1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V.
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Betreuung des Travel Risk Managements
Beschreibung: Gegenstand des hiesigen Vergabeverfahrens ist die Betreuung des Travel Risk Managements der Fraunhofer-Gesellschaft. Auftraggeber ist die Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V.
Kennung des Verfahrens: 56fc524e-9613-4fb3-89a9-27892714a4fa
Interne Kennung: PR505318
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: ja
Begründung des beschleunigten Verfahrens: Die durchgeführten Marktgespräche haben ergeben, dass ein mehrwöchiger Roll-Out erforderlich ist. Daher ist eine Fristverkürzung notwendig.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79997000 Dienstleistungen für Geschäftsreisen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 63515000 Reisedienste, 63516000 Reiseverwaltung, 71317200 Dienstleistungen im Bereich Gesundheitsschutz und Sicherheit, 79417000 Sicherheitsberatung, 85141000 Dienstleistungen von medizinischem Personal
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 700 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: In der Angebotsphase I werden den Bietern weitere Vergabeunterlagen, insbesondere die Anforderungen an das einzureichende Konzept (Anlage B.2) und die Wertungsmatrix (Angebote) (Anlage A.2), zur Verfügung gestellt werden. Das Erstangebot ist bereits bindend. Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag bereits auf das Erstangebot zu erteilen. Für den Fall, dass der Zuschlag nicht bereits auf das Erstangebot erteilt wird, ist das Erstangebot Grundlage der weiteren Verhandlungen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens
Konkurs: Insolvenz
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren
Korruption: Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Bildung krimineller Vereinigungen
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Betrugsbekämpfung: Betrug oder Subventionsbetrug
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung
Zahlungsunfähigkeit: Zahlungsunfähigkeit
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Insolvenz
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Interessenkonflikt
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Schwere Verfehlung
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Einstellung der beruflichen Tätigkeit
Entrichtung von Steuern: Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Bildung terroristischer Vereinigungen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Betreuung des Travel Risk Managements
Beschreibung: Die Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. zeichnet sich durch eine hohe Reisetätigkeit seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im In- und Ausland aus, auch in Regionen mit erhöhten Medizinischen- und Sicherheitsrisiken. Der Schutz seiner Mitarbeitenden hat bei dem Auftraggeber oberste Priorität. Der Auftraggeber hat insgesamt etwa 30.000 Mitarbeitende, die zum allergrößten Teil an den Fraunhofer-Standorten in Deutschland beschäftigt sind. Die Anzahl der Dienstreisen im Jahr 2023 betrug insgesamt 104.419. Davon waren 12.722 Auslandsdienstreisen. Im Rahmen der weltweiten dienstlichen Reisetätigkeit waren die häufigsten Reiseländer: Europa, Großbritannien, USA, China, Australien, Südamerika, Thailand, Süd-Korea, Südafrika. Vor dem Hintergrund der gesetzlichen Fürsorgepflicht möchte der Auftraggeber Sicherheitsvorkehrungen für Dienstreisende treffen, welche in Form eines Travel Risk Managements vor, während und nach der Reise zur Verfügung stehen. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf Krisen- und Notfällen. Die Dienstleistungen des Travel Risk Managements umfassen weltweite Assistenz-, Sicherheits- und Hilfsleistungen sowie Kommunikations- und Informationsleistungen (Frühwarn- und Informationssystem) und ein Reporting Tool für das Travel Management. Nähere Einzelheiten können dem Leistungsverzeichnis (Anlage B.1) entnommen werden.
Interne Kennung: 0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 63515000 Reisedienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 63516000 Reiseverwaltung, 71317200 Dienstleistungen im Bereich Gesundheitsschutz und Sicherheit, 79417000 Sicherheitsberatung, 79997000 Dienstleistungen für Geschäftsreisen, 85141000 Dienstleistungen von medizinischem Personal
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 24 Monat
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die optionale zweimalige Verlängerung der Vertragslaufzeit um jeweils weitere 12 Monate kann der Auftraggeber durch einseitige schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer auslösen. Die Erklärung muss spätestens drei Monate vor dem Beginn der optionalen Vertragslaufzeit erfolgen.
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 700 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Zum Nachweis dienen die folgenden Unterlagen: - PL1: Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist (in nicht beglaubigter Kopie), sofern der Bewerber in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Für den Fall der Nichteintragung: Die Vorlage einer Gewerbeanmeldung (für ausländische Bewerber: Oder vergleichbar). Der Nachweis muss mindestens die vertretungsberechtigten Personen ausweisen. Der Nachweis kann in (nicht beglaubigter) Fotokopie/Ablichtung (PDF) vorgelegt werden, muss jedoch eindeutig lesbar sein. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung nicht älter als 12 Monate sein. - PL2: Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB. Der Nachweis von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB ist möglich. Darin enthalten ist auch die Eigenerklärung des Bewerbers, dass ein Insolvenzverfahren über sein Vermögen weder beantragt noch eröffnet oder eine Eröffnung mangels Masse abgewiesen wurde oder er sich in Liquidation befindet. - PL3: Erklärung zur Verordnung EU 2022/576 (Sanktionen Russland).
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Zum Nachweis dienen die folgenden Unterlagen: - WL1: Eigenerklärung über den konsolidierten Gesamtumsatz in EUR (netto) des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre. Sofern ein Unternehmen noch nicht so lange auf dem Markt tätig ist, legt es für die fehlenden Jahre eine Unternehmensplanung vor.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: - TL1: Referenzen: Der Bewerber/Bieter hat Angaben über die Ausführung einer einschlägigen und vergleichbaren Leistung des Bewerbers in den letzten maximal drei (3) Jahren (Kalenderjahre 2023, 2022, 2021) seit Veröffentlichung dieser Bekanntmachung vorzulegen (Referenz). Der Bewerber/Bieter hat zum Nachweis der Eignung und Fachkunde mindestens drei (3) Referenzen einzureichen. Eine Vergleichbarkeit setzt voraus, dass die aufgeführte Referenz sowohl leistungs- als auch themenspezifisch mit dem geforderten Leistungspaket vergleichbar ist. Vergleichbar ist eine Referenz insbesondere dann, wenn es sich um Leistungen handelt, die hinsichtlich Größe und Komplexität auf eine entsprechende Eignung des Bieters schließen lassen. Die Referenzen müssen zum Nachweis der Vergleichbarkeit mindestens folgende Angaben enthalten: 1. Name, Adresse und Ansprechpartner des Auftraggebers, 2. Beschreibung der ausgeführten Leistungen, 3. Leistungszeitraum. Mindestanforderungen (Nichterfüllung führt zum Ausschluss): Es sind mindestens drei (3) besonders einschlägige (vergleichbare) Referenzen einzureichen.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Anzahl der in der Grundgebühr enthaltenen Einzelleistungen
Beschreibung: Anzahl der in der Grundgebühr enthaltenen Einzelleistungen
Gewichtung (Punkte, genau): 15
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Sicherheits- und medizinisches Betreuungskonzept
Beschreibung: Sicherheits- und medizinisches Betreuungskonzept
Gewichtung (Punkte, genau): 35
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept zur Kontinuität des Geschäftsbetriebs
Beschreibung: Konzept zur Kontinuität des Geschäftsbetriebs
Gewichtung (Punkte, genau): 10
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Eigenerklärung zur Richtlinie ISO 31030:2021 oder vergleichbare Richtlinie
Beschreibung: Eigenerklärung zur Richtlinie ISO 31030:2021 oder vergleichbare Richtlinie
Gewichtung (Punkte, genau): 5
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Jährliche Grundgebühr in EUR (netto) (Grundlaufzeit 24 Monate)
Beschreibung: Jährliche Grundgebühr in EUR (netto) (Grundlaufzeit 24 Monate)
Gewichtung (Punkte, genau): 30
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Jährliche Grundgebühr in EUR (netto) (zweimalige Verlängerungsoption jeweils um weitere 12 Monate)
Beschreibung: Jährliche Grundgebühr in EUR (netto) (zweimalige Verlängerungsoption jeweils um weitere 12 Monate)
Gewichtung (Punkte, genau): 5
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 26/03/2024
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 20/03/2024 12:00:00 (UTC)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 102 $name_timeperiod.DAYS_deu
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ernst & Young Law GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft und EY Consulting GmbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V.
Registrierungsnummer: 10241
Postanschrift: Hansastraße 27c
Stadt: München
Postleitzahl: 80686
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 891433123460
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: d517f284-c5f6-4e01-97cd-7aad286ad8ee
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 22894990
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Ernst & Young Law GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft und EY Consulting GmbH
Registrierungsnummer: 8fbe1f22-4621-426e-b318-52b2b7b4e403
Postanschrift: Arnulfstraße 59
Stadt: München
Postleitzahl: 80636
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 891433123460
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 56fc524e-9613-4fb3-89a9-27892714a4fa - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 04/03/2024 17:25:00 (UTC)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 135813-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 47/2024
Datum der Veröffentlichung: 06/03/2024