Beschaffung von Projektmanagement- und Prozesssteuerungsleistungen im Rahmen einer Zusammenführung der städtischen Wohnungsbaugesellschaften Referenznummer der Bekanntmachung: Landeshauptstadt München_101_0004
Bekanntmachung einer Änderung
Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift: Blumenstraße 31
Ort: München
NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 80331
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Referat für Stadtplanung und Bauordnung
E-Mail:
Telefon: +49 8923323-913
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.muenchen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beschaffung von Projektmanagement- und Prozesssteuerungsleistungen im Rahmen einer Zusammenführung der städtischen Wohnungsbaugesellschaften
Landeshauptstadt München Körperschaft des öffentlichen Rechts Blumenstraße 31 80331 München
Mit Beschluss der Vollversammlung vom 09.06.2021 (Sitzungsvorlage Nr. 20-26 / V 03182 - abrufbar über das RIS (RatsInformationsSystem München)) hat der Stadtrat der Landeshauptstadt München die Vorbereitung der Zusammenführung der beiden großen städtischen Wohnungsgesellschaften GEWOFAG Holding GmbH ("GEWOFAG") und GWG Städtische Wohnungsgesellschaft München GmbH ("GWG München") mit ihren jeweiligen Beteiligungsunternehmen (zusammen "Gesellschaften") beschlossen. Hierbei ist es das Ziel, durch eine organisatorische Zusammenführung beider Wohnungsbaukonzerne und ihrer Aufgaben in Wohnungsbau und Wohnungsbewirtschaftung langfristig die wirtschaftliche, zweckmäßige und effiziente Erfüllung der Gesellschaftszwecke zu garantieren, Synergien zu heben, Kosten einzusparen und die Umsetzung der notwendigen Energie- und Klimastandards sowie die Schaffung von mehr bezahlbarem Wohnraum in städtischer Hand zu beschleunigen. Betriebsbedingte Kündigungen und Änderungskündigungen im Zusammenhang mit der Zusammenführung der Gesellschaften sind auszuschließen.
Mit Beschluss der Vollversammlung vom 15.12.2021 (Sitzungsvorlage Nr. 20-26 / V 05110 - abrufbar über das RIS) fasste der Stadtrat der Landeshauptstadt München eine Entscheidung über die vorgesehene Steuerung und Organisation des weiteren Zusammenführungsprozesses.
Gemäß dem Stadtratsbeschluss vom 15.12.2021 beauftragt die Landeshauptstadt München ("Auftraggeberin") eine unabhängige und neutrale externe Beratung ("Auftragnehmer") mit der Prozesssteuerung und dem Projektmanagement der weiteren erforderlichen und soweit vom Stadtrat im weiteren Projektverlauf beschlossenen Schritte im Zusammenführungsprozess. Die Beauftragung umfasst gemäß dem Stadtratsbeschluss hierbei insbesondere die Übernahme des fachlichen und organisatorischen Projektmanagements für die Auftraggeberin, deren strategische Beratung und das Risk-Management sowie die Koordination aller erforderlichen und soweit vom Stadtrat beschlossenen Zusammenführungsprozesse.
Für weitergehende Ausführungen wird verwiesen auf die "Vertragsunterlagen", die aus der Leistungsbeschreibung und aus den Vertragsbedingungen bestehen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Projektmanagement- und Prozesssteuerungsleistungen im Rahmen einer Zusammenführung der städtischen Wohnungsbaugesellschaften
Postanschrift: Rather Straße 49g
Ort: Düsseldorf
NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 40476
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y1AR2L3
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Ort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 8921762-411
Fax: +49 8921762-847
Internet-Adresse: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustaendigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
§ 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession
Landeshauptstadt München Körperschaft des öffentlichen Rechts Blumenstraße 31 80331 München
Mit Beschluss der Vollversammlung vom 09.06.2021 [abrufbar über das RIS (RatsInformationsSystem München)] hat der Stadtrat der Landeshauptstadt München die Vorbereitung der Zusammenführung der beiden großen städtischen Wohnungsgesellschaften GEWOFAG Holding GmbH ("GEWOFAG") und GWG Städtische Wohnungsgesellschaft München GmbH ("GWG München") mit ihren jeweiligen Beteiligungsunternehmen beschlossen. Im Rahmen des Beschlusses vom 21.12.2022 (abrufbar über das RIS) wurden die anstehenden maßgeblichen Meilensteine für den weiteren Zusammenführungsprozess beschlossen, wobei auch die rechtliche Zusammenführung zum 01.01.2024 bestimmt wurde. Durch die Auftragserweiterung wird der Gesamtcharakter dieses Auftrags nicht verändert. Die Beschreibung der Beschaffung ändert sich mit der Erweiterung des Vertragsgegenstandes durch die Aufnahme der Durchführung eines Seminars für die Aufsichtsräte der Gesellschaften zur Zusammenführung der Wohnungsbaugesellschaften, dem Standortkonzept des zukünftigen gemeinsamen Wohnungsunternehmens sowie der Hinzunahme des Change-Managements und der Change Communication nur geringfügig. Es wird weiterhin das übergreifende Ziel verfolgt, durch eine organisatorische Zusammenführung beider Wohnungsbaukonzerne und ihrer Aufgaben in Wohnungsbau und Wohnungsbewirtschaftung langfristig die wirtschaftliche, zweckmäßige und effiziente Erfüllung der Gesellschaftszwecke zu garantieren, Synergien zu heben, Kosten einzusparen und die Umsetzung der notwendigen Energie- und Klimastandards sowie die Schaffung von mehr bezahlbarem Wohnraum in städtischer Hand zu beschleunigen. Die gemäß dem Stadtratsbeschluss vom 15.12.2021 (abrufbar über das RIS) insbesondere beauftragte Übernahme des fachlichen und organisatorischen Projektmanagements für die Auftraggeberin, deren strategische Beratung und das Risk-Management sowie die Koordination aller erforderlichen Zusammenführungsprozesse gilt unvermindert fort.
Postanschrift: Rather Straße 49g
Ort: Düsseldorf
NUTS-Code: DEA11 Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 40476
Land: Deutschland
In Vorbereitung auf die künftig zusammengeführte Wohnungsbaugesellschaft wurde bereits von der Auftragnehmerin ein Change-Prozess angestoßen, damit die Münchner Wohnen zum 01.01.2024 als starkes und zuverlässiges Unternehmen hervorgehen kann. Es bedarf darüber hinaus noch zusätzliche Hilfestellungen hinsichtlich des Change-Managements sowie der Change Communication durch die Auftragnehmerin. Eine effektive Steuerung und transparente Kommunikation sind entscheidend, um die Akzeptanz und das Engagement der Belegschaft sowie den weiteren Akteur*innen der Gesellschaften während des Veränderungsprozesses sicherzustellen. Zur Einhaltung des Zeitplans ist es ferner notwendig, dass die Change Communication einen Informationsfluss zur Auftraggeberin und den weiteren städtischen Beteiligten pflegt, um ein besseres Verständnis für die Veränderung zu ermöglichen.
Ferner ist eine zusätzliche Unterstützung in Form eines Seminars, das die Rolle des Gremiums insgesamt sowie die des einzelnen Aufsichtsratsmitglieds im Rahmen des Zusammenführungsprozesses beleuchten soll, nötig geworden.
Darüber hinaus wird die Erarbeitung eines Standortskonzepts erforderlich, welches eng mit dem PMO in Verbindung steht. Bei der Standortanalyse spielt die Auftraggeberin als Gesellschafterin eine wichtige Rolle, objektiv bestmöglich Entscheidungen in Bezug auf den zukünftig gemeinsamen Standort im Interesse der Gesellschaften zu treffen. Aufgrund strategischer Überlegungen und der Overheadfunktion der LHM hat sie insbesondere sicherzustellen, dass die Gesellschaften gleichrangig zur Entscheidung eines gemeinsamen Standorts beitragen. Zusätzlich wurde erst im Rahmen des Stadtratsbeschlusses vom 21.12.2022 das Ziel festgesetzt, die rechtliche Zusammenführung zum 01.01.2024 zu vollziehen, um schneller Synergiepotenziale realisieren zu können sowie die Motivation der Day-One-Teams / Querschnittsprojektteams aufrechtzuerhalten. Dadurch ging ein hoher Zeitdruck für die Day-One-Teams / Querschnittsprojektteams einher, die die Vorbereitung des Tag 1 neben dem Tagesgeschäft gewährleisten müssen. Der vorgezogene Tag 1 ist kurzfristig nur durch erhöhten Kapital- sowie Personalbedarf möglich, da die vollständige Zusammenführung nur mit externer Unterstützung gewährleistet werden kann. Ferner benötigte die Erstellung der Meilensteinplanung zusätzliche Termine, die für die Auftragnehmerin nochmals zusätzlichen Arbeitsaufwand verursachte. Dies ist maßgeblich auf die hohe Komplexität des Verfahrens zurückzuführen, um die Meilensteine sowie die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Teams identifizieren zu können. Im Rahmen des aktuell laufenden Zusammenführungsprozesses ist durch eine Fülle an neu aufgetretenen Fragen betreffend die gesellschaftsrechtliche Struktur der zusammengeführten Wohnungsbaugesellschaft, welche eng mit dem Projektmanagement und der Prozessteuerung (PMO) zusammenhängt, eine Verzögerung entstanden, die zu einem erhöhten Arbeitsaufkommen des Projektmanagements führte. Nicht zuletzt verursachten die Entwicklungen im Hinblick auf die Geschäftsführungen der Gesellschaften, die von zwei Geschäftsführer*innen zu jeweils einer*m führten, zusätzlichen Arbeitsaufwand im Projektmanagement. Darüber hinaus entsteht ein erhöhter Beratungs- und Projektsteuerungsbedarf wegen des Wechsels in der Leitung des PMO der Kooperationsleitung. Aufgrund der Änderung in der Geschäftsleitung sind Verzögerungen durch die Neudefinition von Verantwortlichkeiten entstanden, weswegen hiermit aufgetretene Unklarheiten im Prozess nochmal aufgearbeitet werden mussten. Die Verzögerungen wirkten sich schließlich auch auf die PMO seitens der Auftragnehmerin (AN) aus. Diese sammelt und fasst alle Ergebnisse der am Zusammenführungsprozess beteiligten Einheiten zusammen sowie legt diese der 3. Bürgermeisterin zur Entscheidung einschließlich Beratung vor. Ferner nimmt sie alle organisatorischen Aufgaben wahr. Dadurch kam es zu einem verstärkten Kommunikations- und Berichterstattungsbedarf.
Die derzeitige AN ist umfassende Wissensträgerin bzgl. des laufenden PMO. Ein AN-Wechsel wäre wegen der nötigen Einarbeitung eine(s)*r neuen AN mit beträchtlichen Zusatzkosten verbunden. Auch zeitlich könnte keine ordnungsgemäße Durchführung des laufenden PMO gewährleistet werden, insbesondere hinsichtlich der angestrebten rechtlichen Zusammenführung der Gesellschaften zum 01.01.2024. Der übermäßig hohe Arbeitsaufwand der AN wegen der Vielzahl an Fragen, hätte von der Auftraggeberin im Rahmen ihrer Sorgfaltspflicht auch bei einer nach vernünftigem Ermessen sorgfältigen Vorbereitung der ursprünglichen Zuschlagserteilung durch sie unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Mittel, der Art und Merkmale des spezifischen Projekts, der bewährten Praxis im betreffenden Bereich und der Notwendigkeit, ein angemessenes Verhältnis zwischen den bei der Vorbereitung der Zuschlagserteilung eingesetzten Ressourcen und dem absehbaren Nutzen zu gewährleisten, nicht vorhergesehen werden können.