Öffentliche Ausschreibung München 2023 Digitales Langzeitarchiv (dLZA) Referenznummer der Bekanntmachung: VGSt3-Z42-2023-0012 2023-09-08

Digitales Langzeitarchiv (dLZA) Referenznummer der Bekanntmachung: VGSt3-Z42-2023-0012

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt München, RIT-GL4, Vergabemanagement
Postanschrift: Agnes-Pockels-Bogen 21
Ort: München
NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 80992
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://vergabe.muenchen.de/
Adresse des Beschafferprofils: https://vergabe.muenchen.de/

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://vergabe.muenchen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-18a27701d1f-394aec7b96b60685

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://vergabe.muenchen.de/

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Digitales Langzeitarchiv (dLZA)

Referenznummer der Bekanntmachung: VGSt3-Z42-2023-0012

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Beschafft werden soll eine

Systemlösung in Ausprägung eines digitalen Langzeitarchives für das Stadtarchiv der Landeshauptstadt München.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

48161000 Bibliothekenverwaltungssystem

48219300 Verwaltungssoftwarepaket

48329000 Darstellungs- und Archivierungssystem

48611000 Datenbanksoftwarepaket

72252000 Datenarchivierung

79995100 Archivierung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

München

Deutschland

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Der Auftragsgegenstand umfasst:

Beschaffung einer Standardsoftware zur digitalen Langzeitarchivierung mit folgenden Hauptkomponenten:

• Ingest

• Data Management

• Access

• Preservation Planning

• Administration

a) Lizenzen:

• Lizenzmodell

• Benötigt werden für das dLZA-System Lizenzen für 10 Anwenderi*innen, wovon mindestens sechs Anwenderi*innen zeitgleich im System arbeiten können müssen.

b) Produkterweiterungen/ -anpassungen:

• Aktualisierungen der Importschnittstelle zur Übernahme und Archivierung von xdomea-503-Paketen um künftige Versionen dieses Standards

• Sollte ein entsprechender Bedarf entstehen, Integration der Arbeitsschritte "Bewertung" und "Importbestätigung" des xdomea-Prozesses "Aussonderung durchführen"

c) Schaffung der notwendigen Schnittstellen::

• Schnittstelle zwischen dLZA-System und AIS-System

d) Herbeiführen der Betriebsbereitschaft des Systems:

• Unterstützung von Installation und Konfiguration der Anwendung auf der IT-Systemlandschaft der Landeshauptstadt München bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft

• Inbetriebnahme der Schnittstellen

• Test und Fehlerbehebung (Testkonzept)

• Fachliche Unterstützung bei der Einführung

e) Datenmigration:

• Migration der vollständigen Altdaten vom dLZA-Archivspeicher

• Erstellung eines Migrationskonzepts

• Automatisierte Migration der Datenpakete vom ursprünglichen Archivspeicher und Überführung in das Repräsentationenmodell

• Test und Qualitätssicherung der durchgeführten Datenmigration

f) Schulung:

• Remote-Schulungen für ca. 2 fachliche Administrator*innen

• Remote-Schulung für ca. 6 Anwender*innen inkl. jeweils abgestimmter digitaler Schulungsunterlagen (u.a. Dokumente, vorzugsweise in pdf; darüber hinaus z.B. Videos für die Anwender)

• Sprache: Deutsch oder Englisch

g) Service und Wartung:

• Service und Wartung für das System über eine maximale Vertragslaufzeit von 15 Jahren.

• Störungsmeldungen erfolgen über ein Ticketsystem des Herstellers

• Zugriff auf das Ticketsystem muss mindestens für die Systemadministratoren gegeben sein

h) Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit:

• Fachliche Unterstützung: Customizing der auftraggeberspezifischen Anforderungen (Berater- u. Customizing-Kontingent/Jahr):

1. Jahr: 18 Personentage (PT) pro Jahr, über die gesamte Laufzeit von 15 Jahren. Wobei gilt: ein PT sind acht Stunden pro Tag.

i) Dokumentation in deutscher oder englischer Sprache:

• Betriebshandbuch

• Administrator-Handbuch

• Anwenderhandbuch mit fachlichem Adminstrator-Handbuch

j) Es ist eine Option für einen Mandanten vorgesehen. Der Mandant soll optional innerhalb der Vertragslaufzeit (5 Jahre initial) in Betrieb genommen werden. Es wird eine Entscheidung für bzw. wider diese Option bis Mitte 2025 angestrebt. Falls das angebotene System nicht mandantenfähig ist, ist es ebenfalls möglich, eine weitere Instanz für die Landeshauptstadt München zur Verfügung zu stellen.

Dies inkludiert Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, den Systemservice und die Datenmigration für einen weiteren Mandanten/ eine weitere Instanz.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 180

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

Es ist geplant, die Software zukünftig stadtweit einzusetzen.

Dabei müssen unterschiedliche Abteilungen auf komplett

voneinander getrennten eigenen Datenbeständen arbeiten.

Daher ist eine Option für einen Mandanten vorgesehen. Falls

das angebotene System nicht mandantenfähig ist, ist es

ebenfalls möglich, eine weitere Instanz für die

Landeshauptstadt München zur Verfügung zu stellen.

Dies inkludiert Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, den

Systemservice und die Datenmigration für einen weiteren

Mandanten/eine weitere Instanz.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://vergabe.muenchen.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-18a27701d1f-394aec7b96b60685

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://vergabe.muenchen.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-18a27701d1f-394aec7b96b60685

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://vergabe.muenchen.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-18a27701d1f-394aec7b96b60685

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 09/10/2023

Ortszeit: 12:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 17/11/2023

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/08/2024

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

VI.3)Zusätzliche Angaben:

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Ort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 8921762411
Fax: +49 8921762847
Internet-Adresse: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustaendigkeiten/vergabekammer-suedbayern/

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.

Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.

Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

04/09/2023

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