Implementierung Vertragsmanagement IT-System-geb Referenznummer der Bekanntmachung: SP-O-Vertragsmanagement-SW-geb
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 80339
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://my.vergabe.bayern.de
Adresse des Beschafferprofils: https://my.vergabe.bayern.de
Abschnitt II: Gegenstand
Implementierung Vertragsmanagement IT-System-geb
Im Rahmen des Projekts ganzheitliches digitales Vertragsmanagement soll innerhalb des GWG-Konzerns eine einheitliche, zielgerichtete und revisionssichere Vertragsmanagement Softwarelösung als Software as a Service (SaaS) beschafft und implementiert werden.
München
Im Rahmen des Projekts „ganzheitliches digitales Vertragsmanagement“ soll innerhalb des GWG-Konzerns eine einheitliche, zielgerichtete und revisionssichere Vertragsmanagement Softwarelösung als Software as a Service (SaaS) beschafft und implementiert werden. Für alle Verträge (exkl. Personalverträge) der GWG soll hierfür eine elektronische Vertragsmanagement-IT-Lösung (nachfolgend ”IT-Lösung” genannt) eingerichtet werden.
Zusammen mit externen Beratern wurde hierfür auf Basis einer ausführlichen Unternehmensanalyse eine Anforderungsdefinition und ein Soll-Konzept für das zukünftige ganzheitliche Vertragsmanagement entwickelt. Dieses soll nun in einer IT-Lösung abgebildet werden.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Die Eignung ist durch Eigenerklärungen und auf gesondertes Verlangen durch folgende Nachweise nachzuweisen – bei Bietergemeinschaften für jedes Mitglied; für eignungsverleihende Unternehmen und Unterauftragnehmer erst auf gesondertes Verlangen:
(1) Eigenerklärung zur Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes ; auf gesondertes Verlangen: Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug und Eintragung in der Handwerksrolle (Handwerkskarte) bzw. bei der Industrie- und Handelskammer
(2) Eigenerklärung zu Insolvenzverfahren und Liquidation
(3) Eigenerklärung dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt
(4) Eigenerklärung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung; auf gesondertes Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (soweit der Betrieb beitragspflichtig ist), Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen (soweit vom Finanzamt ausgestellt) sowie Freistellungbescheinigung nach § 48b EStG
(5) Eigenerklärung zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft; auf gesondertes Verlangen: qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers mit Angabe der Lohnsummen
Die Eignung ist durch Eigenerklärungen und auf gesondertes Verlangen durch folgende Nachweise nachzuweisen – bei Bietergemeinschaften für jedes Mitglied; für eignungsverleihende Unternehmen und Unterauftragnehmer erst auf gesondertes Verlangen innerhalb der gesetzten Frist:
(1) Eigenerklärung über den Umsatz des Unternehmens in Euro jeweils in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Bauleistungen und andere Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen.
- Umsatz: Der Bieter/die Bietergemeinschaft muss in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (ab 2018) mindestens einen durchschnittlichen Jahresumsatz (netto) in Höhe von EUR 500.000 vorweisen (Formblatt A5 Eigenerklärung zu Gesamtumsatz und Mitarbeiterzahl).
- Eigenerklärung zum Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Höhe von EUR 800.000 (Formblatt A6 Eigenerklärung zur Versicherungspflicht).
Die Eignung ist durch folgende Eigenerklärungen und auf gesondertes Verlangen durch folgende Nachweise nachzuweisen – bei Bietergemeinschaften für jedes Mitglied; für eignungsverleihende Unternehmen und Unterauftragnehmer erst auf gesondertes Verlangen innerhalb der gesetzten Frist:
(1) Eigenerklärung zur Ausführung von Leistungen in den letzten fünf Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung (siehe Ziffer II.2.4) vergleichbar sind – für Mitglieder einer Bietergemeinschaft, eignungsverleihende Unternehmen/Unterauftragnehmer jeweils bezogen auf den eigenen Leistungsanteil; auf gesondertes Verlangen: für drei Referenzen je eine Referenzbescheinigung mit den genannten Mindestangaben
(2) Eigenerklärung zur Verfügbarkeit der für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Arbeitskräf-te; auf gesondertes Verlangen: Angabe der Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Lohngruppen mit extraausgewiesenem technischen Leitungspersonal
(3) Angabe, für welche Leistungen der Einsatz von Unterauftragnehmern vorgesehen ist.
- Mitarbeiterzahlt: Der Bieter/die Bietergemeinschaft muss in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (ab 2018) mindestens eine durchschnittliche Mitarbeiterzahl von 30 technisch qualifizierten Mitarbeitern nachweisen (Aushilfskräfte, Praktikanten, Werkstudenten sind nicht mitzuzählen) (Formblatt A5 Eigenerklärung zu Gesamtumsatz und Mitarbeiterzahl).
- Referenzen: Referenzen des Bieters, die Erfahrungen und Fachkenntnisse in den folgenden Bereichen belegen:
Vergleichbare Referenzen über die Implementierung sowie Wartung, Pflege und Support von Software zum Vertragsmanagement (bestehend aus Vorlagenmanagement, Vertragserstellung und Vertragscontrolling & Archivierung) als Software as a Service (SaaS). Unter Implementierung wird die individuelle Anpassung an die Kundenbedürfnisse verstanden.
Es sind mindestens 3 Referenzen nachzuweisen. Es muss mindestens ein durchgehender Servicezeitraum (Wartung, Pflege, Support) von 12 Monaten nach dem 01.01.2018 erbracht worden sein.
Eine Referenz gilt nur dann als vergleichbar, wenn der Referenzauftrag eine Mindestnutzerzahl von 100 Nutzern und einer Vertragsanzahl von mindestens 1.000 Verträgen p.a. umfasst.
Die Referenzen sind mittels Formblatt A7 Eigenerklärung Referenzen einzureichen.
Funktionale Anforderungen VV: Vorlagentypen, Workflowbasierte Vorlagenerstellung und -verwaltung, Zentrale Bibliothek für Vertragsvorlagen, Abbildung von Hierarchien in der Vorlagenbibliothek, Metadaten individuell je Vorlagentyp definierbar, Regeln auf Metadatenebene, Editor Funktionalität, Upload von Inhalten, Vorlagen-Versions Management, Verknüpfung von Vertragsvorlagen, Periodischer Review von Vorlagen, Import von Vertragsvorlagen, Export von Vertragsvorlagen.
Funktionale Anforderungen VE: Systemgenerierte obligatorische Metadaten, Eindeutige Vertragsnummern, Eingabe obligatorischer und optionaler Metadaten, Vertragserstellung auf der Basis von Fremdverträgen, Abbildung unterschiedlicher Vertragsarten, Abhängigkeiten Verpflichtungen, Import Formate - Word, PDF, Excel, Export von Vertragsentwürfen, Duplizieren von Bestandsverträgen, Upload von Inhalten, Abhängigkeiten, Editor Funktionalität, Parallele Bearbeitung, Nachvollziehbarkeit Änderungen, Vergleich und Wiederherstellung, Vertragsstatus, Mitarbeiter und Zeitstempel bei Änderungen, Versionierung, Interne Kollaboration & Kommentierung, Elektronische Signatur, Versand von E-Mails aus dem System, Workflow zur Vertragserstellung, Bedingungen für den Workflow, Benachrichtigung Task-Management und Bearbeitungs-fristen, SAP Schnittstelle, Integration Microsoft Outlook, Integration Microsoft Word.
Funktionale Anforderungen VW: Systemseitig generierte (obligatorische) Metadaten, Aktualisierung von Metadaten, Volltextsuche, Filterung der Suchergebnisse, Auswertung auf Basis von Metadaten, Berichterstattungsfunktion, Dashboard Funktionalität, Export von Auswertungen, Zentrale Vertragsdatenbank mit revisionssicherer Ablage, Individuelle Ablage einzelner Dokumente, Versionskontrolle/Versionierung, Archivierungs-/Löschfristen, Benachrichtigungen per Mail und im System, Regelbasierte systemseitige Benachrichtigungen, Pflege von Verpflichtungen.
Nichtfunktionale Anforderungen: Löschfristen, Archivierung.
Berechtigungskonzept: Nutzer-Accounts, Basis Zugriffs-/Funktionsberechtigungen, Rollen-/ Gruppenbasiertes Berechtigungskonzept, Rollendefinition Vertrags- /Vorlagentyp, Organisatorisch, Administrator-Rolle, Trennung von Berechtigungs- und funktional-fachlichen Administratoren, Stellvertreter*innen Funktionalität.
Abschnitt IV: Verfahren
Nur Vertreter des Auftragsgebers (Bieter sind nicht zugelassen)
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach
Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,
vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem
unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den
Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§ 168 Abs. 2 Satz 1,
169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung
der Bieterinformation nach § 134Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem
Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertrage (§ 134 Abs.
2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den
Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt
es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass
die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt
wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die
aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf
der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB).
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar
sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3
GWB).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
Postleitzahl: 80339
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]