5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Chatbot soll in Zukunft auch für weitere Themenbereich eingesetzt werden. Es muss möglich sein, eine weitere Installation aufzusetzen, um dem Auftraggeber einen weiteren, separaten Chatbot zur Verfügung zu stellen, denkbar wäre beispielsweise ein Einsatz im Bereich Personal usw.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Haidenauplatz 1
Stadt: München
Postleitzahl: 81667
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um 12 Monate, wenn dieser nicht gekündigt wird.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Berufs- oder Handelsregister
Beschreibung: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Nachweis über die Eintragung des Bieters/ der Mitglieder der Bietergemeinschaft im Berufs-, Handelsregister oder der Handwerksrolle. Der Nachweis über die Eintragung im Berufs-, Handelsregister oder Handwerksrolle darf nicht älter als sechs Monate sein. Ein elektronischer Auszug aus dem Berufs-, Handelsregisters oder Handwerksrolle ist ausreichend. Im Falle einer Bietergemeinschaft muss ein bevollmächtigter Vertreter benannt werden und dem Angebot sind die Handelsregisterauszüge bzw. die vorgenannte Eigenerklärung jeweils von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft beizufügen.
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Berufsgenossenschaft
Beschreibung: Die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers mit Angabe der Lohnsummen hat den aktuellen Stand wiederzugeben und darf zum Zeitpunkt der Abgabe des Angebots nicht älter als sechs Monate sein.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Steuern und Abgaben
Beschreibung: Nachweis über die Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit Sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt haben. Die Dokumente haben den aktuellen Stand wiederzugeben und dürfen zum Zeitpunkt der Abgabe des Angebots nicht älter als sechs Monate sein.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
Beschreibung: Nachweis über eine bestehende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung des Bieters - mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 1.000.000 pro Schadensfall für Personenschäden - mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 500.000 pro Schadensfall für Sach- und Vermögensschäden, maximal EUR 2.000.000, bei einem in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Umsatz
Beschreibung: Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Sollte der tätigkeitsbezogene Umsatz nicht genau ermittelt werden können, ist jeweils ein tätigkeitsbezogener Umsatz anzugeben, der in dem betreffenden Geschäftsjahr mindestens erzielt worden ist. Der Wert ist dann entsprechend zu kennzeichnen. Bei einer Bietergemeinschaft sind die jeweiligen Gesamtumsätze der Mitglieder pro Geschäftsjahr zu addieren und die Summe ist je Geschäftsjahr unter Gesamtumsatz anzugeben. Entsprechendes gilt für die jeweiligen Umsätze im Tätigkeitsbereich des Auftrages. Mindestumsatz: Als Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Aufgaben und Leistungen rund um die Software Chatbot) muss der Umsatz des Bieters/ der Bietergemeinschaft in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils mindestens EUR 100.000 (ohne USt.) pro Geschäftsjahr betragen haben (Mindestanforderung)
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Referenzen
Beschreibung: Referenzen: Es sind mindestens drei (3) geeignete Referenzen des Bieters/des Mitglieds oder der Mitglieder der Bietergemeinschaft über früher ausgeführte Lieferungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens vier (3) Jahren erbrachten Liefer- oder Dienstleistungen vorzulegen. Mindestanforderungen an die eingereichten Referenzen Werden nicht alle Mindestanforderungen wie folgt angegeben erfüllt, wird das hiervon betroffene Referenzprojekt in der Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (vgl. § 51 VgV), nicht gewertet. Bei Erfüllung eines oder mehrerer der nachfolgend genannten Auswahlkriterien, zu denen der Bewerber entsprechende Eigenerklärungen zu machen hat, erhält ein die Mindestanforderungen erfüllendes Referenzprojekt hinsichtlich der Bewerberauswahl folgende Punkte: Auswahlkriterien für die Referenzprojekte: Die drei Referenzprojekte erhalten Punkte entsprechend des Auftragswerten Die Referenzprojekte bekommen für die Vergleichbarkeit weitere Punkte und zwar jeweils einen Punkt für die Erfüllung jedes einzelnen der nachfolgenden Kriterien - Das Referenzprojekt hatte insbesondere zum Leistungsgegenstand die Erstellung eines Chatbots mit folgenden Leistungen - Projektmanagement - Beratungsleistung - Erstellung des Chatbots - Training des Sprachmodells - Support - Weiterentwicklung - Schulung - Das Referenzprojekt hatte insbesondere zum Leistungsgegenstand die Erstellung eines Chatbots für Service Hotline IT Support - Der Chatbot des Referenzprojekts kann das Wissen, das intern auf verschiedenen Quellen verteilt ist, bündeln und leichter zugänglich machen. - Wie hoch war die entsprechende Mitarbeiterzahl des Unternehmens, in denen IT Chat Bot eingeführt wurde? - Mindestens ein Referenzprojekt hatte insbesondere zum Leistungsgegenstand Anfragen für den IT Support von mind. 3000 Anfragen pro Jahr. - Mindestvoraussetzung für die Vergleichbarkeit ist vorliegend, wenn das Referenzprojekt in dem Zeitraum 01.01.2022 bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge erbracht wurde. - Mindestvoraussetzung ist, dass die Referenz aus Sicht des Referenzauftraggebers vertragskonform erbracht wurde (Keine Wertung der Referenz, wenn der Auftragnehmer mit der Leistung nicht zufrieden war.)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 15
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Verantwortliche Berufsangehörige
Beschreibung: Eigenerklärung über den bzw. die für die ausschreibungsgegenständlichen Leistungen zum Einsatz kommende/n Projektleiter/in (projektverantwortliche/r Projektleiter/in) und dessen bzw. deren Stellvertretende/n (stellvertretende/r Projektleiter/in) jeweils mit Angabe von Name, Dauer seiner bzw. ihrer Berufserfahrung im Bereich der Projektsteuerung. Als projektverantwortliche/r Projektleiter/in und stellvertretende/r Projektleiter/in dürfen nur benannt werden, wer die ausschreibungsgegenständliche Leistung hauptverantwortlich selbst im Tagesgeschäft bearbeiten wird. Die für diese Leistung zum Einsatz kommende/n Projektleiter/in (projektverantwortliche/r Projektleiter/in) und dessen bzw. deren Stellvertretende/n (stellvertretende/r Projektleiter/in müssen die Mindestvoraussetzung entsprechend erfüllen. Mindestvoraussetzung sind 2 Berufsjahre. Für weitere Berufsjahre erhält der Mitarbeiter entsprechende Punkte. Mindestvoraussetzung ist ein bereits durchgeführtes Projekt bei einem Referenzgeber, welches die Unterstützung bei der Erstellung/Umsetzung eines Chatbots als Inhalt hatte. Bei Unterstützung eines Projekts zur Erstellung/Umsetzung eines Chatbots für Service Hotline IT Support bei einem Referenzgeber, erhält der Mitarbeiter weitere Punkte.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 13
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Anzahl der Beschäftigten
Beschreibung: Mindestanforderung ist, dass sich in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Bieters/die addierte Zahl der durchschnittlich jährlichen Beschäftigtenzahl im Falle einer Bietergemeinschaft auf mehr als 4 Beschäftigte beläuft Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) ersichtlich ist. Bei einer Bietergemeinschaft sind die durchschnittliche jährliche Zahl der Beschäftigten in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft zu addieren. Mindestanforderung ist, dass sich in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Bieters/die addierte Zahl der durchschnittlich jährlichen Beschäftigtenzahl im Falle einer Bietergemeinschaft auf mehr als 4 Beschäftigte beläuft. Mindestanforderung ist, dass im letzten Jahr (2024) mindestens 3 Mitarbeiter hauptsächlich für den Bereich der technischen Umsetzung und Implementierung zuständig waren. Für jeden weiteren Mitarbeiter gibt es 1 Wertungspunkt. Es können bis zu 5 Wertungspunkte erreicht werden.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 5
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Die Punkteverteilung bei der Gesamtangebotssumme brutto erfolgt folgendermaßen: Das Angebot mit der niedrigsten Gesamtangebotssumme brutto erhält 400 Punkte. Ein fiktives Angebot mit einer Gesamtangebotssumme brutto, das beim (mindestens) 2,0-Fachen des Angebots mit der niedrigsten Gesamtangebotssumme brutto liegt, erhält 0 Punkte. Ein Angebot mit einer Gesamtangebotssumme brutto inkl. NK, das zwischen dem 1,0-Fachen und 2,0-Fachen der Gesamtangebotssumme brutto liegt, erhält die Punktzahl, die sich aus der linearen Interpolation mit bis zu drei Stellen nach dem Komma ergibt Preis (mit einer Gewichtung von 50 %) = max. 400 Punkte
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Kriterien
Beschreibung: Die Punkteverteilung bei den Zuschlagskriterien (VU_05.02_Kriterienkatalog - [B] Kriterien) Für jede beantwortete Frage werden Punkte vergeben. Maximal können 10 Punkte für jedes Kriterium vergeben werden. Die gestellten Fragen bieten vordefinierte Antwortmöglichkeiten. Diese sind "Standard", "Customizing", "Zusatzprogrammierung" und "Nein" Die folgenden Definitionen dieser Antwortmöglichkeiten dienen dem einheitlichen Verständnis der Angaben des Bieters. Die Angaben des Bieters werden als zugesicherte Eigenschaften Vertragsgrundlage. Kriterienkatalog (mit einer Gewichtung von 20 %) = max. 170 Punkte
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Lösungskonzeppt
Beschreibung: Die Punkteverteilung bei der Bewertung des Lösungskonzepts erfolgt im Rahmen einer vergleichenden Bewertung der Angebote der Bieter Der Anbieter mit der Gesamtnote 1,0 erhält 240 Punkte. Das Angebot mit einer Gesamtnote 6,0 erhält 0 Punkte. Ein Angebot mit einer Gesamtnote das zwischen der Note 1,0 und 6,0 liegt, erhält die Punktzahl, die sich aus der linearen Interpolation mit bis zu drei Stellen nach dem Komma ergibt Lösungskonzept (mit einer Gewichtung von 30 %) = max. 240 Punkte
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 21/02/2025 23:59:59 (UTC+1)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 18/03/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 28/02/2025 10:00:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 3 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Fehlende Bieterunterlagen können nicht nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber kann die Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch den Auftraggeber innerhalb einer festzulegenden angemessenen Frist vorzulegen. Ein Anspruch der Bieter auf eine Nachforderung von Unterlagen besteht nicht. Angebote, die nicht die geforderten bzw. bei Ausübung der vorgenannten Möglichkeit nicht die nachgeforderten Unterlagen enthalten, werden ausgeschlossen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Abgeschlossen wird ein EVB IT Systemvertrag mit den dazugehörigen AGBs.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; 2. der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 5. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: MD Medizinischer Dienst Bayern
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: MD Medizinischer Dienst Bayern
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