1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Lifecyclemanagement Bestattersoftware
Beschreibung: Auftragsgegenstand ist die Beschaffung eines neuen IT-Fachverfahrens für die Städtische Bestattung.
Kennung des Verfahrens: 7faf0fea-8e90-456f-a086-fc1d7d43a55e
Interne Kennung: VGSt3-Z43-2023-0020
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket, 72263000 Software-Implementierung, 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 515 969,60 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Der unter 5.1.11 dieser Auftragsbekanntmachung generierte Link der Auftragsbekanntmachung ist fehlerhaft. Entgegen § 41 Abs. 1 VgV ist es dem Auftraggeber nicht möglich, die Unterlagen direkt zur Verfügung zu stellen. Vorliegend handelt es sich um ein technisches Problem auf der Bekanntmachungsplattform der EU, welches durch den Auftraggeber nicht beeinflusst werden kann. Als Lösung bietet der Auftraggeber zwei Möglichkeiten an, wie die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig abgerufen werden können: 1. Diese stehen unter https://vergabe.muenchen.de zur Verfügung. Bitte tragen Sie im Suchfeld VGSt3-Z43-2023-0020 ein. 2. Die Vergabeunterlagen stehen darüber hinaus direkt unter folgender URL zur Verfügung: https://vergabe.muenchen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-18c8bb3e7e3-68fa85c8e4e03659 **** Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen. **** Bewerberfragen: Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 22.02.2024, 12:00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Die Adresse des eVergabe-Systems ist unter I.1) "Internet-Adresse(n) - Hauptadresse" angegeben. Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch. **** Abweichung von der Regelvergabe: Der AG ist lt. § 98 iVm § 99 Nr. 1 GWB und § 115 iVm § 119 Abs. 2 GWB grundsätzlich an die Anwendung der Verfahrensarten "Offenes und Nicht Offenes Verfahren" gebunden, es sei denn es liegen begründete Ausnahmefälle lt. § 119 Abs. 2 GWB iVm § 14 Abs. 2, 3, 4 VgV vor, die die Wahl eines der nachrangigen Verfahren rechtfertigen. Die auszuschreibende Leistung basiert zwar auf einer Standardsoftware, jedoch werden mehrere unabhängige Schnittstellen, die nicht Marktstandard sind, benötigt. Die einzelnen Schnittstellen sind bzgl. der fachlichen Anforderungen zwar sehr genau definiert, dennoch sind Besonderheiten zu beachten, die mit den Bietern in der Verhandlungsrunde erörtert werden müssen. Auch bei anderen Teilen der Leistung müssen noch technische Details geklärt werden. So erfordern z.B. die Anbindung ein bisher noch nicht bekanntes ERP-System oder auch die genaue Ausgestaltung der Datenaufbereitung eingehende Verhandlungen. Erst im Dialog mit den Bietern kann die konkrete Umsetzung der Anforderungen abgestimmt werden. Im Weiteren ist bei dieser Beschaffung auch eine umfangreiche Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie einer Teleservicevereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer notwendig. Inhalte der Auftragsverarbeitungsvereinbarung inkl. TOM und Teleservicevereinbarung können ebenfalls vorab nicht abschließend festgelegt werden und müssen voraussichtlich mit den Bietern erörtert und verhandelt werden. Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV zu. **** Abweichung vom Grundsatz der Losbildung oder Begründung für Loszuschnitt: Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§ 97 Abs. 4 Satz 3 GWB). Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die weiteren Leistungen (u.a. Customizing / Anpassung auf Quellcodeebene, Programmierung von Schnittstellen, Pflegeleistungen, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inkl. Datenmigration und -aufbereitung, Schulungen und Unterstützungsleistungen) nur von demjenigen Unternehmen wirtschaftlich durchgeführt werden, welches auch die Software anbietet. Zudem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Softwareanbieter, die eine Erbringung von vorgenannten Leistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengenabhängigen Teillosen ist daher nicht möglich. **** Bindefrist: Das unter Punkt 5.1.12 "Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss" angegebene Datum für das Ende der Bindesfrist ist ein geplantes Datum. Aufgrund der Verfahrensart wird ein Zuschlag nicht auf die Erstangebote, sondern auf die finalen Angebote erteilt. Die verbindliche Bindefrist wird mit Aufforderung zur Abgabe der finalen Angebote vom AG angemessen festgelegt und den Bietern mitgeteilt. **** Auftragswertschätzung: Bei dem im Abschnitt "Umfang der Auftragsvergabe" angegebenen Auftragswert handelt es sich um den geschätzten Gesamtwert des Auftrages. Der vergaberechtliche Aufttagswert nach § 3 VgV beträgt netto 849.402 €. **** Zuschlagskriterien: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
2.1.6.
Ausschlussgründe:
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Insbesondere gelten die §§ 123 bis 126 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Lifecyclemanagement Bestattersoftware
Beschreibung: Der Leistungsgegenstand umfasst: 1.2.1. Beschaffung einer Standardsoftware Beschaffung einer Standardsoftware zur Unterstützung der im Anhang Geschäftsprozesse aufgeführten Prozesse und den genannten Anforderungen. 1.2.2. Lizenzen Bereitstellung eines Gesamtsystems (inkl. Service und Pflege) für 75 Anwender*innen, wovon mindestens 40 Anwender*innen gleichzeitig im System arbeiten können. Die Lizenzen werden unbefristet gegen Pauschalvergütung überlassen. Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit für 20 Named User oder 10 weitere gleichzeitig im System arbeitende Anwender*innen, Lizenzen (inkl. Service und Pflege) erwerben zu können. 1.2.3. Produkterweiterungen / Anpassungen Der Auftragnehmer (AN) liefert die gegebenenfalls nötigen Produkterweiterungen / -an-passungen des Fachverfahrens an die Anforderungen des Auftraggebers (AG) gemäß der Leistungsbeschreibung. 1.2.4. Schnittstellen Der AN stellt die notwendigen, beschriebenen Schnittstellen bereit. Die Daten werden dabei vertraulich, integer und authentisch übertragen. 1.2.5. Herbeiführung der Betriebsbereitschaft Der AN unterstützt maßgeblich bei der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems, folgende Aufgaben gehören dazu: • Verantwortung, Anleitung und personelle Unterstützung bei der Installation und Konfiguration des Fachverfahrens bis zur Betriebsbereitschaft in der Infrastruktur der LHM auf einer Test- und Produktivumgebung, sowie Lieferung der bereits zur Installation benötigten Updates. • Integration in die vorhandene Systemlandschaft der LHM, in allen benötigten Umgebungen (siehe im Leistungsverzeichnis genannte Angaben zur IT-Infrastruktur). • Inbetriebnahme der Schnittstellen nach Meilensteinen. • Übernahme und Bereitstellung der definierten Dokumentvorlagen (siehe Anhang Liste der Dokumentvorlagen) und vorgefertigten Auswertungen in das System. • Durchführung der Entwicklertests für die ggf. notwendigen Weiterentwicklungen, Begleitung der Integrations- und Systemtests inkl. Fehlerbehebung und Begleitung der Abnahmetests (Details siehe Anhang Testkonzept). • Durchführung von Performance- und Lasttests. • Begleitung der Einführung (Go-Live und Early-Life-Support Details siehe Anhang Testkonzept). 1.2.6. Datenmigration Der AN übernimmt die Migration der Daten aus dem Altverfahren gemäß der beschriebenen Datenmigration und dem Migrationskonzept (siehe Anhang Migrationskonzept). 1.2.7. Datenaufbereitung (Option) Der AN übernimmt die Optimierung der Daten aus dem Altverfahren und weiteren Exceltabellen (siehe Anhang Datenaufbereitung der Leistungsbeschreibung). 1.2.8. Schulung Der AN führt Schulungen, sowie optional weitere Bedarfsschulungen durch, die in Anspruch genommen werden können, aber nicht müssen. 1.2.9. Service und Pflege Die Service- und Pflegeleistungen für das IT-Fachverfahren, welche durch den AN gesondert vergütet werden, beginnen erst nach Abnahme des Gesamtsystems durch den AG, wobei bereits alle Anpassungen und Erweiterungen durch den AN umgesetzt sein müssen. Die Service- und Pflegeleistungen laufen maximal 11 Jahre mit der Möglichkeit einer Kündigung nach Maßgabe des EVB-IT-Erstellungsvertrages nach 6 Jahren. Die Service- und Pflegeleistungen umfassen alle lizenzierten Systemkomponenten, einschließlich der beschriebenen Schnittstellen. 1.2.10. Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit Der AG wird voraussichtlich pro Jahr 30 Personentage des AN zur Optimierung und Erweiterung des IT-Fachverfahrens zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse abrufen. Die weiteren Unterstützungsleistungen sind für die gesamte Vertragslaufzeit, inklusive optionaler Verlängerung, anzubieten. 1.2.11. Dokumentation Der AN stellt dem AG folgende Dokumente zur Verfügung: Betriebshandbuch, Administrationshandbuch und Bedienungshandbuch für das Fachverfahren, die fachliche Konfiguration sowie die Vorlagenerstellung einschließlich aller Anpassungen.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket, 72263000 Software-Implementierung, 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Optionen:
Beschreibung der Optionen: a) Optionaler Zukauf weiterer Lizenzen inkl. Systemservice b) Datenoptimierung der Daten aus dem Altverfahren Die Einzelheiten zu den Optionen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 132 Monat
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 11 Jahre mit der Möglichkeit einer Kündigung nach Maßgabe des EVB-IT-Erstellungsvertrages nach 6 Jahren.
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 515 969,60 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Der unter 5.1.11 dieser Auftragsbekanntmachung generierte Link der Auftragsbekanntmachung ist fehlerhaft. Entgegen § 41 Abs. 1 VgV ist es dem Auftraggeber nicht möglich, die Unterlagen direkt zur Verfügung zu stellen. Vorliegend handelt es sich um ein technisches Problem auf der Bekanntmachungsplattform der EU, welches durch den Auftraggeber nicht beeinflusst werden kann. Als Lösung bietet der Auftraggeber zwei Möglichkeiten an, wie die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig abgerufen werden können: 1. Diese stehen unter https://vergabe.muenchen.de zur Verfügung. Bitte tragen Sie im Suchfeld VGSt3-Z43-2023-0020 ein. 2. Die Vergabeunterlagen stehen darüber hinaus direkt unter folgender URL zur Verfügung: https://vergabe.muenchen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-18c8bb3e7e3-68fa85c8e4e03659
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung: Der unter 5.1.11 dieser Auftragsbekanntmachung generierte Link der Auftragsbekanntmachung ist fehlerhaft. Entgegen § 41 Abs. 1 VgV ist es dem Auftraggeber nicht möglich, die Unterlagen direkt zur Verfügung zu stellen. Vorliegend handelt es sich um ein technisches Problem auf der Bekanntmachungsplattform der EU, welches durch den Auftraggeber nicht beeinflusst werden kann. Als Lösung bietet der Auftraggeber zwei Möglichkeiten an, wie die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig abgerufen werden können: 1. Diese stehen unter https://vergabe.muenchen.de zur Verfügung. Bitte tragen Sie im Suchfeld VGSt3-Z43-2023-0020 ein. 2. Die Vergabeunterlagen stehen darüber hinaus direkt unter folgender URL zur Verfügung: https://vergabe.muenchen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-18c8bb3e7e3-68fa85c8e4e03659
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Sonstiges
Gefördertes soziales Ziel: Zugang für alle
Gefördertes soziales Ziel: Gleichstellung von ethnischen Gruppen
Gefördertes soziales Ziel: Gleichstellung der Geschlechter
Gefördertes soziales Ziel: Sorgfaltspflicht im Bereich der Menschenrechte in globalen Wertschöpfungsketten
Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges
Gefördertes soziales Ziel: Faire Arbeitsbedingungen
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Kriterium:
Art: Sonstiges
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 06/03/2024 12:00:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 80 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Eine Nachforderung von Unterlagen ist in den Grenzen der anwendbaren Vergabeverfahrensordnung möglich.
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Informationen über die Überprüfungsfristen: Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind. Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162000-ZRE1000000-09
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 21
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 3aa7dcb3-2d90-499f-b3b5-f7d031bb17e6 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 01/02/2024 15:29:07 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 74649-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 25/2024
Datum der Veröffentlichung: 05/02/2024