1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Ansbach - Zentrale Vergabestelle
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Umstellung der Lizenzierung für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Landkreises Ansbach
Beschreibung: Das im Landratsamt Ansbach seit 2016 eingesetzte Dokumentenmanagementsystem d.velop documents wird bislang auf Basis von Kauflizenzen betrieben. Die seinerzeit erworbenen Lizenzen sind bis zum Jahr 2027 gültig und verlieren danach den Anspruch auf Wartung und Support durch den Hersteller. Für den weiteren Betrieb ist ein Wechsel auf das durch den Hersteller angebotene Mietlizenzmodell erforderlich.
Kennung des Verfahrens: ba94693e-a2c9-429f-b8b9-277d9810e048
Interne Kennung: BEK-2026-0001
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 48218000 Lizenzverwaltungssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Crailsheimstraße 1
Stadt: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land, Gliederung (NUTS): Ansbach, Landkreis (DE256)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Umstellung der Lizenzierung für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Landkreises Ansbach
Beschreibung: Das im Landratsamt Ansbach seit 2016 eingesetzte Dokumentenmanagementsystem d.velop documents wird bislang auf Basis von Kauflizenzen betrieben. Die seinerzeit erworbenen Lizenzen sind bis zum Jahr 2027 gültig und verlieren danach den Anspruch auf Wartung und Support durch den Hersteller. Für den weiteren Betrieb ist ein Wechsel auf das durch den Hersteller angebotene Mietlizenzmodell erforderlich. Im Rahmen der Beschaffung sollen Mietlizenzen für das DMS der Firma d.velop AG beschafft werden, so dass der weitere Betrieb des eingesetzten DMS sichergestellt ist.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 48218000 Lizenzverwaltungssoftwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Crailsheimstraße 1
Stadt: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land, Gliederung (NUTS): Ansbach, Landkreis (DE256)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/07/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Auftraggeber weist ausdrücklich auf § 135 GWB hin. Dort heißt es: "(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber: 1) Gegen § 134 verstoßen hat oder 2) Den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist; (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union; (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn: 1) Der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist; 2) Der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen und 3) Der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen."
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landratsamt Ansbach - Zentrale Vergabestelle
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Das im Landratsamt Ansbach seit 2016 eingesetzte Dokumentenmanagementsystem d.velop documents wird bislang auf Basis von Kauflizenzen betrieben. Die seinerzeit erworbenen Lizenzen sind bis zum Jahr 2027 gültig und verlieren danach den Anspruch auf Wartung und Support durch den Hersteller. Für den weiteren Betrieb ist ein Wechsel auf das durch den Hersteller angebotene Mietlizenzmodell erforderlich. Die benötigten Mietlizenzen können ausschließlich über den bisherigen Systemlieferanten bezogen werden. Eine Lizenzierung durch Drittanbieter ist herstellerseitig ausgeschlossen. Die für den Weiterbetrieb erforderlichen Mietlizenzen sind proprietär und ausschließlich über den bisherigen Anbierter verfügbar (technischer Alleinauftragnehmer). Ein Bezug über andere Wirtschaftsteilnehmer ist ausgeschlossen, da Dritte nicht über die Berechtigung zur Lizenzvergabe verfügen. Damit liegt ein technischer Ausschluss des Wettbewerbs vor (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 Bchst. b VgV). Unverhältnismäßiger Aufwand bei einem Systemwechsel: Ein Anbieterwechsel würde den vollständigen Ersatz des bestehenden Systems erfordern. Dies schließt die Migration sämtlicher Bestandsdaten, die Re-Integration in bestehende Fachverfahren und Prozesse sowie umfangreiche Schulungen der Mitarbeitenden ein. Der damit verbundene finanzielle, personelle und organisatorische Aufwand stünde in keinem wirtschaftlich vertretbaren Verhältnis zum möglichen Nutzen eines Systemwechsels. Die im Rahmen der Markterkundung vorliegende Analyse bestätigt, dass ein funktional gleichwertiges System nicht ohne erheblichen Mehraufwand eingeführt werden könnte. Wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit: Der Umstieg auf Mietlizenzen beim bestehenden Anbieter ermöglicht eine wirtschaftliche Fortführung des Systems. Ein vorzeitiger Wechsel ist sinnvoll, da dadurch geplante Erweiterungen ohne zusätzliche Lizenzkosten integriert werden können. Zudem gewährt der Anbieter aktuell einen Rabatt für den frühzeitigen Umstieg, wodurch weitere finanzielle Vorteile realisiert werden. Ein neues System müsste vollständig neu lizenziert werden, sodass bereits getätigte Investitionen verloren gingen. Fazit: Die Voraussetzungen für die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV sind erfüllt. Es liegt ein Fall des fehlenden Wettbewerbs aus technischen Gründen vor. Ein funktional gleichwertiges Angebot eines anderen Wirtschaftsteilnehmers ist objektiv nicht verfügbar. Eine Ausschreibung würde zu einem unwirtschaftlichen Ergebnis führen und wäre mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: d.velop AG
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Ansbach - Zentrale Vergabestelle
Registrierungsnummer: 09-5015710-45
Postanschrift: Crailsheimstraße 1
Stadt: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land, Gliederung (NUTS): Ansbach, Landkreis (DE256)
Land: Deutschland
Telefon: +49 981468-1104
Fax: +49 98146818-1101
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern
Registrierungsnummer: 090358002-61
Postanschrift: Promenade 27 (Schloss)
Stadt: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land, Gliederung (NUTS): Ansbach, Kreisfreie Stadt (DE251)
Land: Deutschland
Telefon: +49 981531277
Fax: +49 981531837
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: d.velop AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE813062165
Postanschrift: Schildarpstraße 6-8
Stadt: Gescher
Postleitzahl: 48712
Land, Gliederung (NUTS): Borken (DEA34)
Land: Deutschland
Telefon: +49 2542 9307-0
Fax: +49 2542 9307-6999
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
Der Gewinner ist auf einem geregelten Markt notiert
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2c3a88de-3a36-4812-8a64-497c9d834d7e - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/05/2026 08:32:48 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 366529-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 101/2026
Datum der Veröffentlichung: 28/05/2026