1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Sozialwesen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: UHD 2025
Beschreibung: Betrieb eines zentralen User Help Desk für die IT-Nutzer der BA
Kennung des Verfahrens: 8b6af227-450f-4a9e-96fc-cc9d34be7135
Interne Kennung: 12-24-00090
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: bundesweit
Land, Gliederung (NUTS): Extra-Regio NUTS 3 (DEZZZ)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Zudem sind folgende Unterlagen einzureichen: - Erklärung bzgl. Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 2022/576
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
2.1.6.
Ausschlussgründe:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Abweichend von dem voranstehenden Grund, gelten die Ausschlussgründe gemäß §123, §124, §125 GWB. Hierzu sind folgende Unterlagen einzureichen: -Erklärung zu zwingenden Ausschlussgründen (Vordruck D.7) -Erklärung zu fakultativen Ausschlussgründen (Vordruck D.8)
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: UHD 2025
Beschreibung: Betrieb eines zentralen User Help Desk für die IT-Nutzer des Auftraggebers mit folgenden Leistungsinhalten: - Ticketabrechnung nach unterschiedlichen "Call-Arten" (optional auch für Anfragen zu anderen Serviceleistungen außerhalb der IT) - Eigenverantwortliche und ganzheitliche Planung und Betrieb des UHD als Generaldienstleister - Führen und pflegen einer Wissensdatenbank (WDB) - Anpassen der bestehenden Feinkonzepte im laufenden Betrieb - Bereitstellung von Gebäude und Mobiliar (optional auch Technik) Die Hardware und Software zur Ticketbearbeitung wird vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Die Möglichkeiten einer Erweiterung um Funktionalitäten eines Service-Desk sowie zusätzlicher Dienstleistungen müssen vorgesehen werden.. Die Leistungserbringung unterteilt sich in folgende Phasen: Einführungs- und Übergangsphase (Zeitraum ab Zuschlag bis 31.12.2024) - Parallelbetrieb zu aktuell laufenden Vertrag mit insbesondere folgenden Leistungen: - Überprüfung und Anpassung bzw. ggf. Neuerstellung der Feinkonzepte / SOP - Kontinuierliche Übernahme der Leistungen (Übernahme Betrieb / Parallelbetrieb) - Schulungen Betriebsphase (ab 01.01.2025) mit insbesondere folgenden Leistungen: - Eigenverantwortlicher Betrieb des UHD - Ticketbearbeitung unterschiedlicher Callarten (First- und Second-Level-Aufgaben) - Führen und Pflegen der Wissensdatenbank (WDB), sowie Plfege weiterer Informationsmedien - Anpassen der bestehenden Feinkonzepte im laufenden Betrieb
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: bundesweit
Land, Gliederung (NUTS): Extra-Regio NUTS 3 (DEZZZ)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 60 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Vertrag beginnt mit Zuschlag und läuft bis bis 31.12.2027. Seitens des Auftraggebers besteht eine zweimalige Verlängerungsoption (jeweils 12 Monate). Der operative Betrieb dauert 3 Jahre (01.01.2025 - 31.12.2027) zzgl. zweimaliger Verlängerungsoption (je 12 Monate).
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: entfällt
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Vorhandensein erforderlicher wirtschaftlicher Kapazitäten, nachgewiesen durch Eigenerklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (Vordruck D.4) und Nachweis zur Eignung mittels Angabe des Netto-Jahresumsatzes der Jahre 2021, 2022 und 2023 im Tätigkeitsbereich des Ausschreibungsgegenstandes (Vordruck E.2 Eignungsanforderungen Kriterium B.1). Maximal können 3.000 Eignungspunkte erreicht werden. Es müssen insgesamt mindestens 2.000 Eignungspunkte erreicht werden (Vordruck E.3 Bewertungsmatrix Eignung).
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Vorhandensein ausreichender Berufserfahrung, nachgewiesen durch Eigenerklärung zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Vordruck D.5) und Nachweis zur Eignung mittels Angabe der durchschnittlichen Gesamtanzahl der Mitarbeiter (B.2) in den letzten drei Jahren (2021, 2022 und 2023) bzw. Bestätigung der ununterbrochenen Erbringung von deutschsprachigen UHD-Dienstleistungen seit mindestens drei Jahren seit der Veröffentlichung dieser Ausschreibung (A.3) sowie eine Kopie der Zertifizierung nach DIN EN ISO 20000 ff. oder vergleichbar (A.4). Ebenfals notwendig ist die Vorlage von drei (B.5, B.6 und B.7) mit dem Beschaffungsgegenstand vergleichbaren Unternehmensreferenzen (Vordruck E.2 Eignungsanforderungen). Die vorzulegenden Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung. Erwartet wird jeweils ein Projekt mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten. Sofern die Leistung aktuell noch erbracht wird, muss zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Verfahrens mindestens eine Projektlaufzeit von sechs Monaten zurückgelegt worden sein. Bei den geforderten drei Referenzen darf maximal eine Referenz der Bundesagentur für Arbeit angegeben werden. Maximal können 3.000 Eignungspunkte erreicht werden. Es müssen insgesamt mindestens 2.000 Eignungspunkte erreicht werden (Vordruck E.3 Bewertungsmatrix Eignung).
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistung
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 17/06/2024 14:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt gemäß § 56 VgV.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 17/06/2024 14:00:00 (UTC+2)
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, schriftlich bei der zuvor genannten Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: Die Vorbereitungsarbeiten und die Installierung der UHD-Prozesse insbesondere mit einem neuen Auftragnehmer und über mehrere UHD-Liegenschaften hinweg erfordern umfangreiche Abstimmungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und erzeugen hohe personelle und finanzielle Aufwände auf beiden Seiten. Aufgrund der komplexen Struktur der IT des Auftraggebers ist ein umfangreicher Einarbeitungs- und Planungsprozess notwendig. Durch die dadurch bedingten hohen Aufwände - insbesondere bezogen auf den Aufbau der UHD-Infrastruktur und -prozesse - ist davon auszugehen, dass eine kurze Vertragslaufzeit mit deutlich höheren Kosten einhergeht. Um eine stabile Leistung erbringen zu können, muss sich der Dienstleister fundiertes Wissen bezüglich der Organisation und Prozesse des Auftraggebers, der IT-Fachverfahren und deren Spezifika sowie der Wissensdatenbank aneignen und erarbeiten. Zu Beginn der Vertragslaufzeit sind die Ausgestaltung von Feinkonzepten, die Umsetzung der Konzepte aber auch Schulungen des UHD-Personals vorgesehen, die bereits im Vorfeld der eigentlichen Leistungserbringung ein hohes Maß an (Zeit-) Aufwand verlangen. Für diese Phase wird ein Zeitraum von ca. 4 Monaten eingeplant. Da der UHD alleiniger Single-Point-of-Contact für alle IT-Anwender des Auftraggebers ist, ist eine Leistungserbringung in hoher Qualität, Kontinuität und Stabilität zur Erzielung der erforderlichen Anwenderzufriedenheit zwingend erforderlich. Dies kann nur durch stark abgestimmte Prozesse und vor allem Erfahrung gelingen. Hierfür genügt der eingeplante Zeitraum von ca. 4 Monaten (im Sinne einer Einführungs- und Übergangsphase) nicht aus; vielmehr muss während der Leistungserbringung kontinuierlich weiter an Qualität und Stabilität (auch bezogen auf Qualifizierung gearbeitet werden). Eine funktonierende, kontinuierliche UHD-Leistung kann nur durch eine langfristige Zusammenarbeit gewährleistet werden. Dies belegen auch die Erkenntnisse aus den vergangenen UHD-Verträgen. Bei einer Vertragslaufzeit von lediglich 4 Jahren würden durch die zu Beginn der Laufzeit zu erledigenden Tätigkeiten nur 3 Jahre und 8 Monate für die tatsächliche Leistungserbringung verbleiben. Eine neue UHD-Ausschreibung kostet ebenfalls Zeit: hier ist von einem Zeitrahmen von ca. 15 Monaten für die Ausschreibung (Zeitraum Beginn der Vorbereitungen für die Ausschreibung bis hin zum Zuschlag) , sowie ca. 4 Monate für einen Parallelbetrieb des UHD auszugehen. Diese Aspekte würden bei einer Gesamtlaufzeit von 4 Jahren dazu führen, dass die tatsächliche Leistungserbringung lediglich in einem Zeitraum von 25 Monaten (ca. 2 Jahren) erfolgt. Bei einer Gesamtlaufzeit von 5 Jahren würde sich dagegen ein Zeitraum von ca. 3 Jahren für die tatsächliche, vollumfängliche Leistungsbringung ergeben. Dies erscheint für potentielle Bieter deutlich attraktiver, um auch die zu Beginn der Laufzeit entstandenen Aufwände armotisieren zu können.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Registrierungsnummer: DE811458858
Postanschrift: Regensburger Str. 104
Stadt: Nürnberg
Postleitzahl: 90478
Land, Gliederung (NUTS): Nürnberg, Kreisfreie Stadt (DE254)
Land: Deutschland
Telefon: +49 911-177-3216
Fax: +49 911-179-908051
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Registrierungsnummer: ---
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 228 9499-0
Fax: +49 228-9499-163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Registrierungsnummer: DE811458858
Postanschrift: Regensburger Str. 104
Stadt: Nürnberg
Postleitzahl: 90478
Land, Gliederung (NUTS): Nürnberg, Kreisfreie Stadt (DE254)
Land: Deutschland
Telefon: +49 911-177-3216
Fax: +49 911-179-908051
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
10.1.
Änderung
Abschnittskennung: LOT-0000
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8a8713cc-2e98-4358-8fdf-fcbd5fe11f60 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 29/05/2024 12:24:59 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 319266-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 104/2024
Datum der Veröffentlichung: 30/05/2024