Fortführung der fachlichen Beratung bei der Pilotierung und Einführung/Rollout eines Vertragsmanagementsystems Referenznummer der Bekanntmachung: 2020/S 164-398685
Bekanntmachung einer Änderung
Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift: (Generalverwaltung) Hofgartenstr. 8
Ort: München
NUTS-Code: DE Deutschland
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.mpg.de
Abschnitt II: Gegenstand
Fortführung der fachlichen Beratung bei der Pilotierung und Einführung/Rollout eines Vertragsmanagementsystems
Fortführung der fachlichen Beratung bei der Pilotierung und Einführung/Rollout eines Vertragsmanagementsystems
München
Der Auftraggeber arbeitet seit 2017 an einem Projekt zur Einführung eines gesellschaftsweiten Vertragsmanagements. Kennzeichnend für den Auftraggeber MPG ist seine dezentrale Struktur mit einem hohen Grad an Autonomie seiner Institute. Deshalb dürfen die Institute Verträge grundsätzlich selbst abschließen. Um unter diesen Voraussetzungen ein hohes Maß an Transparenz bei gleichzeitiger Rechtsrisikominimierung zu schaffen, wurde für das Vertragsmanagement eine prozessorientierte Herangehensweise gewählt. Darin besteht dessen Besonderheit.
Für die relevanten Vertragssachverhalte wurden und werden aktuell Prozessvorgaben entwickelt, welche nur in den notwendigen Fällen eine Einbindung der Generalverwaltung vorsehen, ansonsten aber den Instituten selbst das Arbeiten mit Verträgen auf der Basis geeigneter Vorlagen ermöglichen.
Dieser im Einzelnen fachlich komplexe Ansatz muss, um ihn praktisch handhabbar zu machen, mit einem IT-System umgesetzt werden. Die MPG hat sich für ein Vertragsmanagementsystem auf der Basis des Dokumentenmanagements d.3 vom Hersteller d. velop entschieden. Außerdem kommt das zugehörige Vorlagenmanagementsystem xential zum Einsatz.
Zur intensiven fachlichen Unterstützung bei der Entwicklung und Einführung des Vertragsmanagements hat die MPG nach Durchführung eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (2016/S 219-399103) einen Rahmenvertrag über Beratungsleistungen vergeben, der aufgrund einer budgetseitigen Ausschöpfung 2020 erneut in den Wettbewerb gestellt wurde.
Im Rahmen dieser Neuvergabe wurde am 18.12.2020 - im Ergebnis eines europaweiten Interessenbekundungsverfahrens nach § 38 Abs. (4) VgV (in der Ausprägung als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb) ein Vertrag über die Fortführung der fachlichen Beratung bei der Pilotierung und Einführung/Rollout eines Vertragsmanagementsystems vergeben.
Der Vertrag umfasst im Wesentlichen folgende Aspekte.
• Fortführung der fachlichen Begleitung der Pilotierung des Vertragsmanagements an ausgewählten Instituten;
• Fortführung der Entwicklung eines Schulungskonzepts und Durchführung von Schulungen in der Generalverwaltung und an den Pilotinstituten; dieses fachlich und unter besonderer Berücksichtigung der Erfordernisse und Eigenschaften des d.3-Systems (s. oben);
• Begleitung der Ausrollung des Vertragsmanagementsystems an die weiteren Institute der MPG bis zum Abschluss des Rollouts.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Fortführung der fachlichen Beratung bei der Pilotierung und Einführung/Rollout eines Vertragsmanagementsystems
Postanschrift: Klingelhöfer Str. 18
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE3 Berlin
Postleitzahl: 10785
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Beauftragt wird nunmehr die Fortführung und der Projektabschluss bis längstens zum 31.05.2024
Diese Vertragserweiterung ist gemäß § 132 Abs. 2 Nr. 3 GWB ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens notwendig und zulässig. Die Wertgrenze von 50 % des ursprünglichen Auftragswertes wird nicht erreicht.
Postanschrift: Maximillianstr. 39
Ort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland
E-Mail:
Ein Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit der Auftragsvergabe nach § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB ist unzulässig, soweit mehr als 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union vergangen sind (§ 135 Abs. 2 Satz 2 GWB).
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Ort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland
E-Mail:
Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession
München
Der endgültige Projektabschluss zur Einführung eines gesellschaftsweiten Vertragsmanagements ist in Fortführung der Projektplanung nunmehr für Ende Mai 2024 vorgesehen und bleibt damit zeitlich in dem Rahmen des zugrundliegenden Vertrags. Allerdings ist das geschätzte undd in den Wettbewerb gestellte Auftragsvolumen vorzeitig aufgebraucht. Das im Rahmen des zugrundeliegenden Vergabeverfahrens 2020 veröffentlichte unter Berücksichtigung aller damals zur Verfügung stehenden Informationen und Planungen bestmöglich geschätzte voraussichtliche Auftragsvolumen von [Betrag gelöscht] EUR netto wird bis zum endgültigen Projektababschluss aufgrund nicht vorhersehbarer Ereignisse nicht ausreichen. Zur Bereitstellung der letztendlich nun noch erforderlichen Ressourcen zur Projektfortführung und -beendigung bis zum 31.05.2024 ist die Erweiterung bei unverändertem Gesamtcharakter des Auftrages vorzunehmen. Es wird deshalb hierauf Ziff. II.2.4 verwiesen.
Postanschrift: Klingelhöfer Str. 18
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE3 Berlin
Postleitzahl: 10785
Land: Deutschland
Die Änderung besteht im wesentlichen darin, dass nicht vorhersehbar eine deutliche Steigerung des quantitativen Umfangs der (Unterstützungs-) Leistungen notwendig geworden ist.
Innerhalb kürzester Zeit konnten durch mehrere langfristige Erkrankungen und das nicht vorhersehbare Ausscheiden von MitarbeiterInnen Tätigkeiten wie die Betreuung des Rollouts, die Beantwortung von Anfragen oder die Durchführung der Schulungen von den verbliebenen Mitarbeitern nicht mehr bewältigt werden. Während des Rollouts hat sich – unvorhergesehen - gezeigt, dass noch erheblicher Änderungsbedarf am konzipierten Bauvertragsprozess besteht. Diese erforderlichen und für das Projekt wesentlichen Änderungen und Anpassungen müssen erfasst, fachlich konzipiert und umgesetzt werden. Für die Konzeption ist die Tätigkeit des Dienstleisters zwingend erforderlich.Die Einarbeitung eines neuen Dienstleisters würde angesichts der Projekt- und Systemkomplexität den zeitgerechten Projektabschluss verhindern.Der Gesamtcharakter des Vertrags bleibt unverändert in inhaltlicher und zeitlicher Sicht. Es geht um das Auffangen von trotz sorgfältigen Planungen nicht vorhersehbaren Kapazitätsausfällen.