eRE-Support 2023 Referenznummer der Bekanntmachung: 2204.0102.00-01.0303_02/23
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
NUTS-Code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.mpg.de
Abschnitt II: Gegenstand
eRE-Support 2023
Vergabegegenstand ist die Pflege und Wartung der Softwarelösung "XSuite" zur digitalen Rechnungsbearbeitung sowie der unterstützenden Systeme auf einem sog. "OCR-Server", UniMig Connector und XSuite Bus Prism Management für 4 Jahre in einer erweiterten Wartungsstufe (Standardsoftwarewartung + zusätzliche Bausteine gem. Leistungsbeschreibung) sowie Dienstleistungen auf Tagespauschalpreisbasis.
Die Verträge (EVB-IT Pflege S sowie EVB-IT Dienstleistung, letzterer als Abrufrahmenvertrag) sind als Anlage 1 der Vergabeunterlage beigefügt.
Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. Wissenschaften e.V.
Generalverwalung, Hofgartenstr. 8, 80539 München
Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU):
Die Verträge (EVB-IT Pflege S sowie EVB-IT Dienstleistung, letzterer als Abrufrahmenvertrag) sind als Anlage 1 dieser Vergabeunterlage beigefügt. Grundlage der ausgeschriebenen Verträge sind ausschließlich die in § 1 des jeweiligen Vertrags (Anlage 1) genannten Vertragsbestandteile in der dort genannten Geltungsrangfolge.
Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands wird auf die umfassende Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 verwiesen.
Volumina:
1.) Support und Pflege der Software "X-Suite" sowie Unterstützungskomponenten,
davon 4 Jahre für erweiterte Wartungsstufe (Betriebsleistungen)
- P1: Basisvergütung für die erweiterte Wartung als jährliche Pauschale
2.) Dienstleistungen auf Tagespauschalpreisbasis (PT) über die gesamte Basis- und Optionsvertragslaufzeit von insgesamt 48 Monaten. Es werden folgende Abnahmemengen erwartet:
- P2: Rolle DL XSuite Consultant
Mindestabnahme jährlich: 30 PT
Schätzmenge jährlich: 60 PT
Max-Abnahmemenge jährlich: 70 PT
Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns (Basis-Vertragslaufzeit).
Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 4 Jahre (48 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, das bedeutet, dass der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch weitere 2 Jahre (24) Monate weiter läuft, sofern der Auftraggeber keine Kündigung erklärt (Optionslaufzeit).
Zum bzw. nach Ablauf der 24-monatigen Basis-Vertragslaufzeit, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht zu (jährliche Kündigungsoption). Will der Auftraggeber von dieser Kündigungsoption Gebrauch machen, muss er den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich (Schriftform gemäß § 126 BGB) kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils drei (3) Monate zum Vertragslaufzeitende.
Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, ist hiervon unbenommen.
Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
Kap. 3.3.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A)
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 1 "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe i. S. d. §§ 123, 124 GWB vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Subunternehmer allerdings Kapitel 2.2.2).
Hinweis auf Einholung der Auskunft nach § 150a GewO bzw. Abfragepflicht nach § 6 WRegG:
Der Auftraggeber ist seit Inkrafttreten des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) bei Aufträgen ab einem geschätzten Nettoauftragswert von 30.000,- Euro vor der Zuschlagserteilung zur Abfrage von Eintragungen des Bestbieters im Wettbewerbsregister verpflichtet.
Kap. 3.3.2 Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Befähigung zur Berufsausübung
Die in diesem Kapitel 3.3.2 geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen.
Kap. 3.3.2.1 Unternehmensdarstellung (EK-02-A)
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
• Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
• Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]) • sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
• Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.
Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.
Kap. 3.3.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A)
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.
- Haftpflichtversicherung (EK-04-A ) s. Kap. 3.3.3.1
- Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A) s. Kap. 3.3.3.2
Kap. 3.3.3.1 Haftpflichtversicherung (EK-04-A)
Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Haftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen:
• für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert) sowie
• für Vermögensschäden mindestens drei (3) Mio. EUR (zweifach maximiert)
Der Bieter muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 4 "Haftpflichtversicherung" erklären, dass er über eine entsprechende Haftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt.
Hinweise:
Vor Zuschlagserteilung wird der Bieter, dem der Zuschlag erteilt werden soll, aufgefordert, den Nachweis über die o. g. Haftpflichtversicherung zu erbringen. Die Aufforderung erhält der Bieter zusammen mit der "Information über die beabsichtigte Zuschlagserteilung" (Mitteilung nach § 134 Abs. 1 GWB). Der Nachweis zur Haftpflichtversicherung ist durch Vorlage der Versicherungspolice oder einer entsprechenden Bescheinigung der Versicherung bzw. Bescheinigung eines Versicherungsmaklers zu erbringen und muss bis zum Ablauf der Informations- und Wartefrist (§ 134 Abs. 2 GWB) der Vergabestelle vorliegen, da ansonsten der Zuschlag nicht erteilt werden darf!
Es wird auf die mit der Eignungsanforderung korrespondierende vertragliche Verpflichtung des künftigen Auftragnehmers zum Abschluss und Nachweis bzw. Aufrechterhalten einer entsprechenden Versicherung im Vertrag (Anlage 1) hingewiesen.
Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglieder der BG bzw. jeder Beteiligte an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und vor Zuschlagserteilung nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots.
Im Falle eines "bloßen" Subunternehmereinsatzes behält sich der AG vor, vor Zuschlagserteilung, ebenfalls den Nachweis eines entsprechenden Versicherungsschutzes für den jeweiligen Unterauftragnehmer zu fordern.
Kap. 3.3.3.2 Umsatzdarstellung (EK-05-A)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
• den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)
jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020 - 2022) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr 2022 noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
- Kap. 3.3.4.1 Unternehmensreferenzen (EK-06-A)
- Kap. 3.3.4.2 Partner Status bei SAP und XSuite (EK-07-A, EK-08-A)
Kap. 3.3.4.1 Unternehmensreferenzen (EK-06-A)
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit der hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen.
Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten:
• Leistungsempfänger inklusive Referenzansprechpartnern und Telefonnummern;
• Angaben zum Auftragszeitraum;
• aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter erbracht hat,
• Auftragsvolumen (Auftragswert und zeitlicher Umfang),
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in den verschiedenen von dem gegenständlichen Auftrag umfassten Leistungsbereichen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden):
• (EK-06-A) Zwei (2) Referenzen für den Leistungsbereich "erweiterte Wartung"
Die Referenzen müssen in den drei Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen
(= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden).
Die jeweils erbrachten Leistungen sind kurz darzustellen. Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne hat neben den Angaben in Anlage 5 zu Abschnitt 6 "Unternehmensreferenzen" sowie unter Verwendung des Deckblattes (Anhang zur Anlage 5), auf jeweils ca. zwei (2) DIN A4-Seiten zu erfolgen. Angebote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlossen.
Im Falle einer Bietergemeinschaft, werden die Referenznachweise der Mitgliedsunternehmen zusammen betrachtet ("addiert"). Eine Addition erfolgt ausschließlich hinsichtlich der Anzahl der Referenznachweise. Eine inhaltliche Addition der Referenznachweise findet nicht statt.
Kap. 3.3.4.2 Partner Status bei SAP und XSuite (EK-07-A, EK-08-A)
Da es sich beim eingeführten Produkt um eine voll in SAP integrierte Lösung handelt, wird vom Auftragnehmer mindestens der Silver Partner Status bei der Fa. SAP gefordert (EK-07-A).
Der Auftragnehmer soll als Solution Partner der Fa. XSuite geführt sein (EK-08-A).
Die Erklärungen dazu hat der Bieter in Anlage 5 im Abschnitt 7 vorzunehmen.
Kap. 4.2 Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung
Der Auftragnehmer ist bei der Wahl der Personen, die er zur Leistungserbringung einsetzt, frei. Das Weisungsrecht und Direktionsrecht bezüglich der vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter verbleibt vollständig und ausschließlich beim Auftragnehmer als deren Arbeitgeber. Die von ihm eigenverantwortlich ein-gesetzten Mitarbeiter treten in kein Arbeitsverhältnis zum Auftraggeber, auch soweit sie Leistungen in dessen Räumen erbringen. Mitarbeiter des Auftragnehmers werden nicht in den Betrieb oder die Organisation des Auftraggebers eingegliedert. Eine Arbeitnehmerüberlassung im Sinne des Gesetzes zur gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) ist weder vereinbart noch wird sie durchgeführt.
Im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB fordert der Auftraggeber die Einhaltung der folgenden Ausführungsbedin-gungen. Diese sind als X-Kriterien gekennzeichnet (XK) und stellen Ausschlusskriterien dar (XK-#-A). Die genannten Anlagen sind mit dem Angebot einzureichen.
Kap. 4.2.1 Datenschutzrechtliche Bestimmungen
Der zukünftige Auftragnehmer hat bei der Auftragsausführung Zugang zu vertraulichen und sensiblen personenbezogenen Daten beim Auftraggeber. Als Anlage zu den Verträgen wird daher ein vorausgefüllter "Vertrag zur Auftragsverarbeitung" mit technischen und organisatorischen Maßnahmen mit dieser Vergabeunterlage veröffentlicht, welche im Falle einer beabsichtigten Zuschlagserteilung mit dem potentiellen Auftragnehmer verpflichtend finalisiert und unterzeichnet wird.
Der Auftraggeber verweist in diesem Zusammenhang außerdem auf die Informationen zur Datenverarbei-tung gemäß Art. 13 DSGVO, die auf der Homepage MPG eingesehen werden können unter:
https://www.mpg.de/12083493/informationen-zur-datenverarbeitung
Kap. 4.2.2 Kommunikation mit dem Auftraggeber (XK-01-A)
Die zur Auftragsausführung vorgesehenen Beschäftigten des Auftragnehmers müssen die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift und die englische Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Im Falle der Zuschlagserteilung werden für die Kommunikation mit dem Auftraggeber während der Vertragslaufzeit ausschließlich Beschäftigte mit guten Kenntnissen (verhandlungssicher in Wort und Schrift) der deutschen Sprache und guten Kenntnissen (fließend in Wort und Schrift) der englischen Sprache eingesetzt. Dies erklärt der Bieter unter Verwendung von Anlage 7 "Kommunikation mit dem Auftraggeber".
Kap. 4.2.3 "Russland-Sanktionen" (XK-02-A)
Der Bieter erklärt unter Verwendung von Anlage 8 Abschnitt "Russland-Sanktionen", dass kein Zuschlags- und Erfüllungsverbot gemäß Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.V.m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht.
Nach Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.V.m. der Verordnung (EU) 2022/576 ist es verboten, öffentliche Aufträge oder Konzessionen, die in den Anwendungsbereich der Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe fallen, an folgende Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben bzw. Verträge mit solchen Personen, Organisationen oder Einrichtungen weiterhin zu erfüllen:
a) russische Staatsangehörige,
b) in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Ein-richtungen,
c) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu mehr als 50% unmittelbar oder mittelbar von Angehörigen, Personen, Organisationen oder Einrichtungen i.S. a) oder b) gehalten werden,
d) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung von Staatsangehörigen, Personen, Organisationen oder Einrichtungen i.S. a), b) oder c) handeln,
Unterauftragnehmer, eignungsverleihende Unternehmen und Lieferanten, die unter a) bis d) fallen, wenn auf diese mehr als 10% des Auftragswertes entfällt.
Abschnitt IV: Verfahren
Die Rahmenvereinbarung betrifft nur den EVB-IT Dienstvertrag!
entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland
Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung unter IV.2.2 genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.