Öffentliche Ausschreibung Würzburg 2023 Personalabrechnungssoftware mit Zeiterfassung 2023-08-23

Personalabrechnungssoftware mit Zeiterfassung

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Studentenwerk Würzburg
Postanschrift: Am Studentenhaus 1
Ort: Würzburg
NUTS-Code: DE263 Würzburg, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 97072
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 93180050
Fax: +49 9318005407
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.studentenwerk-wuerzburg.de

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekVuUrl?z_param=276660

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.staatsanzeiger-eservices.de

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Personalabrechnungssoftware mit Zeiterfassung

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72268000 Bereitstellung von Software

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Das Studentenwerk Würzburg beabsichtigt die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Arbeitszeitdokumentation ab dem 01.01.2025 bis zum 31.12.2029 zu vergeben. Die Erfassung aller personalrelevanten Stamm- und Bewegungsdaten soll zukünftig in einem System integriert sein.

Der Auftrag beinhaltet neben der Softwarelösung auch Zeiterfassungsterminals incl. eines 5-jährigen Dienstleistungsvertrages.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE263 Würzburg, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

97072 Würzburg

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Es werden vier Teilleistungen vergeben:

•Lohn- und Gehaltsabrechnung

•Zeitmanagementsystem

•Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung des Auftraggebers

•Statistik des Personalbereichs

Des Weiteren werden fünf optionale Anwendungen, die für die Auftragserteilung nicht zwingend vorgeschrieben, aber vorteilhaft für die Zuschlagserteilung sind, mit aufgeführt:

•Betriebliches Eingliederungsmanagement

•Bewerbungsmanagement

•Personalentwicklung

•Korrespondenz und Dokumentenmanagement

•Mitarbeiter- und Führungskräfteportal (Employee-Management-Self-Service)

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 01/06/2024

Ende: 31/12/2029

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

Danach verlängert sich der Vertrag jeweils um ein Jahr, soweit dieser von keiner Vertragspartei mit einer Frist von 6 Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Eine Verlängerung ist max. dreimal möglich. Die ersten 12 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann der Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Probezeit gekündigt werden. Die Probezeit beginnt mit der Echtabrechnung ab 01.01.2025.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Die genannten Preise sind bis zum Ende der Laufzeit gültig, sofern während der Laufzeit keine Berechtigung zur Erhöhung des Jahrespreises eintritt.

Eine Berechtigung zur Erhöhung des Jahrespreises tritt ein, sobald der Lohnindex des Folgejahres bzw. der Folgejahre, ermittelt vom Statistischen Bundesamt mehr als 5 % steigt gegenüber dem Basisjahr 2024. Der Jahrespreis für die Leistungserbringung wird in diesem Fall prozentual um den Anteil erhöht der 5 % Zuwachs gegenüber Basisjahr 2024 übersteigt. Die Preiserhöhung wird rückwirkend wirksam, sobald dieser Schwellenwert erreicht ist. Die Preiserhöhung wird jedoch nur wirksam durch schriftliche Mitteilung des Auftragnehmers an den Auftraggeber.

Bei dem Angebotspreis sind aufzuführen:

-der einmalige Preis für die Transition und

-der Jahrespreis für die Leistungserbringung während der Laufzeit des Vertrages

-sowie der Preis für Wartung, Pflege und Programmierung von Aufträgen des Auftraggebers, die zu Beginn des Leistungszeitraums nicht Gegenstand der

Leistungsbeschreibung waren. Hier ist die Angabe von

- Stundensätzen für Programmierleistungen sowie

- Nebenkosten, z. B. Reisekosten, erforderlich.

Alle Preisangaben sind in Euro ohne Umsatzsteuer anzugeben.

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

1) Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Heimatlandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers. Der Auszug aus dem Handelsregister/vergleichbarer Nachweisdarf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein;

2) Eigenerklärungen, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen;

3) ggf. Erklärung zum Nachunternehmereinsatz;

4) ggf. Nachunternehmerverpflichtungserklärung,

5) Vorlage einer Versicherungspolice über eine Personen- Sach- und Vermögenschadenversicherung, die auch Schäden deckt, die durch Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit sowie der fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten entstehen. Die Haftsumme muss mindestens 1 Mio. Euro betragen oder eine Erklärung über die Bereitschaft eine Haftpflichtversicherung mit der vorgenannten Deckungssumme im Auftragsfall abzuschließen.

6) Nachweis über einen mindestens fünfjährigen erfolgreichen Einsatz des angebotenen Softwareprogramms in der öffentlichen Verwaltung unter Anwendung des TV-L

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1) Angabe des Nettogesamtumsatzes des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren;

2) Angabe des Nettoumsatzes des Bewerbers mit vergleichbaren Leistungen (Personalabrechnungssoftware) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Darstellung von mind. 3 vergleichbaren Referenzen des Bewerbers für Personalabrechnungssoftware

a) Es handelt sich um öffentliche Verwaltungen mit mehr als 200 Beschäftigten

b) Die öffentliche Verwaltung wendet den Tarif des öffentlichen Dienst TVL an.

c) Die öffentliche Verwaltung bezieht die Leistung als „Private Cloud“, welche im Rechenzentrum des

Auftraggebers betrieben wird.

Angaben der personellen Kapazität des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren aufgegliedert nach:

- Gesamtzahl der Mitarbeiter

- Anzahl des fachkundigen Personals zur Programmierung

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Nennung von mind. 3 entsprechenden Referenzen

In den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022/2021/2020) müssen im Durchschnitt mind. 2 Programmierer tätig gewesen sein.

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft unzulässig ist, sofern damit eine wettbewerbsbeschränkende Vereinbarung gemäß § 1 GWB getroffen wird.

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 21/09/2023

Ortszeit: 10:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 20/12/2023

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bewerberfragen und/ oder notwendigen Änderungen an den

Vergabeunterlagen nur informiert werden können,wenn sie sich freiwillig unter Angabe einer E-Mail-Adresse beim Auftraggeber registriert haben.

Interessierte Bewerber werden daher gebeten, sich auf der Vergabeplattform https://www.staatsanzeiger-eservices.de registrieren zu lassen.Soweit

eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Nicht registrierte Bewerber sind selber dafür

verantwortlich, auf der Vergabeplattform regelmäßig zu prüfen, ob neue Nachrichten vorliegen. Das Risiko der vollständigen und lesbaren

Übermittlung des Auskunftsersuchens trägt der anfragende Bewerber.

Annahme von Bieteranfragen bis einschließlich: 15.09.2023, 10:00 Uhr

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Regierung von Mittelfranken,Vergabekammer Nordbayern
Postanschrift: Postfach 606
Ort: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 981531277
Fax: +49 981531837

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer

Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GBW). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er

diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

18/08/2023

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