Besucherservice und Eingangsmanagement, Hostessen
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50679
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.koelnmesse.de
Abschnitt II: Gegenstand
Besucherservice und Eingangsmanagement, Hostessen
Regelmäßig setzt die Auftraggeberin bzw. ihre Tochtergesellschaft Koelncongress (kurz: Kc) Hosts/Hostessen für Veranstaltungen und den allgemeinen Messebetrieb ein.
Dabei werden die Host/Hostessen verschiedenen Losen mit unterschiedlichen Aufgaben zugeordnet. Diese Lose werden im folgenden weitererläutert.
Dabei werden die folgenden Los unterschieden:
Los 1 = Besucherinformation
Los 2 = Einlass- und Besucherlenkung
Los 3 = Eingangs-Services
Los 4 = Garderoben-Services
Besucherinformationen
Die Besucherinformation bzw. die Infohostessen und -hosts an den zahlreichen im Messegelände befindlichen Infocountern sind die erste Anlaufstelle für jegliche Fragen der Aussteller und Besucher. Ziel ist es, sämtliche Fragen, wie z.B. benötigte Informationen zu Ausstellern oder zum Rahmenprogramm, freundlich, rasch und kompetent zur Zufriedenheit der Gäste zu beantworten. Weiterhin werden den Gästen an den Infocountern kostenlose Auslagen, wie z.B. Broschüren zur Veranstaltung, angeboten.
Zu einzelnen Messen empfangen Hostessen und Hosts die Gäste der Koelnmesse bereits an den Arrival-Ausgängen der Flughäfen Köln-Bonn und Düsseldorf. Sie geben ggf. Informationsmaterialien aus und informieren zu den Weiterreisemöglichkeiten zum Messegelände.
Ein weiterer Service ist die leihweise Überlassung von Koelnmesse- oder messebezogenen Regenschirmen an Gäste bei regnerischem Wetter. Die Regenschirme werden den Besuchern von Schirmhostessen und -hosts aktiv beim Betreten einer Freifläche (z.B. Piazza) angeboten. Beim Begehen des Innengeländes werden sie dann wieder von den Hostessen und Hosts angenommen. Bei wetterbedingtem Nichteinsatz ist der Einsatz in einem anderen Tätigkeitsfeld nach Koelnmesse-Vorgaben möglich. Die Besucherinformation umfasst auch die Hallendurchsage, die abgestimmte Texte, wie z.B. Begrüßung und Verabschiedung der Gäste, Sicherheitshinweise etc. in Deutsch, Englisch, Französisch und auf Anfrage in einer weiteren Fremdsprache während des Aufbaus, der Messelaufzeit und des Abbaus durchsagt. Die Hallendurchsage bedient die technische Zentrale. Die Position ist durch die Koelnmesse direkt ansprechbar, während ihrer Einsatzzeit durchgängig besetzt und stets telefonisch für die Koelnmesse erreichbar.
Einlass- und Besucherlenkung
Das primäre Ziel im Bereich Einlass ist, dem Gast einen kontrollierten und somit sicheren Zugang zur Messe zu ermöglichen. Hierbei unterstützen die Zugangshostessen und -hosts, die zur Ticketkontrolle und -entwertung entweder mit dem messeeigenen elektronischen Zutrittskontrollsystem (bestehend aus Drehsperren und mobilen Handhelds) oder manuell mit Knipszangen, Handzählern o.ä. arbeiten. Die Zugangshostessen und -hosts begrüßen und verabschieden die Gäste persönlich und assistieren dem Gast freundlich und hilfsbereit bei Problemen mit den Eintrittskarten. Die Position „Batman“ ist als Verteiler und Läufer Schnittstelle zum IT-Servicepartner und kümmert sich um die einwandfreie technische Funktion von Komponenten des Zutrittssystems. Lenkungshostessen geben den ankommenden Besuchern vor oder in den Eingängen erste Informationen und lenken sie entsprechend der Vorgaben der Koelnmesse.
Besonderheiten Kc: Es wird möglicherweise auf ein eigenes System (Einlasssystem, Kassensystem) des Gastveranstalters zurückgegriffen. In diesem Falle arbeitet das eingesetzte Personal des Servicepartners nicht mit dem bekannten System der Koelnmesse
Eingangs-Services
Die Koelnmesse hat den Anspruch, jeden Besucher kennen zu lernen. Dazu wird bei allen Fachbesuchermessen stets eine Vollregistrierung durchgeführt, die entweder während der Messe oder im Nachgang erfolgt. Registrierungshostessen und -hosts tragen Sorge dafür, dass Fachbesucher Formulare zur Registrierung erhalten und diese ausfüllen oder sich am Self-Service-Terminal selbst registrieren. Sie bieten dem Gast beim Ausfüllen freundlich ihre Hilfe an und begleiten ihn nach der Registrierung zum Ticketverkauf an die Tageskasse. Ggf. führen sie auch eine Fachbesucherkontrolle durch.
An der Tageskasse werden Erlöse über den Ticketverkauf sowie über den Verkauf von Begleitprodukten, wie z.B. Kataloge oder Reiseführer generiert. Das Kassenpersonal hat die Aufgabe Besucher beim Ticketkauf freundlich und kompetent zu beraten und ggf. eine Fachbesucherkontrolle durchzuführen. Darüber hinaus wird Ausstellern bei ticketspezifischen Fragen an den im Gelände positionierten Zentralkassen weitergeholfen. Hier können u.a. auch Standmieten bezahlt oder Eintrittskarten, die nicht an der Tageskasse erhältlich sind (z.B. Eintrittskarten zu Abendveranstaltungen, Gutscheine) erworben werden.
Der Service im Eingangsbereich wird abgerundet durch die Verteilung von kostenfreien Lanyards mit durchsichtigen Ticketeinsteckhüllen an Aussteller und Besucher. Diese Aufgaben übernehmen hinter der Zutrittskontrolle positionierte Lanyardhostessen und -hosts, die den Gästen freundlich die Lanyards anbieten.
Garderoben-Services
Innerhalb der Eingangsbereiche spielt der Bereich Garderoben-Services eine Schlüsselrolle in den ersten Minuten, die unsere Gäste auf der Koelnmesse erleben. Die rasche und dabei freundliche Abwicklung der Annahme und Ausgabe von Kleidungs- und Gepäckstücken inklusive dem Kassiervorgang sind maßgeblich, um die Zufriedenheit der Gäste zu gewährleisten.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Mit dem Angebot sind folgende Eigenerklärungen abzugeben:
- „Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB“
- „Eigenerklärung zur Eintragung im Berufs- oder Handelsregister“ unter Angabe des Berufs- oder Handelsregisters und der Registernummer.
- „Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes“, dass alle Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben ordnungsgemäß erfüllt worden sind.
***Hinweis: Auf Anforderung der Auftraggeberin ist nach Angebotsabgabe ein aktueller Registerauszug in Kopie vorzulegen. Für die Anforderungen im Falle einer gemeinschaftlichen Beteiligung wird auf das Dokument „Bewerbungsbedingungen“ verwiesen.
- „Eigenerklärung Umsatz“ Eigenerklärung Umsatz 2018 und 2019.
- „Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung“
***Hinweis: Nachzuweisen ist das Bestehen des Versicherungsschutzes zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist. Auf Anforderung der Auftraggeberin ist nach Angebotsabgabe ein gültiger Versicherungsnachweis des Versicherers oder Versicherungsmaklers vorzulegen. Für die Anforderungen im Falle einer gemeinschaftlichen Beteiligung Versicherungsnachweis Registerauszug in Kopie vorzulegen. Für die Anforderungen im Falle einer gemeinschaftlichen Beteiligung wird auf das Dokument
„Bewerbungsbedingungen“ verwiesen.
- Mindestumsatz von 100.000,00€ je Los (Geschäftsjahr 2019) soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar ist unter Einschluss des Anteils gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen.
- Betriebshaftpflichtversicherung über mindestens [Betrag gelöscht] EUR für Personen- und Sachschäden, jeweils [Betrag gelöscht] EUR für Vermögensschäden, Verlust von Schlüsseln, Transpondern oder Schließkombinationen, Schäden aus der Verletzung des Datenschutzes sowie Verlust bewachter Sachen und [Betrag gelöscht] EUR für Umweltschäden.
Mit dem Angebot ist folgende Eigenerklärungen abzugeben:
- “Eigenerklärung Referenzen” in Form einer Auflistung der erbrachten Leistungen die mit dem Auftragsgegenstand hinsichtlich Art und Umfang vergleichbar sind. Dies unter Angabe des Leistungszeitraums, des Rechnungswertes, des jeweiligen
- "Eigenerklärung Mitarbeiterqualifikationen"
- "Eigenerklärung Referenzen"
Es sind mindestens zwei Referenzaufträge einzureichen. Mindestanforderungen an jeden einzelnen Referenzauftrag:
Das Gesamtauftragsvolumen eines validen Referenzauftrages muss mindestens EUR 20.000,00 betragen. Bei Ablauf der Angebotsfrist darf das Ende der Auftragsdurchführung nicht länger als 48 Monate zurückliegen. Es handelt sich um Referenzprojekte im Rahmen von Host-/Hostessendienstleistungen im Messewesen und/ oder vergleichbaren Einsätzen in der Veranstaltungsbranche.
Angabe des Leistungszeitraums, des Gesamtauftragswertes, des jeweiligen Auftraggebers einschließlich Kontaktdaten des Ansprechpartners und einer Kurzbeschreibung/Erläuterung des Projekts möglich.
Mindestanforderungen, die durch mindestens einen genannten Referenzauftrag einzuhalten sind
Mindestens einer der genannten Referenzaufträge soll ein Gesamtauftragsvolumen von über EUR 20.000,00 gehabt haben.
- "Eigenerklärung Mitarbeiterqualifikationen"
Das einzusetzende Personal muss mindestens über folgende Qualifikationen verfügen:
alle Mitarbeiter
- einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis
- sehr gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
- gute englische Sprachkenntnisse
- Ersthelfer-Ausbildung
- ständiger Wohnsitz in Deutschland oder EU-Ausland
- MS-Office Anwenderkenntnisse
- Verwendung digitaler Anwendungen
- Service-Bereitschaft, Hilfsbereitschaft und gute Umgangsformen Mitarbeiter für den Zugang (Los 2) zusätzlich zu Nr. 1:
- Unterrichtung nach § 34a der Gewerbeordnung
Erklärung, dass über entsprechende Nachweise betreffend die Ausbildung der Mitarbeiter verfügen und diese Nachweise in den Personalakten der Mitarbeiter führen.
***Hinweis: Für die Anforderungen im Falle einer gemeinschaftlichen Beteiligung wird auf das Dokument
„Bewerbungsbedingungen“ verwiesen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Zur Auswahl eines qualifizierten Unternehmens schreibt die Koelnmesse hiermit nach transparenten, wettbewerblichen Kriterien und unter Beachtung der Grundsätze der Gleichbehandlung freiwillig EU-weit aus. Das Verfahren ist einstufig und in Anlehnung an ein Offenes Verfahren ausgestaltet. Alle Einzelheiten zum Ablauf des Verfahrens sind in den Bewerbungsbedingungen geregelt.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass diese Auftragsbekanntmachung freiwillig erfolgt. Der Auftraggeber ist kein öffentlicher Auftraggeber, der in Anwendung von EU-Vergaberecht nach GWB, VgV etc. ausschreiben muss. Der Auftraggeber wird indes wesentliche Bestimmungen des Vergaberechts freiwillig anwenden; erteilt hierzu das Nähere in den Vergabebedingungen mit. Der Auftraggeber weist ferner darauf hin, dass die freiwillige Anwendung von Vergaberecht nicht dazu führt, dass der Rechtsweg zur Vergabekammer eröffnet wird.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]0
Fax: [gelöscht]9
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/
1) Gemäß Ziff. 12 der Bewerbungsbedingungen bittet Koelnmesse um einen unverzüglichen Hinweis über die Vergabeplattform, sollten Bewerber oder Bieter eine Anpassung der Vergabeunterlagen für notwendig erachten oder Fragen zu den Inhalten der Vergabeunterlagen bestehen. Nur so erhält Koelnmesse die Möglichkeit, etwaige Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler frühzeitig zu beseitigen.
2) Die Bestimmungen des EU-Vergaberechts finden vorliegend keine Anwendung. Ohne, dass hierzu daher eine Rechtspflicht bestünde, weist die Auftraggeberin außerdem auf die betreffende Fristenregelung hin. § 160 GWB lautet:
§ 160 Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]0
Fax: [gelöscht]9
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/