1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Bayreuth GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Personalmanagementsystem
Beschreibung: Beschafft und implementiert werden soll ein Softwaresystem für das Personalmanagement (Cloudlösung) für bis zu 3.700 Mitarbeiter.
Kennung des Verfahrens: 9d4ea376-fec8-4ebb-b04d-ab94a1ff1547
Interne Kennung: 105-2024
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48400000 Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Bayreuth, Kreisfreie Stadt (DE242)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 0,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von 3 Bewerbern: Nach Prüfung der Vollständigkeit des Teilnahmeantrags und Erfüllung der Mindeststandards erfolgt die Auswahl der am besten geeignetsten Bewerber anhand der eingereichten vergleichbaren Referenzen (80 %) sowie der Eigenerklärung zur Gesamtzahl, Art und Größe der Kunden (20%). Nach Angebotseingang wird es mit jedem Bieter ein Termin (voraussichtlich in der Zeit vom 07.10.2024 bis 09.10.2024) zur Präsentation der Use Cases geben. Anhand dieser Präsentation wir das Zuschlagskriterium "Nutzerfreundlichkeit" bewertet. Die Bewertungsmatrix ist den Vergabeunterlagen beigefügt. Die Verhandlungsgespräche finden voraussichtlich am 17.10.2024 statt.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Personalmanagementsystem
Beschreibung: Die Klinikum Bayreuth GmbH bietet ihren Patienten als Krankenhaus der Maximalversorgung rund um die Uhr ein hoch differenziertes Leistungsangebot an und erfüllt damit überregionale Schwerpunktaufgaben in Diagnose und Therapie. Alle 27 Fachkliniken und Institute sowie die zwölf zertifizierten Zentren verfügen über modernste medizintechnische Einrichtungen und arbeiten zum Wohle der Patienten interdisziplinär eng zusammen. Die insgesamt 1 096 Betten und Plätze der Klinikum Bayreuth GmbH teilen sich auf 2 Standorte, die Betriebsstätte Klinikum Bayreuth und die Betriebsstätte Klinik Hohe Warte, auf. Die Klinikum Bayreuth GmbH ist ein akademisches Lehrkrankenhaus des Universitätsklinikums Erlangen und behandelt jährlich rund 110000 Patienten, davon etwa 39000 Patienten stationär und knapp 71000 ambulant. Mit etwa 3500 Mitarbeitern und 340 Ausbildungsplätzen gehört die Klinikum Bayreuth GmbH zu den größten Arbeitgebern und Ausbildungsbetrieben in der Region. Beschafft werden soll ein Softwaresystem für das Personalmanagement (Cloudlösung) für bis zu 3700 Mitarbeiter. Das System ist in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung sowie der IT-Abteilung des Klinikums zu implementieren, die Mitarbeitenden sind zu schulen. Es soll ein EVB IT Cloud Vertrag geschlossen werden mit Service & Wartung sowie Softwarepflege über 60 Monate. Der Auftragnehmer stellt das Personalmanagementsystem als "Software as a Service" bereit.
Interne Kennung: 0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48180000 Medizinsoftwarepaket
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Vertrag hat eine Laufzeit von mindestens 60 Monaten ab Implementierung des Personalmanagementsystems. Er kann von beiden Vertragsparteien frühestens zum Ablauf der Mindestlaufzeit mit einer Frist von 6 Kalendermonaten zum Jahresende gekündigt werden. Erfolgt keine Kündigung, verlängert sich der Vertrag stillschweigend auf unbestimmte Zeit. Er kann dann mit einer Frist von 6 Kalendermonaten zum Jahresende gekündigt werden.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Bayreuth, Kreisfreie Stadt (DE242)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/11/2024
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2029
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 0,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Die nachfolgend aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) sind, soweit nicht abweichendes ausdrücklich vorgesehen ist, zwingend bis zum Ablauf der Frist für die Teilnahmeanträge vorzulegen. Einfache Kopien sind ausreichend. Sämtliche Nachweise dürfen nicht älter als 6 Monate sein. Unvollständige Unterlagen können bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist durch die Vergabestelle nachgefordert werden. Die Vergabestelle behält sich außerdem vor, Originale der eingereichten Kopien sowie Erläuterungen und Konkretisierungen zu den eingereichten Unterlagen nachzufordern. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf Nachforderung/Nachreichung von Unterlagen. Das Fehlen eingeforderter Unterlagen, Nachweise und Informationen kann zum Ausschluss des Bewerbers vom Verfahren führen. Dies gilt ausdrücklich auch im Falle einer Eignungsleihe im Sinne § 47 VgV für die Eignungsleihgeber. Es müssen von allen Eignungsleihgebern die erforderlichen Unterlagen zum Nachweis der Eignung mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden sowie die tatsächliche Zugriffsmöglichkeit des Auftraggebers auf dieses Unternehmen durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung des Eignungsleihgebers nachgewiesen werden (§ 47 VgV). Im Fall der Eignungsleihe für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit haftet auch der Eignungsleihgeber gemäß § 47 Abs. 3 VgV. Es sind folgende Unterlagen einzureichen: a) Handelsregisterauszug, b) Angaben zu etwaigen rechtlichen und/oder wirtschaftlichen Abhängigkeiten von anderen Unternehmen, z. B. durch aussagekräftiges Organigramm mit allen verbundenen Unternehmen, c) Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 42 Abs. 1 VgV, d) Eigenerklärung zu einem etwaigen Bezug zu Russland, e) Eigenerklärung Kinderarbeit, f) Schutzerklärung Scientology. Bewerbergemeinschaften müssen die Angaben und Formalitäten für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag vorlegen und müssen zudem mit Einreichung des Teilnahmeantrages eine Erklärung vorlegen, in der sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft namentlich und mit Anschrift benannt sind; ein von allen Mitgliedern bevollmächtigtes Mitglied als Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt wird; die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird; dargestellt wird, wer die Leistung der jeweiligen Leistungsbereiche im Auftragsfall tatsächlich erbringt (Angaben zur Aufgabenteilung) und in der erklärt wird, dass im Auftragsfall alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften (Die Erklärung ist von allen Mitgliedern zu unterzeichnen). Mehrfachbeteiligungen einzelner Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft sind unzulässig und führen zur Nichtberücksichtigung sämtlicher betroffener Bewerbergemeinschaften im weiteren Verfahren. Das Verbot für Mehrfachbeteiligungen gilt nicht für Nachunternehmer. Bedient sich der Auftragnehmer bei der Erfüllung des Auftrages und/oder zum Nachweis seiner Eignung anderer Unternehmen, müssen die genannten Angaben und Formalitäten für jeden Nachunternehmer zusammen mit einer Verpflichtungserklärung mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden, soweit nichts anderes bestimmt ist, sind die Angaben für dieses Unternehmen entsprechend zu machen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: 1. Erklärung zur Versicherung gem. Ziff. 5.1.12 der Bekanntmachung 2. Angaben zum Gesamtumsatz sowie zum Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021, 2022, 2023) im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Leistungen im Zusammenhang mit Bereitstellung, Implementierung und Betrieb nebst Serviceleistungen von Personalmanagementsoftware) durch Eigenerklärung durch den Bewerber/Bewerbergemeinschaft MINDESTANFORDERUNG: Der Umsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021, 2022, 2023) muss insgesamt jeweils mindestens EUR 400.000,00 netto betragen haben.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung: (1) Angabe von abgeschlossenen Referenzprojekten (3) über die erfolgreiche Einführung und dauernde Bereitstellung eines Personalmanagementsystems im Bereich Gesundheitswesen, die mit den zu vergebenden Leistungen nach der Aufgabenstellung (Art, Umfang, Komplexität des Auftrags) vergleichbar sind. Anzugeben sind Referenzauftraggeber mit Ansprechpartner, Projektleiter beim Auftragnehmer, Anzahl der Beschäftigten (=Nutzer), Art des Referenzgebers, ggf. Tarifzugehörigkeit, Organisationsstruktur des Referenzgebers, Anzahl der Mandanten des Referenzgebers, Angaben zu Inhalt und Zeitraum der Leistungserbringung sowie Projektvolumen in EUR (netto). (a) Folgende Anforderungen müssen durch mindestens eine Referenz erfüllt werden (Mindestanforderungen): (aa) Systemeinführung wurde in den letzten drei Jahren abgeschlossen (bb) Produktivbetrieb incl. Wartungs- und Servicevertrag besteht seit mind. sechs Monaten und wurde nicht gekündigt (cc) Referenzgeber ist ein Betrieb mit mindestens 3.000 Beschäftigten. (2) Angaben zum vorgesehenen Hauptansprechpartner für die Auftragsdurchführung, zu den Projektleitern für Projektmanagement und Technik mit Nachweis der fachlichen Qualifikation durch Vorlage der Berufszulassung, Dauer der Zugehörigkeit zum Bewerber und zur Berufserfahrung in Jahren anderseits. (3) Erklärung über durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl (2021, 2022 und 2023), (4) Eigenerklärung zur Gesamtzahl und Art und Größe der Kunden, die das Personalmanagementsystem des Bewerbers nutzen sowie (5) Erklärung über die beabsichtige Vergabe von Unteraufträgen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Risikostruktur der Vertragsbedingungen
Beschreibung: Risikostruktur der Vertragsbedingungen
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität Servicekonzept
Beschreibung: Qualität Servicekonzept
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Funktionalität/Funktionsumfang gemäß Anforderungskatalog
Beschreibung: Funktionalität/Funktionsumfang gemäß Anforderungskatalog
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität Personaleinsatz- und Umsetzungskonzept
Beschreibung: Qualität Personaleinsatz- und Umsetzungskonzept
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Nutzerfreundlichkeit gemäß Präsentation der Use Cases
Beschreibung: Nutzerfreundlichkeit gemäß Präsentation der Use Cases
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preiskriterium
5.1.11.
Auftragsunterlagen
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 19/08/2024
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 09/08/2024 10:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Haftpflichtversicherung mit pauschaler Mindestdeckungssumme von wenigstens EUR 5.000.000,00 für Personen-, Sach- und Vermögensschäden bei einem, in einem Mitgliedsstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen. Die Ersatzleistung des Versicherers muss mindestens das Zweifache der Deckungssumme pro Jahr betragen. Die Deckung muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten bleiben.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
Informationen über die Überprüfungsfristen: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Nordbayern
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Leinemann & Partner Rechtsanwälte mbB
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Klinikum Bayreuth GmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI), Publications Office of the European Union
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Klinikum Bayreuth GmbH
Registrierungsnummer: 10184
Postanschrift: Preuschwitzer Straße 101
Stadt: Bayreuth
Postleitzahl: 95445
Land, Gliederung (NUTS): Bayreuth, Kreisfreie Stadt (DE242)
Land: Deutschland
Telefon: +4992140000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Nordbayern
Registrierungsnummer: 09358f27-0dc1-4ab2-ab31-bdb908a01240
Postanschrift: Promenade 27 (Schloss)
Stadt: Ansbach
Postleitzahl: 91522
Land, Gliederung (NUTS): Bayreuth, Kreisfreie Stadt (DE242)
Land: Deutschland
Telefon: +49 981531277
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Leinemann & Partner Rechtsanwälte mbB
Registrierungsnummer: 1da71f78-e71a-4cbe-8df9-50312872bc6d
Postanschrift: Friedrichstr.185-190
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 302064190
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer: PUBL
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: 2417
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 29291
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
10.1.
Änderung
Abschnittskennung: LOT-0001
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 1f90f11c-fd61-4dc0-a04e-4acec227cb6f - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/10/2024 15:04:30 (UTC)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 647518-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 208/2024
Datum der Veröffentlichung: 24/10/2024