1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Rechtsform des Erwerbers: Organisation mit besonderen oder ausschließlichen Rechten
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: SAP Dienstleistungen 2025
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung von: - technischen Unterstützungsleistungen für das Referat SAP Competence Center der Abteilung IKT in Betrieb und wartungsnaher Anpassung/Optimierung der eingesetzten SAP-Systeme (aufgeteilt in die Bereiche Non-HCM und HCM) - fachlichen Unterstützungsleistungen für das Sachgebiet Personalverwaltungssysteme der Abteilung Personal und Personalrecht - Durchführungsleistungen für die Gehaltsabrechnung incl. Folgeaktivitäten innerhalb der MPG in Eigenverantwortung und Unterstützung in der Ticketbearbeitung. Der Vergabegegenstand wird in vier Lose aufgeteilt: Los 1: Betriebsunterstützung SAP Non-HCM-Systeme Los 2: Betriebsunterstützung SAP HCM-Systeme Los 3: Fachunterstützung PVS Los 4: Durchführung Gehaltsabrechnung incl. Folgeaktivitäten ... Eine detaillierte Beschreibung der ausgeschriebenen Leistungskomponenten findet sich in Kapitel 5 der Vergabeunterlage!
Kennung des Verfahrens: 33ef5dc5-64a8-483e-a781-a2aca8c1bc34
Interne Kennung: 2204.0102.00-01.0303_11/23
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Achtung, bitte Kap. 1.5.1 - Selbstverpflichtung Vertraulichkeit beachten! Aufgrund von IT-Sicherheitsaspekten werden Teile der Vergabeunterlagen den interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 11) übersandt. Diese Unterlagen sind für die Angebotserstellung zwingend notwendig! Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote, die diese Selbstverpflichtungserklärung nicht abgegeben haben und denen dadurch die vertrauliche Anlage 13 (GBV) nicht vorlag, vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden! Achtung, bitte Kap. 2.2.3 "Selbstausführungsgebot" (für Los 4) beachten! Es besteht ein Selbstausführungsgebot im Hinblick auf die kritischen Aufgaben für das Los 4 der in Kapitel 5.4.3.2 (Durchführung Gehaltsabrechnung incl. Folgeaktivitäten in Eigenverantwortung) aufgeführten Leistungen. Diese müssen direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer BG von einem Teilnehmer der BG ausge-führt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind in diesen Bereichen nicht zugelassen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 4
Auftragsbedingungen:
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 4
2.1.6.
Ausschlussgründe:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Es gelten alle Ausschlussgründe gem. Vergabeunterlage Kap. 3 und 4
Konkurs: ---
Korruption: ---
Vergleichsverfahren: ---
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: ---
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: ---
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: ---
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: ---
Betrugsbekämpfung: ---
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: ---
Zahlungsunfähigkeit: ---
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: ---
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: ---
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: ---
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: ---
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: ---
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: ---
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: ---
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: ---
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: ---
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: ---
Entrichtung von Steuern: ---
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: ---
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Betriebsunterstützung SAP Non-HCM-Systeme
Beschreibung: Die Beschreibung der Leistungen für Los 1 sind insbesondere im Kap. 5.4.1 aufgeführt. Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers umfasst das geschätzte Auftragsvolumen für Los 1 pro Jahr: Minimale Abnahme: 920 PT Schätzwert: 1.825 PT Maximale Abnahme: 2.005 PT Minimale Abnahme: Die Minimale Abnahme wurde auf Basis der Erfahrungswerte der letzten Jahre kalkuliert und bildet die wahrscheinliche Untergrenze an notwendiger externer Unterstützung, um den laufenden Betrieb der SAP-Anwendungen und deren Wartbarkeit gewährleisten zu können. Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass es sich bei der oben angegebenen minimalen Abnahmemenge explizit NICHT um eine Mindestabnahmemenge handelt. Der Auftraggeber ist ausdrücklich nicht zur Abnahme einer konkreten Mindest-Menge verpflichtet. Schätzwert: Sie stellt einen Richtwert für den wahrscheinlichen tatsächlichen Aufwand beim Auftragnehmer dar. Neben der Minimalen Abnahme sind hier auch Unterstützungsleistungen für betriebsnahe Anpassungen und Optimierungen beinhaltet. Maximale Abnahme : Die maximale Abnahme stellt die rechnerische Obergrenze dar (Höchstmenge).
Interne Kennung: LOT-0001
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung (geplant für 24.07.2024). Leistungsbeginn (Start der Transition) ist der 1.10.2024. Allein verantwortlicher Leistungsbeginn am 1.01.2025 Die Laufzeit des Vertrags beträgt maximal 3 Jahre und 9 Monate (45 Monate), d.h. bis maximal 30.06.2028, gerechnet ab Beginn der Überleitungsphase/Transition (01.10.2024). Diese beinhaltet eine drei-monatige vorgelagerte Überleitungsphase zu Vertragsbeginn sowie eine dreimonatige Überleitungsphase (Ramp Down) zum Vertragsende, in welcher der neue Auftragnehmer vom Auftraggeber und dem bisherigen Auftragnehmer (im Folgenden auch: "Alt-Auftragnehmer") u. a. auch eingearbeitet wird. Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt 21 Monate, gerechnet ab Beginn der Überleitungsphase/Transition (01.10.2024). Der Termin für den allein verantwortlichen Leistungsbeginn mit allen im Kapitel 5 beschriebenen Leistungsinhalten durch den neuen Auftragnehmer ist der 01.01.2025. Die Basisvertragslaufzeit verlängert sich automatisch - maximal zweimal - um jeweils zwölf weitere Monate, es sei denn der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer spätestens sechs Monate vor jeweiligem Laufzeitende schriftlich mit, dass er auf eine weitere Vertragsverlängerung verzichtet.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2024
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Zusätzliche Informationen: Achtung, bitte Kap. 1.5.1 "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" beachten!
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU)! Die im Kapitel 3.3.2 geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen Kap. 3.2.2.1 Unternehmensdarstellung (EK-02-A) Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer: - Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse), - Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unter-nehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unter-nehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]) - sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintra-gungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente). - Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens. Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen. Kap. 3.2.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A) Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Kap. 3.2.3.1 Versicherungsschutz (EK-04-A) Der Auftraggeber fordert, dass für das hier in den Wettbewerb gestellte Vorhaben eine adäquate Deckung des Haftpflichtrisikos über eine Versicherung sichergestellt ist/wird. Mindestens folgende Deckungssummen werden dabei jeweils pro Los erwartet: - für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versiche-rungsjahr oder Projektdeckung) sowie - für Vermögensschäden mindestens eine (1) Mio. EUR (einfach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung) Der Auftraggeber akzeptiert hierfür: - entweder eine spezifische Projektdeckung (Projektversicherung/Excedentendeckung) mit 1-facher Maximierung der Deckungssummen für alle Schadensarten (Personen-, Sach- und Vermögensschäden), - oder eine für die Vertragslaufzeit bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens den o. g. Deckungssummen - Hinweis: in diesem Fall ist eine 2-fache Maximierung der Deckungssumme für Personen- und Sachschäden erforderlich. Der Bieter erklärt anhand Anlage 5 Abschnitt 4, die vorstehenden Anforderungen an die Haftpflichtversicherung zur Kenntnis genommen zu haben und - bestätigt, bereits bei Angebotsabgabe über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht zu erhalten, bzw. alternativ - sich verpflichtet, über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung oder eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Projektversicherung/Excedentendeckung unverzüglich nach Zuschlag, jedoch in jedem Fall vor Leistungsbeginn zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht zu erhalten. Kap. 3.2.3.2 Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A) Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über - den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A) sowie - den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich des jeweils angebotenen Loses (EK-06-A) wie folgt: Los 1: Betriebsunterstützung SAP Non-HCM-Systeme Los 2: Betriebsunterstützung SAP HCM-Systeme Los 3: Fachunterstützung PVS Los 4: Durchführung Gehaltsabrechnung incl. Folgeaktivitäten in Eigenverantwortung/Unterstützung in der Ticketbearbeitung jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021 - 2023) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr [2023] noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen. Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" zu tätigen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte. Kap. 3.2.4.1 Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl (EK-07-A) Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in an-gemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur Anzahl seiner Beschäftigten in den letzten drei Geschäftsjahren (2021 - 2023) mit dem Angebot vorlegen. Hinsichtlich der Beschäftigtenzahlen der letzten drei Geschäftsjahre müssen mindestens die folgende Anzahl an Mitarbeitern je Kategorie beschäftigt gewesen sein (Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden): Los 1 + 2: mindestens jeweils 50 FTEs (Full Time Equivalents) an für die geforderten Unterstützungsaufgaben geeigneten MitarbeiterInnen (s. Rollen gem. Tabelle in Kap. 4.3.3.2) Los 2 + 4: mindestens jeweils 25 FTEs (Full Time Equivalents) an für die geforderten Unterstützungsaufgaben geeigneten MitarbeiterInnen (s. Rollen gem. Tabelle in Kap. 4.3.3.2) Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 6 "Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl" vorzunehmen. Kap. 3.2.4.2 Unternehmensreferenzen (EK-08-A bis EK-16-A) Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit der hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen. Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten: - Leistungsempfänger inklusive Referenzansprechpartnern und Telefonnummern; - Angaben zum Auftragszeitraum; - aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter erbracht hat, - Auftragsvolumen (Auftragswert und zeitlicher Umfang), - Angaben, wie viele Mitarbeiter mit der Leistungserbringung beschäftigt waren. Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in den verschiedenen von dem gegenständlichen Auftrag umfassten Leistungsbereichen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden): Los 1: "Betriebsunterstützung SAP Non-HCM-Systeme" - Je eine (1) Referenz pro Geschäftsprozessfeld des Leistungsbereichs (Beschaffung, Finanzen, Planung &Controlling, SAP Systemin-tegration) - somit insgesamt 4 Referenzen für Los 1 (EK-08-A - EK-11-A) Los 2: "Betriebsunterstützung SAP HCM-Systeme" - Je eine (1) Referenz pro Geschäftsprozess-feld des Leistungsbereichs (Personal HCM Betrieb, SuccessFactors) somit insgesamt 2 Referenzen für Los 2 (EK-12-A - EK-13-A) Los 3: "Fachunterstützung PVS" - Eine (1) Referenz für diesen Leistungsbereich (EK-14-A) Los 4: "Durchführung Gehaltsabrechnung incl. Folgeaktivitäten in Eigenverantwortung/Unterstützung in der Ticketbearbeitung" - Zwei (2) Referenzen für diesen Leistungsbereich. Die zwei Referenzen müssen auf Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor oder dem öffentlichen Sektor nahe Einrichtungen referenzieren, weil Themen wie z.B. VBL zu behandeln sind, die nur in diesem Bereich eine Rolle spielen. Da die MPG in der Abrechnung zudem das SAP-Prozessmodell einsetzt, soll eine Referenz ebenfalls das SAP-Prozessmodell beinhalten. Idealerweise handelt es sich dabei um Gesellschaften aus der Wissenschaft, Lehre und/oder andere Institutionen. Alternativ eignen sich auch Referenzen aus dem globalen Verwaltungsbereich für dezentral aufgestellte internationale Unternehmen (EK-15-A - EK-16-A) Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein. Bei den Referenzen darf es sich auch um laufende Projek-te handeln, welche bis zum 1.05.2024 noch nicht abgeschlossen, allerdings begonnen sind. (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden). Die jeweils erbrachten Leistungen sind kurz darzustellen. Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne hat neben den Angaben in Anlage 5 zu Abschnitt 7 "Unternehmensreferenzen" sowie unter Verwendung des Deckblattes (Anhang zur Anlage 5), auf jeweils ca. zwei (2) DIN A4-Seiten zu erfolgen. Angebote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlossen. Im Falle einer Bietergemeinschaft, werden die Referenznachweise der Mitgliedsunternehmen zusammen betrachtet ("addiert"). Eine Addition erfolgt ausschließlich hinsichtlich der Anzahl der Referenznachweise. Eine inhaltliche Addition der Referenznachweise findet nicht statt. Die vorgelegten Referenznachweise müssen daher für sich genommen jeweils die in der entsprechenden Leistungsbeschreibung gelisteten Tätigkeiten aufweisen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: einfache Richtwertmethode nach UfAB (Z=L/P)
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Frist für den Eingang der Angebote: 20/06/2024 12:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: s. Kap. 1.11 der Vergabeunterlage: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern (d. h. nachreichen, vervollständigen oder korrigieren zu lassen). Ein Rechtsanspruch auf eine Nachforderung besteht grundsätzlich nicht.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 20/06/2024 12:00:00 (UTC+2)
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen. Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Betriebsunterstützung SAP HCM-Systeme
Beschreibung: Die Beschreibung der Leistungen für Los 2 sind insbesondere im Kap. 5.4.2 aufgeführt. Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers umfasst das geschätzte Auftragsvolumen für Los 2 pro Jahr: Minimale Abnahme: 980 PT Schätzwert: 1.630 PT Maximale Abnahme: 1.790 PT Minimale Abnahme: Die Minimale Abnahme wurde auf Basis der Erfahrungswerte der letzten Jahre kalkuliert und bildet die wahrscheinliche Untergrenze an notwendiger externer Unterstützung, um den laufenden Betrieb der SAP-Anwendungen und deren Wartbarkeit gewährleisten zu können. Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass es sich bei der oben angegebenen minimalen Abnahmemenge explizit NICHT um ei-ne Mindestabnahmemenge handelt. Der Auftraggeber ist ausdrücklich nicht zur Abnahme einer konkreten Mindest-Menge verpflichtet. Schätzwert: Sie stellt einen Richtwert für den wahrscheinlichen tatsächlichen Aufwand beim Auftragnehmer dar. Neben der Minimalen Abnahme sind hier auch Unterstützungsleistungen für betriebsnahe Anpassungen und Optimierungen beinhaltet. Maximale Abnahme: Die maximale Abnahme stellt die rechnerische Obergrenze dar (Höchstmenge).
Interne Kennung: LOT-0002
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung (geplant für 24.07.2024). Leistungsbeginn (Start der Transition) ist der 1.10.2024. Allein verantwortlicher Leistungsbeginn am 1.01.2025 Die Laufzeit des Vertrags beträgt maximal 3 Jahre und 9 Monate (45 Monate), d.h. bis maximal 30.06.2028, gerechnet ab Beginn der Überleitungsphase/Transition (01.10.2024). Diese beinhaltet eine drei-monatige vorgelagerte Überleitungsphase zu Vertragsbeginn sowie eine dreimonatige Überleitungsphase (Ramp Down) zum Vertragsende, in welcher der neue Auftragnehmer vom Auftraggeber und dem bisherigen Auftragnehmer (im Folgenden auch: "Alt-Auftragnehmer") u. a. auch eingearbeitet wird. Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt 21 Monate, gerechnet ab Beginn der Überleitungsphase/Transition (01.10.2024). Der Termin für den allein verantwortlichen Leistungsbeginn mit allen im Kapitel 5 beschriebe-nen Leistungsinhalten durch den neuen Auftragnehmer ist der 01.01.2025. Die Basisvertragslaufzeit verlängert sich automatisch - maximal zweimal - um jeweils zwölf weitere Monate, es sei denn der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer spätestens sechs Monate vor jeweiligem Laufzeitende schriftlich mit, dass er auf eine weitere Vertragsverlängerung verzichtet.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2024
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Zusätzliche Informationen: Achtung, bitte Kap. 1.5.1 "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" beachten!
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU)! Die im Kapitel 3.3.2 geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen Kap. 3.2.2.1 Unternehmensdarstellung (EK-02-A) Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer: - Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse), - Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unter-nehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unter-nehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]) - sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintra-gungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente). - Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens. Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen. Kap. 3.2.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A) Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Kap. 3.2.3.1 Versicherungsschutz (EK-04-A) Der Auftraggeber fordert, dass für das hier in den Wettbewerb gestellte Vorhaben eine adäquate Deckung des Haftpflichtrisikos über eine Versicherung sichergestellt ist/wird. Mindestens folgende Deckungssummen werden dabei jeweils pro Los erwartet: - für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versiche-rungsjahr oder Projektdeckung) sowie - für Vermögensschäden mindestens eine (1) Mio. EUR (einfach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung) Der Auftraggeber akzeptiert hierfür: - entweder eine spezifische Projektdeckung (Projektversicherung/Excedentendeckung) mit 1-facher Maximierung der Deckungssummen für alle Schadensarten (Personen-, Sach- und Vermögensschäden), - oder eine für die Vertragslaufzeit bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens den o. g. Deckungssummen - Hinweis: in diesem Fall ist eine 2-fache Maximierung der Deckungssumme für Personen- und Sachschäden erforderlich. Der Bieter erklärt anhand Anlage 5 Abschnitt 4, die vorstehenden Anforderungen an die Haftpflichtversicherung zur Kenntnis genommen zu haben und - bestätigt, bereits bei Angebotsabgabe über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht zu erhalten, bzw. alternativ - sich verpflichtet, über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung oder eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Projektversicherung/Excedentendeckung unverzüglich nach Zuschlag, jedoch in jedem Fall vor Leistungsbeginn zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht zu erhalten. Kap. 3.2.3.2 Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A) Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über - den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A) sowie - den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich des jeweils angebotenen Loses (EK-06-A) wie folgt: Los 1: Betriebsunterstützung SAP Non-HCM-Systeme Los 2: Betriebsunterstützung SAP HCM-Systeme Los 3: Fachunterstützung PVS Los 4: Durchführung Gehaltsabrechnung incl. Folgeaktivitäten in Eigenverantwortung/Unterstützung in der Ticketbearbeitung jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021 - 2023) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr [2023] noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen. Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" zu tätigen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte. Kap. 3.2.4.1 Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl (EK-07-A) Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in an-gemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur Anzahl seiner Beschäftigten in den letzten drei Geschäftsjahren (2021 - 2023) mit dem Angebot vorlegen. Hinsichtlich der Beschäftigtenzahlen der letzten drei Geschäftsjahre müssen mindestens die folgende Anzahl an Mitarbeitern je Kategorie beschäftigt gewesen sein (Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden): Los 1 + 2: mindestens jeweils 50 FTEs (Full Time Equivalents) an für die geforderten Unterstützungsaufgaben geeigneten MitarbeiterInnen (s. Rollen gem. Tabelle in Kap. 4.3.3.2) Los 2 + 4: mindestens jeweils 25 FTEs (Full Time Equivalents) an für die geforderten Unterstützungsaufgaben geeigneten MitarbeiterInnen (s. Rollen gem. Tabelle in Kap. 4.3.3.2) Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 6 "Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl" vorzunehmen. Kap. 3.2.4.2 Unternehmensreferenzen (EK-08-A bis EK-16-A) Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit der hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen. Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten: - Leistungsempfänger inklusive Referenzansprechpartnern und Telefonnummern; - Angaben zum Auftragszeitraum; - aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter erbracht hat, - Auftragsvolumen (Auftragswert und zeitlicher Umfang), - Angaben, wie viele Mitarbeiter mit der Leistungserbringung beschäftigt waren. Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in den verschiedenen von dem gegenständlichen Auftrag umfassten Leistungsbereichen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden): Los 1: "Betriebsunterstützung SAP Non-HCM-Systeme" - Je eine (1) Referenz pro Geschäftsprozessfeld des Leistungsbereichs (Beschaffung, Finanzen, Planung &Controlling, SAP Systemin-tegration) - somit insgesamt 4 Referenzen für Los 1 (EK-08-A - EK-11-A) Los 2: "Betriebsunterstützung SAP HCM-Systeme" - Je eine (1) Referenz pro Geschäftsprozess-feld des Leistungsbereichs (Personal HCM Betrieb, SuccessFactors) somit insgesamt 2 Referenzen für Los 2 (EK-12-A - EK-13-A) Los 3: "Fachunterstützung PVS" - Eine (1) Referenz für diesen Leistungsbereich (EK-14-A) Los 4: "Durchführung Gehaltsabrechnung incl. Folgeaktivitäten in Eigenverantwortung/Unterstützung in der Ticketbearbeitung" - Zwei (2) Referenzen für diesen Leistungsbereich. Die zwei Referenzen müssen auf Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor oder dem öffentlichen Sektor nahe Einrichtungen referenzieren, weil Themen wie z.B. VBL zu behandeln sind, die nur in diesem Bereich eine Rolle spielen. Da die MPG in der Abrechnung zudem das SAP-Prozessmodell einsetzt, soll eine Referenz ebenfalls das SAP-Prozessmodell beinhalten. Idealerweise handelt es sich dabei um Gesellschaften aus der Wissenschaft, Lehre und/oder andere Institutionen. Alternativ eignen sich auch Referenzen aus dem globalen Verwaltungsbereich für dezentral aufgestellte internationale Unternehmen (EK-15-A - EK-16-A) Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein. Bei den Referenzen darf es sich auch um laufende Projek-te handeln, welche bis zum 1.05.2024 noch nicht abgeschlossen, allerdings begonnen sind. (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden). Die jeweils erbrachten Leistungen sind kurz darzustellen. Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne hat neben den Angaben in Anlage 5 zu Abschnitt 7 "Unternehmensreferenzen" sowie unter Verwendung des Deckblattes (Anhang zur Anlage 5), auf jeweils ca. zwei (2) DIN A4-Seiten zu erfolgen. Angebote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlossen. Im Falle einer Bietergemeinschaft, werden die Referenznachweise der Mitgliedsunternehmen zusammen betrachtet ("addiert"). Eine Addition erfolgt ausschließlich hinsichtlich der Anzahl der Referenznachweise. Eine inhaltliche Addition der Referenznachweise findet nicht statt. Die vorgelegten Referenznachweise müssen daher für sich genommen jeweils die in der entsprechenden Leistungsbeschreibung gelisteten Tätigkeiten aufweisen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: einfache Richtwertmethode nach UfAB (Z=L/P)
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Frist für den Eingang der Angebote: 20/06/2024 12:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: s. Kap. 1.11 der Vergabeunterlage: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern (d. h. nachreichen, vervollständigen oder korrigieren zu lassen). Ein Rechtsanspruch auf eine Nachforderung besteht grundsätzlich nicht.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 20/06/2024 12:00:00 (UTC+2)
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen. Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
5.1.
Los: LOT-0003
Titel: Fachunterstützung PVS
Beschreibung: Die Beschreibung der Leistungen für Los 3 sind insbesondere im Kap. 5.4.1 aufgeführt. Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers umfasst das geschätzte Auftragsvolumen für Los 3 pro Jahr: Minimale Abnahme: 168 PT Schätzwert: 390 PT Maximale Abnahme: 428 PT Minimale Abnahme: Die Minimale Abnahme wurde auf Basis der Erfahrungswerte der letzten Jahre kalkuliert und bildet die wahrscheinliche Untergrenze an notwendiger externer Unterstützung, um den laufenden Betrieb der SAP-Anwendungen und deren Wartbarkeit gewährleisten zu können. Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass es sich bei der oben angegebenen minimalen Abnahmemenge explizit NICHT um eine Mindestabnahmemenge handelt. Der Auftraggeber ist ausdrücklich nicht zur Abnahme einer konkreten Mindest-Menge verpflichtet. Schätzwert: Sie stellt einen Richtwert für den wahrscheinlichen tatsächlichen Aufwand beim Auftragnehmer dar. Neben der Minimalen Abnahme sind hier auch Unterstützungsleistungen für betriebsnahe Anpassungen und Optimierungen beinhaltet. Maximale Abnahme: Die maximale Abnahme stellt die rechnerische Obergrenze dar (Höchstmenge).
Interne Kennung: LOT-0003
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung (geplant für 24.07.2024). Leistungsbeginn (Start der Transition) ist der 1.10.2024. Allein verantwortlicher Leistungsbeginn am 1.01.2025 Die Laufzeit des Vertrags beträgt maximal 3 Jahre und 9 Monate (45 Monate), d.h. bis maximal 30.06.2028, gerechnet ab Beginn der Überleitungsphase/Transition (01.10.2024). Diese beinhaltet eine drei-monatige vorgelagerte Überleitungsphase zu Vertragsbeginn sowie eine dreimonatige Überleitungsphase (Ramp Down) zum Vertragsende, in welcher der neue Auftragnehmer vom Auftraggeber und dem bisherigen Auftragnehmer (im Folgenden auch: "Alt-Auftragnehmer") u. a. auch eingearbeitet wird. Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt 21 Monate, gerechnet ab Beginn der Überleitungsphase/Transition (01.10.2024). Der Termin für den allein verantwortlichen Leistungsbeginn mit allen im Kapitel 5 beschriebe-nen Leistungsinhalten durch den neuen Auftragnehmer ist der 01.01.2025. Die Basisvertragslaufzeit verlängert sich automatisch - maximal zweimal - um jeweils zwölf weitere Monate, es sei denn der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer spätestens sechs Monate vor jeweiligem Laufzeitende schriftlich mit, dass er auf eine weitere Vertragsverlängerung verzichtet.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2024
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Zusätzliche Informationen: Achtung, bitte Kap. 1.5.1 "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" beachten!
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU)! Die im Kapitel 3.3.2 geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen Kap. 3.2.2.1 Unternehmensdarstellung (EK-02-A) Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer: - Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse), - Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unter-nehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unter-nehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]) - sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintra-gungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente). - Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens. Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen. Kap. 3.2.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A) Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Kap. 3.2.3.1 Versicherungsschutz (EK-04-A) Der Auftraggeber fordert, dass für das hier in den Wettbewerb gestellte Vorhaben eine adäquate Deckung des Haftpflichtrisikos über eine Versicherung sichergestellt ist/wird. Mindestens folgende Deckungssummen werden dabei jeweils pro Los erwartet: - für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versiche-rungsjahr oder Projektdeckung) sowie - für Vermögensschäden mindestens eine (1) Mio. EUR (einfach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung) Der Auftraggeber akzeptiert hierfür: - entweder eine spezifische Projektdeckung (Projektversicherung/Excedentendeckung) mit 1-facher Maximierung der Deckungssummen für alle Schadensarten (Personen-, Sach- und Vermögensschäden), - oder eine für die Vertragslaufzeit bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens den o. g. Deckungssummen - Hinweis: in diesem Fall ist eine 2-fache Maximierung der Deckungssumme für Personen- und Sachschäden erforderlich. Der Bieter erklärt anhand Anlage 5 Abschnitt 4, die vorstehenden Anforderungen an die Haftpflichtversicherung zur Kenntnis genommen zu haben und - bestätigt, bereits bei Angebotsabgabe über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht zu erhalten, bzw. alternativ - sich verpflichtet, über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung oder eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Projektversicherung/Excedentendeckung unverzüglich nach Zuschlag, jedoch in jedem Fall vor Leistungsbeginn zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht zu erhalten. Kap. 3.2.3.2 Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A) Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über - den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A) sowie - den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich des jeweils angebotenen Loses (EK-06-A) wie folgt: Los 1: Betriebsunterstützung SAP Non-HCM-Systeme Los 2: Betriebsunterstützung SAP HCM-Systeme Los 3: Fachunterstützung PVS Los 4: Durchführung Gehaltsabrechnung incl. Folgeaktivitäten in Eigenverantwortung/Unterstützung in der Ticketbearbeitung jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021 - 2023) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr [2023] noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen. Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" zu tätigen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte. Kap. 3.2.4.1 Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl (EK-07-A) Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in an-gemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur Anzahl seiner Beschäftigten in den letzten drei Geschäftsjahren (2021 - 2023) mit dem Angebot vorlegen. Hinsichtlich der Beschäftigtenzahlen der letzten drei Geschäftsjahre müssen mindestens die folgende Anzahl an Mitarbeitern je Kategorie beschäftigt gewesen sein (Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden): Los 1 + 2: mindestens jeweils 50 FTEs (Full Time Equivalents) an für die geforderten Unterstützungsaufgaben geeigneten MitarbeiterInnen (s. Rollen gem. Tabelle in Kap. 4.3.3.2) Los 2 + 4: mindestens jeweils 25 FTEs (Full Time Equivalents) an für die geforderten Unterstützungsaufgaben geeigneten MitarbeiterInnen (s. Rollen gem. Tabelle in Kap. 4.3.3.2) Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 6 "Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl" vorzunehmen. Kap. 3.2.4.2 Unternehmensreferenzen (EK-08-A bis EK-16-A) Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit der hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen. Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten: - Leistungsempfänger inklusive Referenzansprechpartnern und Telefonnummern; - Angaben zum Auftragszeitraum; - aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter erbracht hat, - Auftragsvolumen (Auftragswert und zeitlicher Umfang), - Angaben, wie viele Mitarbeiter mit der Leistungserbringung beschäftigt waren. Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in den verschiedenen von dem gegenständlichen Auftrag umfassten Leistungsbereichen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden): Los 1: "Betriebsunterstützung SAP Non-HCM-Systeme" - Je eine (1) Referenz pro Geschäftsprozessfeld des Leistungsbereichs (Beschaffung, Finanzen, Planung &Controlling, SAP Systemin-tegration) - somit insgesamt 4 Referenzen für Los 1 (EK-08-A - EK-11-A) Los 2: "Betriebsunterstützung SAP HCM-Systeme" - Je eine (1) Referenz pro Geschäftsprozess-feld des Leistungsbereichs (Personal HCM Betrieb, SuccessFactors) somit insgesamt 2 Referenzen für Los 2 (EK-12-A - EK-13-A) Los 3: "Fachunterstützung PVS" - Eine (1) Referenz für diesen Leistungsbereich (EK-14-A) Los 4: "Durchführung Gehaltsabrechnung incl. Folgeaktivitäten in Eigenverantwortung/Unterstützung in der Ticketbearbeitung" - Zwei (2) Referenzen für diesen Leistungsbereich. Die zwei Referenzen müssen auf Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor oder dem öffentlichen Sektor nahe Einrichtungen referenzieren, weil Themen wie z.B. VBL zu behandeln sind, die nur in diesem Bereich eine Rolle spielen. Da die MPG in der Abrechnung zudem das SAP-Prozessmodell einsetzt, soll eine Referenz ebenfalls das SAP-Prozessmodell beinhalten. Idealerweise handelt es sich dabei um Gesellschaften aus der Wissenschaft, Lehre und/oder andere Institutionen. Alternativ eignen sich auch Referenzen aus dem globalen Verwaltungsbereich für dezentral aufgestellte internationale Unternehmen (EK-15-A - EK-16-A) Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein. Bei den Referenzen darf es sich auch um laufende Projek-te handeln, welche bis zum 1.05.2024 noch nicht abgeschlossen, allerdings begonnen sind. (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden). Die jeweils erbrachten Leistungen sind kurz darzustellen. Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne hat neben den Angaben in Anlage 5 zu Abschnitt 7 "Unternehmensreferenzen" sowie unter Verwendung des Deckblattes (Anhang zur Anlage 5), auf jeweils ca. zwei (2) DIN A4-Seiten zu erfolgen. Angebote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlossen. Im Falle einer Bietergemeinschaft, werden die Referenznachweise der Mitgliedsunternehmen zusammen betrachtet ("addiert"). Eine Addition erfolgt ausschließlich hinsichtlich der Anzahl der Referenznachweise. Eine inhaltliche Addition der Referenznachweise findet nicht statt. Die vorgelegten Referenznachweise müssen daher für sich genommen jeweils die in der entsprechenden Leistungsbeschreibung gelisteten Tätigkeiten aufweisen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: einfache Richtwertmethode nach UfAB (Z=L/P)
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Frist für den Eingang der Angebote: 20/06/2024 12:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: s. Kap. 1.11 der Vergabeunterlage: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern (d. h. nachreichen, vervollständigen oder korrigieren zu lassen). Ein Rechtsanspruch auf eine Nachforderung besteht grundsätzlich nicht.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 20/06/2024 12:00:00 (UTC+2)
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen. Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
5.1.
Los: LOT-0004
Titel: Durchführung Gehaltsabrechnung ...
Beschreibung: Die Beschreibung der Leistungen für Los 4 sind insbesondere im Kap. 5.4.4 aufgeführt. Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers umfasst das geschätzte Auftragsvolumen für Los 4 pro Jahr: Minimale Abnahme: 80 PT Schätzwert: 200 PT Maximale Abnahme: 220 PT Minimale Abnahme: Die Minimale Abnahme wurde auf Basis der Erfahrungswerte der letzten Jahre kalkuliert und bildet die wahrscheinliche Untergrenze an notwendiger externer Unterstützung, um den laufenden Betrieb der SAP-Anwendungen und deren Wartbarkeit gewährleisten zu können. Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass es sich bei der oben angegebenen minimalen Abnahmemenge explizit NICHT um ei-ne Mindestabnahmemenge handelt. Der Auftraggeber ist ausdrücklich nicht zur Abnahme einer konkreten Mindest-Menge verpflichtet. Schätzwert: Sie stellt einen Richtwert für den wahrscheinlichen tatsächlichen Aufwand beim Auftragnehmer dar. Neben der Minimalen Abnahme sind hier auch Unterstützungsleistungen für betriebsnahe Anpassungen und Optimierungen beinhaltet. Maximale Abnahme: Die maximale Abnahme stellt die rechnerische Obergrenze dar (Höchstmenge).
Interne Kennung: LOT-0004
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung (geplant für 24.07.2024). Leistungsbeginn (Start der Transition) ist der 1.10.2024. Allein verantwortlicher Leistungsbeginn am 1.01.2025 Die Laufzeit des Vertrags beträgt maximal 3 Jahre und 9 Monate (45 Monate), d.h. bis maximal 30.06.2028, gerechnet ab Beginn der Überleitungsphase/Transition (01.10.2024). Diese beinhaltet eine drei-monatige vorgelagerte Überleitungsphase zu Vertragsbeginn sowie eine dreimonatige Überleitungsphase (Ramp Down) zum Vertragsende, in welcher der neue Auftragnehmer vom Auftraggeber und dem bisherigen Auftragnehmer (im Folgenden auch: "Alt-Auftragnehmer") u. a. auch eingearbeitet wird. Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt 21 Monate, gerechnet ab Beginn der Überleitungsphase/Transition (01.10.2024). Der Termin für den allein verantwortlichen Leistungsbeginn mit allen im Kapitel 5 beschriebe-nen Leistungsinhalten durch den neuen Auftragnehmer ist der 01.01.2025. Die Basisvertragslaufzeit verlängert sich automatisch - maximal zweimal - um jeweils zwölf weitere Monate, es sei denn der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer spätestens sechs Monate vor jeweiligem Laufzeitende schriftlich mit, dass er auf eine weitere Vertragsverlängerung verzichtet.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2024
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Zusätzliche Informationen: Achtung, bitte Kap. 1.5.1 "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" beachten! Achtung, bitte Kap. 2.2.3 "Selbstausführungsgebot" beachten!
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU)! Die im Kapitel 3.3.2 geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen Kap. 3.2.2.1 Unternehmensdarstellung (EK-02-A) Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer: - Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse), - Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unter-nehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unter-nehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]) - sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintra-gungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente). - Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens. Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen. Kap. 3.2.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A) Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Kap. 3.2.3.1 Versicherungsschutz (EK-04-A) Der Auftraggeber fordert, dass für das hier in den Wettbewerb gestellte Vorhaben eine adäquate Deckung des Haftpflichtrisikos über eine Versicherung sichergestellt ist/wird. Mindestens folgende Deckungssummen werden dabei jeweils pro Los erwartet: - für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versiche-rungsjahr oder Projektdeckung) sowie - für Vermögensschäden mindestens eine (1) Mio. EUR (einfach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung) Der Auftraggeber akzeptiert hierfür: - entweder eine spezifische Projektdeckung (Projektversicherung/Excedentendeckung) mit 1-facher Maximierung der Deckungssummen für alle Schadensarten (Personen-, Sach- und Vermögensschäden), - oder eine für die Vertragslaufzeit bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens den o. g. Deckungssummen - Hinweis: in diesem Fall ist eine 2-fache Maximierung der Deckungssumme für Personen- und Sachschäden erforderlich. Der Bieter erklärt anhand Anlage 5 Abschnitt 4, die vorstehenden Anforderungen an die Haftpflichtversicherung zur Kenntnis genommen zu haben und - bestätigt, bereits bei Angebotsabgabe über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht zu erhalten, bzw. alternativ - sich verpflichtet, über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung oder eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Projektversicherung/Excedentendeckung unverzüglich nach Zuschlag, jedoch in jedem Fall vor Leistungsbeginn zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht zu erhalten. Kap. 3.2.3.2 Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A) Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über - den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A) sowie - den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich des jeweils angebotenen Loses (EK-06-A) wie folgt: Los 1: Betriebsunterstützung SAP Non-HCM-Systeme Los 2: Betriebsunterstützung SAP HCM-Systeme Los 3: Fachunterstützung PVS Los 4: Durchführung Gehaltsabrechnung incl. Folgeaktivitäten in Eigenverantwortung/Unterstützung in der Ticketbearbeitung jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021 - 2023) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr [2023] noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen. Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" zu tätigen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte. Kap. 3.2.4.1 Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl (EK-07-A) Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in an-gemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur Anzahl seiner Beschäftigten in den letzten drei Geschäftsjahren (2021 - 2023) mit dem Angebot vorlegen. Hinsichtlich der Beschäftigtenzahlen der letzten drei Geschäftsjahre müssen mindestens die folgende Anzahl an Mitarbeitern je Kategorie beschäftigt gewesen sein (Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden): Los 1 + 2: mindestens jeweils 50 FTEs (Full Time Equivalents) an für die geforderten Unterstützungsaufgaben geeigneten MitarbeiterInnen (s. Rollen gem. Tabelle in Kap. 4.3.3.2) Los 2 + 4: mindestens jeweils 25 FTEs (Full Time Equivalents) an für die geforderten Unterstützungsaufgaben geeigneten MitarbeiterInnen (s. Rollen gem. Tabelle in Kap. 4.3.3.2) Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 6 "Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl" vorzunehmen. Kap. 3.2.4.2 Unternehmensreferenzen (EK-08-A bis EK-16-A) Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit der hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen. Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten: - Leistungsempfänger inklusive Referenzansprechpartnern und Telefonnummern; - Angaben zum Auftragszeitraum; - aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter erbracht hat, - Auftragsvolumen (Auftragswert und zeitlicher Umfang), - Angaben, wie viele Mitarbeiter mit der Leistungserbringung beschäftigt waren. Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in den verschiedenen von dem gegenständlichen Auftrag umfassten Leistungsbereichen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden): Los 1: "Betriebsunterstützung SAP Non-HCM-Systeme" - Je eine (1) Referenz pro Geschäftsprozessfeld des Leistungsbereichs (Beschaffung, Finanzen, Planung &Controlling, SAP Systemin-tegration) - somit insgesamt 4 Referenzen für Los 1 (EK-08-A - EK-11-A) Los 2: "Betriebsunterstützung SAP HCM-Systeme" - Je eine (1) Referenz pro Geschäftsprozess-feld des Leistungsbereichs (Personal HCM Betrieb, SuccessFactors) somit insgesamt 2 Referenzen für Los 2 (EK-12-A - EK-13-A) Los 3: "Fachunterstützung PVS" - Eine (1) Referenz für diesen Leistungsbereich (EK-14-A) Los 4: "Durchführung Gehaltsabrechnung incl. Folgeaktivitäten in Eigenverantwortung/Unterstützung in der Ticketbearbeitung" - Zwei (2) Referenzen für diesen Leistungsbereich. Die zwei Referenzen müssen auf Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor oder dem öffentlichen Sektor nahe Einrichtungen referenzieren, weil Themen wie z.B. VBL zu behandeln sind, die nur in diesem Bereich eine Rolle spielen. Da die MPG in der Abrechnung zudem das SAP-Prozessmodell einsetzt, soll eine Referenz ebenfalls das SAP-Prozessmodell beinhalten. Idealerweise handelt es sich dabei um Gesellschaften aus der Wissenschaft, Lehre und/oder andere Institutionen. Alternativ eignen sich auch Referenzen aus dem globalen Verwaltungsbereich für dezentral aufgestellte internationale Unternehmen (EK-15-A - EK-16-A) Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein. Bei den Referenzen darf es sich auch um laufende Projek-te handeln, welche bis zum 1.05.2024 noch nicht abgeschlossen, allerdings begonnen sind. (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden). Die jeweils erbrachten Leistungen sind kurz darzustellen. Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne hat neben den Angaben in Anlage 5 zu Abschnitt 7 "Unternehmensreferenzen" sowie unter Verwendung des Deckblattes (Anhang zur Anlage 5), auf jeweils ca. zwei (2) DIN A4-Seiten zu erfolgen. Angebote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlossen. Im Falle einer Bietergemeinschaft, werden die Referenznachweise der Mitgliedsunternehmen zusammen betrachtet ("addiert"). Eine Addition erfolgt ausschließlich hinsichtlich der Anzahl der Referenznachweise. Eine inhaltliche Addition der Referenznachweise findet nicht statt. Die vorgelegten Referenznachweise müssen daher für sich genommen jeweils die in der entsprechenden Leistungsbeschreibung gelisteten Tätigkeiten aufweisen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: einfache Richtwertmethode nach UfAB (Z=L/P)
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Frist für den Eingang der Angebote: 20/06/2024 12:00:00 (UTC+2)
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: s. Kap. 1.11 der Vergabeunterlage: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern (d. h. nachreichen, vervollständigen oder korrigieren zu lassen). Ein Rechtsanspruch auf eine Nachforderung besteht grundsätzlich nicht.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 20/06/2024 12:00:00 (UTC+2)
Auftragsbedingungen:
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen. Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung;
Registrierungsnummer: t:08921080
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Kontaktperson: EK2 Team IT-Vergabe
Telefon: +498921080
Fax: +49 8921081367
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registrierungsnummer: t:08921760
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Stadt: München
Postleitzahl: 80534
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +498921762411
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b52affbc-3a72-4962-a15a-47878493d3cd - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 08/05/2024 12:55:54 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 275963-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 91/2024
Datum der Veröffentlichung: 10/05/2024