1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, it@M-GL4, Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: EPLAN Electric
Beschreibung: Umwandlung von 5 Bestandlizenzen in Subscription-Lizenzen, Erwerb weiterer 6 Subscription-Lizenzen, sowie 2 PT/Jahr Consultingleistungen.
Kennung des Verfahrens: 9561f9bd-cd06-4663-ac6c-721a1e2ffa08
Interne Kennung: VGSt3-Z43-BEK-2025-0003
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Stadtgebiet München
Postleitzahl: Stadtgebiet München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Abweichung von der Regelvergabe: Der Auftraggeber beabsichtigt, die Leistungen im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV zu beschaffen, da sowohl hinsichtlich des Produkts als auch hinsichtlich des Händlers ein Alleinstellungsmerkmal besteht. Abweichung vom Grundsatz der Losbildung: Das Ziel der losweisen Vergabe ist es insbesondere, die Beteiligung von kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) am Vergabeverfahren zu erleichtern. Die Leistung wird vorliegend im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV vergeben. Es liegt sowohl ein rechtmäßiges Produkt- als auch ein Händleralleinstellungsmerkmal vor. Eine Losaufteilung ist schon aus diesem Grund nicht zielführend. Insofern erfolgt im vorliegenden Vergabeverfahren keine Aufteilung in Lose. Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung: Gem. § 31 Abs. 6 VgV darf in der Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, oder auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verwiesen werden, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder bestimmte Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden, es sei denn, dieser Verweis ist durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt. Die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des Auftraggebers sind eingehalten, sofern - die Bestimmung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist, - vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe angegeben worden sind und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist, - solche Gründe tatsächlich vorhanden (festzustellen und notfalls erwiesen) sind, - und die Bestimmung andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminiert. Aufgrund des vorliegenden Alleinstellungsmerkmals ist die Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung gerechtfertigt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: EPLAN Electric
Beschreibung: Die Landeshauptstadt München setzt für die Erstellung und das anlagenübergreifende Verwalten von Strom-laufplänen der Elektroinstallationen der MSE (Steuerungstechnik, Ener-gietechnik und Mess- und Regeltechnik) die ECAD-Software EPLAN Electric P8 der Firma EPLAN GmbH & Co. KG ein. Die MSE und ihre Lieferanten erstellen die Stromlaufpläne für die Planung, den Bau, den Betrieb und die Wartung elektrotechnischer Anlagen in den Klärwerken, Betriebsstationen, Pumpwerken und Kanälen. Aktuell bestitzt die LHM 5 Lizenzen, welche in das Subscription-Modell der Firma überführt werden sollen. Zusätzlich zu den bestehenden 5 Lizenzen sollen 6 weitere Subscription-Lizenzen sowie 2 PT/Jahr Consultingleistungen beschafft werden.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 120 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 9
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 1 Jahr ab Zuschlag. Sollte der Vertrag jedoch nicht mit einer Frist von 3 Monaten vor Ablauf des jeweiligen Vertragsjahres schriftlich durch eine der Parteien gekündigt werden, verlängert sich der Vertrag inklusive aller weiteren darin vereinbarten Leistungen automatisch um ein weiteres Jahr. Der Vertrag endet automatisch nach 10 Jahren, ohne dass es einer weiteren Kündigung bedarf.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst nach Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen werden (§ 135 Abs. 3 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt München, it@M-GL4, Vergabemanagement
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Die Anwendung EPLAN Electric P8 ist seit 2005 bei der MSE im Einsatz. Der aktuelle Wartungsvertrag ist Ende 2024 ausgelaufen. Vorliegend besteht keine vernünftige Alternative zu der in Betrieb befindlichen Software der Firma EPLAN. Die Möglichkeit der Rückkehr zur papiergestützten Arbeitsweise scheidet vorliegend aus. Der Bau und die Modernisierung der technischen Anlagen erfolgt in Zusammenarbeit mit verschiedenen Ingenieurbüros und Bauteilherstellern, welche auf dem Austausch digitaler Dokumente innerhalb der ECAD-Software basiert. Zudem sind wichtige Informationen, die für die Projektierung benötigt werden, z.B. Bauteilbibliotheken, in der Anwendung digital hinterlegt und werden mit allen erforderlichen Konfigurationen in die Pläne übernommen. Eine papiergestützten Arbeitsweise würde die Projekte um ein Vielfaches verlangsamen, aufgrund von Medienbrüchen zusätzliche Prüfungsschritte erfordern und damit die Projektkosten massiv erhöhen. Das Fachpersonal müsste für papiergestützte Prozesse geschult werden. Der Weiterbetrieb ohne Wartungsvertrag scheidet aus. Bestehende Sicherheitslücken und Schwachstellen würden nicht behoben werden, was die Gefahr von Datenverlust oder Hackerangriffen erhöhen würde. Da die Anwendung als Teil der kritischen Infrastruktur eingestuft ist, ist folglich der Betrieb der Software ohne Wartung langfristig nicht möglich. Der Wechsel auf eine andere ECAD-Software scheidet ebenfalls aus. In der Zusammenarbeit mit Ingenieurbüros, Bauteilherstellern usw. ist in vielen Verträgen die Nutzung der EPLAN-Software vereinbart, welche eine sehr hohe Marktdurchdringung aufweist. Hersteller stellen ihre Bauteile im EPLAN-Format (Bauteilbibliotheken) zur Verfügung, auf welche bei der Projektierung von Anlagen und Stromlaufplänen, zurückgegriffen wird. Die Software ermöglicht die Erstellung von Makros, was Arbeitsprozesse in der Elektrokonstruktion vereinfacht und beschleunigt. Pläne und Dokumente können zwischen den Beteiligten im Projekt ohne Konvertierung ausgetauscht und bearbeitet werden, was Zeit spart und Fehlerquellen minimiert. Die Migration der Bestandsdaten in ein neues System wäre problematisch. Die Migration ist nicht über standardisierte Programmfunktionen realisierbar. Jede ECAD-Software verwendet eigene Symbole und Bauteilbibliotheken. Wenn diese in der anderen ECAD-Software nicht vorhanden sind, müssen sie manuell erstellt oder importiert werden. Das EPLAN-Format ist ein proprietäres Format, d.h. es kann mit einer anderen Software nicht gelesen und verarbeitet werden. Es besteht ein hohes Risiko, dass Daten nicht vollständig und nicht in ausreichender Daten-Qualität migriert werden. Bei den Anlagen der MSE handelt es sich um kritische Infrastruktur, daher ist eine vollständige, fehlerfreie und aktuelle Dokumentation der vorhanden Elektro- und Stromlaufpläne zwingend erforderlich. Dies konnte in der Markterkundung von anderen Herstellern nicht zugesichert werden. Eine automatisierte Überprüfung der migrierten Daten ist nicht ausreichend, weil die in die EPLAN-Dateien implementierten Logiken und Prüfschritte sehr komplex sind und nicht vollständig bekannt ist, welche speziellen Funktionen u. Bibliotheken die Software nutzt. Für die manuelle Funktionsprüfung ist die Kenntnis der neuen Software erforderlich, was eine längere Einarbeit erfordern würde, welche die Mitarbeiter der MSE nicht leisten können. Die Prüfung müsste fremd vergeben werden, was hohe finanzielle Aufwände zur Folge hätte. Durch die manuelle Überprüfung bestünde das Risiko, dass Fehler übersehen werden. Diese könnten dazu führen, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungsintervalle bzw. Vorgaben nicht eingehalten werden können. Im schlimmsten Fall kann die Anlage nicht mehr betrieben werden. Die Stromlaufpläne sind auch die Grundlage für die Erstellung von Neu -und Umbaumaßnahmen. Diese werden an externe Dienstleistungsunternehmen vergeben. Werden diese Planungen auf der Grundlage falscher Angaben erstellt, sind Fehlplanungen möglich. Im schlimmsten Fall müssten Ausschreibungen wiederholt werden, wodurch Verzögerungen und weitere Kosten entstehen. Schäden im fünfstelligen Bereich wären ohne weiteres möglich. Ebenso scheidet ein Wechsel aus Investitionsschutzgründen aus. Die Anwendung EPLAN Electric P8 ist seit 2005 bei der MSE im Einsatz. Seit 2021 wird die Anwendung im Rahmen des Service "CAD für Elektrotechnik" von it@M/KM45 betrieben. Die bisher angefallenen Kosten liegen nur für den Zeitraum 2018-03/2024 vor, belaufen sich aber auf einen mittleren sechsstelligen Betrag. Diese Investitionen wären bei einem Wechsel verloren. Die Eigenentwicklung einer ECAD Software scheidet schon aus grundsätzlichen Erwägungen aus. ECAD-Programme weißen eine sehr hohe Komplexität auf. Das erforderliche Know-How ist weder auf der fachlichen Seite noch auf der Software-Engineering-Seite bei der LHM vorhanden. Consultingleistungen werden zwar von mehreren Dienstleistern angeboten, können aber auf Grund der stark individualisierten Version der LHM nicht mit gleicher Qualität wie von EPLAN erbracht werden. EPLAN zertifiziert Dienstleister, der Schwerpunkt liegt dabei aber auf den erstellten ECAD-Projekten, nicht auf dem IT-technischen Consulting für den Betrieb, Lifecycle und Ablagestruktur der Software. Zudem können externe Consultants keine Testlizenzen bereitstellen. Bei der stark für die MSE angepassten, komplexen Netzwerkinstallation für 4 Mandanten, ist ein hoher Einarbeitungsaufwand erforderlich. Die Ablagestruktur ist eine speziell für die Bedürfnisse des IT-Betriebs und der Mandanten bei der LHM entwickelte Struktur. Diese wurden vom EPLAN-Consulting entwickelt und ist nur dort in der nötigen Tiefe dokumentiert. Das Risiko, dass Installationen von Consultingunternehmen nicht richtig funktionieren, ist hoch.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: EPLAN GmbH & Co. KG
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Wert der Ausschreibung: 682 476,54 EUR
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, it@M-GL4, Vergabemanagement
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 09162 000-40
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 33
Stadt: München
Postleitzahl: 80992
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: DE 811 335 517
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: EPLAN GmbH & Co. KG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE196815264
Postanschrift: An der alten Ziegelei 2
Stadt: Monheim am Rhein
Postleitzahl: 40789
Land, Gliederung (NUTS): München, Landkreis (DE21H)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a3e761e1-5d03-4bc0-8f59-ac6139c9ce82 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 14/05/2025 12:37:08 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 311570-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 93/2025
Datum der Veröffentlichung: 15/05/2025