Migration des IT-Verfahrens OK.JUG auf OK.JUS
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Amberg
NUTS-Code: DE231 Amberg, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 92224
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.amberg.de
Adresse des Beschafferprofils: http://my.vergabe.bayern.de
Abschnitt II: Gegenstand
Migration des IT-Verfahrens OK.JUG auf OK.JUS
Die Stadt Amberg beabsichtigt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb die Migration des IT-Verfahrens OK.JUG auf OK.JUS (ebenfalls betrieben von der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB)) umzustellen
Stadt Amberg, Marktplatz 11, 92224 Amberg
Das Jugendamt der Stadt Amberg benötigt eine moderne für die Verwaltung und Bearbeitung der Klienten nach den gesetzlichen Vorschriften (SGB VIII), die Ausgabe- und Einnahmeverwaltung sowie für Auswertung, Controlling und gesetzlicher/individueller Statistikabfragen.
Die vorhandene Jugendamtssoftware – OK.JUG – wird von Seiten der Betreiberfirma (AKDB) nicht mehr weiterentwickelt.
Es ist daher die Umstellung auf ein neues Programm erforderlich. Nach umfassender, europaweiter Markerkundung erfüllt nur die Jugendamtssoftware der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) alle zwingenden Anforderungen der Stadt Amberg.
Es soll daher im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb eine Umstellung auf die Fachsoftware der AKDB - OK.JUS - erfolgen.
Abschnitt IV: Verfahren
- Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
- nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen
Das aktuell IT-Verfahren OK.JUG wird bei der Stadt Amberg im Bereich des Jugendamtes eingesetzt und im eigenen Rechenzentrum betrieben.
Auf Grund gestiegener sicherheitstechnischer Anforderungen und der Verbreitung von Heimarbeitsplätzen wird das Verfahren OK.JUG abgelöst und in ein neues Bandbreitenschonendes Verfahren wieder im Rechenzentrum der AKDB überführt.
Nach umfassender Recherche wurde festgestellt, dass ausschließlich die Jugendamtssoftware der AKDB alle Anforderungen der Stadt Amberg erfüllt. Aus technischen Gründen ist daher kein Wettbewerb vorhanden. Aus Gründen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, insbesondere von gewerblichen Schutzrechten kann diese Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden; § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) und c) Vergabeordnung (VgV)
Im Detail kann hierzu angeführt werden:
Die Stadt Amberg hat das Verfahren OK.JUG im Jahr 1999 von der AKDB erworben. Die AKDB ist Hersteller und Direktanbieter der Software OK.JUG. Nur dieses Unternehmen kann eine schnelle Bereitstellung der Daten und die Migration dieser in das neue Verfahren OK.JUS anbieten.
Dabei können nach dem Import der Falldaten aus dem Altverfahren diese Sachbearbeiter bezogen zur Übernahme bereitgestellt und bei Bedarf von den jeweiligen Fachkräften in das Verfahren übernommen werden.
Daraus resultiert eine vereinfachte Bewältigung des Parallelbetriebes von Alt- und Neuverfahren, der in jedem Fall erforderlich ist.
Der Auftraggeber verfügt für die anfallenden Verwaltungstätigkeiten über einen begrenzten Mitarbeiterstamm, für den die zukünftige Nutzung eines Upgrades nur mit einem geringen, die zukünftige Nutzung eines anderen Softwareprodukts dagegen mit einem erheblichen, auch finanziell belastenden, Ausbildungs-, Fortbildungs- und Umstellungsmehraufwand verbunden wäre.
Die Komplexität einer vollständigen Ersetzung bisheriger Anwendungen birgt ein enormes Risikopotential für Fehlbedienung, die insbesondere die sensiblen Daten erheblichen und nicht vorhersehbaren Gefahren, aussetzen würde.
Des Weiteren ist das Verfahren der AKDB für weitere Bereiche über die Kernbereiche hinaus, flexibel konfigurier- und einsetzbar (z.B. JAS, KoKi, KIWO…).
OK.JUS ist aktuell das einzige Verfahren, welches eine automatisierbare Personalbemessung mit Auswertungsmöglichkeiten enthält. Eine organisations-bereichsbezogene Personalkapazitätsberechnung, die eine Personalunter- oder überdeckung auswertet, ist automatisch für einen beliebigen Zeitraum von 1 bis 12 Monaten Dauer möglich.
Weitere Kriterien sind die diversen Schnittstellen zu anderen Verfahren und Diensten der Stadt.
OK.JUS verfügt über eine generische Schnittstelle zum innerhalb der Stadt eingesetzten Dokumentenmanagement KomXwork. Es besteht die Möglichkeit der automatischen Übergabe von erzeugten finalisierten Dokumenten nach Erstellung an das Dokumentenmanagementsystem. Die DMS-Schnittstelle ist bis auf Vorgangsebene fein granular konfigurierbar. Außerdem kann entsprechend hinterlegter Kriterien automatisch eine EAkte im DMS erzeugt werden. Der Aufruf der E-Akte ist von jeder Stelle in der Fallbearbeitung möglich.
Eine weitere Besonderheit ist die Schnittstelle zum eingesetzten Finanzprogramm. So enthält das Verfahren eine Sofortauskunft der Finanzadresse (FAD) aus OK.JUS mit Übernahmemöglichkeit und sollte keine FAD vorhanden sein, besteht die Möglichkeit eine FAD in OK.FIS zu erstellen und diese an OK.JUS zu übergeben.
Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal der OK.FIS-Schnittstelle ist, dass diese nicht nur von OK.JUG nach OK.FIS funktioniert, sondern auch umgekehrt. So werden Zahlungen ins Verfahren überstellt und Nichtzahler automatisch ausgeworfen und können so unverzüglich aus dem Verfahren gemahnt werden.
Zu nennen ist hier auch die BayBIS-Schnittstelle, die in dieser Kombination mit den anderen Schnittstellen nicht zu erwerben ist.
Volle Integration in vorhandenes BSP der AKDB.
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Landshut
NUTS-Code: DE221 Landshut, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 84030
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Der Antrag auf Nachprüfung des Vergabeverfahrens und der Vergabeentscheidung ist unzulässig, soweit:
1) der Antragssteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen GWB)),
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§160 Abs. 3 Nr. 2 GWB),
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§160 Abs. 3 Nr. 3 GWB)
4) mehr als 15 Kalendertage nach Absendung der vorläufigen Absagen in Briefform, beziehungsweise mehr als 10 Kalendertage bei Absendung per Fax oder E-Mail vergangen sind. (§134 Abs. 2 GWB)
5) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)
Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gem. § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartefrist missachtet (§134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB)
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]