1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Technische Hochschule Ingolstadt
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Robotic Process Automation - RPA
Beschreibung: Diese Ausschreibung bezieht sich auf die Beschaffung einer modularen Robotic-Process Automation (RPA) Software sowie die Bereitstellung umfassender Beratungsleistungen. Ziel ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen innerhalb unserer Organisation um Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit zu verbessern. Die Beratungsleistungen umfassen die Installation der Software, Implementierung von Software-Robotern, Beratung bezüglich der Auswahl geeigneter Prozesse für die Automatisierung, Prozessmanagement sowie den Aufbau eigener RPA-Kompetenzen innerhalb der Organisation.
Kennung des Verfahrens: 8b0062d9-eb92-4269-ac36-c55bc639bc5f
Interne Kennung: 2024LYM000012
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48921000 Automatisierungssystem
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Esplanade 10
Stadt: Ingolstadt
Postleitzahl: 85049
Land, Gliederung (NUTS): Ingolstadt, Kreisfreie Stadt (DE211)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 336 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Auswahlverfahren Teilnahmewettbewerb Stufe 1 Bewertet wird das Innovationspotential des Bewerbers (Umsatzsteigerung im Bereich RPA im Vergleich zum Gesamtumsatz). Die fünf Bewerber mit der höchsten Punktbewertung im Rahmen der Eignungsprüfung, werden zur Angebotsabgabe im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens eingeladen. Verhandlungsverfahren Stufe 2 Wurden Sie zum Verhandlungsverfahren zugelassen, werden Sie mit einer expliziten Nachricht gebeten, ihr Erstangebot abzugeben. Des Weiteren werden Sie gebeten, mit Ihrem Erstangebot Informationen einzureichen, die Bewertungsgrundlage und damit in der Folge ebenfalls entscheidend für das Erreichen der Stufe 3 sind. Es handelt sich dabei um ein/eine… - Konzept zur Verlässlichkeit von Aktualisierungen Bitte fügen Sie Ihrem Angebot ein Konzept zur Verlässlichkeit von Aktualisierungen bei. Zielsetzung: größtmögliche Verlässlichkeit des Systems bei Updates - Schritt-für-Schritt Anleitung Fehlerdiagnose Bitte fügen Sie Ihrem Angebot eine Schritt-für-Schritt Anleitung und Mechanismen/Tools für Anwender/Nutzer, zur Fehlerdiagnose eines automatisierten Prozesses zur Bewertung bei. Zielsetzung: leicht verständlich, intuitiv bedienbar, Aussagefähigkeit der Fehlermeldung - Schritt-für-Schritt Anleitung zur Integration eines neuen Nutzers Bitte fügen Sie Ihrem Angebot eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Integration eines neuen Nutzers zur Bewertung bei. Zielsetzung: leichte Installierbarkeit, geringer Aufwand - Schulungskonzept Der Aufbau eigener Kompetenzen hat eine hohe Relevanz. Bewertet wird die Ausführung der Lernplattform, bezogen auf die Schulungsthemen, also deren Differenziertheit / Granularität, sowie deren Zugänglichkeit und Usability. Zur Bewertung bitten wir um einen zeitlich beschränkten Testzugang zur Plattform und eine Beantwortung der nachfolgenden Fragen. Welche spezifischen Lernziele sind vorgesehen? Wie sind die Schulungen hinsichtlich des Ablaufs und Inhalts gestaltet? Welche lernfördernden Maßnahmen vorgesehen? Können neben einem feststehenden Schulungsangebot auch kundenspezifische Schulungsthemen ausgearbeitet und angeboten werden? Falls ja, mit welchen Zusatzkosten ist in diesem Fall zu rechnen? Wie intensiv ist der Praxisbezug? Inwiefern wäre der Schulungsumfang auch mit Pinktum, unserer eigenen Lernplattform, abzubilden? Bewertungsmethode ist die Freie Verhältniswahl Preis / Leistung. Wertungskriterien (Gewichtung): 1. Preis (30%) Bewertungsgrundlage: Angebotspreis (im Rahmen der Stufe 3: Berücksichtigung von Einsparpotenzial (sofern anwendbar)) 2. Wissenstransfer (25%) Unterkriterien: Zugänglichkeit, Usability (50%) + Granularität (50%) Bewertungsgrundlage: Schulungskonzept 3. Bedienbarkeit + Funktionalität (45%) Unterkriterien: Usability (50%) + Individualität (25%) + Performance (25%) Bewertungsgrundlage: Schritt-für-Schritt Anleitung zur Integration eines neuen Nutzers, Schritt-für-Schritt Anleitung Fehlerdiagnose, Konzept zur Verlässlichkeit von Aktualisierungen (im Rahmen der Stufe 3: Beispiel-Applikation) Die drei Bieter mit der höchsten Punktbewertung im Rahmen der Stufe 2, werden mit einer expliziten Nachricht gebeten, eine Beispiel-Applikation als zusätzliche Bewertungsgrundlage für Stufe 3 zu entwickeln und mögliche Einsparpotenziale im Rahmen der Beratungsleistung zu erläutern. Stufe 3 Die verbliebenen drei Bieter werden zu Verhandlungsgesprächen und zur Erläuterung der Beispiel-Applikation (remote) eingeladen. Im Rahmen des Bewertungsprozesses ist eine kostenfreie Testversion für mindestens 30 Tage zur Verfügung zu stellen, anhand derer das System insgesamt und die Beispiel-Applikation im Besonderen geprüft und bewertet werden kann. Im Anschluss daran werden die verbliebenen Bieter zur finalen Angebotsabgabe eines zuschlagfähigen Angebots eingeladen. Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die Schlussbewertung basierend auf dem bekannten Wertungsschema unter Berücksichtigung der Beispiel-Applikation und neuer Erkenntnisse, die sich im Rahmen der Verhandlungsvergabe ergeben haben.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A Die Bieter haben mittels Eigenerklärung Auskunft über etwa bestehende Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB sowie über ggf. durchgeführte Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 123 Abs. 4 Satz 2 und § 125 GWB zu geben. Die Pflicht zur Vorlage der Eigenerklärung trifft bei einer Bietergemeinschaft jedes Mitglied gesondert, bei Bietergemeinschaften ist daher je eine Erklärung für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft auf gesonderten Formblättern abzugeben. Entsprechendes gilt für die Drittunternehmen, die für eine Eignungsleihe benannt werden. Formale Ausschlussgründe nach § 57 Abs. 1 und Abs. 2i.V.m. § 53 VgV Der Nachweis über das Vorhandensein einer Versicherung bzw. der Versicherbarkeit in Höhe der genannten Mindestdeckungssummen stellt eine Mindestanforderung dar. Die Bieter haben im Auftragsfall einen Nachweis über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Versicherungsunternehmen mit folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensfall vorzulegen: • 2.000.000 EUR pauschal für Personenschäden • 2.000.000 EUR für Sachschäden • 1.000.000 EUR für Vermögensschäden Sofern die Deckungssummen maximiert sind, muss es sich mindestens um eine zweifache Maximierung handeln. Für den Fall, dass zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrags keine Versicherung in der verlangten Höhe abgeschlossen ist, wird mit der Zustimmung zu diesem Kriterium eine entsprechende Versicherbarkeit oder das Bestehen einer Versicherungsoption nach oben genannten Bedingungen im Fall der Auftragserteilung zugesichert. Der Versicherungsnachweis bzw. der Nachweis der Versicherbarkeit kann bei einer Bietergemeinschaft auch nur für ein Mitglied oder die Bietergemeinschaft insgesamt geführt werden und muss nicht für jedes Mitglied gesondert eingereicht werden. Auch für Drittunternehmen, die für eine Eignungsleihe benannt werden, ist kein gesonderter Versicherungsnachweis bzw. Nachweis der Versicherbarkeit vorzulegen. Der AG verlangt für diesen Fall die Erklärung einer gesamtschuldnerischen Haftung des Bieters und des Drittunternehmens. Für den Fall, dass das Angebot des Bieters für den Zuschlag in Betracht kommt, ist auf Anforderung des AG eine entsprechende Versicherungsbestätigung (Kopie der Versicherungspolice(n)) vorzulegen. Die Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden sowie für Tätigkeitsschäden in Höhe der oben genannten Mindestdeckungssummen werden über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten. Um die Informationssicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten, wird die Einhaltung eines Informationssicherheitsstandards gefordert. Dieser Standard basiert auf verbindlichen Prozessen, Vorschriften, Richtlinien und Regelungen und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Das aktuelle Zertifikat ist dem Angebot beizufügen, sofern es nicht auf Ihrer Website verfügbar ist. Der RPA-Softwarehersteller muss seine Vertriebspartner im Rahmen eines abgestuften Partnerprogramms öffentlich akkreditiert und somit deren Erfahrung und Zuverlässigkeit bestätigt haben. Vom Bewerber wird der höchste Partnerstatus im Partnerprogramm des Softwareanbieters gefordert. Ein Nachweis ist der Bewerbung beizufügen.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Robotic Process Automation - RPA
Beschreibung: Diese Ausschreibung bezieht sich auf die Beschaffung einer modularen Robotic-Process Automation (RPA) Software sowie die Bereitstellung umfassender Beratungsleistungen. Ziel ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen innerhalb unserer Organisation um Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit zu verbessern. Die Beratungsleistungen umfassen die Installation der Software, Implementierung von Software-Robotern, Beratung bezüglich der Auswahl geeigneter Prozesse für die Automatisierung, Prozessmanagement sowie den Aufbau eigener RPA-Kompetenzen innerhalb der Organisation.
Interne Kennung: dc508fd7-b005-4b32-b42a-8715d2388084
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48921000 Automatisierungssystem
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern der Vertrag nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Ablauf der aktuell gültigen Vertragslaufzeit mindestens in Textform vom Auftraggeber gekündigt wird, frühestens jedoch zum Ende der Mindestvertragslaufzeit gem. Nr. 5.2. EVB-IT Systemvertrag.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/12/2024
Enddatum der Laufzeit: 30/11/2026
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Anwendung dieses Kriteriums: Nicht verwendet
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Umsatz + Haftpflichtversicherung
Beschreibung: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/a7f7f2c6-87d2-4a54-addf-99878c00132f/suitabilitycriteria Bewertet wird das Innovationspotential des Bewerbers (Umsatzsteigerung im Bereich RPA im Vergleich zum Gesamtumsatz). Die fünf Bewerber mit der höchsten Punktbewertung im Rahmen der Eignungsprüfung, werden zur Angebotsabgabe im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens eingeladen. Bitte geben Sie an dieser Stelle den Jahresgesamtumsatz Ihres Unternehmens der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020 bis 2022) und im Vergleich dazu den Jahresumsatz im Geschäftsbereich RPA des gleichen Zeitraums an (jeweils netto). Die aus dem Vergleich gewonnene Kennzahl dient als Wertungskriterium. Hinweis: Grundsätzlich ist der Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre für die zur Ausführung des Vertrags vorgesehene Gesellschaft (Bieter) nachzuweisen. Im Fall der Bewerbung einer Bietergemeinschaft können die Umsätze für die Mitglieder insgesamt nachgewiesen werden. Jedes Mitglied hat jedoch seine Umsätze gesondert mit eigener Anlage zu erklären. Die Berücksichtigung der Umsätze von Konzernunternehmen, Muttergesellschaften oder Nachunternehmern ist nur zulässig, wenn diese im Rahmen der Eignungsleihe herangezogen werden. Der AG verlangt für diesen Fall die Erklärung einer gesamtschuldnerischen Haftung des Bieters und des Drittunternehmens. Der Nachweis über das Vorhandensein einer Versicherung bzw. der Versicherbarkeit in Höhe der genannten Mindestdeckungssummen stellt eine Mindestanforderung dar. Die Bieter haben im Auftragsfall einen Nachweis über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Versicherungsunternehmen mit folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensfall vorzulegen: • 2.000.000 EUR pauschal für Personenschäden • 2.000.000 EUR für Sachschäden • 1.000.000 EUR für Vermögensschäden Sofern die Deckungssummen maximiert sind, muss es sich mindestens um eine zweifache Maximierung handeln. Für den Fall, dass zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrags keine Versicherung in der verlangten Höhe abgeschlossen ist, wird mit der Zustimmung zu diesem Kriterium eine entsprechende Versicherbarkeit oder das Bestehen einer Versicherungsoption nach oben genannten Bedingungen im Fall der Auftragserteilung zugesichert. Der Versicherungsnachweis bzw. der Nachweis der Versicherbarkeit kann bei einer Bietergemeinschaft auch nur für ein Mitglied oder die Bietergemeinschaft insgesamt geführt werden und muss nicht für jedes Mitglied gesondert eingereicht werden. Auch für Drittunternehmen, die für eine Eignungsleihe benannt werden, ist kein gesonderter Versicherungsnachweis bzw. Nachweis der Versicherbarkeit vorzulegen. Der AG verlangt für diesen Fall die Erklärung einer gesamtschuldnerischen Haftung des Bieters und des Drittunternehmens. Für den Fall, dass das Angebot des Bieters für den Zuschlag in Betracht kommt, ist auf Anforderung des AG eine entsprechende Versicherungsbestätigung (Kopie der Versicherungspolice(n)) vorzulegen. Die Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden sowie für Tätigkeitsschäden in Höhe der oben genannten Mindestdeckungssummen werden über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Informationssicherheit + Partnerstatus
Beschreibung: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/a7f7f2c6-87d2-4a54-addf-99878c00132f/suitabilitycriteria Um die Informationssicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten, wird die Einhaltung eines Informationssicherheitsstandards gefordert. Dieser Standard basiert auf verbindlichen Prozessen, Vorschriften, Richtlinien und Regelungen und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Das aktuelle Zertifikat ist dem Angebot beizufügen, sofern es nicht auf Ihrer Website verfügbar ist. Der RPA-Softwarehersteller muss seine Vertriebspartner im Rahmen eines abgestuften Partnerprogramms öffentlich akkreditiert und somit deren Erfahrung und Zuverlässigkeit bestätigt haben. Vom Bewerber wird der höchste Partnerstatus im Partnerprogramm des Softwareanbieters gefordert. Ein Nachweis ist der Bewerbung beizufügen.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Beschreibung: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog;
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 70
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 23/08/2024 23:59:00 (UTC+2)
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 17/09/2024
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 30/08/2024 23:59:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Finanzielle Vereinbarung: es gelten die Bestimmungen des EVB-IT Systemvertrag + EVB-IT System AGB
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Technische Hochschule Ingolstadt
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Technische Hochschule Ingolstadt
Registrierungsnummer: 41b1c966-b819-4164-b164-fd00023ff4fa
Postanschrift: Esplanade 10
Stadt: Ingolstadt
Postleitzahl: 85049
Land, Gliederung (NUTS): Ingolstadt, Kreisfreie Stadt (DE211)
Land: Deutschland
Telefon: +49 84193480
Fax: +49 8419348200
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Registrierungsnummer: d909629c-b7ea-4afa-acf6-a8b05556708c
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 04d321ce-a86c-43ba-ac07-b3a0958654b0 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 25/07/2024 19:40:08 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 449698-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 145/2024
Datum der Veröffentlichung: 26/07/2024