Projektmanagementunterstützung für das Forschungsprojekt SeRANIS
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Neubiberg
NUTS-Code: DE21H München, Landkreis
Postleitzahl: 85597
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.unibw.de/home
Abschnitt II: Gegenstand
Projektmanagementunterstützung für das Forschungsprojekt SeRANIS
Für das Forschungsprojekt SeRANIS beauftragte die UniBw M ein auf Raumfahrt spezialisiertes Projektmanagement-Büro mit Projektmanagement-Leistungen mit einem Stundenkontingent von 7.000 Stunden. Aufgrund der hohen Komplexität des Projektes und von außen verursachten Verzögerungen muss die UniBw M das zunächst geplante Stundenkontingent aufstocken. Um die Leistungen weiter wirtschaftlich zu beauftragen, wird sie zudem eine Vergütungsstufe (Tätigkeitskategorie) in den Vertrag einbeziehen, die sich zwischen dem vereinbarten niedrigen und hohen Stundensatz befindet.
Die UniBw M beauftragte nach Abschluss eines europaweiten Vergabeverfahrens (Bekanntmachung vom 24.12.2020, Az. 2020/S 251-630765) am 25.03.2021 s3 Schwartz & Partner (im Folgenden: s3) mit der Projektmanagementunterstützung im dtec.Bw Forschungsprojekt SeRANIS.
Der Auftrag umfasste drei Tätigkeitskategorien, Projektmanagement Office, Projektmanagement und Raumfahrtprozessbegleitung.
Der Auftragnehmer muss:
a) die Wissenschaftler, die Projektleitung sowie die Projektmanager operativ bei ihrer Arbeit unterstützen, indem es beispielsweise
- administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination oder Ressourcensteuerung und -überwachung übernimmt,
- Termine vorbereitet, protokolliert und nachbereitet,
- offene Punktelisten führt und
- bei der Dokumentation von Projektplänen, Projektkalkulation, Risk-Register etc. unterstützt;
b) die Einhaltung und Umsetzung des PM-Standards gewährleisten;
c) zwischen den Wissenschaftlern und dem Ansprechpartner das Forschungszentrum Space koordinieren.
d) die Durchführung des Projekts nach einem zuvor vereinbarten Projektmana-gementstandard sicherstellen und umsetzen;
e) Zeitpläne und Risiken überwachen sowie Risikomaßnahmen begleiten oder umsetzen;
f) das Projektcontrolling nach Vorgabe der Projektleitung umsetzen;
g) bei der Projektaußenkommunikation unterstützen;
h) Absprache mit Kooperationspartnern und Lieferanten halten;
i) das Projekt nach Vorgabe der Projektleitung dokumentieren;
j) den ECSS Raumfahrtprozessstandard in Zusammenarbeit mit der Projektleitung auf das Projekt zuschneiden (tailoring) / ein documenttree erarbeiten;
k) Dokumente nach dem ECSS Raumfahrtprozessstandard erstellen bzw. raumfahrtunerfahrene Wissenschaftler hierzu anleiten; und
l) technische Reviews vorbereiten und durchführen.
Die UniBw M schätzte aufgrund der Vielzahl ihrer Erfahrungen mit anderen komplexen Projekten zwar, dass für die Leistungen ein Kontingent von 7000 Stunden ausreicht. Die UniBw M musste das Projekt und die SeRANIS-Mission jedoch in mehrfacher Hinsicht anpassen, so dass sich der Aufwand des Auftragnehmers (s3) erhöhte. Der zusätzliche Aufwand beruhte insbesondere auf den folgenden Umständen, die die UniBw M nicht vorhersehen konnte:
1. Durchführung der ursprünglich nicht vorgesehenen "SeRANIS xfounders" Startup-Challenge mitsamt Wettbewerbsverfahren;
2. Unvorhergesehener Personalmangel, sodass der Auftraggeber geplante Stellen nur mit Verzögerungen und mit Abstrichen beim Erfahrungsprofil ersetzen konnte;
3. Deutlich erhöhter Aufwand bei der Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens aufgrund einer Vielzahl von Bieterfragen und (unbegründeter) Rügen.
Schließlich sind Schätzungen bei komplexen Forschungsprojekten ohnehin Unwägbarkeiten unterworfen und s3 setzt für die Abwicklung eigene, urheberrechtlich geschützte Software ein.
Für die finale Projektabwicklung ist die UniBw M darauf angewiesen, s3 mit insgesamt 2.700 Zeitstunden zusätzlich zu beauftragen. s3 benötigt weitere 100 Stunden für das PMO, 1.000 Stunden für das PM und 600 Stunden für die RPB.
In Anbetracht der Komplexität des Projekts möchte die UniBw M außerdem eine weitere Tätigkeitskategorie in den Auftrag integrieren. Zum Tätigkeitsprofil dieser neuen Kategorie zählen:
- Die operative Unterstützung im Bereich Systemengineering im Schwerpunkt thermeales und mechanisches Design,
- die Beratung und Konzeptübericht über AIT und PA,
- die Konfigurationskontrolle im Changemanagement,
- die Ermittlung von Anforderungen an die Software der Experimente,
- das Erstellen von Softwarearchitekturen,
- die Begleitung von Softwareentwicklungsprozessen,
- die Vorbereitung und Durchführung von Reviews,
- die Planung und Durchführung der Qualitätssicherung.
Die UniBw M beabsichtigt, mit der vierten Tätigkeitskategorie den Auftrag noch wirtschaftlicher und sparsamer durchführen lassen zu können. Sie ist im Hinblick auf die Qualifikation zwischen Projektmanagement Office und Projektmanagement gelagert, bildet also eine neue „Mittelstufe“.
Abschnitt IV: Verfahren
- Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
- aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten einschließlich Rechten des geistigen Eigentums
- Neue Bauleistungen/Dienstleistungen, die in der Wiederholung ähnlicher Bau- oder Dienstleistungen bestehen und die gemäß den strengen Vorschriften der Richtlinie vergeben werden
Die UniBw M ist auf zusätzliche Beratungs- und Projektmanagementleistungen durch s3 angewiesen. Den Mehraufwand konnte die Unibw M bei der ursprünglichen Auftragsvergabe nicht absehen. Bei dem Projekt SeRANIS handelt es sich um eine Forschungssatellitenmission, die in dieser Form noch nie durchgeführt worden ist. Das ursprünglich beauftragte Mengengerüst konnte nur eine Schätzung auf der Grundlage bisheriger Erfahrungswerte darstellen, aber nicht die tatsächlich enthaltenen Risiken und ihre zeitlichen Auswirkungen. So gab es mehrere Anpassungen der Mission, die vorher unabsehbar waren, aber den Aufwand auf Seiten des Auftragnehmers deutlich erhöhten. Zu den Mehraufwänden führten insbesondere
- zusätzliche Zeitaufwände im Rahmen des europaweiten Vergabeverfahrens zur Beschaffung der Experimentalsatellitenplattform aufgrund einer unvorhersehbar großen Anzahl von Bieterfragen und (unbegründeten) Rügen;
- Durchführung der „SeRANIS x founders“ Startup-Challenge auf politischen Wunsch, die ein Wettbewerbsverfahren erforderte, das ursprünglich nicht geplant war;
- erhöhte Komplexität bei den technischen Projektplänen für die Experimente aufgrund von Personalmangel an der UniBw M (Die UniBw M konnte wissenschafttliche Stellen nur verzögert und mit Abstrichen beim Erfahrungsprofil besetzen).
Ein Wechsel des Auftragnehmers ist technisch und wirtschaftlich nicht möglich. s3 hat das gesamte Projekt- und Programmmanagement nach ihren eigenen Prozessen und unter Nutzung proprietärer Werkzeuge aufgesetzt. Eine Umstellung ist technisch nicht mehr möglich, da im Projekt verschiedene Meilensteine nach Raumfahrtprozessvorgaben erreicht werden müssen, die einen Wechsel der Verfahrensweisen im laufenden Prozess ausschließen. Ein neuer Auftragnehmer könnte die nicht die Methoden und Werkzeuge von s3 (die zum Teil urheberrechtlich geschützt und für die Projektabwicklung zwingend erforderlich sind) übernehmen und zugleich wirtschaftlicher anbieten.
Darüber hinaus ist die UniBw M außer Stande, die Leistung hinreichend genau auszuschreiben und dabei den gesamten Wissensvorsprung von s3 auszugleichen. Sie wäre auch nicht in der Lage, das durch s3 gebündelte Know-How in der verhältnismäßig kurzen Projektzeit so an einen Dritten weiterzugeben, dass dieser den Prozess rechtzeitig übernehmen könnte. s3 hat einen systematischen und koordinativen Gesamtüberblick über sämtliche Zeitpläne, Arbeitsschritte und Querschnittsthemen. s3 ist mit den komplexen Strukturen desSeRANIS-Projekts vertraut, kennt alle Ansprechpartner bei der UniBw M sowie bei weiteren Partnern, hat sich in den durch die UniBw M vorgegebenen Zeitplan eingearbeitet und an mehr Besprechungen teilgenommen als jeder andere Projektteilnehmer. Die reibungslose, fortgesetzte Abwicklung ist erforderlich, damit die UniBw M ihre engen Zeitpläne einhalten kann.
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Ort: Messkirch
NUTS-Code: DE149 Sigmaringen
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html?nn=3590536
Die Einlegung von Rechtsbehelfen richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf §§ 160 ff. GWB verwiesen. Die Frist zur Einreichung eines Nachprüfungsantrages bei der unter Ziffer VI.4.1) genannten Stelle, um den Abschluss des Vertrages zu verhindern, beträgt zehn Kalendertage, gerechnet ab dem Tag nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Auf § 135 Abs. 3 GWB wird hingewiesen.