Organisationsuntersuchung AfID Referenznummer der Bekanntmachung: 116-0023-2023-F-IN
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Spitalstr. 3
Ort: Ingolstadt
NUTS-Code: DE211 Ingolstadt, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 85049
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Stadt Ingolstadt, Referat VI - Zentrale Vergabestelle
E-Mail:
Telefon: +49 841-305-2450
Fax: +49 841-305-2447
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.ingolstadt.de
Adresse des Beschafferprofils: http://www.vergabe.bayern.de
Abschnitt II: Gegenstand
Organisationsuntersuchung AfID
Projektleitungs- und Beratungsleistungen für die Organisationsuntersuchung im Amt für Informations- und Datenverarbeitung (AfID) der Stadt Ingolstadt
Stadt Ingolstadt
Die Stadt Ingolstadt hat aktuell rund 140.000 Einwohner/-innen und beschäftigt derzeit ca. 3.000 Mitarbeiter/-innen in vielfältigen Berufsfeldern.
Die in dieser Ausschreibung gegenständlichen Leistungen umfassen die Gesamtprojektleitung und -durchführung der Organisationsuntersuchung des Amts für Informations- und Datenverarbeitung (AfID) der Stadt Ingolstadt, sowie gezielte Beratungs- und Unterstützungsleistungen.
Zur Definition der Projektgegenstände und des Project Scope wurde von der Auftraggeberin externe Beratung durch die Trinuts GmbH, Unterhaching in Anspruch genommen.
Die übergeordneten Ziele und Liefergegenstände umfassen:
- Entwicklung und Sicherstellung der kontinuierlichen Fortschreibung der IT-Strategie
- Untersuchung der Aufbau- und Ablauforganisation des AfID
- Schnittstellenanalyse und Optimierung AfID-intern
- Schnittstellenanalyse AfID – andere Dienststellen (extern)
- Neustrukturierung Helpdesk
Zentrale Liefergegenstände sind:
• IST-Analyse der Aufbauorganisation
• Analysierte und modellierte IST-Prozesse
• Soll-Konzeption der Aufbau- und Ablauforganisation unter Berücksichtigung der IT-Strategie und Vergleichen (Best Practices) aus anderen Kommunen
• Modellierte Soll-Prozesse (ggf. orientiert an ITIL-Standards)
• Steuerung und Implementierung begleitender Personalbedarfsanalysen / Stel-lenbemessungen und -bewertungen auf Grundlage der Soll-Prozesse und in-terkommunaler Vergleichswerte in Abstimmung mit dem SG 16/1
• Ausgearbeitetes Umsetzungskonzept
• Erstellung von Beschlussvorlagen für die städtischen Gremien für:
• neue Aufbauorganisation des Amts für Informations- und Datenverarbei-tung
• Entscheidung bzgl. Maßnahmen gemäß dem Umsetzungskonzept
Die folgenden Projektmanagementaufgaben müssen in der Verantwortung der externen Projektleitung initiiert, koordiniert, sowie im Rahmen der Projektorganisation mit den Projektbeteiligten und Stakeholdern erarbeitet und vom Projekt-Auftraggeber abgenommen werden, wobei die Ergebnisverantwortung bei der externen Projektleitung liegt.
- Ggf. Fortschreibung des bestehenden Projektsteckbriefes
- Festlegung der Projektziele zusammen mit den Stakeholdern
- Durchführung der Projektplanung
o Zielbeziehungen und -hierarchie
o Umfeldanalyse
o Risikomanagement
o Stakeholderanalyse
o Informations- und Kommunikationskonzept
o Projektorganisation
o Phasenplan
o Projektstrukturplan (inkl. Meilensteine und Liefergegenstände)
o Ablauf- und Terminplanung
o Ressourcenplanung
- Erstellung und Abstimmung Projektauftrag
- Organisation und Durchführung von Lenkungskreisen
- Organisation und Durchführung von Projektgruppensitzungen
- Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen
- Workshop-Moderation
- Projektkommunikation und -marketing
- Unterstützung im Change Management
- Berichtswesen (insbesondere monatliche Statusberichte)
- Ggfs. Erstellen von Change Requests (Änderung Projektziele)
- Übergabe des Projektes an die Linie
- Projektabschluss
- Die Methodik orientiert sich am Projektmanagementstandard IPMA
- Die Stadtverwaltung ist – soweit im Einzelfall sinnvoll – auch für den Einsatz agiler Methoden offen
Die externe Projektleitung hat für fachliche Rückfragen, die das Projektmanagement und -standards betreffen, sowie zur Herstellung der notwendigen Kontakte zu Gremien und Mitarbeiter/-innen der Stadt Ingolstadt eine/n feste/n Ansprechpartner/-in in der Rolle der Projektsteuerung im Amt für Organisations- und Personalentwicklung der Stadt Ingolstadt.
Weitere Informationen sind der Leistungsbeschreibung sowie deren Anhänge zu entnehmen.
Die Projektlaufzeit wird auf 18 Monate geschätzt. Die genaue Projektplanung inkl. Termin- und Ressourcenplanung ist Teil des Auftrags.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
siehe Vergabeunterlagen, insbesondere:
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-Auszug aus dem Gewerbezentralregister oder entsprechende Bescheinigung des EU-Mitgliedsstaates
-Vorlage eines Nachweises über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung
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Die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Eignung) ist durch Eintragung in
die Präqualifizierungsdatenbank (Präqualifikationsverzeichnis unter www.pq-verein.de) oder
Eigenerklärung gem. Formblatt 124 (Eigenerklärung zur Eignung) bzw. der Einheitliche Europäische
Eigenerklärung (EEE) nachzuweisen. Gelangt das Angebot eines nicht präqualifizierten Bieters in die
engere Wahl, sind Nachweise und Bescheinigungen zu den Eigenerklärungen binnen 6 Kalendertagen nach
Aufforderung vorzulegen. Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer
Unternehmen, ist die jeweilige Nummer im Präqualifikationsverzeichnis oder es sind die Erklärungen und
Bescheinigungen gemäß dem Formblatt 124 bzw. Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) auch für
diese anderen Unternehmen auf Verlangen innerhalb der genannten Frist vorzulegen. Präqualifizierte
Unternehmen legen nur auf gesondertes Verlangen Referenzbescheinigungen vor.
.
Das Formblatt 124 (Dateiname: „L 124 EU_Eigenerklärungen zur Eignung(0416).pdf“) ist erhältlich als
bearbeitbares Formblatt unter:
http://vergabe.bayern.de innerhalb der jeweiligen Ausschreibung oder unter:
https://www.stmi.bayern.de/buw/bauthemen/vergabeundvertragswesen/bauauftraege/index.php
.
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) ist erhältlich unter:
siehe oben III.1.1) sowie Auftragsunterlagen
siehe oben III.1.1) sowie Auftragsunterlagen
siehe oben III.1.1) sowie Auftragsunterlagen
Abschnitt IV: Verfahren
Stadt Ingolstadt (virtuell über die Vergabeplattform)
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Rückfragen zum Inhalt der Vergabeunterlagen müssen bis spätestens 6 Arbeitstage vor dem Schlusstermin
für den Eingang der Angebote bei der Vergabestelle eingereicht werden. Nur so ist eine rechtzeitige
Information aller Bieter noch möglich.
.
Durch die Neuerungen im Vergaberecht stehen alle Vergabeunterlagen frei zugänglich zur Verfügung.
Bitte denken Sie jedoch daran, dass sowohl Änderungen an den Unterlagen als auch Antworten auf
Bieterfragen bis kurz vor dem Abgabezeitpunkt möglich sind und damit eventuell Einfluss auf Ihre
Kalkulation haben können.
.
Deshalb sollten Sie die Veröffentlichung regelmäßig auf Änderungen prüfen. Sollten Sie bereits ein
Angebot abgegeben haben, können Sie dies bis zum Schlusstermin für den Eingang der Angebote
zurückziehen und gegebenenfalls durch ein neues Angebot ersetzen.
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Es wird empfohlen, sich auf der Vergabeplattform „Vergabe.Bayern.de“ bzw. iTWO Tender zu registrieren.
So werden Sie über Änderungen Bieterfragen informiert und können Ihr Angebot digital in Textform abgeben.
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Ort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 89-2176-2411
Fax: +49 89-2176-2847
Internet-Adresse: http://www.regierung.oberbayern.bayern.de
Ort: Ingolstadt
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse: http://www.ingolstadt.de
Der Antrag auf Nachprüfung des Vergabeverfahrens und der Vergabeentscheidung ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt.
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht
spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur
Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht
spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder
Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge
nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 GWB).
5. mehr als 10 Kalendertage nach Absendung der Absagen per Fax oder E-Mail, beziehungsweise
mehr als 15 Kalendertage bei Absendung in Briefform, vergangen sind (§ 134 Abs. 1 GWB).
Postanschrift: Spitalstr. 3
Ort: Ingolstadt
Postleitzahl: 85049
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 841-305-2450
Fax: +49 841-305-2447
Internet-Adresse: http://www.ingolstadt.de