SW von einem AN durchgeführt werden. Auch Veränderungen an den DM (z.B. an den Einstellungen, Updates der Controller-SW) können dazu führen, dass das Gesamtsystem in seiner Kommunikation beeinträchtigt wird, was wiederum zu den bereits beschriebenen Verzögerungen führen könnte. Canon hat mitgeteilt, dass nur Canon das Knowhow u. die Möglichkeiten habe, den vollumfänglichen Support für die HW u. SW zu erbringen. Ein anderer Händler, der die Serviceleistungen übernehmen würde, kann zwar bei einer Störung einen Servicecall an Canon bei entsprechender Vereinbarung weitergeben. Dieser Zwischenschritt bedeutet jedoch, dass Zeit- u. Koordinierungsaufwand zur Problemlösung steigen. Nur ohne Beteiligung zusätzlicher bzw. eines anderen Servicepartners als Canon kann vermieden werden, dass Abstimmungserfordernisse o. Folgearbeiten an einer der Systemkomponenten, die durch eine Störung o. Änderungen an einer anderen Komponente anfallen, zu zeitlichen Verzögerungen führen. --------------------------- Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU, VgV
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus
Registrierungsnummer: a794d4f7-4ad5-4513-b2d9-f1d0531ed116
Postanschrift: Salvatorstraße 2
Stadt: München
Postleitzahl: 80333
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921862928
Fax: +49 8921863928
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: d909629c-b7ea-4afa-acf6-a8b05556708c
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Canon Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: large
Registrierungsnummer: HRB 5511
Postanschrift: Europark Fichtenhain A10
Stadt: Krefeld
Postleitzahl: 47807
Land, Gliederung (NUTS): Krefeld, Kreisfreie Stadt (DEA14)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2151345786
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: e9a2e4e6-0eea-46b2-b642-e52241e08465 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 29/05/2024 00:00:00 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 323972-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 105/2024
Datum der Veröffentlichung: 31/05/2024