Klinikum Neumarkt - Einführung eines neuen Zeiterfassungs- und DIenstplanungssystems Referenznummer der Bekanntmachung: 02/22
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Neumarkt i. d. Opf.
NUTS-Code: DE236 Neumarkt i. d. OPf.
Postleitzahl: 92318
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.klinikum-neumarkt.de/240-Startseite.html
Abschnitt II: Gegenstand
Klinikum Neumarkt - Einführung eines neuen Zeiterfassungs- und DIenstplanungssystems
Das Klinikum Neumarkt (im Folgenden Auftraggeber = AG) ist ein Schwerpunktkrankenhaus mit 530 Betten in 17 Fachabteilungen und 23 tagesklinischen Behandlungsplätzen, Lehrkrankenhaus der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg. Mit mehr als 2.000 Mitarbeitern im Gesamtunternehmen werden jährlich mehr als 26.000 stationäre und 48.000 ambulanten Patienten behandelt.
In Kooperation mit der Klinik für Neugeborene, Kinder und Jugendliche des Klinikums Nürnberg betreibt der AG eine Kinderstation mit 10 Betten.
Darüber hinaus betreibt der AG mehrere Tochterunternehmen, die Klinikum Neumarkt Service GmbH, ein MVZ an 4 Standorten, NAfG (Neumarkter Akademie für Gesundheitsberufe) und zwei Kindertagesstätten. Das Klinikum Neumarkt bildet zudem in der neu gegründeten Akademie selbst Personal aus und weiter.
Der AG bietet medizinische und pflegerische Versorgung in Diagnostik und Therapie auf höchstem Niveau und nach den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen.
Klinikum Neumarkt Nürnberger Straße 12 92318 Neumarkt i. d. Opf
Ziel der Einführung des neuen Zeiterfassungs- und Dienstplanungssystems ist eine stetige Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen um eine wirtschaftliche, zukunftsorientierte, effiziente und qualitativ hochwertige Personalarbeit mit vermehrt digitalen Prozessen und Aufgabenstellungen zu realisieren. Dabei werden Mitarbeiter durch die Arbeitszeitgestaltung und -Verwaltung durch Self-Service-Funktionen mit eingebunden und ihre Zufriedenheit und Motivation gefördert. Die Mitarbeiter sollen in der Lage sein, Zeitbuchungen, Anträge und die Betrachtung von Saldenständen eigenständig vorzunehmen.
Die nahtlose digitale Dokumentation der Arbeitszeiten, An- und Abwesenheiten sowie Überstunden, die die Grundlage für die anschließende korrekte Entgeltabrechnung und die digitale Übergabe der Daten an das Lohn- und Gehaltssystem darstellen, wird durch das System ermöglicht. Darüber hinaus gewährleistet das digitale Zeiterfassungs- und Dienstplanungssystem die Einhaltung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Regelungen und unterstützt den Dienstplanenden mit automatischen Warnhinweisen bei Regelverstößen, sodass eine Reduktion des Administrationsaufwands und der Fehlerquellen erfolgt. Außerdem werden individuelle Bedürfnisse, Qualifikationen und spezifische Arbeitszeitanforderungen der Mitarbeiter berücksichtigt. Das System bietet für unterschiedliche Stellung und Zwecke die Möglichkeit, umfassende, aussagekräftige und topaktuelle Auswertungen, Analysen und Reports, die der Mitarbeitersteuerung dienen, vorzunehmen.
Das neue Zeiterfassungs- und Dienstplanungssystem integriert sich dabei nahtlos in die bestehende Systemlandschaft des Klinikums.
Erreicht wird dieses Ziel durch die Beschaffung eines digitalen Dienstplanungs- und Zeiterfassungssystems mit folgenden wesentlichen Funktionalitäten:
- Personaleinsatzplanung
- Zeiterfassung und Zeitwirtschaft unter Berücksichtigung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Vorgaben
- Personalcontrolling
- Mitarbeiterintegration durch Self-Service-Funktionen und einer mobilen standortunabhängigen Lösung
- Die Softwarelösung ist als Software-as-a-Service in einer Cloudumgebung unter Berücksichtigung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen dem Klinikum Neumarkt zur Verfügung zu stellen.
Bei der Implementierung der Softwarelösung hat der AN folgende Leistungen in Abstimmung mit dem Klinikum Neumarkt zu erbringen:
- Bedarfsgerechte Unterstützung bei der abschnittsweisen Implementierung der Softwarelösung durch fachliche Dienstleistung
- Realisierung der erforderlichen Schnittstellen zwischen dem neuen System und bisher eingesetzten Systemen zur z.B. Lohnabrechnung, Patientenmanagement, Verwaltung
- Datenmigration vom Altsystem ins neue System
- Einrichtung von Nutzergruppen
- Schulung der Key User
- Erbringung von Service- und Wartungsleistungen
Nach der technischen Systembereitstellung inklusive der Bereitstellung und Installation des Systems, der Vorparametrierung und Einrichtung von benötigten Schnittstellen, erfolgt der Phasenweise Roll-Out im Klinikum. Für das Erreichen des Projektziels einer Einführung des neuen Zeiterfassungs- und Dienstplanungssystems im Klinikum Neumarkt ist eine fachliche Begleitung während des Rollouts im gesamten Klinikum und seinen Töchtern bis zum Go-Live-Termin durch Schulungen und Umsetzungsunterstützung durch den Anbieter unabdingbar.
jährlich, der Vertrag verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht gekündigt wird
Die Auswahl der Bieter erfolgt nach formaler Prüfung der Teilnahmeanträge unter den Bewerbern, die geeignet sind, anhand folgender Kriterien unter Berücksichtigung der zum Nachweis der Eignung geforderten Unterlagen:
1. Vorliegen von Referenzprojekten die nicht länger als 5 Jahre zurückliegen die die Einführung eines Zeitwirtschaftssystems mit mindestens folgenden Funktionen beinhaltet (max. 25 Punkte):
- Personaleinsatzplanung und
- Zeiterfassung und -wirtschaft mit Zeitbewertung unter Berücksichtigung der in deutschen Krankenhäusern geltenden gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorgaben, insbesondere den Tarifvertrag TVÖD und TV-Ärzte (MB).
- 3 oder mehr Referenzen- 25 Punkte
- 2 Referenzen - 20 Punkte
- 1 Referenz - 10 Punkte
- Keine weiteren Referenzen - 0 Punkte
2. Vorliegen von Referenzprojekten, die nicht länger als 5 Jahre zurückliegen, die die Einführung eines Zeitwirtschaftssystems mit einer mobilen App Lösung betreffen mit mindestens folgenden Funktionen (max. 25 Punkte):
- Dienstplanübersicht,
- Tauschbörse für Dienste,
- Beantragung von Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Sonderurlaubstage, Dienstreisen, Schulungen, Gleitzeittage usw.) und
- Eingeben von Arbeitswünschen
- 3 oder mehr Referenzen- 25 Punkte
- 2 Referenzen - 20 Punkte
- 1 Referenz - 10 Punkte
- Keine weiteren Referenzen - 0 Punkte
3. Vorliegen von Referenzprojekten die nicht länger als 5 Jahre zurückliegen, die die Einführung eines Zeitwirtschaftssystems mit mindestens folgenden Funktionen abbildet (max. 25 Punkte):
- Automatische Generierung eines Dienstplans auf Grundlage von tariflichen Arbeitszeitregelungen und
- Wünschen und Planungsvorgaben der Mitarbeiter, inklusive Prüfung und Warnung bei Regelverletzungen.
- 3 oder mehr Referenzen- 25 Punkte
- 2 Referenzen - 20 Punkte
- 1 Referenz - 10 Punkte
- Keine weiteren Referenzen - 0 Punkte
4. Vorliegen von Referenzprojekten die nicht länger als 5 Jahre zurückliegen, die die Einführung eines Zeitwirtschaftssystems mit mindestens folgenden Reportingfunktionen abbilden:
- Darstellung der IST-Personalbesetzung und Personalvorgaben gemäß PpUGV je Schicht,
- differenziertes Reporting von Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit, Weiterbildung) und
- Erstellen von Reports in unterschiedlichen Dateiformaten (u.A. xlsx, txt csv.)
- 3 oder mehr Referenzen- 25 Punkte
- 2 Referenzen - 20 Punkte
- 1 Referenz - 10 Punkte
- Keine weiteren Referenzen - 0 Punkte
Insgesamt können 100 Punkte erreicht werden. Bei Punktgleichstand auf dem 3. Platz werden beide auf denselben Rängen liegende Bewerber und somit insgesamt 4 Bewerber in den reduzierten Bieterkreis aufgenommen.
Es werden nur Referenzen im Rahmen der Auswahlkriterien berücksichtigt, bei denen die Einführung der Software bereits erfolgreich abgeschlossen wurde.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Aktueller (im Zeitpunkt des Ablaufs der Bewerbungsfrist höchstens 90 Tage seit dem Ausstellungsdatum erstellter) Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbarer Nachweis nach Maßgabe der Bestimmungen des Herkunftslandes. Im Falle von Bewerbergemeinschaften ist ein aktueller (im Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist höchstens 90 Tage seit dem Ausstellungsdatum erstellter) Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbarer Nachweis nach Maßgabe der Bestimmungen des Herkunftslandes für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Im Falle von Unternehmen, die nicht im Berufs-/ Handelsregister eingetragen sind, genügt eine Eigenerklärung, aus der sich die Rechtsform des Unternehmens (z.B. GbR) und ihr bevollmächtigter Vertreter ergibt.
- Umsatzzahlen
Eigenerklärung zum Nettojahresumsatz für die letzten drei vor dem Ablauf der Einreichungsfrist abgeschlossenen Geschäftsjahre (Einzelheiten siehe Formblatt Teilnahmeantrag)
- Mitarbeiterzahlen
Eigenerklärung zur Zahl der festangestellten Mitarbeiter in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags, - d.h. ausschließlich für die unter Ziffer 2 dieses Dokumentes beschriebenen Tätigkeiten, aufgeschlüsselt nach
- Mitarbeiterzahlen gesamt bei der für den Auftrag zuständigen Niederlassung
- Mitarbeiterzahlen technische Mitarbeiter bei der für den Auftrag zuständigen Niederlassung
- Mitarbeiterzahlen Projektberater in Deutschland
Die vorstehend geforderten Eigenerklärungen zum Netto-Jahresumsatz und zur durchschnittlichen Beschäftigtenanzahl sind auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle durch Vorlage folgender Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters.
- Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
Eigenerklärung zur bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Versicherer bzw. Erklärung, dass im Beauftragungsfall eine Versicherung in geforderten Umfang und Höhe abgeschlossen wird. Vor Zuschlagserteilung muss ein Nachweis der Versicherung vorgelegt werden. Bei Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften reicht die Erklärung bzw. der Nachweis eines Mitglieds der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft aus.
Es wird ein Nettojahresumsatz von 1 Mio. EUR im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr gefordert.
Der Bewerber muss durchschnittlich über mindestens 5 festangestellte Projektberater mit einschlägiger Qualifikation (BSc oder vergleichbar) sowie Berufserfahrung zur Umsetzung im Bereich des Auftrages (Zeitmanagementsysteme im Krankenhauswesen) von mind. 3 Jahren verfügen.
Die Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung muss folgende Mindestdeckungs-summen haben:
- jeweils mindestens EUR 2,5 Mio. pauschal für Personen- und Sachschäden, sowie
- mindestens EUR 500.000 für Vermögensschäden
jeweils pro Versicherungsjahr zweifach maximiert.
- Referenzliste über vergleichbare Leistungen
Angabe von mit dem Tätigkeitsbereich des Auftrags vergleichbaren Referenzen. Vergleichbar sind ausschließlich Referenzen, die die unten angeführten Mindestanforderungen erfüllen.
Bei Bewerbergemeinschaften müssen die Referenzen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft nur für die Teilleistung erbracht werden, für deren Erbringung das jeweilige Unternehmen nach der von der Bewerbergemeinschaft vorgesehenen Aufgabenteilung vorgesehen ist.
Der Wirtschaftsteilnehmer hat in einem Lebenslauf den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter durch die Abgabe on Kurzlebensläufe vorzustellen (Formblatt Teilnahmeantrag).
Es müssen mindestens 5 Referenzen eingereicht werden, die die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:
Alle Referenz müssen die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:
- Auftraggeber war ein Krankenhausträger mit mindestens 2.500 Mitarbeitern
- Inhalt der Referenz war die vollständige Implementierung eines Zeitwirtschaftssystems mit mindestens folgenden Funktionen:
o Personaleinsatzplanung
o Zeiterfassung und -wirtschaft mit Zeitbewertung unter Berücksichtigung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Vorgaben
o Mitarbeiterintegration per Self-Service und mobiler Lösung
- Es muss sich um eine abgeschlossene, durch den Auftraggeber abgenommene Leistung handeln.
Der letzte Leistungstag der Referenz darf nicht länger als 5 Jahre zurückliegen. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge (siehe IV.2.2. dieser Bekanntmachung).
Für jede Referenz sind folgende Angaben abzugeben:
- Bezeichnung des Auftrags;
- Unternehmen, das die Leistung erbracht hat (Firma des Einzelbewerbers oder des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft oder des Unternehmens, dessen Fähigkeiten man sich bedient)
- Auftraggeber (mit Adresse)
- Ansprechpartner beim Auftraggeber (nur auf gesondertes Anfordern)
- Zeitraum der Leistungserbringung liegt nicht länger als 5 Jahre zurück. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge
- Kurzbeschreibung der konkreten Leistungserbringung des Bewerbers im Projekt.
- Abgeschlossene, durch den Auftraggeber abgenommene Leistung
- Angaben zur Einhaltung der Mindestanforderungen
Der Projektleiter und stellvertretende Projektleiter müssen über eine einschlägige Qualifikation (BSc oder vergleichbar) verfügen.
Darüber hinaus müssen beide über eine einschlägige Berufserfahrung von mind. 5 Jahren verfügen und jeweils zwei Referenzen vorlegen, die die Implementierung eines Zeitwirtschaftssystems in einem Krankenhaus mit mindestens 2500 Mitarbeitern zu Inhalt hatten. Der letzte Leistungstag der Referenz darf nicht länger als 5 Jahre zurückliegen. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge (siehe IV.2.2. dieser Bekanntmachung).
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Es ist eine Eigenerklärung, dass Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB nicht vorliegen, einzureichen. Für die geforderten Erklärungen ist der den Vergabeunterlagen beigefügte Teilnahmeantrag zu verwenden, soweit mit dem Angebot keine Einheitliche Europäische Eigenerklärung vorgelegt wird.
2. Bietergemeinschaften
Bietergemeinschaften sind zugelassen und werden wie Einzelbieter behandelt, § 43 Abs. 2 VgV. Einer Bietergemeinschaft können maximal drei Wirtschaftsteilnehmer angehören. Sofern Bietergemeinschaften in den Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich genannt werden, sind unter dem Begriff Bieter auch Bietergemeinschaften zu verstehen.
3. Nachforderung fehlender/fehlerhafter Erklärungen/Nachweise:
Das Nachfordern von fehlenden Angaben und Erklärungen durch den Auftraggeber wird nach § 56 Abs. 2 S. 2 VgV ausgeschlossen.
4. Eignungsleihe: Für den Fall, dass Bewerber zum Nachweis der eigenen Eignung auf die Ressourcen/Mittel von dritten Unternehmen verweisen, ist das Formular "Verpflichtungserklärung" als Anhang im Teilnahmeantrag zu verwenden.
5. Die nachträgliche Bildung von Bietergemeinschaften aus zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bietern/Bietergemeinschaften führt in jedem Fall zwingend zum Angebotsausschluss.
6. Mehrfachbeteiligung: Bei einer Mehrfachbeteiligung von Bietern als Einzelbieter und/oder Mitglied einer/mehrerer Bietergemeinschaft/en sowie von Unterauftragnehmern, wird der Auftraggeber einzelfallbezogen entscheiden, ob ein Ausschluss unter dem Gesichtspunkt einer Wettbewerbsbeeinflussung geboten ist.
7. Die elektronische Einreichung des Teilnahmeantrages samt Anlagen muss bis zum 14.03.2022 um 12 Uhr über das Bietertool des DTVP erfolgen. Bewerberfragen dürfen bis zum 02.03.2022 über das Kommunikationstool des DTVP gestellt werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, später eingehende Nachrichten nicht zu beantworten. Die Auftraggeberin empfiehlt dringend, die Angebote mit angemessenem zeitlichem Vorlauf hochzuladen und eventuelle Restriktionen durch die bietereigene IT-Infrastruktur (Kapazität des zur Verwendung vorgesehenen Internetanschlusses, Firewalls, etc.) vorab zu prüfen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YNARJ4S
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Gemäß §160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
(1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Vorinformation erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Vorinformation benannten Frist zur Interessensbestätigung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Interessensbestätigung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
(4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]