Deutschland – Event-Organisation – RV Veranstaltungsagentur

160468-2025 - Wettbewerb
Deutschland – Event-Organisation – RV Veranstaltungsagentur
OJ S 50/2025 12/03/2025
Auftragsbekanntmachung – Sonderregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: RV Veranstaltungsagentur
Beschreibung: Die MPG hat Bedarf an einem kompetenten und erfahrenen Anbieter für die Konzeption, Planung und Durchführung von repräsentativen oder öffentlichen oder internen Veranstaltungen verschiedenster Art im Präsenz-, Hybrid- oder Digitalformat. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Abrufrahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Konzeption, Organisation und Durchführung von MPG-Veranstaltungen oder Teilleistungen hierfür. Die Jahresversammlung ist hiervon ausgenommen. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der auf Abruf aus der entsprechenden Rahmenvereinbarung den Auftraggeber bei der Organisation von Veranstaltungen unterstützt.
Kennung des Verfahrens: 21a043e4-07c2-4e05-8d01-0f167b191de5
Interne Kennung: 22 04 01 02 00 01 22_2024_Veranstaltungsagentur
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Zentrale Elemente des Verfahrens: 1) Teilnahmeanträge und Angebote können ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal www.tender24.de abgegeben werden. Die Einreichung auf dem Postwege, direkt, per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig. 2) Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen. 3) Unter den Bewerbern, die alle geforderten Mindestanforderungen an die Eignung erfüllen, wählt der Auftraggeber mind. 3 geeignete Bewerber aus, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden. Sofern mehr als 3 geeignete Bewerber vorhanden sind, werden mind. die 3 Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die bei den Bewertungskriterien insgesamt mit der höchsten Punktzahl bewertet wurden. Ausgewählt werden grundsätzlich die 3 Bewerber mit den höchsten erreichten Punktzahlen. Erreichen mehrere Bewerber dieselbe Punktanzahl und sind damit drittbeste Bewerber, so werden alle diese gleichauf liegenden Bewerber ebenfalls zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sofern weniger als drei geeignete Bewerber vorhanden sind, ist grundsätzlich beabsichtigt, das Vergabeverfahren fortzuführen und die Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern, die über die geforderte Eignung verfügen. Bewertungskriterien: Unternehmensreferenzen - Gewichtung 100 %. Kriterien für die Bewertung der Unternehmensreferenzen: Leistungsbereich 1: o Vergleichbarkeit der vom Bewerber im Rahmen des Referenzprojekts erbrachten mit den hier ausgeschriebenen Leistungen, o Dargestellte Erfahrungen mit der Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, von einem zuwendungs- oder öffentlich finanzierten Auftraggeber aus dem Forschungs-/Wissenschaftsumfeld (z.B. Universität oder außeruniversitäre Forschungsorganisation), vorzugsweise von einem zuwendungsfinanzierten Auftraggeber. o Detaillierung, Aussagekraft und Stimmigkeit der Darstellung. Leistungsbereich 2: o Vergleichbarkeit der vom Bewerber im Rahmen des Referenzprojekts erbrachten mit den hier ausgeschriebenen Leistungen,, o Erfahrungen mit dem Einladungsmanagement für Veranstaltungen passender Größe, mit verschiedenen Teilveranstaltungen, zwei-/ mehrsprachig (mind .Deutsch - Englisch), vorzugsweise mit einem wissenschaftlichen Hintergrund. o Vollständigkeit, Aussagekraft und Stimmigkeit der Darstellung, Es erfolgt pro Leistungsbereich eine vergleichende Bewertung der von den Bewerbern dargestellten Referenzen basierend auf dem nachfolgenden Bewertungssystem mit 0 bis 4 Punkten. Insgesamt kann ein Bewerber für die geforderten zwei Referenzen für den Leistungsbereich 1 maximal 8 Punkte und für die geforderten zwei Referenzen für den Leistungsbereich 2 maximal 8 Punkte erreichen somit in Summe maximal 16 Punkte. Die Einreichung einer darüber hinausgehenden Anzahl von Referenzen führt nicht zu einer besseren Bewertung. Gleichwertige Darstellungen erhalten jeweils gleichviele Punkte. Bewertungsmaßstab: 4 P erhalten Referenzdarstellungen, die im Vergleich zu den übrigen Darstellungen die genannten Referenzaspekte am besten erfüllen. 3 P erhalten Darstellungen, die im Vergleich hierzu geringfügige Abstriche gegenüber den/der besten Darstellung/en aufweisen. 2 P Darstellungen, die im Vergleich hierzu deutliche Abstriche gegenüber der besten Darstellung aufweisen. 1 P erhalten Darstellungen, die im Vergleich hierzu deutliche Abstriche gegenüber den/der besten Darstellung/en aufweisen. 0 P Darstellungen, die die genannten Aspekte in keinem Punkt erfüllen oder die fehlerhaft/unvollständig sind.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Hofgarrtenstraße 8
Postleitzahl: München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: 1) In den Vergabeunterlagen wird in Bezug auf die gestellten Eignungsanforderungen die Abgabe von Eigenerklärungen gefordert. Hierfür werden mit den Vergabeunterlagen Vordrucke bereit gestellt. Werden Mindestanforderungen an Eignungskriterien gestellt, ist dies durch folgende Namenskonvention kenntlich gemacht: (Kürzel Eignungskriterium-Nummer-Kürzel Ausschlusskriterium), d. h. z. B. (EK-01-A). Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots. -- 2) Bewerber-/Bieterfragen/Zusätzliche Informationen: Bewerber-/Bieterfragen zum Vergabeverfahren können ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Staatsanzeigers Baden-Württemberg-"www.tender24.de" - (eVergabe-Tool AI Vergabe) gestellt werden. -- Zusätzliche Informationen zur Vorbereitung der Teilnahmeanträge/Angebote sowie Antworten zu Bewerber-/Bieterfragen oder aufklärende/berichtigende Angaben zu den Vergabeunterlage werden zeitgleich allen Bewerber/Bietern elektronisch über das Vergabeportal rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme-/Angebotsfrist zur Verfügung gestellt und werden damit Teil der Vergabeunterlagen. -- Die Bewerber/Bieter sind grundsätzlich verpflichtet, sich selbstständig über den jeweils aktuellen Stand der Vergabeunterlage sowie der Beantwortung der Bewerber-/Bieterfragen über das Vergabeportal zu informieren. Eine systemseitige Benachrichtigung wird nur an beim Vergabeportal registrierte Nutzer versandt. Es wird daher empfohlen, sich möglichst frühzeitig freiwillig beim Vergabeportal zu registrieren. -- 3) Schätzmenge -- Das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt insgesamt bis zu 40 Veranstaltungen (Schätzmenge). -- 4) Höchstmenge -- Aus der RV können insgesamt höchstens 60 Veranstaltungen über die maximal mögliche Vertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstmenge). -- 5) Mindestabnahmemenge -- Aus der RV werden während der Basis-Vertragslaufzeit mindestens 2 Veranstaltungen angerufen (Mindestabnahme)
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Es gelten insbesondere die Bestimmungen §§ 123 und 124 GWB sowie die entsprechenden Ausführungen in den Vergabeunterlagen.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: RV Veranstaltungsagentur
Beschreibung: Die MPG hat Bedarf an einem kompetenten und erfahrenen Anbieter für die Konzeption, Planung und Durchführung von repräsentativen oder öffentlichen oder internen Veranstaltungen verschiedenster Art im Präsenz-, Hybrid- oder Digitalformat. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Konzeption, Organisation und Durchführung von MPG-Veranstaltungen oder Teilleistungen hierfür. Die Jahresversammlung ist hiervon ausgenommen. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der auf Abruf aus der entsprechenden Rahmenvereinbarung den Auftraggeber bei der Organisation von Veranstaltungen unterstützt. Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen: -- • Erstellung eines Konzeptes für die inhaltliche und organisatorische Ausgestaltung der jeweiligen Veranstaltung, sei es Präsenz, Hybrid oder digital, ausgerichtet auf die jeweilige(n) Zielgruppe(n) -- • Recherche und Buchung entsprechender Räumlichkeiten im gesamten Bundesgebiet sowie im europäischen Ausland (z.B. Italien oder Brüssel); vorzugsweise sollen Veranstaltungen allerdings im MPG-eigenen Harnack-Haus in Berlin-Dahlem stattfinden -- • Organisation von Technik, Catering, sonstiger Ausstattung unter Berücksichtigung nachhaltiger Richtlinien -- • Bereitstellung eines modernen zweisprachigen digitalen Einladungsmanagements (siehe oben) bzw. Nutzung des vorhandenen Systems auf Basis der Learning Management System Funktion von SAP Successfactors. -- • Erstellung eines Konzeptes für begleitende Werbe- und Marketingmaßnahmen zugeschnitten auf die jeweiligen Zielgruppen sowie dessen Umsetzung -- • Erledigung anfallender grafischer Arbeiten in Übereinstimmung mit dem Corporate Design der MPG, bei Bedarf auch abweichend, für digitale und analoge zweisprachige Einladungs-/Veranstaltungsbegleitende Materialien bzw. Veranstaltungs-App -- • Recherche, Buchung und Betreuung von geeigneten Moderatoren -- • Recherche, Organisation und Betreuung künstlerischer Auftritte -- • Buchung eine*r Fotograf*in nach Vorgaben des Auftraggebers -- • Recherche und Organisation von nachhaltigen GiveAways -- • Planung, Organisation und Kontrolle gegebenenfalls benötigter Transfers oder Busshuttles -- • Planung, Engagement und Betreuung von zusätzlich notwendigem Personal (Sanitäter, Sicherheit, Hostessen (letztere bei Bedarf nach dem Kriterium "divers" ausgewählt) etc.) -- • Recherche und Buchung von Kinderbetreuung -- • Recherche und Organisation von Rahmenprogrammen und Pausenfüllern (z.B. bei digitalen Veranstaltungen) -- • Planung, Vorbereitung und Betreuung der gesamten Technik und Regieführung vor Ort -- • Bei Bedarf Beauftragung von Unterauftragnehmern -- • Veranstaltungsbetreuung vor Ort -- • Budgeterstellung und Abrechnung der jeweiligen Veranstaltung -- Abrufberechtigt aus den Rahmenvereinbarungen ist die Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft e.V. -- Schätzmenge -- Das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt insgesamt bis zu 40 Veranstaltungen (Schätzmenge). -- Höchstmenge -- Aus der RV können insgesamt höchstens 60 Veranstaltungen über die maximal mögliche Vertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstmenge). -- Mindestabnahmemenge -- Aus der RV werden während der Basis-Vertragslaufzeit mindestens 2 Veranstaltungen angerufen (Mindestabnahme)
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Der beabsichtigte Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 4 Jahre (48 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Zum bzw. nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht mit einer Frist von 3 Monaten zum jeweiligen Vertragsjahr zu (jährliche Kündigungsoption). Macht der Auftraggeber nicht von seinem Kündigungsrecht Gebrauch, läuft der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch maximal 2 Jahre (24 Monate) weiter (Options-laufzeit). Details zu der Kündigung finden sich im Vertrag.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Hofgarrtenstraße 8
Postleitzahl: München
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2029
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium. Die vollständigen Zuschlagskriterien sind aus den Vergabeunterlagen ersichtlich. -- A: Schätzmenge -- Das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt insgesamt bis zu 40 Veranstaltungen (Schätzmenge). -- B: Höchstmenge -- Aus der RV können insgesamt höchstens 60 Veranstaltungen über die maximal möglicheVertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstmenge). -- C: Mindestabnahmemenge -- Aus der RV werden während der Basis-Vertragslaufzeit mindestens 2 Veranstaltungen angerufen (Mindestabnahme)
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Allgemein zur Eignung siehe Kapitel 3.1 der Vergeunterlage: -- A) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A): -- Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bewerber unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Unterauftragnehmer allerdings Kapitel 2.2.2 der Vergabeunterlage). . -- B) Unternehmensdarstellung (EK-02-A): -- Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer: • Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Fax, ggf. Internetadresse), • Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]), • falls gegeben die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer und Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente), • Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie organisatorische Gliederung des Unternehmens. Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 der Vergabeunterlagen Abschnitt "Unternehmensdarstellung"-- -- C) Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A): -- Der Bewerber hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: A) Betriebshaftpflichtversicherung (EK-04-A): -- Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen: für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert pro Versicherungsjahr) sowie für Vermögensschäden mindestens fünfhunderttausend (500.000) EUR (zweifach maximiert pro Versicherungsjahr). -- Der Bewerber muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt " Versicherungsschutz" erklären, dass: -- er über eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht erhalten wird; -- oder -- eine entsprechende Versicherbarkeit des Unternehmens besteht und der Bewerber im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen abschließen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht erhalten wird; -- Geforderte Mindeststandards: -- Betriebshaftpflichtversicherung (EK-04-A) -- Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen: · für Personenschäden mindestens 5 Mio. EUR (zweifach maximiert pro Versicherungsjahr) sowie · für Sach- und Vermögensschäden mindestens 500.000 EUR (zweifach maximiert pro Versicherungsjahr) -- B) Umsatzdarstellung: (EK-05-A): -- Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber eine Erklärung über den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022 - 2024) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das letzte Jahr noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen. -- Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Umsatzdarstellung" zu tätigen. --
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: A) Technische Fachkräfte (EK-06-A): -- Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 6 "Durchschnittliche Beschäftigentanzahl" die Anzahl an technischen Fachkräften sowie die Anzahl der Führungskräfte), die durchschnittlich in den letzten drei (3) Geschäftsjahren (2022 - 2024) im eigenen Unternehmen beschäftigt waren, anzugeben. -- Mindestanforderungen an Technische Fachkräfte (EK-06-A): Hinsichtlich der Beschäftigtenzahlen der letzten drei Geschäftsjahre muss jeweils mindestens die folgende durchschnittliche Anzahl an Beschäftigten (VZÄ) je Kategorie beschäftigt gewesen sein (Mindestanforderung, bei deren Nichterfüllung der Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen wird): -- · mindestens acht (8) technische Fachkräfte/Jahr · mindestens zwei (2) Führungskräfte/Jahr -- B) Unternehmensreferenzen (EK-07-A/B bis EK-08-A/B): -- Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass der Bewerber über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügt. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen des Bewerbers für Auftraggeber aus dem Forschungs-/Wissenschaftsumfeld nachzuweisen (siehe dazu nachstehend). Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bewerbers in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang, Anforderungen und Rahmenbedingungen dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenden Leistungen eines zuwendungsfinanzierten oder aus öffentliche Mitteln finanzierten Auftraggebers. Es sind daher bevorzugt Referenzen vorzulegen, die die Fähigkeiten des Bewerbers unter Beweis stellen, öffentlich finanzierte Veranstaltungs-Projekte erfolgreich zu realisieren (z.B. von Universitäten oder außeruniversitäre Forschungsorganisationen). Der Bewerber hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten fünf Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten: Leistungsempfänger inklusive Kontaktdaten; Angaben zum Auftragszeitraum; aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bewerber selbst erbracht hat; Auftragsvolumen des selbst erbrachten Anteils (Auftragswert und zeitlicher Umfang). Angaben, wie viele Mitarbeiter mit der Leistungserbringung beschäftigt waren. Der Bewerber hat jede Referenz unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Unternehmensreferenzen" darzustellen. -- Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen (EK-07-A/B bis EK-08-A/B): -- Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Erfahrungen jeweils folgende Mindestzahl an Referenzen einzureichen _ 1) zwei (2) Referenzen, die dem beschriebenen Leistungsbereich "Konzeption und Organisation von Veranstaltungen" entsprechen, inklusive Konzept, Planungs- und Umsetzungsphase, aus einem zuwendungs- oder öffentlich finanzierten Forschungs-/Wissenschaftsumfeld. (EK-07-A/B), _ 2) zwei (2) Referenzen für den Leistungsbereich "Einladungsmanagement" für Veranstaltungen zwischen 200 bis 500 internationalen Gästen und verschiedenen Teilveranstaltungen, zweisprachig (Deutsch - Englisch), vorzugsweise, aber nicht zwingend, mit einem wissenschaftlichem Hintergrund (EK-08-A/B). Eine Referenz zu 1) kann auch für 2) benannt werden, wenn in dem jeweiligen Referenzprojekt die entsprechenden Leistungen zum Nachweis der Erfahrungen für verschiedene Leistungsbereiche erbracht wurden. Umgekehrt gilt dies nur, wenn unter 2) eine Referenz aus dem zuwendungs- oder öffentlich finanzierten Forschungs-/Wissenschaftsumfeld benannt wird. Es ist in jeder Referenz darauf hinzuweisen, welche Leistungsbereiche diese abdeckt. Die Referenzen können noch fortdauernd sein; bereits abgeschlossene Referenzen müssen in den fünf Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen, und auch vor dem o.g. Fünfjahreszeitraum gestartet sein (= Mindestanforderung an die Wertbarkeit der Referenz, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: einfache Richtwertmethode
Beschreibung: nach UfAB (Z=L/P)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Adresse für die Einreichung: https://www.tender24.de
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 14/04/2025 12:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: A: Selbstausführungsgebot -- Es besteht ein Selbstausführungsgebot im Hinblick auf die in Kapitel 2.2.3 der Vergabeunterlagen genannten kritischen Aufgaben. Diese müssen direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer Bietergemeinschaft (BG) von einem Teilnehmer der BG ausgeführt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind in diesen Bereichen nicht zugelassen. -- B: Nichtvorliegen eines Zuschlags- und Erfüllungsverbots (Russland-Sanktionen): Jeder Bieter muss unter Verwendung von Anlage 6 der Vergabeunterlagen erklären, dass kein Zuschlags- und Erfüllungsverbot gemäß Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/ 2014 i. V. m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Einlegung von Rechtsbehelfen: -- Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: -- Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen. -- Der Bewerber/Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung unter dem Kapitel - Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge - genannten Frist gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben benannten Kontaktstelle der Auftraggeberin) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). -- Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bewerber /Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter der oben benannten Kontaktstelle der Auftraggeberin zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). -- Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bewerber/Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). -- Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bewerber/Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Registrierungsnummer: T:08921080
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Sachgebiet Vergabemanagement
Telefon: +49 8921081770
Fax: +49 8921081344
Internetadresse: https://www.mpg.de
Profil des Erwerbers: https://www.mpg.de
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registrierungsnummer: 09-0318006-60
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Registrierungsnummer: T:0892108 0
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921080
Fax: +49 8921081344
Internetadresse: https://www.mpg.de
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-7006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c8d8f5cd-4231-4ad7-aa5b-5ced6e231ae1 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftragsbekanntmachung – Sonderregelung
Unterart der Bekanntmachung: 20
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/03/2025 09:15:52 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 160468-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 50/2025
Datum der Veröffentlichung: 12/03/2025

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Buxheim (Oberbayern)
Buxheim (Schwaben)
Cadolzburg
Cham
Cham
Chamerau
Chieming
Coburg
Collenberg
Colmberg
Dachau
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Dammbach
Dasing
Deggendorf
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Denkendorf
Denklingen
Dentlein am Forst
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Dietenhofen
Dietersburg
Dietfurt
Dietmannsried
Dietramszell
Dillingen an der Donau
Dingolfing
Dinkelsbühl
Dittelbrunn
Döhlau
Dombühl
Donaustauf
Donauwörth
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Edling
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Egling
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Lichtenfels
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