Besucherservice und Eingangsmanagement, Hostessen Referenznummer der Bekanntmachung: 2022/S 084-226083
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50679
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.koelnmesse.de
Abschnitt II: Gegenstand
Besucherservice und Eingangsmanagement, Hostessen
Regelmäßig setzt die Auftraggeberin bzw. ihre Tochtergesellschaft Koelncongress (kurz: Kc) Hosts/Hostessen für Veranstaltungen und den allgemeinen Messebetrieb ein.
Dabei werden die Host/Hostessen verschiedenen Losen mit unterschiedlichen Aufgaben zugeordnet. Diese Lose werden im folgenden weitererläutert.
Dabei werden die folgenden Los unterschieden:
Los 1 = Besucherinformation
Los 2 = Einlass- und Besucherlenkung
Los 3 = Eingangs-Services
Los 4 = Garderoben-Services
Besucherinformation
Die Besucherinformation bzw. die Infohostessen und -hosts an den zahlreichen im Messegelände befindlichen Infocountern sind die erste Anlaufstelle für jegliche Fragen der Aussteller und Besucher. Ziel ist es, sämtliche Fragen, wie z.B. benötigte Informationen zu Ausstellern oder zum Rahmenprogramm, freundlich, rasch und kompetent zur Zufriedenheit der Gäste zu beantworten. Weiterhin werden den Gästen an den Infocountern kostenlose Auslagen, wie z.B. Broschüren zur Veranstaltung, angeboten.
Zu einzelnen Messen empfangen Hostessen und Hosts die Gäste der Koelnmesse bereits an den Arrival-Ausgängen der Flughäfen Köln-Bonn und Düsseldorf. Sie geben ggf. Informationsmaterialien aus und informieren zu den Weiterreisemöglichkeiten zum Messegelände.
Ein weiterer Service ist die leihweise Überlassung von Koelnmesse- oder messebezogenen Regenschirmen an Gäste bei regnerischem Wetter. Die Regenschirme werden den Besuchern von Schirmhostessen und -hosts aktiv beim Betreten einer Freifläche (z.B. Piazza) angeboten. Beim Begehen des Innengeländes werden sie dann wieder von den Hostessen und Hosts angenommen. Bei wetterbedingtem Nichteinsatz ist der Einsatz in einem anderen Tätigkeitsfeld nach Koelnmesse-Vorgaben möglich. Die Besucherinformation umfasst auch die Hallendurchsage, die abgestimmte Texte, wie z.B. Begrüßung und Verabschiedung der Gäste, Sicherheitshinweise etc. in Deutsch, Englisch, Französisch und auf Anfrage in einer weiteren Fremdsprache während des Aufbaus, der Messelaufzeit und des Abbaus durchsagt. Die Hallendurchsage bedient die technische Zentrale. Die Position ist durch die Koelnmesse direkt ansprechbar, während ihrer Einsatzzeit durchgängig besetzt und stets telefonisch für die Koelnmesse erreichbar.
Einlass- und Besucherlenkung
Das primäre Ziel im Bereich Einlass ist, dem Gast einen kontrollierten und somit sicheren Zugang zur Messe zu ermöglichen. Hierbei unterstützen die Zugangshostessen und -hosts, die zur Ticketkontrolle und -entwertung entweder mit dem messeeigenen elektronischen Zutrittskontrollsystem (bestehend aus Drehsperren und mobilen Handhelds) oder manuell mit Knipszangen, Handzählern o.ä. arbeiten. Die Zugangshostessen und -hosts begrüßen und verabschieden die Gäste persönlich und assistieren dem Gast freundlich und hilfsbereit bei Problemen mit den Eintrittskarten. Die Position „Batman“ ist als Verteiler und Läufer Schnittstelle zum IT-Servicepartner und kümmert sich um die einwandfreie technische Funktion von Komponenten des Zutrittssystems. Lenkungshostessen geben den ankommenden Besuchern vor oder in den Eingängen erste Informationen und lenken sie entsprechend der Vorgaben der Koelnmesse.
Besonderheiten Kc: Es wird möglicherweise auf ein eigenes System (Einlasssystem, Kassensystem) des Gastveranstalters zurückgegriffen. In diesem Falle arbeitet das eingesetzte Personal des Servicepartners nicht mit dem bekannten System der Koelnmesse
Services
Die Koelnmesse hat den Anspruch, jeden Besucher kennen zu lernen. Dazu wird bei allen Fachbesuchermessen stets eine Vollregistrierung durchgeführt, die entweder während der Messe oder im Nachgang erfolgt. Registrierungshostessen und -hosts tragen Sorge dafür, dass Fachbesucher Formulare zur Registrierung erhalten und diese ausfüllen oder sich am Self-Service-Terminal selbst registrieren. Sie bieten dem Gast beim Ausfüllen freundlich ihre Hilfe an und begleiten ihn nach der Registrierung zum Ticketverkauf an die Tageskasse. Ggf. führen sie auch eine Fachbesucherkontrolle durch.
An der Tageskasse werden Erlöse über den Ticketverkauf sowie über den Verkauf von Begleitprodukten, wie z.B. Kataloge oder Reiseführer generiert. Das Kassenpersonal hat die Aufgabe Besucher beim Ticketkauf freundlich und kompetent zu beraten und ggf. eine Fachbesucherkontrolle durchzuführen. Darüber hinaus wird Ausstellern bei ticketspezifischen Fragen an den im Gelände positionierten Zentralkassen weitergeholfen. Hier können u.a. auch Standmieten bezahlt oder Eintrittskarten, die nicht an der Tageskasse erhältlich sind (z.B. Eintrittskarten zu Abendveranstaltungen, Gutscheine) erworben werden.
Der Service im Eingangsbereich wird abgerundet durch die Verteilung von kostenfreien Lanyards mit durchsichtigen Ticketeinsteckhüllen an Aussteller und Besucher. Diese Aufgaben übernehmen hinter der Zutrittskontrolle positionierte Lanyardhostessen und -hosts, die den Gästen freundlich die Lanyards anbieten.
Garderoben-Services
Innerhalb der Eingangsbereiche spielt der Bereich Garderoben-Services eine Schlüsselrolle in den ersten Minuten, die unsere Gäste auf der Koelnmesse erleben. Die rasche und dabei freundliche Abwicklung der Annahme und Ausgabe von Kleidungs- und Gepäckstücken inklusive dem Kassiervorgang sind maßgeblich, um die Zufriedenheit der Gäste zu gewährleisten.
Abschnitt IV: Verfahren
- Der Auftrag fällt nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie
Die Ausschreibung erfolgte aufgrund der eindeutigen Beschreibung der Leistung im Rahmen eines Verfahrens in Anlehnung an das offene Verfahren.
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]0
Fax: [gelöscht]9
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/
1) Die Koelnmesse GmbH bittet um einen unverzüglichen Hinweis über die Vergabeplattform, sollten Bewerber oder Bieter eine Anpassung der Auftragsunterlagen für notwendig erachten oder Fragen zu den Inhalten der Auftragsunterlagen bestehen. Nur so erhält Koelnmesse GmbH die Möglichkeit, etwaige Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler frühzeitig zu beseitigen.
2) Die Bestimmungen des EU-Vergaberechts finden vorliegend keine Anwendung. Ohne, dass hierzu daher eine Rechtspflicht bestünde, weist der Auftraggeberin außerdem auf die betreffende Fristenregelung hin. § 160 GWB lautet:
§ 160 Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Auftraggeberin nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Auftragsunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]0
Fax: [gelöscht]9
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/